基于檔案數據管理的縣區級綜合檔案館檔案信息化建設研究

■ 靳睿睿

關鍵字：檔案數據 檔案數字化副本數據數字化數據質量監管 檔案信息化建設

檔案數據從廣義上講是包含檔案信息的廣義的數據集合，包括檔案部門已經掌握和積累的各類數字化檔案資源、電子檔案，具有長久保存價值但尚未納入檔案部門保管范圍的數據，元數據以及在檔案管理業務過程中產生的檔案管理數據、檔案利用數據、檔案用戶數據等累積性數據[1]。本文主要就檔案數字化副本數據進行研究與探討。

一、縣級綜合檔案館檔案數據管理現狀

筆者所在縣區級綜合檔案館，為邊疆省份縣區級綜合檔案館。因社會大眾檔案意識不夠強、政府部門對檔案工作重視程度尚不夠高；與發達地區相比發展滯后，新興技術手段因信息不對稱、資金投入不足等因素制約，無法及時應用于檔案管理領域。檔案信息化進程推進緩慢，跟不上數字城市、智慧城市發展的步伐，檔案工作現狀具有典型性。

檔案工作人員在無法依賴技術手段的條件下，要適應傳統檔案工作向數字化、智能化轉型，必須探索一系列以人工管理為主、計算機管理為輔的有效管理大量檔案數據的辦法。

二、數據管理存在的問題

（一）進館數據量龐大，質量檢查困難

自開展檔案數據與紙質檔案同步接收進館工作以來，大量的檔案數字化副本數據與紙質檔案一同進館，通常按不低于當次移交檔案掃描總卷（件）數的10%的比例以人工隨機抽樣方式開展進館質量檢查。主要對系統著錄數據的規范性、準確性，掃描圖片掛接準確度，與原件一致性、完整性、清晰度，以及糾偏去黑等圖片處理情況進行檢查。檔案館分工負責接收工作的人員通常2～3 人，面對成批次移交的檔案數據，要在人工檢查的同時記錄存在的問題、明確整改要求及時限、指導整改操作，而后再次復核。這樣的接收進館程序耗時多、效率不高且不足以覆蓋科學合理的檢查范圍。

（二）人力不足，日常管理不到位

在縣區級綜合檔案館，通常在職人員10 人以內，少數能達到10 人。由1 個內設機構負責對整個行政區域內各單位移交檔案進行進館接收及日常管理。人力不足，為保證完成接收任務，進館質量檢查與復核占據了大量的時間及精力，弱化了日常管理職能。使得檔案數據導入、導出系統，館藏數據定期統計、定期備份，館藏數據有效性、安全性定期檢查等日常工作無法做到專人專管，一系列“定期”工作難執行到位。通常只在保證年度考核任務完成的基礎上兼顧不得不開展的日常管理工作。

（三）唯“考核”論英雄，基礎工作不扎實

自機關單位將檔案工作納入年度工作目標考核以來，年接收進館紙質檔案及檔案數據量、年度館藏檔案數字化率等均為考核指標，各基層單位存在唯“考核”論英雄、唯“量”取勝的現象。為完成考核任務著力推進“量”的提升，而忽視數據的有效管理與運用。缺乏對檔案數據（此處“檔案數據”為廣義）[2]分析來獲取可運用于提升管理水平的有效信息。例如：怎樣完善加工制度及流程來有效避免掃描圖片掛接錯誤、怎么做可以提升檔案數據檢查效率、怎樣健全工作制度能保證館藏數據數據庫穩定及安全。

（四）檔案服務公司加工質量監管有缺位

自開展檔案數字化轉型工作以來，檔案服務公司作為新興市場主體出現，近年來，隨著市場需求的不斷增加而迅速地發展壯大。而檔案部門對檔案服務公司的監管相對滯后，大多停留在市場準入管控階段，礙于人手不足、技術手段有限等原因缺失后續持續的跟蹤監管。目前委托加工單位對服務公司服務質量監管意識不強、服務需求溝通不到位，僅為購買服務保證工作任務按時完成，入場服務期間監管缺失。對服務公司服務質量監管僅依靠檔案館接收檢查，短期內尚達不到接收進館時限要求的，質量監管與把控便無從談起。待后續項目驗收或向檔案館移交時才查找出的問題，服務公司整改工作因費工費時、成本增加導致合同義務履行不力。延長了服務公司服務質量提升的進程，不利于整體檔案工作水平的提高。

三、問題存在原因分析

（一）現用檔案管理系統不適應管理需要

1.現用檔案管理系統只適合在檔案信息化建設初級階段開展檔案管理輔助性工作，系統功能的發展完善跟不上數字檔案館、智慧檔案館建設階段的管理需要。現用管理系統研發技術力量跟不上。因管理信息系統軟件客戶相對穩定，升級、更換周期較長，客觀上軟件知識產權收益沒有檔案服務公司服務收益高，故技術力量多投入于已售用軟件的數據庫日常維護，弱化了系統功能隨信息化進程推進的進一步完善與升級。

2.若購置新軟件，目前只有省外有技術成熟、功能相對完善的管理系統軟件，維護服務得不到及時保障。加之現在軟件公司針對檔案館主推“一條龍”服務，即數字檔案館、智慧檔案館建設所需一系列軟、硬件設施設備的供貨、投入使用后軟、硬件日常維護與維修等，單接軟件售賣業務由于收益低，維護需要遠距離派出技術人員等不太愿意單獨接單。

（二）檔案服務公司日常監管與服務質量評估缺乏相應的體制機制。

1.制度建設總是具有滯后性。目前檔案部門對檔案服務公司監管主要集中于準入門檻設置與審批。對于日常監管、服務質量評估、資格復核及吊銷資格等尚未形成明確的、可量化的監管指標。監管制度存在漏洞，讓利益至上的市場主體有機可趁，急切地搶占市場向“接單量”進發而不顧服務質量優化提升。

