規劃管理檔案數字化過程中質量控制策略研究★

常建法

(北京市規劃和自然資源委員會海淀分局 北京 100097)

0 引言

規劃管理檔案是指在城鄉規劃及其管理活動中直接形成的應歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。由于城鄉規劃與發展的決策、糾紛案件、再建設項目的借鑒等方面用戶需求的日益增長，社會對規劃管理檔案的管理機構提出了越來越高的要求。傳統的手工管理模式，已經嚴重影響和制約了規劃管理檔案的合理、高效利用。因此，規劃管理檔案的數字化就成為一種必然的選擇。數字化是規劃管理檔案工作現代化的必要前提條件之一。在推進規劃管理檔案數字化的工作中,檔案管理機構應注重在條件允許的前提下，有效利用現代信息技術手段,實現檔案數字資源的深度整合,充分共享,將規劃管理檔案資源的深層次價值挖掘出來,為城鄉規劃、建設提供借鑒和數據支持與服務。規劃管理檔案的數字化是一項工作量大、技術要求嚴的系統工程，涉及許多環節。每一工作環節完成的質量，對整個數字化建設的質量都會產生重要影響。因此，在數字化過程中必須進行質量控制，以保證每一個環節的質量都符合預設計劃或方案的要求。

1 規劃管理檔案數字化質量控制要點

1.1 規劃檔案的構成和特點

規劃管理檔案的主要構成材料有建設項目的立項批文、建設項目選址意見書、建設項目規劃許可證及批復文件、國土部門建設用地批文、用地位置圖、建設工程規劃許可證及批復文件、建筑紅線圖、建設工程規劃設計要點、審查意見等。它具有四個特點：一是法律權威性。在城鄉規劃管理活動中形成的建設工程的“一書兩證”原件，是按照《中華人民共和國城鄉規劃法》規定的法規程序形成的。其中匯集了計劃、國土、規劃等職能管理部門的審批意見，以及各管理部門批復文件。“一書兩證”是土地使用、工程建設的憑據，具有權威性法律價值。在我國的現行法規體系中，只有檔案的原件才具有無可置疑的憑證作用和法律效力。二是客觀真實性。規劃管理檔案直接反映建筑工程各方面的情況。在報建批復書存根上有工程項目的建設單位、施工單位名稱，工程性質、建筑特面積（長度）、功能、建筑物層、幢、造價等關鍵性的原始記錄，這些原始記錄是建筑工程的批后管理（包括監督和工程規劃驗收）的重要憑據。三是唯一見證性。規劃管理檔案是工程項目合法建設的唯一見證，在辦理建筑物產權證，起的法律憑證作用是其他城建檔案無法比擬的。四是檔案的數量多，內容廣泛。城鄉規劃檔案包括的范圍很廣，一部分是國家建設項目的資料，一部分是建設單位和個人的建筑資料，立卷歸檔后形成了統一的、分門別類的城建規劃檔案。包含了單位、個人的建設工程報建、建筑物改造、改功能、建設單位更名、廣告招牌、裝修的報建等。[1]

1.2 規劃檔案數字化質量控制的內容

檔案數字化又可稱為檔案信息數字化，是指通過計算機錄入、掃描技術、縮微與聲像檔案的數字化轉換技術、影像技術、數據庫技術、數據壓縮技術、數據存儲技術等，將傳統載體檔案的目錄與內容（包括文字、圖像、聲音、事物）等轉換成計算機可以識別的數字形式，形成檔案信息數據庫的過程。[2]據此，規劃管理檔案數字化可定義為：利用現代信息技術,將傳統模擬形態的規劃管理檔案的內容轉化成數字形態的信息,并將數字化成果納入到數字信息管理系統中,為合法用戶提供方便快捷的規劃管理檔案信息服務的過程。規劃管理檔案數字化是一項涉及多環節的復雜性工作。每一個環節的工作質量都要滿足相應的要求。一個環節的工作在質量上出現了問題，都會對下一個環節造成一定的影響，最終還會影響到規劃管理檔案數字化工作的整體質量。在規劃管理檔案數字化過程中應進行質量控制，所謂質量控制，即為達到質量要求所采取的作業技術和活動，它是為了監視質量形成過程，消除質量環節上所有引起不合格或不滿意效果的因素，以達到質量要求。所以應采取一定的措施分析和探究質量問題產生的原因，保證每一環節都能達到相應的質量要求，從而使得整個數字化過程達到預期的整體質量要求。

