企業文件管理數字轉型的問題與對策
——基于29 家企業的調查研究

向 宇/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司

文件管理數字轉型被視作提升企業生產管理效益的重要手段與方式，能最大程度發揮文件、檔案的資源與資產價值。目前在理論研究層面，對文件管理數字轉型的必要性[1][2]已達成共識，并從文件管理數字轉型的關鍵要素[3]、電子文件管理系統[4][5][6][7]、人員[8]等方面對實現手段與方式進行研究；在實踐層面，國內已形成一定規模的企業文件管理數字轉型試點[9][10]。然而，當前我國企業在文件管理數字轉型的現狀、重點、難點及優化方向是什么，仍需深入調查研究。

1 調查設計

為明確我國企業文件管理數字轉型現狀、識別實踐重難點與優化方向，本文采用問卷調查與訪談展開研究。調查內容主要參照國內前沿實踐與國內外電子文件管理重要政策所呈現的數字轉型要義，圍繞企業以下5大方面問題展開調查：數字轉型意識（信息資產意識、數字化意識、信息風險意識）；數字轉型相關制度制定及其執行狀況；管理系統或工具配置使用情況；實現數字轉型的組織支持（組織架構、人才建設、社會協作）；數字轉型評估機制（評估主體、頻率、方式、評估反饋）。調查對象為檔案工作的分管領導與基層檔案員工各一名，有利于從規劃層面到執行層面、自上而下地了解企業文件管理數字轉型的具體情況。截至2020年10月9日，調查最終獲得29家國有企業的支持。這29家國有企業包括制造業企業、電力企業、交通運輸企業、建筑業企業，如中鐵第四勘察設計院集團有限公司、成都飛機設計研究所、核工業西南勘察設計研究院有限公司、中建三局集團有限公司等。

2 企業文件管理數字轉型現狀

2.1 數字轉型意識

被調查企業均認為需要以數字方式對文件進行管理，但前提是與紙質管理方式并存。具體表現：第一，認可電子文件是企業資產與重要資源，并認為保障電子文件完整、可用、可信、安全的是保證企業安全的必要內容。第二，認為以數字方式進行文件管理存在信息風險。64%的企業信任同時以紙質方式、數字方式進行文件管理。

2.2 電子文件管理制度

調查表明，電子文件管理制度逐漸建立并完善。具體表現為：第一，電子文件管理制度在檔案管理、信息化等制度中有所提及。86%的企業表示其文件或檔案管理相關制度規范中有提及或新增與電子文件管理相關內容。第二，半數部分企業逐步建立電子文件管理相關制度。58%的企業表示有專門的電子文件制度管理，且26%表示該制度為最新文本。一是收集，所有企業均以制度形式要求在電子文件形成系統內、或通過業務系統與檔案管理系統接口完成電子文件收集。二是鑒定、分類與處置，所有企業對電子文件的鑒定、分類與處置均依據紙質檔案的保管期限表，僅有11%的企業表示其電子文件保管期限表內置于業務系統。三是歸檔，所有企業均在制度中對電子文件歸檔進行規范，其中80%的企業在制度中明確要求對部分類型的電子文件以數字方式歸檔。四是著錄，約78%的企業有電子文件著錄制度。其中25.93%的企業直接使用國家、行業檔案著錄規則，51.22%的企業自行制定著錄規則。

2.3 電子文件系統管理功能支撐

當前企業電子文件管理系統僅能提供基本的電子文件管理功能，其功能現狀如下：第一，在收集功能上，48.28%的企業電子文件管理系統能實現對部分電子文件原文與元數據收集。第二，在分類整理功能上，31%的企業在電子文件或檔案管理系統內實現基本分類后，還需人工輔助完成。第三，在歸檔與存儲功能上，37.93%企業的部分業務系統能按國家標準生成電子文件及其部分元數據的歸檔數據包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數據。第四，在著錄功能上，所有企業的電子文件管理系統均有著錄功能，為自動著錄、人工著錄、自動著錄與人工著錄相結合三種，且電子文件的著錄項目與紙質文件著錄項目基本相同。第五，在安全保護功能上，50%的企業能以日志、審計跟蹤、權限審核等形式記錄每次電子文件訪問與利用的人員、時間、設備、項目、內容等數據。