2.鑒于正在進行中的檔案系統機構改革，檔案服務監管職能應由具有執法權限的檔案管理部門——檔案局來承擔并行使，檔案館及其工作人員不再具有執法監管權限。但由于機改工作未完全結束，人員配備尚未到位，尚無專門的執法隊伍，監管工作一時難接續發展。

（三）檔案工作年度考核機制不夠科學合理

檔案工作年度考核指標設置重于“量”，館藏檔案數字化量、接收進館數字化數據量，進行規范化管理示范單位認定數量等。但對檔案數據有效率、檔案數據安全性、電子檔案有效查閱率等并未設置量化指標，不利于檔案工作向著“現代化”“高質量”的要求來發展。

（四）基層檔案部門在職人員平均年齡大，知識結構老化，技術力量不強，難適應現代化檔案管理工作

1.基層檔案部門受限于機構編制無法擴增、人員流動性不強，空編少，多年無法正常招錄。無法順利實現及時補充新鮮血液、無法正常進行“新陳代謝”，往后存在在某些年度內集中退休或集中招錄情況，年齡斷層、工作難接續的隱患會形成惡性循環。

2.檔案部門應招錄、聘用不同學術背景的工作人員充實檔案人才隊伍，不局限于檔案專業。如檔案專業適用檔案業務崗位，信息技術或軟件工程專業適用信息化建設崗位，藝術類專業適用檔案宣傳、展覽崗位，生物類、化工類專業適用檔案保護技術崗位等。

四、現有條件下管理方法探究

（一）省市檔案部門應對檔案工作現代化進行頂層設計

省、市檔案部門統一對推進檔案工作現代化進程進行頂層設計，基于大數據技術建立統一的信息化平臺。避免下屬各級檔案部門多頭申請預算經費、多方啟動檔案管理信息平臺開發，形成格式各異且互不兼容的檔案數據、運用各類按不同邏輯結構組織起來的數據處理方式方法，讓檔案工作現代化的發展受制于信息技術應用領域。

（二）現有條件下數據管理的嘗試

1.數字化轉型期接收進館數據格式

目前我國大多數縣區級國家綜合檔案館處于數字化轉型時期，處于由傳統檔案工作向現代化檔案工作過渡時期。轉型期、過渡期具有檔案管理信息平臺不確定、適合當地的檔案數據要求不確定、進館接收標準不明確，加上處于機關單位計算機設備國產化替代的關鍵時期，對檔案工作信息化帶來重大挑戰。為順利度過這一特殊時期，既能良好開展現階段檔案工作，又能簡便適用于今后新的數據存儲模式，筆者所在檔案館研究決定，每批進館檔案數據一律以jpg、pdf 及數據庫文件三種格式接收，且jpg、pdf 兩種格式規定了文件命名要求：1.jpg 為原始掃描圖片數據，以“檔號+頁碼”命名（如：44-WS·2021-YBGS-0003-P1/44-1-5-P1），供恢復備份使用；2.pdf 將每件檔案制作成簡易電子書，即每件檔案（新規則）或每個文件級目錄（老規則）對應形成1 個pdf 文件，以檔號命名文件，可在無需安裝檔案管理系統的電腦上實現檔案信息查閱，便于在不導入系統數據的情況下開展進館質量檢查，不受限于任何一種檔案管理平臺。

2.人工采集各項管理數據

為彌補系統功能的不足，實現精細化管理的目標，人工建立數據日常管理臺賬：檔案系統操作維護登記、檔案數據載體進出館登記、機房巡察登記、檔案數據接收進館登記。依靠人工手工采集基礎數據、建立適用有效的工作制度來提高檔案數據管理水平及管理效率。

（三）強化檔案服務公司服務質量監管與評估

在檔案服務市場化的大環境下，提升檔案服務公司服務質量就間接提高了檔案工作水平。經科學調研形成檔案服務公司服務質量監管評估機制，設定服務質量評估指標及等級、健全服務質量督查制度、暢通服務質量社會監督投訴及救濟渠道。完善明確的服務公司從業資格條件、升星晉級條件、從業資格到期復審要求、從業資格吊銷指標等。暢通服務公司從業人員業務培訓、繼續教育及職稱考評渠道，在政策層面引導規劃從業人員合理的職業發展方向、保證從業人員業務水平晉升渠道暢通以期達到從業人員穩定的目的。

（四）檔案干部業務知識培訓方向及工作理念引導

實現檔案工作走向現代化的目標，需要的是復合型檔案人才。從傳統走向現代化，不可或缺的是智能化的工作思維。運用“走出去、引進來”的戰略思想，帶動邊疆檔案工作發展。目前，縣區級檔案部門工作人員中很少有人知道講了多年的數字檔案館、智慧檔案館到底是什么樣，數字檔案館、智慧檔案館查閱一份檔案是怎樣一種體驗，第四次工業革命到底為檔案工作帶來了怎樣的影響，我們離數字檔案館、智慧檔案館到底有多遠。我們的檔案干部培訓方向及工作理念引導應該向著回答上面問題的方向來開展。

注釋及參考文獻：

[1]金波，添志鵬.何謂“檔案數據”：檔案數據內涵與特征探析[J].檔案學通訊，2020（3）

[2]此處“檔案數據”為廣義，包括檔案部門已經掌握和積累的各類數字化檔案資源、電子檔案，具有長久保存價值但尚未納入檔案部門保管范圍的數據，元數據以及在檔案管理業務過程中產生的檔案管理數據、檔案利用數據、檔案用戶數據等累積性數據