云環境下數字檔案館建設模式研究*

吳瑋

（西安航空職業技術學院黨政辦公室 西安 710089）

關鍵字：數字檔案館；云環境；建設模式

0 引言

我國從2000年開始數字檔案館建設，至今已經取得一些建設成果。在20年的發展過程中，數字檔案館建設從無到有、由點到面，逐步發展壯大起來，出現了青島、北京、深圳等一些有代表性的數字檔案館，取得了一定的成績，開啟了我國檔案館發展的新篇章。隨著信息化的發展，電子文件、電子檔案大量產生，并且在館藏中所占的比例越來越大。在信息化的沖擊之下，傳統的以紙質檔案為管理對象、以手工管理為主要管理方式的檔案館，受到了新的管理方式和管理對象的挑戰。從管理方式上看，傳統的以手工方式的管理，在信息爆炸時代顯然已經不適用，檔案館雖然保存了大量的檔案信息，但如果不借助現代計算機信息技術，不能及時地查找到用戶所需要的信息，不能將用戶所需要的信息及時傳遞給用戶，這些檔案就無法發揮其應有的價值。從管理對象上看，檔案館傳統的管理對象是紙質檔案，而當下電子文件、電子檔案正成為館藏的主角。由于電子文件不同于紙質檔案的特征，檔案管理部門如果不采用新的技術和方法對電子文件進行管理，就不能完成為社會保護歷史面貌的任務和職能。因此，利用計算機技術和網絡技術來改變檔案館的管理方式、工作模式，就是時代發展的必然，這也是發展數字檔案館的背景之一。那么隨著云技術的發展，數字檔案館的建設模式也將隨之變化。[1]

1 當前數字檔案館建設中存在的問題

我國數字檔案館建設起步比較晚，數字檔案館建設對于大多數檔案館來說，還是一個新生事物，數字檔案館建設的進程整體比較緩慢，與社會信息化的發展進程以及人們對檔案的信息需求相比，還存在大量的不適應。數字檔案館的整體建設，還處于初級發展階段，表面上看似“轟轟烈烈”，成就卓著，實際還存在著諸多問題。

1.1 數字檔案館發展不平衡

數字檔案館的建設，需要資金、技術、人才的支持。這些因素分布的不均衡，造成了我國綜合檔案館發展過程的不平衡。地區不平衡是數字檔案館發展的主要影響因素。東部地區由于經濟較發達，檔案館的經費相對充足，人才技術力量較強，數字檔案館應用系統大多采取定制開發，數字資源建設也大多外包給專門的檔案技術公司實際操作，數字檔案館建設步伐明顯較快，西部地區則由于經濟原因，數字檔案館建設的經費較少，在經費、人才都缺乏的情況下，只能購買一些商業性軟件，數字資源建設更是進展緩慢。[2]此外，不同級別的綜合檔案館發展也不平衡。相對來說，中央級、省級以及東部地區的一些市級檔案館發展較快，而縣級的發展較慢。如何帶動落后地區的數字檔案館建設，是需要考慮的問題。

1.2 檔案信息資源建設的質量不高

數字檔案館建設的核心內容是檔案信息資源。各地的數字檔案館建設項目大多把建設重點放在存量檔案的數字化方面，對在政務、業務系統中正在形成的電子文件的接收有所忽視。許多項目還在沿用傳統檔案館的工作模式，僅將原來的紙質內容變成數字化內容，對政務微博、微信中形成的重要文件、各類業務數據庫中形成的新型檔案資源鮮有收集。數字資源建設的質量也不高。在數字檔案館建設中，還存在重指標、輕實效的現象。如有的檔案館將電視臺每天的新聞視頻捕捉下來，卻沒有給每條新聞做著錄標引，致使以后無法檢索到某天具體的某條新聞；有的檔案館將大量照片檔案掃描后，卻無法檢索到具體的某張照片中的重要人物；有的檔案館的著錄數據過于簡單，造成檢索中重復率、誤檢率過高等問題。

1.3 人才隊伍建設滯后

建設一個數字檔案館涉及技術規范、業務流程、網絡平臺、數據庫管理等多方面的內容。而我國的綜合檔案館，尤其是基層的市縣級檔案館普遍存在知識結構不合理的情況，尤其缺乏計算機網絡技術方面的知識，更對云計算、大數據等前沿技術缺乏了解，無法在數字檔案應用系統開發時提供有效的建議。一些基層檔案館甚至缺少對數據庫和系統進行日常管理的技術人員，一旦出現問題就只能求助于軟件公司，數據丟失、應用系統無法正常運行的情況時有發生。信息人才的缺乏使數字檔案館建設舉步維艱。

1.4 忽視信息安全

數字檔案館運行于網絡空間中，網絡的安全性直接威脅到數字檔案館的安全性。如何防范數字檔案館受到非法入侵、黑客攻擊，如何防止數字檔案館中的電子檔案被篡改，如何保證數字檔案館中的電子檔案的長期保存，如何加強數字檔案館對突發事件的應對，這些問題如果解決不好，會直接影響到數字檔案館的建設和運行。

