醫學院校在突發事件檔案管理中的實踐探析
——以安徽醫科大學抗擊新冠疫情檔案收管用實踐為例

2021-11-26 12:27:09安徽醫科大學數據信息中心檔案館

浙江檔案 2021年10期

關鍵詞：疫情

張芳/安徽醫科大學數據信息中心（檔案館）

2007年《中華人民共和國突發事件應對法》施行，將突發事件定義為“突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件”[1]。近二十年來，我們經歷了汶川地震、礦山安全事故、甬溫線特重大鐵路交通事故、甲型H1N1流感病毒、SARS病毒以及發生在昆明、拉薩、烏魯木齊等地的暴力恐怖襲擊等突發事件，涵蓋了定義中所述的所有事件種類，它們具有事發突然、情況復雜、影響廣泛、危害嚴重等共同特征。2020年一場突如其來的由新型冠狀病毒引發的肺炎疫情在中華大地上迅速蔓延，這是百年來全球發生的最嚴重流行性傳染病，也是新中國成立以來我國遭遇的傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次突發公共衛生事件。我國百余所醫學高等院校、數百萬名師生醫護員工奮戰一線，實行臨床救治和科研攻關，為抗疫作出了重大貢獻。作為歷史進程、人類記憶的記錄者，對諸如新冠肺炎疫情在內的重大突發事件所形成的檔案材料完整收集、科學保管，是時代發展對檔案工作提出的新要求，更是醫學高校檔案工作者的歷史使命與責任擔當。新修訂檔案法規定：“國家檔案主管部門應當建立健全突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應當加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持。”這是國家首次將突發事件檔案工作上升到法律高度予以突出。

1 醫學高等院校加強突發事件檔案管理的必要性

1.1 突發事件檔案是實現信息透明、闡明事實真相的有力武器。突發事件檔案指在應對突發事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[2]。突發事件發生后，難以預見的發展態勢容易造成群體性恐慌和不安。政府和基層民眾的信息不對稱使得謠言飛速傳播，不利于事態控制。醫學高等學校在行政管理上隸屬教育部門和衛生部門，具有學校和醫療衛生單位的雙重屬性，在面對突發事件尤其是突發公共衛生事件時，承擔更多的社會責任、具有更豐富的實踐經驗。對突發事件實時建立檔案，并面向社會進行開放，不僅可以對民眾進行安全科普教育，還可以通過真實、客觀、科學的檔案材料引導輿論，增強民眾對政府的信賴感，主動自覺配合各項管理措施，有效控制突發事件的惡性發展態勢。

1.2 突發事件檔案為相關部門應對危機、提升公共事業管理能力提供了資政參考。檔案是歷史的真實記錄，突發事件檔案有助于發現事件的發生規律和特點趨勢，為政府及相關部門應對當前危機、制定決策措施提供參考依據。2020年3月安徽醫科大學公共衛生專家在大量調閱疫情檔案的基礎上研究制定了8套《安徽省學校新冠肺炎防控系列標準與指引》，涵蓋大中小學校（含幼兒園）學生及教職員工風險人群判定標準以及個人防護、校園防控、重點場所防控、疫情應急管理等內容。安徽省教育廳將這套標準面向全省推廣發布，為全省大中小學及幼兒園順利開學提供了權威、實用、科學的技術指導。

1.3 突發事件檔案為醫學科研工作提供了研究樣本。突發事件危害嚴重的特點決定了突發情況下，尤其在SRAS、甲型H1N1流感、新冠肺炎等公共衛生突發事件中會涉及人員傷病亡問題。每一次大災大難的考驗，便是醫療技術和醫學研究取得重大進步的轉折點。高等院校人數龐大，是公共衛生突發事件中防控的重點和難點。醫學高等院校是高校中的特殊群體，它屬于防控對象的一部分，同時因為具有強大的科研優勢和醫療技術特長，也是實施防控的中堅力量。醫學高等院校及其附屬醫院在公共突發事件中實施的聯防聯控、應急處置、返校復學等措施具有更高的專業指導性；其師生、醫護員工身處搶險救災一線，掌握大量的第一手臨床數據、實驗樣本和診斷方案，這些突發事件中形成的檔案材料既為臨床教學提供了真實生動的案例，也為急診醫學、臨床醫學、預防醫學、流行病學等學科的發展進步提供了寶貴的研究資料。

