企業檔案部門職能定位優化研究
——基于航天科技檔案部門機構設置與職能發揮基本情況調查

李卓妮/航天檔案館

近年來，中國航天科技集團有限公司提出以建設航天強國為目標，以建設世界一流企業和支撐世界一流軍隊為標準的部署要求。各級檔案部門置身于企業深化改革的浪潮中，轉型發展是大勢所趨。那么，檔案部門應向何處發展，如何調整自身定位、突出自身價值，是當前必須要解決的問題。為了優化集團公司檔案部門職能定位，探索航天檔案工作實現高質量發展的途徑，首先應厘清當前集團公司各級檔案部門職能設置現狀。基于此，本文對集團公司各級檔案部門進行了問卷調查，通過收集數據，分析檔案部門在企業深化改革背景下存在的薄弱環節及改進方向，從而實現檔案工作的轉型升級。

1 調查設計

為了全面準確掌握集團公司各級檔案部門的職能設置情況和管理模式，本文通過發放調查問卷的方式進行數據收集。調查內容主要圍繞檔案部門機構設置情況、檔案人員隊伍情況、檔案工作運行情況、檔案工作面臨的主要問題和后續發展重點等。本文選取的調查對象分為三個層級：一級為集團公司檔案館（航天檔案館），二級為20家研究院、專業公司、直屬單位等二級單位檔案部門，三級為54家院屬重點部、所、廠等基層單位檔案部門，共計75家。選取三個層級檔案部門的原因有二：一是遵循集團公司“統一領導、分級管理”的檔案工作管理體制；二是基本覆蓋集團公司所屬單位性質（科研院所、專業公司、事業單位等），能夠反映集團公司檔案工作整體情況。

2 當前現狀

2.1 堅持“統一領導、分級管理”的檔案工作管理體制

集團公司始終堅持“統一領導、分級管理”的檔案工作管理體制，實行集團—研究院/公司/直屬單位—部/所/廠三級管理模式。集團辦公室是集團公司檔案工作主管部門。航天檔案館作為集團公司檔案館，是集團公司檔案服務利用中心、數字檔案中心、總部實體檔案中心，負責對各級檔案業務工作進行監督、檢查、指導。各院檔案部門履行檔案工作的雙重職能，對院檔案工作實行組織協調、統一制度、監督和指導，科學管理各門類檔案并開展利用服務。部/所/廠等基層單位檔案部門負責管理本單位各類檔案。

2.2 各級單位靈活選擇檔案部門機構設置模式

調查表明，集團公司所屬八大研究院均設置了獨立的檔案部門，并根據規模大小選擇了不同的機構設置模式。其中，有六家院級檔案部門因為地位重要、歷史悠久、檔案數量龐大、業務范圍廣泛、人員配備充足，設置模式為院級檔案館，占75%。

公司、直屬單位大部分沒有條件設置獨立的檔案部門，檔案業務工作被納入綜合管理部門、科研質量部門、戰略發展部門等部門的管理職責，但91.67%的被調查單位表示這種設置模式可以履行檔案工作雙重管理職能。

基層科研廠所檔案部門設置較為多樣，一種為設置獨立的檔案部門（如綜合檔案室、檔案管理處、檔案資料中心等）有13家，占比24%；一種為設置檔案部門，但掛靠在某職能部門下（如檔案處掛靠在質量部、檔案室掛靠在信息中心等）有6家，占比11%；檔案部門更多與信息化、標準化、圖書情報、質量管理等專業整合為一個部門，有35家，占比65%。比如，某基層單位將檔案工作與信息化建設管理職能統一歸口到情報檔案處，為解決當前電子文件歸檔與電子檔案管理的難題提供了組織基礎保障。

2.3 檔案工作崗位設置結合實際各具特色

本次調查的各級單位都有明確的單位領導分管檔案工作，檔案工作職責所在部門也都有明確的部門領導主管檔案工作。各單位在檔案工作崗位設置上，除保持傳統專業崗位（如檔案管理崗、檔案業務指導崗、檔案編研崗、檔案信息化崗等）之外，還與本單位科研生產、經營管理的實際情況緊密結合，各具特色，如圍繞中心任務、服務科研生產一線的型號技術文件管理崗；加快與市場接軌、直面轉型升級的檔案咨詢與市場崗、信息咨詢崗等；滿足數字檔案館（室）建設需要、助力電子文件歸檔的信息檔案管理崗、信息數據管理崗、信息處理崗等。

2.4 檔案人才隊伍初具規模

集團公司擁有一支較為穩定、專業的專兼職檔案人才隊伍。截至2019年，集團公司各級單位共有專職檔案人員1056人、兼職檔案人員2081人，共計3137人。在專職檔案人員當中，共有中級及以上專業技術職務578人，占54.7%；本科及以上學歷800人，占75.8%，其中，具有檔案專業本科及以上學歷120人。在專職檔案人員人數最多的基層單位中，35歲以下占39%，本科及以上學歷占75%，中高級職稱占64%，從事檔案工作10年以上的占36%。由此可以看出，集團公司專職檔案人才隊伍呈年輕化、知識化、專業化趨勢。

