新時期如何做好國有企業檔案工作的若干思考

■ 錢曉陽

引言

國有企業在我國的國民經濟體系當中占據重要的地位，是社會發展過程當中重要的組成部分。國有企業檔案是企業經營管理活動的真實記錄，可以真實的再現企業各發展階段的歷史面貌。在新時期，國有企業管理者要破除對檔案管理工作固有的觀念，解放思想，打破傳統的檔案工作管理模式，對檔案管理進行全面的分析和研究，掌握其中存在的問題，結合國有企業的特性，創新管理理念，不斷推進檔案機構改革，積極服務中心大局，優化檔案資源結構，改善基礎設施建設，促進檔案管理升級，這樣才能為國有企業的全面發展創造更好的經濟效益和社會效益。

一、新時期檔案工作存在的問題

（一）檔案工作重要性認識不足

在我國國有企業發展中，隨著企業的改革轉型，很多國有企業都把管理重心放在了企業的經濟發展上，把提高企業的經濟效益作為經營企業的核心，而忽略了對國有企業內部的管理，尤其是在檔案管理方面。檔案工作相對于國有企業前沿業務工作而言，變成了幕后服務型工作，最容易被忽視，得不到應有的重視，主要表現在以下幾方面：一是企業領導、干部職工對檔案工作缺乏認識，檔案工作在企業的各項管理工作中的地位較低，工作開展難度大。二是企業對檔案工作人、財、物投入不足，很多企業都沒有設專職檔案管理人員崗位，甚至沒有檔案管理的部門。檔案工作經費投入不足，基礎設施沒有保障，庫房容量小、條件差，有的甚至沒有庫房。三是從事檔案管理的專、兼職工作人員普遍專業性不足，且人員變化頻繁，不利于檔案工作的開展，甚至還存在工作交接不規范的情況。四是由于檔案管理質量差導致檔案利用效率低，文件材料收集的不完整、分類的不合理、保管期限劃分的不準確，導致了查閱難度大，利用率低。

（二）檔案管理工作體制不完善

基于部分國有企業管理者對檔案工作的不夠重視的原因，檔案職能職責有的被放在后勤管理中，雖然暫時解決了人員、資金的問題，但是對國有企業檔案工作的長遠發展和檔案部門履行指導、監督和檢查職能是非常不利的。例如有些國有企業的檔案工作被弱化，除了沒有專職檔案工作人員外，“檔案”字樣在處室名稱和部門人員架構中都很難看到，檔案工作的職能職責得不到有效的體現。還有一些業務職能部門的檔案仍然沒有、甚至不愿意移交到檔案主管部門統一管理，檔案主管部門也無法參與監督管理，這顯然是違反檔案法規定的。

檔案管理相關制度的不完善也是導致工作體制不完善的一個重要原因。要知道不管是在任何管理或工作中，完善的制度建設都是規范工作管理、提高工作效率的重要準則。而相關管理制度的缺失，很容易導致一些重要檔案在日常工作中由于經手部門人員的疏忽而造成缺失，甚至是遺失。

（三）檔案管理手段落后

在信息化、智能化高速發展的時代，很多數據都通過網絡連接起來，大大提高了數據的完整性和準確性。而部分國有企業由于對檔案工作存在價值的忽略，對檔案管理融入現代信息技術管理的意識還有所欠缺，使檔案管理依然采取傳統的人力保管、室存保管方式，查找依然靠人工翻閱調取。大大減低了檔案作為一種重要信息資源的使用效率和效果。有部分國有企業，雖然早年就開始使用檔案管理軟件，但所使用的管理軟件現在來看都過于老舊，且安全性低，存在數據外泄的風險。因此，不斷更新檔案管理技術、轉變檔案管理模式是優化國有企業檔案管理工作的重要途徑。

二、新時期做好國有企業檔案工作的有效措施

（一）堅持檔案工作的正確政治方向

要堅持以習近平新時代中國特色社會主義新思想為指導，堅持把檔案工作放到國有企業工作大局中來謀劃推進，加強領導對檔案工作的重視程度，明確檔案工作責任制，在“為誰服務、怎樣服務”等問題上想清楚、弄明白、做到位，主動著眼大局、融入大局、服務大局，充分認識檔案工作在國有企業中的重要地位，切實把檔案工作各方面落實到位，增強做好檔案工作的責任感、緊迫感。

一是建立健全統一領導，逐級負責，條塊結合的檔案管理體制，形成以檔案主管部門為中心，各部門共同參與的管理架構。根據國有企業實際，有針對性地進行檔案工作培訓，包括對企業新進員工的崗前培訓和定期的企業檔案管理知識宣講等，使廣大干部職工提高對檔案工作的認識、更好的掌握企業檔案管理的要求，配合檔案主管部門開展日常的檔案管理工作。

二是時刻緊繃檔案安全這根弦，提高安全意識，加強隱患排查，將人防、物防、技防措施落實到位。通過宣傳引導、警示教育等途徑提高檔案管理人員的安全思想意識，通過配備必要的設施設備做好安全預警和應急保障措施，通過合理運用現代化的科學技術手段保證檔案信息和數據的安全。

三是大力推進國有企業檔案工作隊伍建設。可以通過引進一些具有較高管理經驗和專業能力的優秀檔案管理人才，為企業量身定制檔案管理方案，切實提高企業的檔案管理水平；也可以內部挑選一批適合且有意愿從事檔案工作的人員，進行重點培養，建設一支政治堅定、作風過硬、業務精湛、責任心強、堪當重任的檔案干部人才隊伍。