2 安徽醫科大學新冠肺炎疫情檔案收管用情況概述

面對新冠肺炎重大公共衛生突發事件，學校先后派出6批共235名專家和醫護員工馳援湖北以及省內的抗疫戰場進行醫學救助，同時發揮科研強項，派遣專家組深入疫情一線開展流行病學調查，為防控決策提供科學依據。疫情穩定后又率先在全省完成線上教學、春季返校復學和秋季開學工作。半年多的防疫戰中形成了大量有關疫情防控、科學研究、復學復工等工作的第一手材料，這些材料是反映學校醫療水平、科研實力和文化精神的重要檔案資源。

2.1 主動出擊，做好檔案資源收集工作。作為學校檔案工作的中樞部門，安徽醫科大學檔案館充分認識到做好重大突發公共衛生事件檔案管理的重要性，迅速啟動抗擊新冠疫情檔案收集工作，通過文件形式兩次下發通知，面向全校各二級部門和附屬醫院廣泛征集新冠肺炎疫情防控工作檔案資料，一方面發動各部門各機構兼職檔案員開展征集工作，另一方面學校檔案專職人員主動出擊，與一線醫務工作者聯系，上門征集，確保材料收集有力有序。同時在文件中對檔案資料的收集范圍和質量要求作了詳細規定，征集范圍包括在抗擊疫情工作中形成的文件、宣傳手冊、通告、出入證件、袖章、照片、音視頻、實物、戰斗在一線醫務工作者的個人照片、工作影像、獲獎證書、獎章、抗疫工作日記、“請戰書”、書信等。最終共征集到圖片1900余張、音視頻205個（7.99G）、實物251件，真實、全面、完整地記錄和保存了學校防疫、戰疫過程，也為后續開發利用打下了堅實的基礎。

2.2 積極探索，做好檔案整理保管工作。安徽醫科大學檔案館成立于2009年，十多年來首次大規模、完整地收集抗疫檔案。當時無論是從國家層面還是檔案館內部，都沒有關于突發事件檔案管理的制度和辦法提供參考。在完成收集工作后，檔案館指派兩名富有經驗的專職檔案員進行檔案整理。首先對所有材料按照文書類、聲像類、實物類重新登記造冊。對于實物，除了詳細注明物品來源、用途、背景，還需注明是否需要歸還、歸還時間等信息。由于載體不同、整理標準不同，所有抗疫材料仍然按照原有文書檔案、聲像檔案、實物檔案的整理規則進行保管期限劃分、排序、編號和錄入。為了便于查找和利用，所有條目在錄入檔案管理系統時均備注“抗擊新冠肺炎疫情檔案”。另外對所有紙質文書材料和實物均進行了數字化掃描或拍照，實行雙套制保存。抗疫檔案實體雖然分散保管在不同門類檔案庫房，但通過建立抗擊新冠肺炎檔案數字化專卷，保證了內容的完整性和材料的成套性。

2.3 挖掘館藏，做好檔案開發利用。收集保管檔案的目的是為了更好地利用檔案。為了弘揚安醫文化精神，也為抗擊新冠疫情工作提供決策參考和信心激勵，安徽醫科大學檔案館積極挖掘已有館藏資源，深入梳理1937年至今安醫人經歷的歷次重大疫情事件，撰寫了《百年安醫抗疫史》。另外從眾多抗疫檔案中精選了81件實物、186張圖片和多組音視頻，面向全校師生醫護員工和社會各界，舉辦“精醫報國，康民濟世——安徽醫科大學抗擊新冠疫情專題展”。展覽根據抗疫特點，采用逆行路線，使用情景櫥窗、觸摸留言系統、英雄榜等多種表達形式。除了線下展覽，還采用網上展廳云展覽形式提高傳播度，擴大受眾面。點擊學校官網首頁或掃描二維碼，即可登錄線上平臺，隨時隨地觀看展覽。展覽結合2021年黨史學習教育的時事熱點，突出了黨領導下的抗疫工作全貌，不僅成為重溫抗擊新冠疫情這一重大公共突發事件的微觀縮影，還成為黨史教育的典型素材和愛國主義教育的特色平臺，校內外幾十個基層黨組織實地參觀，引發強烈的社會反響，開展首月便已接待團體預約參觀30余場，線上云展廳參觀達8000人次，線上線下參觀逾萬人次，相關報道被“學習強國”、人民網等媒體刊載。