1.3 規劃檔案數字化質量控制的意義

開展規劃管理檔案的數字化，相關單位和人員必須充分認識規劃檔案的基本特點，才能有效地做好數字化的質量控制。在開展規劃管理檔案的數字化的工作中，相關單位必須根據規劃檔案的特點，認真制定檔案數字化的工作規劃或計劃方案，才能更為有效地開展該項工作。規劃管理檔案的法律權威性，要求在數字化的質量控制方面，應明確提出數字化成果在反映原始檔案的本來面貌方面，要注重的控制細節方面的標準要求，不能遺漏關鍵性的記錄痕跡和細節數據。規劃管理檔案的客觀真實性，要求在數字化的質量控制方面，要注重數字化加工對象的內容構成要素的完整性與符合性。規劃管理檔案的唯一見證性，要求在數字化的質量控制方面，應特別注意對數字化成果與檔案原件在內容上的高度一致性，這樣才可以確保在實際工作中，為用戶提供可以有效證明相關工程項目的合法性證據的數字化證明材料。規劃管理檔案的數量多、內容廣泛的特點，要求在數字化的質量控制方面，應根據不同來源、不同規格、不同種類、不同形態的原始檔案文件材料，制定精細化的數字化加工和處置方案，并強化過程成控制，才能確保規劃管理檔案數字化成果質量達到預期的目標要求。

2 影響規劃管理檔案數字化質量的主要問題

2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》頒布后，各地的檔案信息化建設如雨后春筍般的開展起來。紙質規劃管理檔案數字化是城建檔案信息化工作的重要組成部分。實踐經驗表明，如果缺乏高質量的規劃管理檔案數字化的支撐，城建檔案的信息化的整體工作質量就會收到一定影響。紙質檔案數字化是一項繁瑣的系統工程，涉及多個環節，在實際工作中會遇到各種各樣的問題。

2.1 對檔案數字化工作的認識不全面，觀念尚顯落后

質量是檔案數字化的根本。檔案數字化不只是簡單地將檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體。在網絡信息環境下，數字化后的規劃管理檔案信息可以通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理和利用，從而極大地提高檔案信息資源的管理效率，充分實現規劃管理檔案的利用價值。城市規劃管理部門如果對規劃管理檔案數字化建設認識不全面，對規劃管理檔案數字化項目沒有明確的目標和要求，只是把它看成是傳統檔案管理方式簡單轉移到計算機管理方式，對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識，不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃，就會造成建設初期因缺乏規劃，或者是規劃標準較低，使檔案數字化成果不能滿足使用需求，無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設，從而使投入資源嚴重浪費。

2.2 檔案數字化的基礎條件依然欠缺

檔案數字化工作是一項復雜的系統工程，需要一定的基礎條件作為保證，如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位開展檔案數字化工作基礎條件的限制，檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響[3]。例如：從檔案數字化整體工作的階段劃分，可以將其劃分為檔案目錄數字化和檔案全文數字化。全文數字化需要掃描設備才能對紙質檔案進行轉換加工。單位如果經費充足，可以購置高速掃描儀，或根據不同幅面檔案采用不同功能的掃描儀。這樣可以提高工作效率，提高數字化成果的質量。如果單位因經費等原因限制，無法購置專業掃描儀等設備，則只能開展目錄級的數字化加工，或者根據設備條件選擇數字化范圍，影響了檔案數字化建設的整體質量。

2.3 檔案數字化標準和規范內容還較粗放

在檔案工作中，建立檔案行業的法律法規及標準規范一直是檔案管理的重要工作之一。在實際工作中，還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如，有的單位只有上級業務指導部門下發的一般性檔案數字工作文件，但卻沒有結合本單位具體情況和檔案特點的檔案數字化工作實施的細則、有關檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等規范、細致的標準規范。再如，有的單位沒有重視明確規定規劃管理檔案數字化工作中的技術要求和安全保障條件，結果給實際工作埋下了嚴重的安全隱患。

2.4 檔案數字化人員的整體素質有待提高

檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，對工作人員的要求也相對較高。在檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與，人員素質的高低直接影響著檔案數字化的質量。其中主要的是檔案管理人員和檔案數字化加工人員的素質對檔案數字化工作的影響最大。