四是重視國家檔案局10 號令，即《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》。掌握正確的歸檔范圍和保管期限表編制方法和技巧是至關重要的，國有企業文件材料來源于國有企業的生產經營活動過程，由于國有企業涉及的領域千差萬別，產生的文件材料也是多樣性的，通過對國有企業文件材料類別的認真梳理，對文件材料的歸檔范圍和保管期限進行嚴格界定，編制高質量的《企業文件材料歸檔范圍和保管期限表》作為標準和規范，用于指導國有企業文件材料歸檔具有很強的實操性，對國有企業大力開發檔案資源、切實提高檔案利用效率也起到了關鍵性作用。

（二）堅持構建科學的檔案管理機制

一是國有企業必須認真普及《中華人民共和國檔案法》等與檔案相關法律、法規，讓國有企業管理者和廣大干部職工對國家檔案工作有一定的了解，真正把組織領導和機構設置問題處理好。工作機制上，要形成各部門共同參與檔案工作的格局，檔案主管部門要發揮監督與指導作用，密切與業務、信息、監察等部門合作，把收集、整理、技術支持等納入有關部門職責，形成以我為主、齊抓共管的良好工作格。

二是檔案管理者要充分了解國有企業的發展戰略和管理需求，建立與之相匹配的檔案管理制度。全面的推行崗位責任制，將檔案工作各個環節進行細化，并根據管理要求將工作責任落實到個人，安排專人對工作情況進行監督。國有企業還可以對現有的薪酬管理制度進行優化調整，將檔案工作納入績效考評管理，檔案主管部門對各部門的檔案收集移交情況進行評價考核，建立與之相關的獎懲制度，根據情節對違規的部門或人員進行處罰或追究其責任，為對檔案工作作出突出貢獻的部門和個人給予獎勵。

三是加強監督檢查和業務指導。充分發揮國有企業檔案主管部門的監督、指導作用，定期對下屬企業檔案工作進行指導、監督和檢查，盡量做到全覆蓋。檢查中，要書面提出整改意見，并由被檢查單位書面反饋整改方案，以促進檔案管理水平和工作質量的提高。

四是不折不扣、堅持不懈地做好日常檔案管理工作。在傳統載體檔案向電子檔案管理過渡的時期，要以穩妥的態度抓好傳統載體檔案的收集、整理、鑒定、保管等各項基礎工作，做到收集齊全完整、整理規范有序、鑒定科學準確、保管安全可靠，避免出現傳統載體檔案與電子檔案管理首尾不接、顧此失彼的情況。

五是持續提高服務能力，檔案主管部門要具備大局意識、服務意識和創新意識。掌握國有企業發展戰略和中心工作，中心工作在哪里，就把檔案服務工作開展到哪里。服務意識就是變被動查閱為主動提供，主動為大局服務、為各職能部門服務。先行規劃，圍繞未來一段時期的主要工作早做準備、提前謀劃，提高檔案服務的時效性和主動性。

（三）堅持檔案信息化管理模式建設

以不斷強化檔案資源的開發利用為根本，找準檔案服務大局的切入點、結合點，拓展服務領域，延伸服務觸角，努力在系統、深度、精準的開發利用上下功夫，著力在服務實施“創新引領、開放崛起”戰略、服務國有企業高質量發展等方面發揮基礎性、支撐性作用。積極推動檔案信息化數字化建設，國有企業檔案工作要主動跟進國家檔案工作“十四五”規劃，主動融入國有企業信息化發展戰略，積極推進企業數字檔案館（室）建設。加快實施以信息化建設為核心的檔案管理現代化，逐步實現檔案信息系統整合和資源共享。

一是檔案管理人員可根據紙質檔案的性質來對原有的管理流程進行有效的優化，構建實體檔案管理系統，利用監控設備或計算機系統來對實體檔案管理過程當中的統計、保管、鑒定、整理、收集等環節的工作進行監督，根據管理需求和標準來設計相關的參數，當管理環節出現問題時，計算機系統就能夠第一時間的采集相關的信息，并將其推送給管理人員，使管理人員能夠快速的定位管理存在的問題，并采取科學的方式來進行解決。

二是構建信息化檔案管理系統，對現有的開放型檔案資料進行有效的篩選和收集，利用電子設備和儀器對國有企業有價值的信息、數據錄入到信息數據庫當中，根據檔案管理需求來進行參考資料編寫、文獻匯編、目錄編制等的操作，全面提升檔案信息的科學性和實用性。在信息數據庫當中引進先進的安全管理系統，通過密碼登錄和身份驗證的方式來驗證相關管理人員，根據不同層級工作人員或管理人員的權限，為其提供外借、咨詢、復制、閱覽等的服務，最大限度的提升國企檔案的整體利用效率和價值性。

三、結束語

通過以上分析，新時期背景下如何加強國有企業的檔案工作已經有了初步的新認識，從中可根據國有企業的實際情況獲取或調整國有企業檔案管理現狀的具體解決方案。希望能夠對國有企業的檔案工作的開展和優化產生較為積極的作用，希望檔案工作能夠獲得國有企業領導者更多的重視與關注，從而為提高國有企業的檔案工作奠定良好的基礎，進而為促進國有企業的改革發展作出貢獻。