2 云環境下數字檔案館建設的優勢

云計算不僅是技術的組合與創新，也是一種管理組織思想的創新，即整合資源進行服務，通過對大量物理上分散的資源進行整合，以邏輯上統一的方式，對外進行服務。云計算技術的出現，代表了先進IT架構的產生，對IT架構和社會的發展都產生了重大的影響，同時，它對我國檔案館檔案來源的前端一一電子政務也產生了重大的影響。云計算技術的發展，為解決當前數字檔案館建設存在的問題，帶來了新的契機，提供了一種新的路徑。

2.1 云模式降低了數字檔案館在建設初期的資金投入

建設數字檔案館的關鍵是開發和運維數字檔案館應用管理系統。數字檔案館應用管理系統是建立在計算機硬件、網絡設備、系統軟件、數據庫軟件等平臺之上的，伴隨著數據量越來越大，數據處理的要求越來越高，對這些設備的要求也越來越高。一個數據中心往往由多臺服務器、網絡存儲設備、網絡安全設備等構成，需要專業的技術人員進行維護和管理，其造價高昂。如果每個檔案館都建立自己的數據中心，擁有獨立的操作系統和數據庫系統，各自開發檔案館應用管理系統，彼此間不能互操作，這種分別建設、分散管理、各自維護的信息化建設模式，再加上標準和網絡規范的缺失，最終會成為一個個“信息孤島”，難以和政府各部門、各檔案館之間進行信息交流溝通，難以適應政府各部門文件形成前端的業務變化需要。而采用云計算技術建設數字檔案館，會大幅降低檔案館在建設方面的重復投資。在統一的云計算平臺下，還可以解決以前個體模式下的“信息孤島”問題。[3]

2.2 云模式緩解了數字檔案館對技術人才的需求

傳統的數字檔案館開發模式不僅需要軟硬件的投資，更需要信息人才的儲備，一個檔案數據中心最少也需要10名以上的IT技術人員才能完成硬件維護、軟件升級、修補漏洞、數據備份等工作。云模式是一種“集中力量辦大事”的模式，在云模式下，各市縣級檔案館不再需要建立自己的數據中心，將IT硬件、平臺的維護工作集中在省級檔案云數據中心。省級檔案云數據中心往往位于省會城市，這些城市的經濟相對發達，薪資水平也較高，可以吸引更多優秀的IT人才，專注于數據中心的管理和維護。困擾數字檔案館建設的人才瓶頸難題，在云模式下也將被破解。

2.3 云模式創新了檔案業務管理

云計算不僅是一種技術，同時也是一種管理模式，在應用云計算模式時，要求對原有的檔案業務流程、模式進行梳理，剔除不符合技術要求的、繁瑣的業務流程，突破原有管理模式，大膽創新，以適應新技術的需要。隨著電子政務的普及，各政府部門的檔案室若要接收在網絡辦公中形成的電子公文，必須配備相應的服務器和管理軟件，如果每個政府部門都購買服務器和管理軟件，就會形成相當大的一筆投入。但如果采用云模式，可以在檔案管理云平臺中為每個政府部門開設一個“虛擬的”檔案室，各政府部門的業務和檔案管理人員可以利用這個虛擬檔案室完成檔案的云歸檔。采用云模式還可以通過網絡，在多個云計算中心之間，互相建立災備中心進行云備份。2009年，聯機計算機圖書館中心宣布引入云計算服務，推動圖書館工作流程的變革與創新。云模式作為一種新的管理模式，也必將促進檔案管理的創新，相信今后還會有云安全、云加密等更多的新業務形式產生。

2.4 云模式助力數字檔案館進行知識發現和挖掘

檔案信息相較于圖書、期刊等形式的信息，具有零散、雜亂的特點。將檔案信息有序化，使人們在需要檔案時能快速準確地找到相應的檔案信息，始終是檔案管理的目的。從早期的手工分類、排序、裝卷，到對檔案信息進行著錄、標引，錄入數據庫系統進行檢索，無不是為了實現這一目的。隨著數據庫技術的發展，信息的整序、檢索已不再是難題，但新的問題又產生了，如何在數字檔案館存儲的這個龐大體系中找到知識，發現人們感興趣的內容？如何發揮龐大檔案信息庫的價值？因此，有必要利用大數據分析和挖掘技術，從海量的檔案信息中找到知識，在更大的范圍內共享檔案信息，進一步實現檔案的價值。[4]

3 云環境下數字檔案館的建設模式分析

數字檔案館的概念已經被提出多年，許多國家和地區已經啟動了多個數字檔案館建設項目，因此，在建設我國云環境下的綜合數字檔案館時，就需要對這些已有的數字檔案館建設項目進行考察分析，對其中合理的部分進行保留。對眾多的數字檔案館建設項目進行考察以后，可以對數字檔案館的建設項目從不同的維度進行分類。

