國(guó)有集團(tuán)公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置面臨的問題及對(duì)策

管一妮/物產(chǎn)中大資產(chǎn)管理（浙江）有限公司

1 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)對(duì)檔案管理提出了新需求

以物產(chǎn)中大集團(tuán)股份有限公司為例，物產(chǎn)中大集團(tuán)是浙江省省屬特大型國(guó)有控股企業(yè)集團(tuán),是中國(guó)最大的大宗商品服務(wù)集成商之一。經(jīng)過25年發(fā)展歷程，近5年高速轉(zhuǎn)型發(fā)展，核心業(yè)務(wù)涉及國(guó)內(nèi)外貿(mào)易、高端制造業(yè)、不動(dòng)產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、金融和資本投資等領(lǐng)域。集團(tuán)各子公司間合并重組創(chuàng)新轉(zhuǎn)型頻繁，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)劇烈，業(yè)態(tài)形式也日益復(fù)雜多樣。為確保國(guó)有資產(chǎn)的保值增值，必須加強(qiáng)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案管理，而不同業(yè)態(tài)的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)檔案的處置面臨許多新情況。

2 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)檔案處置中面臨的突出問題

第一，檔案管理工作明顯滯后。物產(chǎn)中大集團(tuán)沒有建立檔案垂直體系，20家成員公司缺乏檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)指導(dǎo)，有的公司多年來形成的檔案從來沒有進(jìn)行整理并集中保管，缺少專職管理檔案的人員和檔案管理專業(yè)知識(shí)。子公司也在朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，集團(tuán)公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。必須利用大數(shù)據(jù)共享，建立信息一體化體系，加強(qiáng)檔案數(shù)字化賦能，著手改變?cè)袡n案管理方式，將下屬子公司的檔案管理高標(biāo)準(zhǔn)納入集團(tuán)公司總部體系[1]。

第二，檔案管理職級(jí)存在矛盾。物產(chǎn)集團(tuán)公司檔案管理僅局限于總部，全宗理念與檔案流向確定存在矛盾。物產(chǎn)集團(tuán)總部檔案與子公司檔案在此前的一定時(shí)期內(nèi)是集中管理的，后因子公司等機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)獨(dú)立性日益提高，很多企業(yè)將分公司、大型內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)（非獨(dú)立法人）檔案參照全宗予以管理。這就帶來了全宗管理的獨(dú)立性與保持企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性之間的矛盾[2]。在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中，為保證全宗完整，資產(chǎn)交割日前所形成的分支機(jī)構(gòu)的檔案須保留在原單位，交割日之后形成的檔案才隨其劃出，這對(duì)于分支機(jī)構(gòu)來說無法保持其檔案的完整性；若其檔案均隨之劃出，雖有益于經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性，卻無法保證原全宗檔案的完整性，而且從龐雜的檔案之中將某些檔案進(jìn)行抽出也面臨操作上的巨大難度。

第三，檔案處置工作前端控制不到位?！秶?guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》（以下簡(jiǎn)稱《暫行辦法》）第五條規(guī)定：“國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作是國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。應(yīng)列入其議程，并同步進(jìn)行?！钡珜?shí)際工作中，集團(tuán)公司不同層級(jí)的單位，因其管理特性、檔案意識(shí)和工作水平等因素，檔案處置工作的主動(dòng)性不盡相同。一般是上級(jí)母公司提出總體要求，主動(dòng)實(shí)施，具體負(fù)責(zé)。其基層單位往往受管理水平和檔案意識(shí)等因素的影響，不注重檔案處置，需在上級(jí)單位的指導(dǎo)下進(jìn)行。但是集團(tuán)公司未起到負(fù)總責(zé)和指導(dǎo)要求，下屬大部分企業(yè)未能履行將檔案處置工作與企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作同步、同時(shí)推進(jìn)的義務(wù)，前端控制沒有到位，檔案處置工作隨意性和滯后性明顯。

第四，缺少長(zhǎng)效的處置工作機(jī)制。企業(yè)在開展檔案處置工作時(shí)，無法厘清檔案處置工作開展的完整流程，部分企業(yè)制定的檔案處置程序過于籠統(tǒng)、模糊，可操作性較低，沒有建立企業(yè)檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組，缺少長(zhǎng)效的處置工作機(jī)制，在具體實(shí)施過程中無所依靠。各子公司處于各自為政、獨(dú)立探索、自主實(shí)施的階段。建立相對(duì)規(guī)范、科學(xué)有效且具有普遍參考借鑒意義的工作機(jī)制，是當(dāng)前工作的重中之重。

3 把握國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)檔案處置的基本要求

一是明確企業(yè)檔案處置應(yīng)遵循的基本原則?！稌盒修k法》是開展企業(yè)檔案處置工作的重要遵循，其有關(guān)檔案歸屬與流向的規(guī)定，對(duì)企業(yè)重組、并購(gòu)、出售、改制、與外商合資合作經(jīng)營(yíng)、終止清算等情形仍具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。但在資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)、企業(yè)改制過程中，國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)檔案的流向面臨新的境況，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際做出適應(yīng)性的修訂。