3 突發事件檔案收管用中存在的問題

3.1 收集難度大。突發事件檔案的管理難點首先體現在材料收集的難度上。突發事件的發生往往無法事先防備，對于災難現場的處置和救援無準備、無計劃，常處在較為混亂的狀況下實施。如人員和物資缺乏、物品容易遺失或損壞，想要系統、完整地進行收集難度較大。此外，突發事件的救援、救護和防控工作，涉及的部門廣、人員多。對醫學院校來說，參與突發事件處理的主體集中于公共衛生專家、志愿者及各附屬醫院的醫護員工，突發事件結束后文件和部分實物，如旗幟、救援裝備等收集相對容易，而個人在微信、微博、抖音等社交媒體發布的工作日記、小視頻、贈予個人的紀念品等則不易收集。突發事件發生后成立的領導工作組，集中在防控防災救治、后勤保障、新聞宣傳等方面，幾乎未曾有過將檔案工作人員納入一線領導組的先例，文件材料和實物分散在不同的部門和人員手中，使得檔案收集工作的實施更加艱難。

3.2 缺乏制度保障。與綜合性大學相比，醫學高等院校更加注重自然科學研究和教學工作，檔案意識較為薄弱。加上我國長期以來沒有專門針對突發事件檔案管理的辦法和指南出臺，相關工作缺乏統一標準，造成各醫學院校突發事件檔案管理的水平參差不齊。筆者選取了北京協和醫學院、首都醫科大學、南京醫科大學等15所國內知名的醫學高等院校進行研究，只有7所院校成立了專門的檔案館（室），其中中國醫科大學、徐州醫科大學僅對重大活動檔案進行了定義和收集規定，上海中醫藥大學在檔案收集管理辦法中將“學校組織或承辦的各類重大活動、重大事件和重要會議中形成的檔案（含聲像載體類檔案）列入校檔案室檔案收集范圍”，并規定“在活動結束之日起20天內向校檔案室歸檔”，這是眾多醫學院校中唯一一家對重大事件檔案的歸檔進行明確規定的學校。雖然針對新冠肺炎疫情，大部分高校都發布了征集文件材料和實物的通知，但由于是臨時性工作，極少有醫學院校將突發事件檔案納入歸檔范圍，并形成制度加以規范。

3.3 開發利用程度不高

突發事件檔案資源具有極強的資政參考、宣傳教育、科學研究價值，越來越多的檔案部門開始重視并積極開展突發事件檔案的收集和利用工作。以新冠疫情為例，抗疫取得階段性勝利后，全國各級各地檔案館紛紛對疫情檔案進行收集整理和開發利用，包括筆者所在院校在內的眾多醫學高校作為抗疫主力更是義不容辭。復旦大學上海醫學院制作了紀念冊《復旦上醫履痕》，重慶醫科大學、溫州醫科大學、福建醫科大學等高校舉辦了抗疫主題展。相比較而言，國內綜合檔案館更具創新性。廣州市檔案發展中心啟動了《口述歷史——抗疫戰士》記憶工程。江蘇省檔案館建設了“江蘇援鄂白衣勇士一人一檔數據平臺”，結合《現代快報》社捐贈的抗疫報道專題數據平臺，共同組成了江蘇抗疫專題檔案的核心部分。從檔案資源利用的形式來看，醫學院校檔案館（室）仍然以查詢、編研、展覽等傳統的利用方式為主，在檔案數據庫建設等方面有待改進和提升。