2.4 組織支持

調查企業以靈活的組織管理推進文件管理數字轉型，具體表現如下：第一，在組織架構上，企業的文件管理數字轉型以其實際情況選擇了不同設置，多數企業為檔案部門主導，少數企業為信息技術部分、綜合辦公室等部門主導。35.71%的企業電子文件管理由檔案部門主導，7.14%的企業成立專門電子文件管理部門或專項組；25%的企業表示由信息化部門、辦公室等主導。第二，在人才培養上，50%的企業為檔案管理人員提供電子文件管理專業培訓；在通用的文件管理培訓中亦提供部分與電子文件管理相關的內容，其中每年進行1～2次與2次以上的電子文件管理專業培訓的企業比例為42.86%與7.14%。第三，所有企業均有通過與其他企事業單位、高校、科研院所等主體展開協作以推進電子文件管理。

2.5 評估行動

當前僅有10%的企業對電子文件管理實踐進行常態化的評估。開展評估的情況如下：第一，就評估主體而言，企業電子文件管理工作一般接受兩個及以上主體的評估，主要為企業自身（如內部控制部門）與企業的上級單位（集團）。第二，就評估方式而言，一是依據年度總結或年度報表,且近年在報告中增加了更多與電子文件管理相關的內容；二是召開評審會，如由國家檔案局組成專家組對企業電子文件管理實踐進行評審。第三，就評估頻率而言，20%的企業表示其檔案管理工作一年接受2次及以上的評估，24.14%的企業表示一年一次，34.48%的企業表示接受過評估，但時間不規律。第四，就評估反饋而言，有1/4的企業表示各評估主體并未制定糾正措施，且未對糾正過程進行有效監控。

3 企業文件管理數字轉型的問題

3.1 數字轉型意識偏于保守

第一，不信任完全以數字方式進行電子文件管理，尤其在領導層面缺乏推進文件管理數字轉型的決心。第二，缺乏主動參與文件管理數字轉型的精神。雖然就電子文件是重要的企業資產與資源這一觀點上達成共識，但多數文件管理人員將對電子文件的資產狀況盤查與掌控認為是分管領導、高級文件管理人員的責任，缺乏主動識別、維護意識。

3.2 缺乏系統配套的電子文件管理制度

第一，缺乏頂層的文件管理數字轉型規劃。當前企業頂層規劃中關于文件管理數字轉型為簡單提及，缺乏對文件管理數字轉型的目標、轉型內容、階段計劃、遠景等的統籌設計。第二，企業制定的電子文件管理制度缺乏全面性與精準性。一是當前的電子文件管理制度未能完全覆蓋電子文件管理全流程；二是當前制度未全面深入、具體地闡釋如何準確全面地識別管理對象、如何規范歸檔流程、如何進行四性檢測以及如何實現電子文件的深層次利用等具體問題。

3.3 電子文件管理系統與技術亟待完善

第一，電子文件管理系統多立足文件保存后端進行設計，缺乏從系統的文件管理功能與業務流程集成的角度思考電子文件管理系統的優化方向，系統自動化程度有待提高。第二，電子文件管理系統功能不完備。主要為部分功能缺失或該功能不健全。如調查中絕大多數企業歸檔保存的元數據項目不全，根源于其電子文件管理系統的元數據捕獲功能不完善或元數據捕獲項目設置不全。第三，新工具或技術對電子文件管理系統的輔助力度不夠。一是新工具或技術對管理系統功能空缺不完全匹配。如面對產生的數據層級的管理對象，當前大多數企業使用的電子文件管理系統與技術尚未能完全對其進行有效管理。二是新工具與技術本身不夠優質，安全性與專業性有待提升。

3.4 組織管理缺乏專業協作

第一，有待檔案部門主導。當前由非專業部門主導下的電子文件管理會使得電子文件的前端控制、業務系統關聯、內容與知識管理等特點未能得到全面理解與執行。第二，電子文件管理人員專業素質不夠，對于完全以數字方式管理帶來的業務流程變化的認知不敏感。

