加強高校合同類檔案管理實踐探索

■ 劉 穎/金華職業技術學院

隨著信息時代的到來，特別是大數據時代的到來，眾多領域都已經感受到了大數據、新思維帶來的巨大沖擊，如金融業就是運用大數據的重點行業。當前，越來越多的專家學者和實際部門工作者逐步認識到大數據在教育行業中的重要性。檔案是對人類寶貴經驗的總結，是人類歷史的延伸，展示著事物的發展規律，而高校檔案大數據凝聚了高校發展史、學校文化等，在教育大數據中占著舉足輕重的地位。如何轉變傳統高校檔案管理模式，積極順應檔案治理的新要求，高校檔案工作者應當結合高校治理發展需求，進行大膽的實踐探索。

在高校發展過程中，高校之間、高校與社會之間的聯動隨著時代發展會不斷地加強，簽訂合同、協議是高校之間、高校與社會之間最常見的聯系方式，也是最為常見的互動方式。高校之間、高校與社會之間簽訂的合同、協議種類豐富多樣，有經濟合同、有辦學協議等；而高校在管理過程中，也會產生大量的校內合同與協議，最常見的就是合同工的勞動協議等。這些合同與協議已成為見證高校發展的重要憑證，是高校發展的直接記錄，也是明確高校之間、高校和社會之間權利與義務的重要憑證。本文以高校合同類檔案管理進行探討。

1 加強高校合同類檔案管理的時代背景

2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出“加快完善檔案治理體系、提升檔案治理能力”，并特別提出“到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和‘五位一體’建設的檔案事業發展體系”，要求與時俱進推進檔案現代化治理。2018年8月，國家檔案局在北京召開檔案治理專題研討經驗交流會，提出推進開展檔案治理工作，提升檔案治理法治化水平。

高校現代化治理水平的提升將推動國家高等教育治理水平的提升，事關國家美好的未來。高校檔案治理體系和治理能力現代化是高校治理水平的體現，也是高校提升治理水平的重要推動力量。高校檔案治理作為高校治理的重要組成部分，應順應新時代檔案事業發展要求，與高校治理保持一致性，形成高校檔案治理體系，提升高校檔案治理現代化能力和水平，為提升高校治理水平作出貢獻。隨著辦公自動化的不斷推進和檔案數字化改革的不斷深化，高校產生了大量電子文檔。2021年新修訂《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新修訂《檔案法》）明確：“電子檔案與傳統載體檔案具有相同效力。”當前，合理保存利用這些電子文檔，解決傳統管理中存在的檔案遺失、檔案實體損壞等問題，將大大提高高校檔案資源的利用水平與服務效率，提升高校檔案治理水平。

2 高校合同類檔案管理現狀

以筆者所在的金華職業技術學院為例，近年來學校發展較快，2019年獲首批中國特色高水平高職學校和專業建設計劃建設A檔單位稱號（簡稱“雙高”）。在進行“雙高”建設和發展專業群的過程中，高校與政府部門、企業等單位或機構的合作與日俱增，產生了大量有保存價值的合同類檔案。在當前高校現代化發展進程中，需要優化合同檔案管理，確保合同檔案能夠得到高效利用，最大程度發揮學校合同檔案的價值，使得優化管理后的合同檔案能夠為高校發展和各項工作服務。

高校檔案記錄了高校的發展歷程，也是全校教職工的智慧結晶。隨著高校檔案工作不斷深入發展，高校教職工檔案意識不斷增強，高校越來越重視合同類檔案的管理。如，鼓勵檔案工作人員開展檔案學術研究，探討如何進一步提升合同類檔案管理的工作成效，人、財、物的供給也逐年增加；在檔案部門進行年度歸檔時，各部門、二級學院不再有抵觸情緒，能夠配合檔案部門開展合同文件的收集與移交歸檔；檔案部門根據高校實際工作情況制定了合同類文件的歸檔范圍，對各立卷部門進行收集立卷指導，進一步規范了高校合同類文件的收集歸檔。以紙質合同類檔案為管理主體的高校合同類檔案工作穩步推進，工作環境越來越好，以傳統紙質合同類檔案為主體的管理制度不斷健全。據統計，高校合同類檔案的利用率也在進一步提升，合同類檔案在高校發展建設中發揮的作用越來越大。

但傳統的高校合同類檔案管理也存在一些問題，必須解決。具體而言，高校合同檔案管理普遍存在對合同類檔案重要性的認知不夠、檔案意識薄弱、管理不到位、合同缺失等問題，合同檔案的重要價值難以充分發揮。如，高校內各部門和二級學院兼職檔案員收集積極性不高、工作責任心不強，平時輕視合同類文件管理，普遍存在“找得到就歸檔，找不到就算”的心理；高校檔案工作人員不可能完全了解高校內所有部門和二級學院的工作內容，難以掌握校內各單位簽的每一份合同與協議的時間與內容，因此開展業務指導時難以提供針對性強的指導。

