檔案專業人員繼續教育調研分析

鄢 嫦/長沙商貿旅游職業技術學院 王巍巍/鄭州理工職業學院

“互聯網+”時代，電子政務、區塊鏈、云計算及人工智能的發展給檔案行業帶來新的機遇和挑戰。檔案專業人員（主要指各級各類檔案機構從事檔案實務工作的專兼職人員）亟需通過繼續教育來提升業務能力和綜合素養。2018年，國家檔案局聯合人力資源和社會保障部印發《檔案專業人員繼續教育規定》（以下簡稱《規定》），為檔案專業人員繼續教育的開展指明了方向。為了解檔案專業人員繼續教育和實施現狀，文章進行了專題調研。

1 調研目的與方法說明

為深入了解檔案專業人員繼續教育需求和實施現狀，剖析繼續教育實施過程中存在的問題并探究針對性措施，文章采取問卷和網絡調研兩種方式對這一主題進行了調研。

問卷調研主要針對檔案專業人員，以問卷星平臺為依托，網址鏈接為https://www.wjx.cn/report/85900237.aspx，圍繞繼續教育需求共設置主客觀題24道，包括21道客觀題和3道主觀題。此外，對部分實務工作者進行了實地訪談。網絡調研包括三個方面：一是國家檔案局官方網站；二是專業類檔案培訓網站，國家檔案局檔案干部教育中心網站、浙江省檔案干部教育培訓中心網站、檔案學習網（原檔案教育網）、檔案培訓學院網站等；三是各省檔案主管部門官方網站，為湖南省檔案館官方網站、河南檔案信息網等。

此次調研共發放紙質版和電子版調查問卷400份，回收有效問卷365份，問卷回收率為91.25%。課題組對回收的問卷進行全面整理，文章圍繞繼續教育的基本信息、目的、形式及資源等四個角度對調研結果進行了系統梳理，具體情況闡述如下。

2 繼續教育基本情況分析

2.1 性別結構

從性別結構分析，女多男少。參與調研的365人中，男性93人，占比25.48%，女性272人，占比74.52%。女多男少是檔案行業的突出特點，究其原因，可以從兩點分析：一方面，從工作性質和要求來看。檔案工作屬于服務性工作，傳統檔案管理階段主要以手工管理為主，工作相對單調且需要檔案員工作細致并具有良好的服務意識，從這一層面分析，女性更適合從事此項工作。另一方面，從人才培養的現狀來看。無論是本科還是研究生教育，檔案專業均存在女多男少的情況，在人才儲備階段就已經出現了明顯的性別分化。

2.2 學科背景

從學科背景分析，非專業人員占比大。具有檔案學專業及相關專業背景（圖書館學、情報學、文秘學）113人，非專業背景252人，占比約69%。這也是當前檔案行業發展面臨的一大難題，缺乏專業背景容易導致檔案專業人員業務能力與崗位需求不匹配。檔案工作是一項專業性較強的工作，特別是當前熱門的區塊鏈技術與電子文件、檔案管理系統的契合發展，均需要專業知識背景作支撐。此外，隨著新技術、新知識的不斷涌現，檔案工作也面臨新的機遇與挑戰，檔案專業人員需要通過不同形式的學習來鞏固理論知識和業務素養。這就更加凸顯出開展繼續教育的重要性。

2.3 學歷層次

從學歷層次分析，學歷結構趨向合理。盡管具備檔案學專業背景的人數僅100人，但可喜的是，人員的學歷結構趨向合理，具有本科及以上學歷的人員占比超過90%。近年來，檔案學專業教育發展迅速，縱向上形成了“中專+本科+碩士+博士+博士后”的教育體系，橫向上形成了“學術學位+專業學位”的教育格局，為檔案實務機構培養了大量的高素質檔案專業人才。此外，國家機關、企事業單位在檔案人才引進階段即明確了學歷、專業要求，吸納了大量高素質人才就業，逐步改變了檔案專業人員結構體系，學歷層次日趨合理。

