加強高職院校計算機實驗室檔案的建設與管理

周粉妹 洪 亮 鐘 帥/江蘇省揚州市職業大學

計算機實驗室檔案是在計算機實驗室建設、管理、教學和社會服務等活動中形成的具有保存價值的文件、文字材料等[1]。計算機實驗室每年產生的檔案很多，檔案記錄了許多重要的數據，這些數據對計算機實驗室以后的教學工作和管理工作提供了重要的參考價值。經過調查發現，目前有很多高職院校計算機實驗室的管理只停留在日常的事務管理，對于實驗室的許多重要文件資料等沒有人去收集和管理。針對這一現象，筆者認為加強高職院校計算機實驗室檔案建設和管理是非常有必要的，而且很有意義。

1 計算機實驗室檔案建設與管理的目的

計算機實驗室檔案記載了計算機實驗室建設、實驗室管理、實驗教學等方面發展的歷程，是實驗室工作及管理經驗的積累，是高職院校對計算機實驗室進行合理規劃和正確決策的重要依據。

1.1 為計算機實驗室進行科學的管理和決策提供依據

正確的決策是管理的核心，是執行各種管理職能的基礎。管理決策正確與否會影響到管理工作的效率。而計算機實驗室工作中準確、全面、及時、適用的信息，很多方面都來自于實驗室檔案。計算機實驗室檔案準確地反映了實驗室管理、實驗室建設、計算機設備、實驗教學等有關實驗室工作的全過程，為我們實驗室進行科學的管理和決策規劃提供了可靠的信息來源，沒有可靠的充分的信息作為依據，正確的規劃決策是不可能形成的。計算機實驗室檔案的建立，可以使實驗室沿著標準化、規范化、科學化的道路發展，促使管理工作更加系統與完善。

1.2 為計算機實驗室評估提供重要的支撐材料

計算機實驗室檔案用于持續記載實驗室各項教學任務和科研項目的實驗進程，較為全面、準確地反映實驗室在體制與管理、實驗教學與科研、實驗隊伍以及計算機設備等各階段的實際進展情況。計算機實驗室檔案真實地記錄了實驗室工作系統的成果，反映了一個實驗室的管理水平，衡量實驗室管理是否標準化、規范化、科學化的管理。從計算機實驗室的設置、計算機設備的配備等狀況就能客觀、正確、全面地反映一個實驗室的過去和現狀，為實驗室的評估提供可靠的原始材料，而不是臨時湊數據、拼材料，從而保證實驗室評估的可靠性和準確性。

1.3 為計算機實驗教學的改進提供依據

計算機實驗教學是計算機課程學習的重要環節，對于學生掌握計算機知識與技能有著至關重要的作用。而實驗室檔案真實記錄了實驗教學中的各項資料，是實驗教學管理工作的直接反映。通過對實驗教學檔案的收集、整理和查詢，可以發現現階段實驗教學條件的不足，不斷改善實驗教學條件，從而提高實驗教學水平，培養學生的實踐水平，同時高職院校可以對實驗教學基本狀態數據進行常態檢測，更新實驗教學理念，加強實驗環節建設，深化實驗教學改革。

1.4 為計算機設備的更新與報廢提供有力的證據

計算機設備的好壞是保證實驗教學正常開展的必要條件。實驗室的檔案詳細記錄了每臺計算機設備的采購、維護及使用信息。查閱計算機設備檔案，可以全面、系統地了解計算機設備的狀況，對于購置時間長、使用頻率高、系統配置落后的計算機要及時更新，對于不能滿足教學條件的計算機設備需要采取報廢。

2 計算機實驗室檔案建設的內容

2.1 計算機設備檔案建設

目前，各個高職院校都擁有大量的計算機設備，為了便于計算機設備的管理，需要建立這些設備的檔案，檔案主要包括計算機設備的各項指標，比如：計算機設備的生產廠家、購買日期、單價、主機型號、軟硬件配置情況、操作系統安裝說明書等；計算機設備的使用記錄、維修記錄、設備領用記錄等。

2.2 計算機實驗教學檔案建設

計算機實驗教學檔案是構成計算機實驗教學的重要組成部分，其歸檔材料主要包含：實驗室課表、實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗指導書、計算機實驗報告、教師上實驗課記錄簿、學生做實驗記錄簿等。

2.3 計算機實驗室管理文件檔案建設

計算機實驗室管理有各種文件需要歸檔保存，主要包括：學生上機守則、指導教師工作規范、實驗室安全管理制度、實驗室規則、實驗室年度工作計劃與年終總結、實驗課程表、計算機設備故障診斷與維修記錄表、機房負責人信息表等資料。

2.4 計算機實驗室管理人員信息檔案建設

實驗室管理人員信息檔案主要包括：姓名、出生日期、性別、學歷、職稱、聯系電話等。

2.5 計算機實驗室使用類別檔案建設

高職院校有許多機房，不同的機房有不同的用途，比如：公共課機房是用來提供全校計算機基礎課教學的實驗室，專業課機房是為計算機專業的學生提供實驗教學的實驗室，專業課實驗室又分為大數據實驗室、云計算實驗室、物聯網實驗室、計算機安裝與維護實驗室等，并且不同用途的機房需要安裝的不同的計算機軟硬件，因而需要建立機房使用類別檔案，檔案主要包括：實驗室的名稱、實驗室的用途、實驗室的軟硬件環境等。

