如何推進事業單位檔案管理工作規范化及標準化

宋鴻東

（吉林省通化市輝南縣輝發城鎮綜合服務中心，吉林 通化 135125）

事業單位的檔案資料涉及到較多類型，如影像、文獻等，通過對檔案資料進行科學管理與開發，方可以將優質、便捷的服務提供給群眾。進入新時期后，事業單位改革工作日趨深入，對檔案管理也提出了更高的要求。因此，事業單位需在重要議事日程中加入檔案管理規范化、標準化的內容，進一步完善檔案管理制度與機制，促使檔案管理工作水平得到提高。

一、事業單位檔案管理的實施原則

（一）從實際出發原則

事業單位要想改善檔案管理工作效果，需密切結合現實情況，將檔案管理工作改革發展計劃科學制定出來。在具體實施中，事業單位要對檔案管理工作現狀進行全面分析和梳理，在掌握檔案“家底”的基礎上，將檔案管理工作中暴露的問題挖掘出來，依據檔案管理工作需求對優化方案進行完善，以便推動檔案管理事業的發展。要明確檔案管理工作的改革目標和方向，避免盲目冒進，否則不僅成本資源遭到浪費，也難以根本性提高檔案管理工作效率[1]。

（二）安全保密原則

受檔案資料特殊性的影響，事業單位工作人員需將安全保密原則貫徹于檔案收集、整理、保管、利用等各個環節內。一方面，要提高檔案整理保管的物理性安全水平，制定完善的防火防盜方案，避免外界因素影響到檔案實體內容的安全。另一方面，檔案管理人員需增強自身的保密意識，禁止向任何人泄露相關的檔案信息。同時，合理設定檔案的保密等級，采取針對性的安全策略。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不足

過去很長一段時期內，很多事業單位管理者并沒有充分認識到檔案管理的價值，認為儲存、管理基礎資料即為檔案管理工作的內容，無法有效促進事業單位的發展。這些錯誤的認知嚴重影響到檔案管理事業的發展，檔案管理工作人員的職業認可度隨之降低。同時，檔案管理工作內容較為瑣碎，一些檔案管理人員容易產生不同程度的職業懈怠感，增加了各類不規范行為的出現率，進而對檔案管理工作的規范化造成不良影響。

（二）基礎設施不夠完善

在事業單位改革發展過程中，隨之改變了檔案管理工作內容，在收集、整理檔案信息的基礎上，還需要檢索、統計、開發、利用各類檔案資源，顯著提升了檔案管理的復雜程度。只有完善配置相關的設備設施，方可以順利推進檔案管理工作。但目前一些基層事業單位受思想、資金等因素的影響，并沒有向檔案管理領域投入充足的資金資源，缺乏完善的基礎設備，阻礙到檔案管理工作水平的提高。特別是在檔案管理數字化建設實踐中，需要大量的人力和物力資源，如果缺乏相應的條件，將難以順利實現檔案管理數字化建設目標[2]。

（三）管理制度不夠健全

事業單位通過構建檔案管理制度，能夠有效規范日常檔案管理工作。目前，一些事業單位雖然將檔案管理制度構建起來，但并不完善，統一化標準尚未形成。首先，部分人員并沒有全面認識檔案管理工作，不能夠積極參與進來，導致全員重視、全員參與的局面得不到形成。另一方面，事業單位雖然制定了較多的制度體系，但并不具體和細致，缺乏較強的指導作用，導致檔案管理工作的主觀性、隨意性較強，容易有文件缺失等不良問題出現，難以充分發揮檔案管理工作的效能。

（四）缺乏高水平檔案管理人才

目前，一些事業單位沒有充分重視檔案管理隊伍的建設工作，檔案管理人員缺乏培訓學習機會，導致知識水平、能力素養等得不到及時提高。特別是近些年來，檔案管理工作中開始廣泛引入先進技術，對檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。因此，事業單位需大力培養檔案管理人才，保證檔案管理工作質量。

（五）數字化建設較為盲目

為適應時代發展的要求，事業單位積極推進檔案管理數字化建設工作，取得了較為顯著的成效。但部分事業單位由于缺乏統一的建設規劃，導致在實施過程中容易出現諸多的問題，難以充分共享與利用檔案資源，影響到數字化建設目標的順利實現。