3 存在問題

從本次調查結果來看，航天科技集團有限公司各級檔案部門的功能定位主要集中在三個層面：檔案工作歸口管理部門、檔案信息資源管理與開發利用部門、檔案業務工作執行部門，且發揮了檔案部門雙重管理職能，但仍存在不適應集團公司改革發展的地方，影響檔案部門價值的發揮，集中表現在：一是檔案工作管理體系仍不完善，集團公司檔案工作整體發展水平不夠均衡，各級檔案部門在機構設置、人員配置、專業能力、檔案信息化水平、館庫條件等方面都存在較大差異；二是檔案信息化水平尚顯落后，與集團公司信息化發展需求有較大差距，還不能滿足數字化條件下航天科研生產對于檔案工作的要求，還不能有效支撐集團公司“數字航天”建設；三是檔案專業人才隊伍還不能滿足集團公司快速發展需要，在此次調查中，各級檔案部門也普遍反映在全集團推進數字檔案館（室）建設進程中，凸顯出檔案工作人員的檔案信息化知識掌握不夠、專業人員不足等問題。

4 對策與建議

4.1 完善集團公司檔案工作體制機制

為滿足集團公司改革發展對檔案工作的新要求，應提升檔案工作整體水平，從頂層建立有效的檔案工作運行機制，不斷完善規章制度和標準規范體系，加大對各級檔案部門及相關部門檔案工作考核力度；院級檔案部門作為集團公司檔案工作體系的中堅力量，承擔著承上啟下的重要作用，建議優化機構設置，賦予院總部機關管理職能，有效調動全院資源，有利于院級檔案部門統籌協調、監督管理職能的發揮；公司、直屬單位檔案工作起步晚、基礎薄弱，建議從健全檔案工作體系的基礎工作出發，完善檔案工作規章制度體系，提升檔案工作職能履行能力，配備與企業發展相適應的檔案工作崗位和專職檔案人員；基層單位檔案工作與科研生產密不可分，面對全數字化科研生產模式，檔案部門的職能定位應圍繞科研生產的需要而及時轉變，全力建設數字檔案室。

4.2 強化檔案自身價值

在數字技術和信息技術日益發展的今天，檔案尤其是電子檔案，彷佛被淹沒在海量數據之中。數據中心的崛起，更給檔案部門帶來無形的壓力。檔案部門如何才能擁有自己的一席之地、成就一番天地，關鍵應當從檔案本身出發，挖掘檔案自身價值，這才是檔案區別于數據的根本屬性。大數據是海量的、無序的，而檔案是經過鑒定的、每一份都是有價值的。因此，檔案部門更應當加強檔案價值的挖掘。對于科研企業來說，當前更為重要的是在大量涌入的電子檔案中挖掘它的科技價值和經濟價值，而過去基于傳統載體檔案資源的開發同樣不能丟失。檔案價值歷久彌新，應當不斷尋找、深入挖掘它的歷史價值和文化價值，這是檔案部門的立足之本。

4.3 突出檔案服務功能

服務性是檔案部門的基本屬性與職能。集團公司檔案工作原則之一就是“圍繞中心、服務大局”，各級檔案部門應當圍繞企業科研生產和經營管理重點來謀劃檔案工作。檔案部門不能局限于被動接收檔案，必要時也應當主動出擊。在集團公司推進科研生產數字化和經營管理信息化提升的建設中，各級檔案部門要積極參與融入，從檔案管理向文件管控轉型，從被動服務向主動服務轉型；隨著檔案信息化建設的加快，檔案部門的服務模式也應從傳統檔案資源服務向數字檔案資源服務轉型，通過運用大數據、知識管理、數據管理等理念和技術，打破傳統檔案借閱服務、舉辦檔案展覽、開展檔案編研等工作對于時間和空間的限制，提高服務效率；通過采用音、影、圖、文等多種形態呈現檔案資源，提供主動推送、個性化定制等差異化的服務，拓寬檔案用戶范圍，提升用戶體驗。

4.4 優化檔案人才隊伍

當前，集團公司推進數字檔案館（室）建設，各級檔案部門面臨著傳統載體檔案數字化和增量檔案電子化的巨大壓力，也凸顯出擁有復合知識背景、具有全局觀念和創新能力的檔案專業人才的短缺。與傳統檔案部門相比，數字檔案館（室）對檔案人員的要求更高，不僅要求檔案人員具有傳統的檔案管理知識和技能，還要求其掌握現代化、數字化、網絡化、智能化管理的理論知識和業務技能，擁有較高的信息化管理水平。因此，要健全檔案專業優秀專家和拔尖人才的選拔和培養機制，加大對檔案信息化建設和培訓等方面的投入力度，加強檔案工作人員的職業發展通道建設，搭建交流平臺，制定激勵政策，打造一支政治可靠、結構合理、專業過硬的航天檔案人才隊伍。