關于數字檔案館未來建設的路徑思考
——以德欽縣檔案館為例

■ 次永只瑪

引言：

數字檔案館是時代發展的需要，也是未來檔案館的轉型模式，必須高度重視這項工作，抓緊工作的落實。2019年德欽縣檔案館成為了德欽縣委辦公室下屬的公益一類股所級事業單位，承擔相關的職責工作，并于2013年成功修建了德欽縣綜合檔案館新館。檔案的數字化建設初步形成，這一系列的發展都為德欽縣檔案館帶來了新的變化，未來檔案館還將與時俱進，不斷發展，建立數據庫，整合檔案信息資源，為當地政府及群眾提供更優質的服務。

一、數字檔案館建設面臨的機遇

國家檔案局相繼發布的一系列規定，將數字檔案館的建設理念、架構、功能與要求更加具體化、規范化，給各地檔案館的建設提供了指導。全國一些城市，比如青島、杭州、紹興、太倉、珠海等30 多個國家級的示范檔案館創建成功，這標志著數字檔案館建設走向了成熟。習近平總書記曾在全國網絡安全與信息化的相關工作會議上提出了對信息化融合各行各業的宏觀要求，他明確表示：信息化是中華民族一次千載難逢的機會，是國家復興的強國之路。大數據、云計算等技術為電子檔案館的管理開辟了發展的機遇，把數字檔案館與實體檔案館相結合創建符合時代要求和發展的新型數字化檔案館是各地檔案工作人員亟待完成的使命，區域性數字檔案館、智慧檔案館要加強推動，拓寬數字檔案館的建設思路。國家檔案局相繼發布了一些檔案管理辦法和規則，對過往的工作辦法和細則規定進行了相應的修正和完善，政務網絡資源要達到全國共享，便民化服務的效率要不斷提高，嘗試電子檔案的單套制歸檔方法，各地檔案館的數字化建設要結合自身實際，利用好信息化技術進行建設。國家檔案局聯合國家財政部、國家稅務局等部門聯合開展了電子發票歸檔試點標志著電子檔案的時代真正來臨。根據《全國檔案事業發展十三五規劃綱要》的要求，全國各地要在2020年底初步實現信息化作為核心的檔案館管理現代化目標，省、直轄市的檔案館要建設成為數字檔案館，50%的縣級檔案館要建成數字檔案館或者啟動數字檔案館的建設。結合德欽縣檔案館實際，截至2020年底，該館已經在互聯網上建立了德欽縣檔案館網頁，實現了已公開信息目錄的網上查詢服務，建立數據庫，整合檔案信息資源。到目前為止，已完成2 個全宗，2049 條的案卷級和文件級目錄，啟動重要檔案全文數據庫建設，現已全文掃描了民國檔案99 卷，其發展潛力充足，值得期待。

二、數字檔案館建設面臨的挑戰

從各個角度來看，數字檔案館是大勢所趨，如果不迎接挑戰就如同逆水行舟不進則退。數字檔案館，尤其是縣級的數字檔案館所迎接的挑戰，具體分析如下。

1、數字化向數據化的轉變

數字化帶來了數據化的發展，但是二者不可等同看待。數字資源是數字檔案館建設的基礎資源，雖然全國各地檔案館都取得了一定的發展，但是仍應該看到在檔案館數字化的發展過程中，仍然存在著很多的問題，制約了檔案館的數字化進程。數據化是將文件圖像通過數據化的技術手段，轉化為計算機可以進行識讀、分析和挖掘的文本信息文件。目前，德欽縣檔案館接收文書檔案19499 卷，實物檔案272 件，專業檔案包含公證、案件、死亡、先教辦、群眾路線、科學發展觀、三講材料、財務檔案等共有2827 卷，民生檔案包含林改檔案、災后重建檔案共2004 卷，照片檔案13 冊210 張，科技檔案3412 卷，聲像檔案13件，收集圖書資料5660 冊，藏文檔案643 件，寄存檔案達872 卷。其中，不乏大量的歷史檔案、手稿、油印件、照片等無法識別，大量的音頻視頻資料需要采用技術和人工手段去解析和完善，才能適應數據管理的需求，需要一系列對數據的加工工作，實現檔案的清晰和數據增值。隨著政府網和互聯網的發展，除了傳統的數字化資源，結構化的數據和非結構化的數據也呈現出幾何式的增長，需要大量的時間和人力投入到大數據的采集、管理和保存方面的工作中來，這些都是實實在在面臨的挑戰。

2、數字檔案館信息安全的風險

互聯互通、資源交互本是一件好事，但是也相應產生了很多潛在的風險。檔案館的信息分類、鑒定能力、保管能力與不同用戶需求之間的不平衡，以及信息共享與現有資源的不平衡，都帶來了很多的問題。存儲介質的性能質量千差萬別，數據的遷移、備份和檢測常態機制還不完備。檔案數字化過程中對檔案館的場地、人員、信息成果管理的風險猶存，網絡安全與信息安全仍然是數字檔案館建設和使用中最亟待完善的問題。對數字檔案館的安全維護需要專業的設備軟件和專業的人員，而目前數字檔案館建設中的專業人才還很短缺，造成建成后的數字檔案館在安全維護工作方面力量嚴重不足。