如何實現深度管理以提高高校合同類檔案管理水平，最大程度地實現高校合同類檔案的價值，為高校發展和建設提供高質量信息服務，是高校檔案工作者必須認真思考的問題。

3 高校合同類檔案治理的策略探析

新修訂《檔案法》明確“電子檔案與傳統載體檔案具有相同效力”；并新增“檔案信息化建設”專章，為檔案信息化建設、檔案工作變革與轉型、檔案管理創新發展等提供了充分的法律保障。高校檔案部門應依據新修訂《檔案法》相關要求，參照《全國檔案信息化建設實施綱要》《數字檔案室建設指南》等標準，變革傳統工作理念，認識到未來紙質檔案將會是以保存為主、利用為輔，甚至有電子檔案代替紙質檔案的“單套制”管理趨勢，進而注重電子檔案保存與利用。從新修訂《檔案法》中可以看出，檔案發展的趨勢必定是電子文件的重要性等同于傳統的紙質文件，檔案的信息大數據必將在檔案的管理中發揮其應有的重要作用。高校必須積極響應新修訂《檔案法》的要求，加大加深高校數字檔案館建設，加快檔案信息化建設的步伐，有效提高高校檔案信息化管理水平，從傳統紙質文件上和電子文件雙方面齊下功夫，才能真正管好用好高校合同類檔案，充分發揮高校合同類檔案在學校“雙高”建設中的作用。

3.1 完善合同類檔案管理工作制度

由于傳統紙質檔案的保存、管理等都存在較大的局限性，實行檔案信息化建設已是大勢所趨。2017年《紙質檔案數字化規范（DA/T 31—2017）》實施，其基本指導方針是“以存為主、存用并蓄”。隨著檔案數字化改革的不斷推進，目前大多數高校檔案館已開展了檔案數字化工作，形成了大量的檔案數字資源，有了檔案現代化管理和治理的基礎。具體到高校合同類檔案的管理，高校應根據合同文件產生的具體現有情況，制定新的適宜現狀的工作規章制度，變革傳統的等待相關部門兼職檔案員收集歸檔的立卷歸檔方式，制定合同類電子文件管理設備使用、數據傳遞和維護、保密等方面的制度，實現電子檔案規范化管理，從而將高校合同類檔案管理的狀態由被動轉為主動，將檔案數據的主動權抓在手中。以筆者所在的金華職業技術學院為例，檔案部門調研了校內合同類檔案產生的主要部門，聯合制定了新的合同類檔案管理辦法 ，管理辦法中規定了紙質合同類檔案的歸檔內容、時間和部門立卷細節，還特別提到了合同類檔案必須在學校OA系統走流程，每一個流程必須留痕，從而確保了合同類電子文件上的時效性和完整性。

3.2 建立合同類檔案管理工作網絡

為確保合同類文件收集和歸檔工作的順利進行，需建立高校合同類檔案工作網絡體系。以金華職業技術學院為例，學校建立了合理高效的合同類檔案工作網絡體系。具體來說，校內各部門、二級學院均設有1名分管檔案工作的領導和1名相對固定的兼職檔案員，專門負責本部門或本學院形成的合同類文件的收集管理，并向檔案館定期移交。檔案館經常與各部門、二級學院分管檔案工作的領導溝通，提供合同類文件的歸檔范圍和合同類檔案保管期限等業務材料，多次強調合同類檔案對于學校“雙高”發展的作用，提高校內各單位加強合同類文件管理與歸檔的意識，盡可能保證合同類文件應收盡收、應歸盡歸。為了保證學校合同類檔案的電子文件的真實性和準確性，學校檔案部門還取得了校信息管理中心的大力支持，確保校內和單位合同類文件收集的主動權。校內各單位只要有合同類的文件產生，檔案部門就能通過接口及時掌握合同的每一個內容和環節，從而保證了合同類電子文件的完整性，也掌握了合同類紙質文件歸檔指導的主動權。學校檔案部門還不定期對校內各單位兼職檔案員進行培訓和業務指導，不斷提高兼職檔案員的業務能力，確保合同類文件歸檔的質量。

3.3 打造優質安全的數據平臺

實現高校檔案電子文檔管理需要構建大數據系統平臺。檔案大數據系統平臺總體架構按照高校電子文件實際應用的流程進行建設，包括數據采集、數據存儲、信息利用三個子模塊。從高校現有的狀況來看，高校合同類電子文檔數據平臺建設，可通過檔案管理系統和OA的對接來實現較為合理和現實。