檔案管理人員一般都具有較專業的檔案管理相關知識，對傳統載體檔案的整理、鑒定、著錄等技術工作具有豐富的經驗。但是，現代信息技術發展速度非常快，對計算機及網絡技術的依賴性逐漸加大。[4]這對于檔案管理人員來說，需要不斷學習計算機及網絡相關知識才能適應這種快速發展的形式。然而，由于檔案管理工作繁忙、相關知識涉及面廣等原因，使得當前檔案管理人員難以及時補充所需的知識。原有的知識和觀念在規劃管理檔案數字化過程中已不能滿足需要。

檔案數字化加工人員一般應具有較強的計算機操作能力，能夠快速錄入文字信息，少數人員還應具有數據庫管理能力和網絡搭建的基本知識。但是，規劃管理檔案數字化工作并不是僅僅具有計算機、數據庫和網絡知識就能夠完成的。還需要檔案管理技術與計算機相關技術的銜接。[5]因此，參與規劃管理檔案數字化工作的加工人員必須對檔案管理相關技術和規范有一定的了解，才能夠達到開展相關工作的基本素質要求。

2.5 檔案數字化加工過程中的安全防范意識和安全保障措施尚待完善

規劃管理檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面，其一是加工過程中對實體檔案的安全問題，其二是計算機及網絡安全對檔案信息資源安全的影響。在規劃管理檔案的數字化加工過程中，很多環節都需要直接接觸檔案原件。安全工作不僅在于檔案原件的物理安全，也包括檔案信息內容的安全，也就是不能泄密。規劃管理檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的，成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行，這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括：系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

3 規劃管理檔案數字化質量控制的對策

3.1 有效提供檔案數字化所需的各項基礎條件

規劃管理檔案的數字化離不開相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障，檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過上級主管部門和檔案主管部門依據新修訂的《中華人民共和國檔案法》，結合規劃管理檔案的特點和實際需要，制定的相關制度和管理規范，為規劃管理檔案的數字化提供相應的組織保障和制度、標準、規范與人財物等方面的充分保障。具體建議是：

城鄉規劃管理部門應落實檔案工作領導負責制。分管檔案數字化工作的領導應當得到充分的授權，并具有良好的橫向協同能力。有條件的單位還可以成立“檔案數字化治理臨時工作委員會”，為規劃檔案的數字化工作的健康、順利進行提供充分的組織條件保障。委員會的成員建議由分管檔案工作的領導，本單位的人事、財務、采購、檔案等部門負責人組成。這種委員會的職責就是按照現代檔案治理的“多元共治”思想，集中解決規劃管理檔案數字化工作中存在的大事和難事，從而避免因部門之間的相互扯皮造成的檔案數字化質量問題的產生。

同時，相關單位的檔案部門應通過積極開展檔案管理工作，提供優質的檔案服務，加強檔案數字化質量宣傳，強化質量意識，突出質量控制的重要性與必要性，堅持質量第一的原則，將高質量數字化成果作為檔案數字化質量的控制目標，以此來推動規劃管理檔案數字化基礎條件的建設，為檔案數字化的質量的提高創作條件。

3.2 做好檔案數字化建設的前期調研與組織規劃

為保證規劃管理檔案數字化的質量，負責此項工作的檔案部門或相關部門應注意做好檔案數字化的建設前期調研工作和組織規劃工作。具體建議是：

3.2.1 開展室藏檔案情況調研

室藏檔案信息調查是開展規劃管理檔案數字化的前期工作之一。主要是對室藏規劃管理實體檔案的管理情況進行詳細調研。調研內容包括室藏檔案的類型、歸檔方式、年代、數量、紙質情況等。摸清室藏檔案情況，可以確定規劃管理數字化建設方案、工作量、工作難點、所需設備、人員配置情況等。有利于制定規劃管理切實可行的檔案數字化的整體規劃。例如，紙質檔案可主要通過掃描方式進行轉化。紙張狀況和字跡情況不同，所需掃描設備就會不同。針對紙張質地較差，或過薄、過軟、超厚、字跡不清的檔案文件材料，應采用平板掃描方式；紙張狀況好，字跡清楚的檔案文件材料可采用高速掃描方式進行轉化，以提高工作效率。