三、推進事業單位檔案管理工作規范化及標準化的對策

（一）提高重視程度

事業單位管理者要革新思想認知，充分明確檔案管理工作的開展意義，給予充分的關注和重視，于日常重點工作中加入檔案管理方面的內容。同時，要利用單位內部各類宣傳載體，深入開展宣傳教育活動，引導其他部門的工作人員增強自身檔案管理意識，積極參與到檔案管理實踐當中，在日常工作中嚴格落實檔案管理制度與規范。通過全員重視、全員參與局面的構建，促使檔案管理工作難度得到減小，規范化、科學化水平得到提高。

（二）加強基礎設施建設

為滿足檔案管理工作的實際需求，事業單位要結合實際發展情況，增大資金資源投入力度，積極配置各類基礎設施，從設備資源角度支持檔案管理工作的開展。如在檔案室建設中，需及時引入通風防潮等方面的先進技術與設備，避免環境因素損壞到檔案資源。同時，為保證各類設施設備的價值得到發揮，需制定完善的檢查與維護制度，由工作人員經常性維護設施設備，促使其良好的使用狀態得到保持。

（三）完善管理制度與機制

為降低檔案管理工作中各類問題的發生機率，事業單位需將檔案管理制度統一制定出來，對檔案資源收集、整理、利用等各個環節的要求進行細化，給予檔案管理人員有效的指導和規范。如檔案管理人員需全權負責檔案管理工作，妥善保管資料柜的鑰匙，禁止其他人員對文件檔案進行隨意翻閱或篡改。在檔案資源借閱方面，需在借閱表上詳細登記所有的借閱人員，這樣一旦有文件丟失、損毀等問題出現，可對責任人進行快速追溯。同時，要定期總結檔案管理制度的運行狀況，梳理運行中暴露的問題，進行動態調整和完善。此外，要進一步加大監管力度，由主管人員對檔案管理人員的日常工作狀況進行經常性檢查，及時發現和糾正不規范的檔案管理行為[3]。

（四）加強人才培養工作

各項檔案管理工作由檔案人員具體負責實施，若檔案人員的綜合能力不高，那么檔案管理工作質量將難以得到提高。因此，事業單位需結合工作安排，經常性組織人才培訓活動，將現代化檔案管理理念、技術等作為培訓的重點，持續提高檔案管理人員的素質能力。同時，要積極吸收外部專業化人才，將新鮮血液注入進來，促使檔案管理人才隊伍的活力得到增強，此外，針對部分檔案管理人員主動意識缺乏的問題，需結合檔案管理整體目標，明確各個崗位的職責任務，科學設計考核指標，定期考核各個崗位的工作人員。完成考核之后，要在多個方面利用考核結果，以此來激發檔案管理人員的主動學習與創新意識。

（五）統一制定數字化建設方案

數字化、信息化建設是提高檔案管理工作水平的必由路徑，需引起充分的關注。針對現階段數字化建設盲目性等問題，事業單位需從整體角度將檔案管理數字化建設目標、方案等統一制定出來，深入貫徹分步推進的原則，增強數字化建設的有序性和科學性。在數字化建設過程中，不能夠單單考慮眼前的需求，還要準確把握未來發展趨勢，增強前瞻意識，提前統一數據庫等系統的建設標準，這樣可降低后期管理和維護的難度。同時，要加強對單位內部人員的教育工作，著重講解數字化檔案管理中需注意的信息安全問題，健全數字化檔案安全管理制度，避免因不規范操作而出現信息泄露等不良問題。此外，要做好數字化設備、系統的運行維護工作，及時發現和消除故障隱患，避免影響到檔案管理系統的正常運行。

綜上所述，檔案管理工作關系到事業單位服務職能的履行情況，也影響到事業單位自身的長遠發展。目前，一些事業單位的檔案管理機制不夠完善，檔案管理水平得不到有效提升，嚴重阻礙到事業單位的整體進步。因此，事業單位需提高對檔案管理工作的重視程度，從制度、人才、設施條件等諸多方面著手，持續優化檔案管理工作機制，促使檔案管理工作水平得到提高。