4 利用大數據推動合同類檔案治理

當前，高校應當認真思考如何利用大數據和現代檔案管理辦法，加強高校合同類檔案管理，進而推進高校檔案治理，確保高校檔案價值得到充分發揮，充分保障學校權益。筆者以金華職業技術學院為例，基于學校工作實際，對合同類檔案大數據的采集、管理和利用進行思考，推動高校合同類檔案實現“雙套制”管理，并逐漸走向“單套制”管理，不斷提升高校檔案治理成效。

4.1 共享與歸集

當前高校內部使用的信息管理系統不盡相同，這些管理系統往往來自不同的供應商，因此數據源、版塊、操作模式等往往也不同，產生的數據類型、數據的訪問方式等差別較大，難以實現各部門之間的信息資源共享。以合同類檔案管理為例，高校各部門、二級學院使用不同的信息管理系統產生的合同類文件難以共享。對此，可由高校信息網絡管理部門對系統的接口進行統一，利用集成系統或數字化校園系統把各系統的共享數據抽取到數據庫中心，實現數據共享。

如，金華職業技術學院檔案部門得到校信息管理中心支持主動作為，將全校各部門、二級學院形成的合同類電子文件整合到OA系統中，這樣合同類電子文件就有了暫時的存儲地點；在此之后，檔案部門還可以通過OA和檔案信息管理系統的接口，將有效的合同類文件信息數據歸集到檔案信息管理系統當中，全校的合同類信息歸集和共享得以實現。此舉還大大方便了校檔案館及時掌握合同類電子文件的形成情況，檔案人員通過系統可以了解全校各部門、二級學院形成了哪些合同類文件材料、內容是否齊全完整且規范等，如發現內容不齊全不完整等問題，即要求形成者進行整改。由此高校檔案管理者的角色也發生了轉變，從被動的收集、保管人員轉變成為主動的監管、指導人員，這樣就為后續的歸檔打好基礎。

4.2 歸檔

高校合同類電子文件的歸檔，可通過聯機傳輸的方式實現。金華職業技術學院采取的具體方式是：開發一個通用數據接口，將現有的OA和檔案信息管理系統這兩套獨立的系統進行整合，實現OA和檔案管理兩套系統的無縫鏈接，合同類電子文件數據通過網絡直接寫入檔案管理系統。接口程序整合在OA系統上，被賦予權限的檔案管理員只要點擊“歸檔”按鈕，選中單條或多條電子文件，即可逐條或批量將選中的合同類電子文件歸檔到檔案管理系統。所選的電子文件歸檔之后，文件狀態會出現“已歸檔”字樣，其余未操作的則顯示“未歸檔”。在數據的傳輸過程中，需要確保兩個系統的穩定和安全，從而確保電子文件的完整性和真實性。在合同類電子文件全部歸檔后，檔案館可根據電子文件歸檔信息指導相關部門或二級學院進行相應紙質文件的歸檔，做到合同類檔案應收盡收，避免合同類檔案遺失的問題。

4.3 利用

檔案只有方便師生利用，師生對檔案治理的認知才會提升，檔案共同治理的積極性才會加強，高校檔案共建共享共治的良好新局面才能真正實現。

高校檔案館可采用校園局域網等高校信息資源共享平臺，實現校內檔案信息共享，實現高校檔案館“少來人”甚至“不來人”的服務模式，實現校內利用合同類檔案“一次不用跑”。如金華職業技術學院申請利用合同類電子檔案可通過OA申請，在申請時說明需要查閱的具體內容，在檔案部門審核確認有查檔的資格后，檔案部門通過OA郵件將部門需要查閱的電子文件發至相關查閱人的校內郵箱，從而實現查閱合同類電子檔案“一次不用跑”，也確保了合同類電子文件利用時的安全。

在確保檔案絕對安全的情況下，高校合同類的電子文檔的共享在簡化操作流程、縮短查閱時間等方面體現了較大優勢，有效改變了以往查閱需要耗費大量時間及人力的狀況。電子文檔實現高效利用，不僅體現在對高校合同類檔案的便捷查閱利用上，還體現在對檔案資源進行有目的和高效的數據分析上，為高校科學地利用檔案提供便利，為高校發展和治理提供助力。

綜上，在當前信息技術快速發展、浙江推進檔案數字化改革的背景下，高校應努力提升檔案治理的能力與水平，通過高校合同類檔案現代化治理的探索和實踐，嘗試推進公開檔案遠程查閱，實現高校檔案服務現代化，提高高校檔案治理現代化水平。