三、數字檔案館未來建設的路徑思考

德欽縣檔案館經歷了漫長的發展歷史，檔案館成立于1966年2月22日，1991年1月7日和檔案局合署辦公，實行局（館）合一，兩塊牌子，一套人馬的工作機制，隸屬德欽縣人民政府。2019年將德欽縣檔案局的行政職能劃歸到縣委辦公室，成為德欽縣委辦公室下屬的公益一類股所級事業單位，主要負責著征集、接收、管理縣委縣政府及全縣機關、團體、企事業單位具有永久及長期保存價值的檔案資料；承擔庫存到期檔案的開放、利用工作；承擔本轄區內各門類檔案的業務指導及檔案宣傳工作；承擔館藏檔案資源的規范、科學、安全保管；承擔對重點、珍貴檔案的搶修維護及異地備份工作；承擔檔案信息化建設等。這樣的一個縣級檔案館也有著繁重的工作職責，承擔著重要的資料保管作用，必須充分利用好檔案館多年來的數據和資料，開展數字化建設，以適應當地的發展需要和提升工作職能。我們要保持清醒的頭腦，總結發展經驗，重新認識檔案館的信息化工作，將信息化與檔案館的工作職責相融合，推動德欽縣檔案館的高質量發展。具體思考如下。

1、深化對數字檔案館的研究

新的時代，新的要求，對檔案館也提出了更新的發展要求，在多元需求的背景下，從目錄管理到全文管理轉變，實體管理模式向信息管理模式轉變，分散式管理向區域型管理轉變，檔案數字化向檔案電子化發展，技術應用到資源建設，局域網向數據共享升級是未來檔案館的建設重點。數字檔案館的建設需要集合系統開發、軟件應用、數字化應用、檢索查詢的綜合應用，還要注重檔案資源的前端共享，讓檔案館的各項業務協同發展，安全防護和智能化發展同步推進，真正實現信息技術賦能，建設具有檔案館全要素、全流程信息管理能力的新型數字化檔案館。

德欽縣數字檔案館要結合當地的實際需求，對數字檔案館建設再認識和再深化。以現代的數字檔案館發展理念支撐發展，研究符合德欽縣檔案館的發展規劃和發展戰略，采用新技術廣泛運用于數字檔案館的進一步發展中，用互聯網的思維和大數據的思維指導該縣數字檔案館的建設，規劃好資源的共享利用，提供智能化的服務，對檔案館各個部門的人員管理要實現績效考核，吸納新型的人才，對原有人員進行走出去引進來的培養機制，推動檔案館的人員素質提升。

2、智慧檔案館的構建思考

智慧檔案館是數字檔案館發展的高級階段，它是基于智慧管理技術來實現數字檔案館的轉型升級，在數字檔案館發展完備的基礎上，協同各項職能，基于云計算的檔案館處理平臺和數據知識管理平臺，借助于互聯網的分享平臺進行數據的交換、分享，讓更多需要查閱數據的人們可以不限地點和不限時間進行隨時查閱。做好政策的引導，進行技術的規范，加強數據、設備、人員、業務方面的全面智慧管理，促進數字檔案館的升級需要，加強對數字檔案館的頂層設計規劃，通過智慧檔案館的建設引領檔案館信息化的新時代。目前德欽縣數字檔案館已經全面完成了精準扶貧各種類別的檔案監督指導工作，但是對于這方面數據的整理和管理工作還需要進一步增強，檔案館于2003年在省檔案局評定位已達到省二級標準，相關的綜合管理工作還需要進一步完善和提高，需要在數字檔案館建成后，對信息感知、智能處置、整體協同和共享服務進行整合發展，引進相應的軟件，進行綜合發展，構建信息共享平臺，建立遠程查詢和特色數字資源建設，提升服務質量。

3、強化檔案信息化安全工作

安全是關系到一個檔案館生存的基本問題，也是一個檔案館的生命線。檔案館必須重視實體檔案的安全和信息的安全管理工作，切實提高安全保障的能力，堅守住檔案館的安全底線。首先要從管理方面防范安全風險。管理疏漏和管理薄弱是造成安全風險的最大問題。管理人員必須從自身做起，提高安全防范意識，加強對全員安全意識的培訓，讓各項工作制度化、規范化，確保每個環節都有章可循，出入機房、運行軟件、室內溫度濕度的調控等等細節都要嚴格把控，遵循安全原則，對潛在的風險評估、災難恢復機制、應急方案的制定等都要進行統籌規劃，做好對管理人員和日常工作人員的規范，仔細按照規范進行執行。設備的安全防護也是一項重要的工作。一方面要投入充足的資金保障安全設備的建設，比如防火墻和漏洞掃描、安全審核等都要充足投入，另一方面要加強對設備的維護，讓設備安全運行，對設備進行實時監控，及時發現出現安全隱患的設備并進行維修和更換。基層檔案館的設施落后、人員頻繁更換都為安全維護工作帶來了難度，因此，要從基礎工作抓起，確保基層檔案館的安全工作持久穩定推進。

結束語：

本文主要從數字檔案館面臨的機遇和挑戰入手，結合德欽縣數字檔案館的相關情況進行了思考分析。檔案工作是一項基礎性工作，必須與時俱進，完成數字化檔案館的建設。檔案數字化建設離不開信息化的支持和資金、人力的保障，因此要結合當地實際，結合檔案館的實際情況進行相應的設施、人力和資源投入，力求打造具有當地特色，能夠服務當地的現代化數字檔案館。