2.6 計算機實驗室社會服務類檔案建設

隨著計算機深入到社會各行各業，社會上許多行業人員需要提高計算機的運用水平，需要借助高職院校計算機機房進行各種計算機培訓。另外隨著計算機的不斷發展，社會上很多的考試由原來的筆試改為上機考試。目前很多高職院校計算機實驗室承擔著社會上的大量考試，比如：全國衛生部門的職稱考試、會計資格年審考試、律師資格考試、稅務系統知識競賽考試、證券從人員資格考試等等。這些考試每年都會舉行，而且不同的考試類型需要的考試環境不同，對計算機的軟件和硬件要求也不同，因而這些考試會產生許多的原始數據，這些數據對今后的考試提供重要的參考依據。所以對于每年這些考試需要建設相關的檔案，檔案主要包括：考試的名稱、考試的時間、考試人數、考試的軟件和硬件要求等，這些資料要保存好，特別是考試系統安裝的資料，以便今后再使用。

3 計算機實驗室檔案收集的方法

為了保證檔案的全面性和真實性，我們采取集中收集與平時收集相結合的方法[2]。比如教師實驗課表、實驗授課計劃、實驗教學大綱、實驗指導書、實驗室的年度計劃采取開學初集中收集，實驗報告、實驗室使用記錄簿、實驗室的年終總結學期結束集中收集。比如新購置的計算機及其它設備的相關資料，就采取隨到隨收集，實驗室的固定資產帳目也采取隨時收集，每年審查，這樣可以及時反映計算機設備的投入情況及維護情況、計算機設備的更新及現有配置情況。

4 計算機實驗室檔案管理存在的問題

4.1 高職院校實驗室管理人員不夠重視

許多高職院校計算機實驗室人員在管理工作中，更多關注的是硬件設備的好壞以及日常的實驗教學管理事務，對檔案的建設與管理缺乏足夠的重視，現有的實驗室管理人員對檔案的專業知識不夠熟悉，對檔案的信息化收集整理等工作做得不夠及時，沒有樹立起長遠的檔案管理意識，并且存在著一種短期的、得過且過的思想行為。例如教師上完實驗課后不注重收集與整理實驗教學資料，經常是只有簡要的課程活動記錄，而沒有完整的書面記錄和詳細的資料存檔，造成實驗資料記錄不完備，致使一些有價值的實驗資料沒有歸檔保存下來，而不能及時準確地服務于實驗教學[3]。

4.2 檔案管理制度不夠完善

由于學校對實驗室檔案管理工作不夠重視，目前多數高職院校在實驗室檔案管理方面缺乏詳盡具體且針對性強的管理制度，再加上操作過程中執行不到位，很多工作沒有落到實處，比如管理人員職責分工不明確、沒有建立檔案管理人員的主要職責和檔案借閱管理的相關規定等。

4.3 檔案收集與管理的方法比較落后

目前，許多高職院校計算機實驗室檔案的建設與管理大多數采用傳統的手工管理方式，只有少數采用電子記錄，比如固定資產情況一覽表、教師實驗課程安排表、實驗室值班表等，采用手工的方法操作慢而且容易出錯，查詢和利用檔案也不方便，造成大量檔案資源浪費。

4.4 沒有設立專門的地方存放實驗室檔案

多數高職院校計算機實驗室檔案沒有設置專門存放的地點，檔案分散在各個實驗室，檔案管理缺乏統一性。

4.5 沒有專門的人員負責檔案的建設與管理

高職院校計算機實驗室往往不設置專職的檔案管理人員，現有的實驗室管理人員大多數是兼職教師，而且人員流動比較頻繁，使得檔案管理缺乏連續性， 不能確保檔案保存的完整性；而且兼職教師多數不具備檔案管理專業知識，導致不能規范地進行檔案收集和整理，即使能夠收集資料也是零碎的，甚至是雜亂無章的，影響了高職院校對實驗教學管理質量的跟蹤。

5 加強計算機實驗室檔案管理的措施

針對目前高職院校計算機實驗室檔案管理存在的問題，根據多年在計算機實驗室工作的經驗，要建設完善的實驗室檔案，需要做到以下幾點：第一，學校領導和實驗室管理人員要重視實驗室檔案建設；第二，實驗室檔案要專人負責；第三，實驗室檔案要專門存放；第四，實驗室檔案的建設要采用信息化手段。

高職院校計算機實驗室檔案的建設與規范化管理為實驗室各項工作的開展提供重要依據，建設實驗室檔案的目的就是為了充分利用檔案，加強實驗室的檔案建設與管理，對于培養學生的實踐能力，提高教師的實驗教學質量起著至關重要的作用。