3.1 構建數字檔案館信息共享與重視數字化處理的項目模式和實體模式

項目模式往往不以一個具體的實體檔案館館藏為基礎，而是以信息共享為基礎，由圖書館或檔案館聯合共建。項目模式涉及不同的機構、不同類型的數字化信息資源的集成，另外，檔案資源還涉及安全及開放權限等一系列較為復雜的問題，實現難度比較大。但項目模式中各類信息高度集成、分布式存儲、統一管理、跨類型檢索等特點，代表了信息資源管理發展的方向，也是今后數字檔案館和各類數字資源管理機構合作時應該參考的模式；實體模式的數字檔案館，往往以具體的檔案館實體的館藏檔案為基礎，重視對館藏檔案進行數字化處理，并在此基礎上強調檔案的信息化管理。實體模式是我國現階段數字檔案館建設的主導模式，它以檔案館的現有館藏數字化為主體，同時接收政府和其他機構形成的數字化文件信息，建設基于網絡的、集中統一管理的數字化館藏資源，方便用戶對檔案資源的存取。實體模式的難點在于對其他機構形成的原生數字化文件的接收和安全保存。[5]

3.2 構建三位一體的個體模式數字檔案館、聯合模式數字檔案館、云模式數字檔案館

個體模式以單個的檔案館投資建設為主，主要解決單個具體的檔案館的數字檔案資源的管理利用和開發問題。個體模式具有功能相對單一、目標明確、形式簡單、便于管理的優點，但也有巨大的不足，如資金投入效率低下、缺乏長遠規劃等；聯合模式是由多個檔案館共同投資合作統一建設的一個數字檔案館平臺，各檔案館共同利用這一數字平臺進行數字檔案資源的管理利用；云模式則是對聯合模式在云環境下的一次升級，如現在的北京市、陜西省檔案館在建設過程中提出以云計算技術為基礎的數字檔案館建設項目。其以國家或地區的檔案館為主體，采用云計算技術，將某一區域內的各個檔案館的數字資源集合在一個統一平臺之中，統一管理。云模式代表了數字檔案館建設的方向。[6]

3.3 根據不同的使命和任務構建國家模式和區域模式

云環境下的數字檔案館，從國家的角度來看，理想化的狀態是集國家的力量，建設全國范圍內的檔案私有云，在這個系統中，基礎設施建設、平臺建設、應用系統開發都由國家統一部署，各檔案館僅是這個云環境的租戶，可以通過它來進行本館資源的管理以及接收本級范圍的各類電子文件信息。從國家的角度來講，只需要在不同地區建設若干個檔案云數據中心，互相連接，就可以完成異地實時災備、網絡實時歸檔等一系列工作。在國家模式建設周期長、費用昂貴的狀態下，各省市檔案館提出了建設區域性云檔案中心的設想，如北京市檔案館、陜西省檔案館、青島市檔案館。其設想都是在本轄區內，采用云計算技術，建設統一的云計算檔案中心，以解決本轄區內數字檔案的集成管理問題。區域模式具有投資規模小、靈活性高的好處，它既避免了各個檔案館各自為政，獨自開發數字檔案館系統的弊端，也具有統一規劃、充分利用云計算技術、節省資源的優勢，應該是我國綜合檔案館在建設數字檔案館時的首選模式。

3.4 按照云環境下數字檔案館與電子政務的關系，構建自建模式與共用平臺模式

云模式下的數字檔案館，應該由多層資源構成，最基本的是物理資源層，然后在其之上為虛擬資源層、資源服務與調度層、數據服務層、中間件服務層、應用層等多個不同的層次，還涉及對整個云的管理。電子政務云的發展給數字檔案館的發展帶來新的契機，近年來，國家非常重視電子政務的發展，在發展的過程中，也提出了政務云，一些省市提出了建立電子政務云計算中心，將以前各政府機構分散的計算資源整合到“政務云”中，各政府機構不再建立自己的數據中心，逐步將已有的數據中心遷移到政務云數據中心，以建立基于云的統一軟硬件平臺。各個政府機構只需要在統一的云平臺上，開發自己的應用，而資源調度、硬件維護、安全管理等工作，交給政務云中心統一進行。各個政府機構只需要在統一的云平臺上，進行應用系統的開發，既節省了大量的資金，也節省了后期的運維成本。傳統的以綜合檔案館為主導的數字檔案館建設模式，是一種低效能的模式，必然會被以采用云計算技術并且以電子政務云平臺為基礎的共用平臺模式數字檔案館系統即云模式所取代。

4 結語

在大數據時代，由于保管能力的增強，檔案信息越來越豐富，但如何使大量豐富的信息產生價值，使靜態的信息變為可用的知識，將是數字檔案館的重要責任。如何實現檔案管理從手工管理向信息管理的轉變，從而實現知識管理、社會記憶管理。從國家層面看，單個的數字檔案館是很難實現知識管理、社會記憶管理的，要想向更高層面發展，必須利用網絡技術，在更大的范圍內共享檔案信息，利用數據挖掘、大數據等技術對海量的檔案信息進行分析，才能在龐大的檔案信息庫中發現知識，實現檔案的價值。