二是明確企業(yè)重組檔案的處置與流向。將系統(tǒng)邊界作為確定檔案歸屬和流向的重要依據(jù)，即子公司以上級(jí)母公司管控范圍為邊界，采用檔案在集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)、外單位劃出的處置原則，對(duì)獨(dú)立法人、非獨(dú)立法人或僅部分職能劃轉(zhuǎn)時(shí)檔案的處置進(jìn)行分類明確。在系統(tǒng)內(nèi)，因同屬于一個(gè)上級(jí)母公司，有著統(tǒng)一的管理制度、相近的管理要求和相似的管理環(huán)境，區(qū)分法人（全宗）保管情況，充分尊重集團(tuán)公司的檔案管控歷史，盡可能地確保檔案的完整和后期的利用工作，同時(shí)也有助于檔案處置工作的順利開展。這種處置方式在集團(tuán)內(nèi)部資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)更能發(fā)揮作用[3]。

三是明確改制企業(yè)檔案的處置與流向。集團(tuán)公司內(nèi)同樣也有眾多企業(yè)改制，分改子、子改分、股份制改制等均涉及企業(yè)歷史檔案的處置。分公司改制為子公司的，改制前的檔案管理形式保持不變，改制為子公司后形成的檔案另立全宗。子公司改制為分公司的，原有檔案獨(dú)立全宗保持不變，改制為分公司后形成的檔案，歸入上級(jí)主管單位全宗或繼續(xù)保持獨(dú)立全宗管理。全民所有制企業(yè)改制為有限責(zé)任公司的，檔案全宗可保持不變[4]。以全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，應(yīng)參照《暫行辦法》；未進(jìn)入股份制企業(yè)的部分，其檔案由原單位管理。

4 國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)檔案處置工作的實(shí)施路徑

第一，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，提供思想保障。企業(yè)檔案意識(shí)的強(qiáng)弱是影響檔案處置工作的重要因素。唯有樹立檔案資產(chǎn)意識(shí)，才能有效保障后續(xù)處置工作的順利進(jìn)行。檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，企業(yè)檔案的處置必須同資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的處置同步考慮、同步研究、同步進(jìn)行。檔案處置未完結(jié)，資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作就不能結(jié)束。

第二，成立工作組，提供組織保障。前端控制思想和主動(dòng)介入行動(dòng)的有效落實(shí)，需借助于強(qiáng)有力的工作組織，同時(shí)該組織必須從單位整體層面進(jìn)行設(shè)置，即在單位層面成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的檔案處置專項(xiàng)工作組，或在資產(chǎn)處置工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)立檔案處置工作組[5]。檔案處置工作組由辦公室牽頭，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)工作主辦部門、有關(guān)業(yè)務(wù)部門參加。檔案人員應(yīng)全程參與資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)有關(guān)工作。

第三，確定原則，提供行動(dòng)指導(dǎo)。合法性原則，檔案處置必須遵照《暫行辦法》等的要求，在法定框架下結(jié)合企業(yè)實(shí)際確定具體的組織形式、操作規(guī)范等，保證各項(xiàng)工作合法進(jìn)行。合理性原則，檔案處置必須尊重企業(yè)歷史，統(tǒng)籌制定工作方案、確定檔案流向，最大限度保證相關(guān)企業(yè)或業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理的連續(xù)性。安全性原則，從維護(hù)國(guó)家、企業(yè)的安全和利益，保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密出發(fā)，既要保障處置過程中檔案實(shí)體的安全、完整，又要確保檔案信息的安全。

第四，編制方案，提供行動(dòng)路線。方案的主要內(nèi)容應(yīng)包括檔案處置的背景、原則、范圍，檔案的歸屬與流向，檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任部門或責(zé)任人，具體工作步驟及要求等內(nèi)容。需要注意的是，因資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)需向公司系統(tǒng)外單位移交檔案的，應(yīng)在檔案處置前，將方案報(bào)上級(jí)主管單位審查。

第五，清點(diǎn)鑒定，確保檔案完整。檔案部門清點(diǎn)檔案庫(kù)存，按照檔案去向分別編制移交目錄。組織本單位內(nèi)設(shè)部門清理業(yè)務(wù)工作中應(yīng)歸檔的各類文件材料，按要求完成歸檔或登記造冊(cè)。需要注意的是，還應(yīng)做好資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料（如資產(chǎn)變動(dòng)批準(zhǔn)文件、決算報(bào)告、資產(chǎn)處置方案等）的收集、整理和歸檔，按照有關(guān)規(guī)定完成檔案的留存與銷毀鑒定工作。

第六，進(jìn)行交接，完成處置工作。檔案交接各方應(yīng)對(duì)檔案移交目錄和檔案內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，履行交接登記手續(xù)，由交接方和單位檔案處置工作組負(fù)責(zé)人簽字。交接登記臺(tái)賬由交接方各執(zhí)一份并永久保存，同時(shí)報(bào)上級(jí)主管單位備案[6]。