3.2.2 開展用戶需求調研

用戶需求調研主要是以數字檔案使用者為調研對象，通過交談了解用戶對檔案數字管理系統功能的需求。只有明確用戶的使用需求，才能確定能夠滿足用戶需求的數字化內容，尤其是檔案條目數據內容和全文數據的格式。進行規劃管理檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的檔案信息服務。因此，在規劃管理檔案數字化建設之前，有關部門可以通過用戶需求調查，摸清用戶對檔案數字化后檔案信息的使用需求情況就十分重要。通過問卷調查、個別交談或召開檔案數字化工作會議等方式，從使用者的角度出發考慮問題，可以為檔案數字化規劃的制定、檔案管理軟件的選型、檔案數字化加工重點等提供依據。

3.2.3 正確選擇數字化軟件

選擇檔案數字化管理軟件是規劃管理檔案數字化工作的一項重要環節。也是檔案數字化建設之后，檔案部門開展規劃管理檔案信息管理和服務的基礎。因此，應當根據單位或部門對規劃管理檔案數字化所需要達到的目標，結合各個檔案管理軟件開發部門開發的檔案管理軟件的技術特性，做出正確的選擇。我國的實踐經驗表明，一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了檔案數字化管理的最新技術。性能穩定、結構合理、適合于今后對檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。

另外，在選擇檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立，操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在規劃管理檔案管理和利用時加強規劃管理檔案信息的安全保密的要求。

3.2.4 正確選定檔案數字化加工范圍

由于規劃管理檔案的數量龐大，檔案數字化建設工作量大，投入資金多。因此，必須按照一定的原則劃定檔案數字化加工的范圍。中華人民共和國行業標準《紙質檔案數字化技術規范》對檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。”[6]其中的原則包括：符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。”可見，規劃管理檔案數字化對象范圍的確定原則中，檔案數字化的合法性、檔案保存價值、檔案的社會利用價值應當是最基本的原則。

3.2.5 制定合理的檔案數字化加工方案

規劃管理檔案數字化加工工作開展之前，應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段；明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求；以及達到要求應采取的措施。

加工流程的制定應當根據前期調研所了解的室藏檔案情況、檔案數字化加工的方式（檔案目錄數字化還是檔案全文數字化）、設備和人員等情況制定。

3.2.6 依據國家制定的標準，結合實際設定相應加工標準和參數

依據國家制定的標準，結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數，建立規章制度是檔案數字化質量控制的又一關鍵。

目前，國家制定的檔案數字化標準主要包括：《紙質檔案數字化技術規范》《縮微膠片檔案數字化技術規范》《檔案數字化光盤標識規范》《錄音錄像檔案數字化規范》，等等。在實際工作中應以國家標準為依據，制定符合本單位實際的規劃管理檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。以檔案數字化工作中的掃描參數設定為例，依據《紙質檔案數字化技術規范》對檔案掃描所提出的參數要求是“采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。”“需要進行 OCR 漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi”。其中的100dpi、200dpi都是最低標準。在早期的計算機技術環境下依據最低標準參數進行掃描是適合的。但是，現在的計算機技術已經有了巨大發展，計算機存儲容量發展到T時代；用戶對數字化后的檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描，有可能不利于今后的管理和利用。因此，標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等應當根據檔案部門檔案數字化基礎條件，用戶需求的情況，對具體規劃管理檔案掃描參數做適當調整，以滿足管理和利用需求為基礎。

3.2.7 加強檔案數字化項目人員的培訓，提高業務素質

規劃管理檔案數字化工作是一項專業性較強的工作，對工作人員的要求也相對較高。檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與檔案數字化工作的人員一般包括兩部分：一是檔案管理人員，二是檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。

對多年從事規劃管理檔案管理工作，特別是對于傳統載體檔案的管理具有一定的管理基礎的檔案管理人員的培訓，應側重于新技術設備和檔案管理軟件的應用能力。同時，注重加強檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。

檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關檔案管理的基本知識，以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作，減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時，相關組織和管理部門還應加強對參與規劃管理檔案數字化工作人員的檔案工作安全意識方面的教育。

3.2.8 強化檔案數字化質量控制的制度建設

在規劃管理檔案數字化加工過程中要特別注意完善制度規范，重視安全問題。加強安全管理，防止檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好檔案數字化加工工作的重要環節，一般應從管理和技術兩方面采取措施。

首先，加強規劃管理檔案數字化規章制度的建設。建立一整套有效的安全和保密管理制度。包括檔案交接和使用的制度、檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定、加工場所安全保密方案、訪問權限控制的相關規定等。

