事業單位檔案無紙化管理問題及對策

錢志萍

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣政府辦機關事務管理服務中心，河北 承德 068450）

當前，檔案無紙化管理工作在我國事業單位運營、服務及發展等環節中發揮的效用越來越明顯，然而由于大部分事業單位開展此項管理工作過程中存在著諸多亟待解決的問題，比如說管理模式有待創新、管理者素質較差等，從而使得該項工作在單位發展進步中的作用受到很大程度的限制。鑒于此，本文主要針對現階段事業單位檔案無紙化管理工作當中出現的主要問題及有關措施進行了深入、全面的論述。

一、事業單位檔案無紙化管理工作中出現的主要問題

（一）檔案管理工作的模式過于陳舊

現如今，由于信息化科技的日新月異以及電子計算機使用范疇的持續擴大，檔案管理這項工作的基本模式也隨之出現了較大的轉變，基本方向即由原有的以紙質版管理模式為主慢慢演變為無紙化的管存制式。選取無紙化的管理模式開展檔案管理工作，除了能夠在很大程度上減少對檔案存儲空間的占用外，同時也有助于檔案資料查閱效率的提高，令檔案管理工作更加順暢、簡便、有效。然而，絕大多數事業單位的高層管理者對此項工作的重視程度遠遠不夠，再加上相關配套設備引入不及時、不到位，相關工作者仍然借助賬目記載以及紙質記錄的手段開展檔案管理工作，這樣一來便會嚴重影響到資料信息的保管速率以及數據資料的全面化，進一步干擾檔案資料查詢有效性及相關工作進度的加快等。

（二）事業單位對于檔案無紙化管理的關注度嚴重不足

現如今，相當一部分事業單位在貫徹落實國內現有法律條文及規定的環節中依舊存在著一定的缺陷，因為檔案管理工作無法令事業單位獲得直接性的收益，所以大部分此類型的單位組織均不同程度地忽略了這一關鍵性的工作內容，進而造成檔案管理工作的發展長期停滯不前、困難重重。還有一些事業單位的內部管理人員對于檔案管理這項工作本身的認識缺乏足夠的全面性和客觀性，大多數情況下只是將此項工作作為信息數據的單純累積與整合，如此一來，便在某種意義上忽略掉了對檔案無紙化管理工作的投資及關注度，最終造成檔案無紙化管理工作發展進步緩慢甚至是停滯不前，并且對事業單位的長遠可持續發展產生巨大的不利影響。

（三）檔案管理工作者的整體素養普遍較差

盡管只是事業單位運營發展過程中的一個小的環節，但是檔案無紙化管理工作的有關內容也并不是太輕松，其也具有一定程度的復雜性，并且對有關從業者的綜合素養提出了越來越高的標準和要求，比如說專業技能較強、職業修養較高、有很強的責任心等。然而，從現階段的實際情況來看，絕大多數事業單位均普遍出現了檔案無紙化管理負責人員自身素養不高的狀況，這一問題可以通過下列幾方面內容進行具體的分析：首先，事業單位內部負責檔案管理作業的有關人員疏于對現代化管理科技的全面學習，導致他們難以適應當前檔案管理工作的實際需求；其次，有關工作者在檔案資料保管方面缺乏足夠的專業技術與工作經驗，進而造成其在開展數據信息整合、裝訂、總結等各項基本工作的過程中也會時常遇到問題，欠缺足夠的熟練度，最終會對此項工作的有效性產生極大影響；再次，有些單位的檔案管理者缺少足夠的責任心，并且自身的職業操守品行較差，工作過程中不夠仔細和謹慎，通常也只是一味地敷衍了事，對自我缺乏嚴格要求，普遍認為只要按規定按時完成自身的本職工作保證不出錯就行了，殊不知此種工作狀態會在很大程度上影響到檔案管理工作質量及效率的提升。

二、事業單位檔案無紙化管理的有效措施研究

（一）進一步健全檔案管理體系，增加資金投入

目前情勢下，我國事業單位的檔案管理模式正逐步伴隨著現代化科技的不斷革新、電子計算機使用范疇的擴大而持續改進，相對滯后的紙質化檔案管理模式早已無法滿足當前的實際需求，因此各事業單位應當及時引進更加科學、先進的配套設施來提升檔案管理工作的有效性和質量水平。眾所周知，電子計算機作為信息化發展衍生出的產物，在檔案無紙化管理作業當中扮演著至關重要的角色，借助此項設備不僅有助于資料檔案管理有效性的提升，并且對于資料數據儲存空間的大大釋放、資料檔案查閱效率的提高、檔案保管簡便性的增強等均起著不可替代的關鍵作用。有關工作者可利用配套設施準確、高效、快速地把檔案資料記載到計算機檔案庫當中，同時也可以借助數據圖標軟件等對資料信息展開客觀系統的剖析。除此之外，檔案查閱平臺的構建，對單位決策者進行決策、各單位間的資源共享等都具有充分的保障。與此同時，對此平臺的檢查與維護工作同樣不可忽視，定期管理和維護有助于及時防范一些病毒的入侵、防止秘密資料泄漏、及時修補系統出現的漏洞等。當然，上述內容成立的前提必須是事業單位對于檔案管理模式的迅速轉變以及必要配套設備的及時引入、充足資金的供應支持。現今，一少部分事業單位存在資金短缺的問題，對此它們不妨求助于當地政府部門，申請資金投入更多更先進的配套設施，進一步完善檔案管理機制。

（二）加強對檔案管理的關注度

事業單位管理者應當盡快更新自身的理念，加強對檔案保管工作的關注度，而這也是高效、高質量搞好這項工作的先決條件，具體而言，我們可以從一列方面著手：第一，采取措施更有效地激發相關人員的主觀能動性與工作熱情，把此方面工作作為日程當中的關鍵一項；第二，繼續完善檔案管理工作者的獎懲機制與考核機制，增強有關人員的責任感、及時糾正其敷衍的工作態度，令檔案管理的規范化程度獲得提升；第三，單位負責人及管理者必須身先士卒，加強對此工作的重視，給予基層工作者更多的關懷，自上而下均認識到此工作內容的重要性，明確各自的權責，并始終秉承公正、公平的原則。

（三）強化對有關人員的培訓力度，提升其整體素養

當前形勢下，各事業單位應當盡快構建并不斷完善檔案管理者的專業培訓體系，進一步加強對有關工作者專業方面的培訓力度，可以通過聘請專業人士進行講座、經驗指導等方式來有效增強相關人員的專業技能。另外，單位也可以通過選派的方式讓一部分更具發展潛質的檔案管理人員出去接受和學習先進的思想理念，掌握先進的工作方法。具體而言，有關單位可以借助對相關職位招聘標準的提升、內部管理機制的健全、宣傳力度的加大等一系列途徑有效提升作業人員的職業素養和專業技能，吸引大量專業技能和整體素養更高的人才，從根本上提高檔案無紙化管理工作的質量，同時也讓單位管理人員和檔案管理人員都能更深刻地認識到檔案管理工作的重要意義。

結束語

綜上，檔案無紙化管理工作對事業單位來講擁有著至關重要的作用。現階段大部分事業單位在開展檔案管理工作的過程中仍舊存在著諸多方面的問題，因此，有關單位應當通過提高對此項工作的關注程度，及時引入更多更先進的配套設施，完善檔案管理體系，加強對有關人員的培訓力度，革新檔案管理模式等有效措施來推動檔案無紙化管理工作更快更好的發展，同時也為自身的穩定、可持續發展提供有力保障。