3.5 評估機制效力低下

第一，尚未形成制度化、常態化的電子文件管理評估機制。當前對電子文件管理開展的評估處于初步階段，在評估主體、評估方式、評估內容等方面均有待完善，在評估頻率方面亦未將文件管理數字轉型評估作為企業數字化轉型過程評估的常態內容。第二，缺乏對文件管理數字轉型中糾正行動的持續跟蹤與及時反饋。

4 企業文件管理數字轉型實踐推進策略

4.1 增強數字信任以形成適宜的文化環境。第一，企業內部增強對數字轉型意識的宣傳。一是在宣傳對象上，重點突破領導層面的數字轉型意識局限，以便從規劃層面做好文件管理數字轉型布局與重視，同時兼顧一般業務人員與檔案人員。二是在宣傳內容上，一方面，明確文件管理數字轉型是必然趨勢，是企業數字轉型的重要內容；另一方面，著重宣傳企業文件管理數字轉型將電子文件作為資產與資源進行有效管理所帶來的生產效益、管理效益。第二，強化企業之間的交流，特別是加強對兩批企業電子文件與電子檔案管理試點企業的實踐方案、管理過程和技術手段的學習，形成良好的數字化氛圍。

4.2 強化配套制度建設以實施明確的制度指導。第一，明確文件管理數字轉型配套制度的組成。一是以企業層面的文件管理數字轉型的戰略規劃為重點，協同規劃、推進各部門的文件管理數字轉型，構建從公司整體到各層級、從業務到各流程的電子文件管理體系。二是以文件管理數字轉型涉及的關鍵環節制度為具體著力點，如從捕獲環節如何完成對電子文件合規捕獲、如何實現業務系統與電子文件管理各環節功能的嵌入等。三是建立常態化的評估制度以閉環，實現對文件管理數字轉型進展的可持續檢監控與分析。第二，提高制度精準性，在明確企業業務流程、文件管理系統功能、各文件類型特點、價值與管理要求等要素的基礎上，加強企業電子文件管理制度與國家相關制度的銜接與統籌。

4.3 加大投入力度以提供堅實的系統與技術支撐。第一，電子文件管理系統優化方向為實現電子文件管理系統功能與業務系統的對接，解放業務人員與檔案人員，實現自動、高效、合規、安全的電子文件管理。第二，完善電子文件管理系統功能，特別是電子文件管理關鍵環節功能。一是增強對系統功能的齊全性、安全性與合規性審查，包含對當前系統缺失、不完全以及計劃提供的系統功能與技術的審查，并以此為基礎健全系統功能；二是根據當前電子文件管理需求與技術變化趨勢，及時更新、研制提升電子文件管理效率與質量的新工具、新技術，加大對電子文件管理系統的輔助力度。

4.4 充實管理力量以夯實組織基礎。第一，組建專業的電子文件管理部門或團隊。使得該部門與團隊人員在意識、政策知悉、專業能力等方面有著適合開展文件管理數字轉型工作的專業素質。第二，加強電子文件管理專業知識培訓與學習。在學習方式上，采取集中培訓學習與鼓勵自學相結合的方式；在學習資源上，充分利用網絡資源，可在企業辦公系統網站內頁專門發布電子文件管理學習指南，并選擇學習難度較大的板塊進行多方式的專家解讀。第三，堅持多元社會主體協同。一是對內加強交流，鼓勵企業信息化部門、技術人員與電子文件管理人員合作研發技術或工具；二是大力支持與高校、科研院所、軟件供應商等合作定制安全、高效的電子文件管理工具。此外，企業也可積極組建、參與相關社會團體，加強交流。

4.5 完善評估機制以明確實踐推進方向。第一，以制度方式提高評估行動有效性與規范性，實現評估行動的制度化、常規化。第二，及時反饋。特別是在當前規模性試點階段，更應定期收集、保存并分析企業文件管理數字轉型實踐活動與進展的相關信息，準確把握當前整體進度與問題，從而形成持續性分析報告，及時反饋以提高評估行動的有效性，進而促進文件管理數字轉型實踐良好發展。