3 繼續教育目的分析

繼續教育是檔案專業人員著力提升專業素養和能力的重要途徑，調研對象對繼續教育的重要性已經形成了基本共識，約97%在“您認為檔案專業人員開展繼續教育重要嗎”這一問題中選擇了重要及非常重要。而從每年繼續教育實施的具體情況來看，檔案專業人員的參與熱情高漲。筆者對調研對象參與繼續教育的目的進行調研，結果顯示：學習新知識為主要目的，占比91.48%，其次為評定職稱，占比63.74%。

繼續教育已經逐步成為檔案專業人員每年的“規定動作”，主要源于三點原因：其一，職稱評審需求。國家檔案局關于開展2020年檔案系列初、中級專業技術職務任職資格評審的通知明確“資格證書材料——任現職以來檔案專業繼續教育證書”[1]。為滿足職稱評審的基本條件，檔案專業人員每年必然會參與各種形式的繼續教育學習。其二，自我提升需求。前文的調研數據顯示，目前還有很大一部分檔案專業人員不具備檔案學專業背景，難以滿足崗位工作需求。基于此，檔案專業人員需通過繼續教育來拓展專業知識，提升理論水平。其三，行業發展需求。從紙質檔案到電子檔案，從大數據到區塊鏈技術，從雙套制到單軌單套制，檔案行業發展迅速，繼續教育是補充新知識和新技術行之有效的路徑之一。

4 繼續教育形式分析

4.1 培訓方式

《規定》明確了檔案專業人員可計入繼續教育學時的五大形式，即檔案培訓班、研修班或者進修班學習，檔案業務實踐活動，檔案遠程教育，檔案學術會議、學術講座、學術訪問等活動及其他方式。調研結果顯示：調研對象更傾向于選擇檔案培訓班、研修班或者進修班學習，占比83.01%，其次為檔案業務實踐活動，占比75.34%，選擇學術類活動、遠程教育及其他形式的排名相對靠后，這主要源于三點原因。

首先，從專業背景來看，非檔案學專業人員占比約69%，未經過系統的專業學習，缺乏豐富的理論知識儲備，需通過培訓班、研修班或進修班的形式來系統學習理論知識，或通過專題模塊學習來深化對知識的理解。其次，從業務工作實際需求看，檔案行業新技術、新理念不斷涌現，檔案實務工作面臨新的挑戰，需通過參與相關業務實踐活動來掌握解決新問題的有效策略，如，檔案專業人員如何應對檔案保管從“雙套制”到“單套制”思路轉變；如何運用區塊鏈技術實現電子文件的有效保管等。再次，從繼續教育的實施方式來看，盡管檔案遠程繼續教育具有獨特優勢，但涉及資源建設、學分轉換和認定等問題，目前并未普遍推廣，調研對象也并未對這種方式表現出較高的積極性。

4.2 實施方式

繼續教育的實施方式主要有網絡教學和現場面授兩種，網絡教學又可以分為直播教學和錄播教學。針對繼續教育實施方式的調研結果顯示：選擇現場面授、網絡直播、網絡錄播的分別占比86.85%、38.08%、38.08%。

現場面授邀請專家學者進行現場教學，具有較強的互動性，學員的參與積極性高、體驗感強，還能進一步拓展人脈，學習同行先進檔案管理經驗。但面授受時空限制，對于距離較遠的學員綜合成本較高。從調研結果來看，50%的專業人員傾向于選擇現場面授；而從繼續教育的具體實施情況來看，現場面授為主要方式且頗受歡迎。如，湖南省檔案局針對檔案實務人員開展的崗位培訓和繼續教育均以現場面授的形式開展，吸引全省幾百人參與，受眾范圍廣、培訓效果好。網絡直播是近年來興起的一種新型方式，具有較強的即時性和互動性，學習不受地域空間限制，但受到時間、網速限制且無法監測到學員學習狀況，學習效果難以反饋和檢測。直播教學的優勢在2020年初新冠肺炎疫情期間展示得十分明顯，疫情期間，中國知網聯合中國人民大學信息資源管理學院、中國人民大學出版社推出《檔案大講堂》系列公益講座，邀請檔案界的著名專家學者為檔案專業人員呈現了一場饕餮盛宴。網絡錄播不受時空限制，課程資源可以重復利用，資源利用率高，但實時性弱，缺乏互動，學員的體驗感和參與度不足，對學員的自主性要求較強，學習效果無法檢測。