4 醫學高校在突發事件檔案管理中的意見和建議

對新冠肺炎疫情檔案的收集、管理和利用讓我們深刻體會到了檔案工作的價值，也進一步認識到加強以新冠肺炎疫情為代表的突發事件檔案管理的重要性。

4.1 突發事件檔案工作應納入制度保障落實。突發事件檔案工作想要避免流于形式，成為臨時性工作，必須通過建立健全突發情況下檔案工作制度予以鞏固。2020年，為了做好疫情防控檔案工作，國家檔案局對全國各地各部門重大活動和突發事件檔案工作現狀進行調研，并于12月審議通過《重大活動和突發事件檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），從國家層面對重大活動和突發事件進行了明確界定和定義，并對二者的歸屬流向、職責分工、管理內容等作了詳細規定。這給檔案部門做好突發事件檔案工作提供了規范性指導。醫學類高等院校征集檔案的對象多為本校師生或附屬醫院醫護職工，與綜合性檔案館相比，收集難度較小。可按照《辦法》的要求，將突發事件檔案工作納入學校突發事件處理章程以及學校檔案工作管理辦法中，由事件的應對部門和檔案機構共同承擔突發事件檔案管理工作。

4.2 加強多方協作，拓展收集渠道。醫學院校接觸最多的是突發公共衛生事件，相關資料和物品分散在各個部門和附屬醫院，不能全面展現學校統籌謀劃、決策部署、行動實施的全過程，檔案收集是做好突發事件檔案工作的關鍵。首先突發事件檔案不應與普通檔案一樣僅事后收集，事件發生時就應將檔案工作與防控、救援、后勤等工作一同部署，責任落實到單位和個人，第一時間開展檔案收集。也可以按照《辦法》要求，檔案部門“提前介入突發事件檔案工作，通過拍照、錄音、錄像等方式直接形成突發事件檔案”。其次僅僅通過下發文件征集檔案的方式較為被動、途徑狹窄，不利于檔案的收集。在網絡發達的今天，聶勇浩、鄭儉等學者提出了社會共建重大突發事件數字檔案，即“檔案部門、政府、企業、社會組織甚至普通民眾通過移動互聯網和社交媒體的即時存儲和共享功能參與歷史活動記錄”[3]。針對新冠肺炎疫情檔案，國家電網開發了專門的微信小程序，一線工作人員可在工作現場實時上傳資料、照片、視頻至數字檔案館，增加了收集的便捷性[4]，體現了社會共建的優勢，值得醫學高校的檔案工作者借鑒。

4.3 統一整理規范，加強科學管理。首先各個醫學院校應在《辦法》的指導下，結合本校實際，制定突發事件檔案的歸檔范圍與保管期限。本著“應收盡收、應歸盡歸”的原則，所有有關突發事件的文件材料都應收集齊全完整。實際情況中，部分醫護人員的個人物品和重要表彰有自行保管的意愿，可征求本人意見，采用復制后歸還的方式進行收集。其次突發事件檔案主要由各部門和附屬醫院的兼職檔案員收集后移交檔案館集中統一保管，因此在收集前應制定詳細的歸檔流程和質量要求。材料交接登記表應完整登記文件和物品名稱、數量、用途、歸屬者，是否需要歸還等信息；文書類材料實行電子與紙質雙套保存，校內制發文件同時具備紅頭和印章，避免黑白打印；紙質和電子照片注明時間、地點、人物、事件等信息。總之移交前的要求越詳細，移交后檔案整理、保管和利用將越順利。再次，文書、實物、照片、音視頻，數量多，載體多樣，應按照相應門類檔案整理規則進行組件（卷）、分類、排列、編號和編目等整理工作[5]，也可以設立專題檔案進行單獨立卷，成套獨立保存。無論哪種方法，均應建立專題目錄，便于全面、直觀、集中地掌握檔案內容和查找利用。