事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理分析

馬妍

摘要：檔案資源在單位決策及單位業(yè)務開展方面都發(fā)揮著重要的價值及意義，因而必須要加強檔案管理，為檔案資源的應用提供基礎與保障。作為新形勢下的事業(yè)單位檔案管理人員，應當結合檔案管理的實際情況及要求，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的有效完善，為事業(yè)單位內檔案信息的利用提供支持與保障，發(fā)揮出檔案管理的作用。

關鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理

1事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理基礎仍欠缺

首先，當前有些事業(yè)單位的領導及文書檔案管理工作人員對檔案管理工作缺乏正確的認知，并未真正在思想層面上意識到檔案管理工作的重要性及價值，未認識到檔案資源在實現(xiàn)單位發(fā)展方面的價值及意義，這樣一來就會導致在檔案管理中的投入比較少，檔案管理工作的開展缺乏有利的基礎與支持，影響檔案管理工作的效果。其次，由于事業(yè)單位對檔案管理方面的重視程度較低，在這一方面投入的資金及基礎設備也就會比較少，這樣情況產生的結果就是檔案管理中的基礎設施建設不理想，檔案管理方面的硬件基礎與軟件基礎都有所欠缺，這會直接影響到檔案管理的最終效果及水平，不利于檔案管理工作順利開展。再次，事業(yè)單位的檔案管理工作開始是以檔案管理制度為基礎，需要以科學合理的檔案管理制度給予檔案管理工作指導，然而目前有些事業(yè)單位檔案管理工作在開展中缺乏合理的管理制度。有些單位雖然制定了有關的管理制度，然而缺乏針對性及適用性，無法在實際的檔案管理中發(fā)揮出應有價值及作用，影響檔案管理的質量及效率，不利于檔案管理得到滿意的效果。

1.2檔案管理信息化建設落后

在目前信息時代背景下，事業(yè)單位的文書檔案信息數(shù)量及類型都不斷增多，在這種情況下傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應實際需求，需要有效開展檔案管理信息化建設。然而，目前有些事業(yè)單位并未實現(xiàn)檔案管理信息化建設，在檔案管理工作的開展過程中缺乏對信息技術的有效應用，導致檔案管理的信息化無法實現(xiàn)，影響檔案管理效率及質量。另外，有些事業(yè)單位內雖然開展了文書檔案管理信息化建設，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術，也就無法充分體現(xiàn)出檔案管理信息化建設的價值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發(fā)揮出應有的作用，影響事業(yè)單位檔案信息化建設的結果，最終影響檔案管理的效果。

1.3檔案管理隊伍建設有待于加強

新形勢下的事業(yè)單位文書檔案管理工作開展中，對檔案管理人員的要求也不斷提升，并且文書檔案管理工作的落實需要檔案管理工作人員具體執(zhí)行，這也就需要檔案管理人員具備較強的能力及素質。然而，就目前事業(yè)單位的檔案管理實踐來看，檔案管理工作人員的素質及能力并不符合新時期的要求，檔案管理工作隊伍仍需進一步加強。一方面事業(yè)單位的檔案管理人員數(shù)量仍有所欠缺，檔案資料越來越多，檔案管理方面的工作量越來越大，然而檔案管理人員的數(shù)量并未增加，甚至有不斷減少的情況，這種形勢下必然會導致檔案管理人員的工作壓力比較大，影響工作人員在檔案管理中的充分投入，從而會影響檔案管理工作的質量及水平。另一方面事業(yè)單位檔案管理人員的能力及素質不夠理想，缺乏對現(xiàn)代化檔案管理技術及手段的掌握，對于信息技術的掌握比較欠缺，不符合檔案管理工作對人才的要求，在檔案管理中的投入效果不理想[1]。綜合這兩個方面，在新形勢下的事業(yè)單位檔案管理中的人才基礎不夠堅實，使得檔案管理工作的開展缺乏人才支持與保障，影響檔案管理的最終效果。

2事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的措施

2.1重視信息化技術的運用

文書檔案管理中要結合現(xiàn)代信息化發(fā)展，利用信息化發(fā)展優(yōu)勢優(yōu)化文書檔案管理，提升文書檔案管理工作效率。事業(yè)單位文書檔案管理要向現(xiàn)代化發(fā)展，在文書檔案資料收集整理中引入信息化手段，保障信息數(shù)字檔案格式規(guī)范。許多事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設存在分散化問題，未實現(xiàn)整體布局。如檔案管理平臺接入標準不統(tǒng)一等。要構建系統(tǒng)化信息平臺，需要打通過去分散存在的子系統(tǒng)信息壁壘，管理者要發(fā)揮云計算等前沿技術，促進事業(yè)單位檔案管理水平提升。

2.2重視人才培養(yǎng)

在信息化普及新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作需要更多高素質專業(yè)人才，建議加強檔案管理人員福利待遇。現(xiàn)代檔案工作需要擁豐富的計算機網(wǎng)絡，適應文書檔案信息化工作。檔案管理要制定人才政策，提高現(xiàn)有工作人員的素質。事業(yè)單位應定期組織單位檔案管理人員學習檔案管理技術，針對工作中的問題，總結出有針對性的培訓主題內容。對單位檔案管理人員進行分批次信息技術的培訓，提高文書檔案管理工作效率。

2.3完善管理制度

事業(yè)單位文書檔案管理監(jiān)督首先應加強管理制度建設，建立檔案管理內部監(jiān)督制度，引導民眾參與事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督中。檔案管理監(jiān)督部門應加強對技術指導監(jiān)督，提升檔文書案管理工作質量[2]。實現(xiàn)公共利益能是事業(yè)單位檔案管理的目標，應以數(shù)字化手段提高檔案管理的利用率，建議建立數(shù)字化文書檔案管理技術。數(shù)字檔案信息可有效的實現(xiàn)信息資料的更新，實現(xiàn)對文書檔案管理的收集整理等工作。檔案數(shù)字化建設可通過引進相關技術等方式進行文書檔案管理。檔案管理自動化實現(xiàn)是文書檔案管理現(xiàn)代化的重要組成，事業(yè)單位應加強檔案管理的自動化建設。

結束語：

在新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展過程中，實現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作的更有效開展已經(jīng)成為重要的任務及需求，需要在檔案管理工作中加強投入，實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。作為新時期的檔案管理工作人員，需要對檔案管理工作加強重視，針對檔案管理工作現(xiàn)狀及不足，選擇針對性途徑及方法實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，提升檔案管理工作質量及效率，滿足檔案管理的需求，為事業(yè)單位發(fā)展提供理想的檔案資源。

參考文獻：

[1]張新杰.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理實施策略[J].黑龍江檔案，2020（05）：80-81.

[2]宋炎姣.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理策略[J].城建檔案，2020（08）：66-67.

[3]姜麗萍.新時期事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].質量與市場，2020（08）：88-90.

[4]肖璟.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學論壇，2018（29）：16-17.