其次，采取措施從技術手段上保證規劃管理檔案的安全保密工作。例如使規劃管理檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊；加強計算機病毒的檢查；做好對檔案數據庫進行定期備份。

另外，嚴格選拔數字化加工人員。要求參與檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。相關工作人員應對數字化檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。

3.3 做好檔案數字化轉換的前期整理工作

規劃管理檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體檔案的整理，這是順利開展規劃管理檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括：檔案鑒定、檔案修復和檔案規范化。[7]

規劃管理檔案鑒定主要是依據以確定的檔案數字化加工范圍，對具體檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的檔案挑選出來，作為數字化加工的對象。

檔案在長期保管過程中難免受到環境因素的影響而造成載體的損害。在檔案數字化建設開始之前，除了需要挑選出具體需要加工的檔案外，還應當對這些檔案中受到一定損壞的部分進行修復。主要工作是對破碎的檔案頁面進行修復、裱糊，對看不清或褪色標簽、粘連的塑料封皮、檔案裝具進行更換等。這項工作既保護了檔案原件，也為檔案掃描工作的順利開展打下基礎。

規劃管理檔案規范化是對室藏檔案信息的案卷及其卷內文件進行規范，使其符合數字化管理的需要。檔案規范化的內容包括對案卷、卷內文件、案卷備考表等進行規范化處理。

3.4 加強檔案數字化各環節的登記制度

規劃管理檔案數字化工作環節較多，每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響，為保證每一環節工作質量。在加工的各環節都應該建立登記制度。例如在規劃管理檔案整理過程結束后填寫《紙質檔案數字化加工過程交接登記表》，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在檔案掃描工作結束后應填寫《紙質檔案數字化轉換過程交接登記表》，登記掃描的頁數，使實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數一致。

3.5 強化各個環節的驗收工作

檔案數字化工作開展過程中，需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是規劃管理檔案數字化質量控制的重要環節，也是保證規劃管理檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行，對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等 進行綜合測試和評價。

3.6 注重檔案信息的深層次加工

規劃管理檔案的數字化工作，應注意檔案信息的深層次加工問題。不能將規劃管理檔案的數字化工作簡單化、形式化。規劃管理檔案數字化的目的是為了更好的管理檔案，并為用戶提供更方便的利用條件。

在規劃管理檔案數字化加工過程中完善檔案著錄信息，是對檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下檔案著錄主要內容包括：文件名稱、責任者、文號、頁號等。規劃管理檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中，就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對檔案工作帶來的更多優勢。檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。

在規劃管理檔案數字化之后，由于計算機數字庫管理系統具有強大的檢索能力，可以同時按來源和主題對檔案文件進行分類組織，而并不重復占用檔案物理空間。使得檔案文件之間的內容聯系和歷史聯系可以同時得到體現。規劃管理檔案數據庫管理系統通過元數據對檔案信息進行描述。可以表現檔案文件的來源機構的層次關系，也可以通過主題標引實現檔案文件事由方面的集中。因此，在規劃管理檔案數字化加工中應該加強對檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述檔案文件之間的深層次的聯系，從而進一步提升規劃管理檔案信息的利用價值。對規劃管理檔案主題信息的描述，可以增加對檔案信息背景的描述，這對用戶的檢索具有特別的意義。

4 結語

規劃管理檔案數字化是對保存在傳統載體上的檔案信息，通過現代化的技術手段轉化為計算機可以識別的形式，使其能夠在數字環境下進行管理和利用的一種方法。這項工作是一項復雜的系統工程。高質量的數字化成果是檔案數字化所追求目標。為了使這項工程能夠滿足規劃管理檔案管理和利用的現代化目標需要，檔案數字化質量控制策略的制定和實施就顯得尤為重要。城鄉規劃管理部門應在規劃管理檔案數字化項目建設的各個環節，加強質量控制，強化項目參與人員的質量意識和知識技能培訓，在科學規劃、認真實施、穩步推進的思想指導下，開展數字化工作。在數字化工作中，城鄉規劃管理部門還應做好系統規劃，注重考量規劃管理檔案所具有的特殊性，做好有針對性的規劃設計和計劃安排，并在實際加工工作時嚴格按照設計規劃、計劃要求進行加工；同時要加強質量檢查和監督，做好規劃管理檔案信息的深層次加工，不斷提高規劃管理檔案的數字化質量。