三種不同的授課形式互補，可組合型授課，對常規類課程，如文書檔案、人事檔案、會計檔案的管理均有相應的標準規范且內容相對穩定，解讀類課程可以采取錄播形式開展；針對新知識、新技術類的課程采取面授形式，通過交流互動深化對知識的理解；而專家學者舉辦的講座以直播形式呈現，擴大受眾范圍，提升資源利用效率。

5 繼續教育資源分析

5.1 培訓平臺

當前已有學者對統一網絡平臺的建設進行了理論探析，勞旖旎提出由國家檔案局開設平臺統一歸納在線課程資源，開辦慕課[2]；王建春、張鳳霞指出需搭建全國檔案教育網絡平臺[3]。而在實踐領域，網絡繼續教育平臺也取得了一定的成效，國家檔案局、浙江省檔案干部教育培訓中心分別設有專門的網站和平臺；部分省份檔案主管部門在官方網站上設有“繼續教育/培訓學習”專題版塊。目前，全國范圍內仍缺乏統一的網絡培訓平臺。在“您覺得是否有必要建立專門的檔案教育平臺？”調研中，近94%的調研對象選擇有必要。專門的繼續教育平臺能夠整合優質資源，打破時空限制，為檔案專業人員提供便捷學習機會，而平臺建設涉及建設主體、師資組建、課程建設、學分認定與轉換、效果反饋等諸多問題，是一項系統工程，需多方謀劃。

5.2 培訓教材

從2011年至今，國家檔案局已陸續組織編寫了13本“檔案人員培訓多媒體教材”；浙江省檔案干部教育培訓中心組織編寫了8本培訓教材，但教材建設仍存在較大的進步空間。在“您覺得有必要開發培訓類教材嗎？”這一問題調研中，92.33%的調查對象認為有必要。筆者對培訓教材的具體需求進一步調研，結果顯示，檔案專業人員對于教材的需求存在差異，排名前三的為檔案工作實踐案例、檔案工作相關標準、檔案工作實操類，占比分別為86.58%、85.21%、83.84%。

檔案專業人員對于實踐案例類和相關標準類的教材需求較高，從兩個角度進行分析：一是調研對象主要為實務工作者，在實踐領域承擔具體的工作，在工作具體實施中會遇到具有共性的問題，案例、經驗分享類教材能夠為其解決問題提供參考和借鑒。二是規范開展檔案工作的需要。國家檔案局官方網站檔案標準庫將檔案工作相關標準劃分為國家標準和行業標準兩大類，國家標準包括《黨政機關電子公文歸檔規范》等11項標準；行業標準包括《紙質檔案數字復印件光學字符識別（OCR）工作規范》等89項標準[4]。上述標準是規范開展檔案工作的重要參照標準，以相關標準為主體出版標準匯編類培訓教材，并對相關標準進行解讀，幫助實務人員深入理解標準內容，更好地開展相關工作。

5.3 培訓專題

筆者列舉了檔案行業中普遍開展的15種具體實務工作，對調研對象感興趣的專題進行了調研，排在前三位的是電子文件及電子檔案管理、檔案信息資源開發利用、智慧檔案館建設，占比分別為75.34%、64.93%、61.37%。

不同機構的檔案專業人員繼續教育的具體需求不同，但電子文件和電子檔案管理、檔案信息資源開發利用兩個專題得到了較高的關注，這也是時下檔案領域較為熱門的主題。2016年，國家檔案局發布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，將檔案管理信息化作為主要的發展目標之一，提出要全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化[5]。2019年，全國新增7家全國示范數字檔案館、16家國家級數字檔案館、2家全國示范數字檔案室[6]。值得注意的是，新修訂檔案法新增“檔案信息化建設”章節，將檔案信息化以法律的形式確定下來。

從調研結果來看，當前，檔案專業人員繼續教育已經取得了一定成效，但仍有較大發展空間。下階段，可以從4個角度入手，推動繼續教育的有序發展，一是在全國范圍內建立統一的繼續教育培訓平臺，整合國內優質資源；二是推行“線上+線下”的教學形式，實現多元形式的優勢互補；三是開發“理論+實踐”的教材資源，推進兩者齊頭并進；四是構建“共性+個性”的課程體系，滿足不同用戶群體的個性需求。后期筆者將對上述四大策略進行系統探究。