加強高校疫情防控檔案管理若干要務

楊 揚/浙江商業職業技術學院

2020年1月23日，浙江省啟動重大公共衛生一級響應。為貫徹落實黨中央、國務院以及省委、省政府關于新型冠狀病毒感染肺炎疫情預防控制工作部署要求，做好全省疫情防控檔案工作和檔案系統應對處置工作，國家檔案局、省檔案局相繼下發了要求做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知，要求各級檔案部門應加強組織領導，明確責任分工，制定詳細工作方案，抓緊抓實疫情防控檔案工作[1]。

筆者所在的浙江商業職業技術學院是一所全日制的高等職業院校。新冠疫情以來，全院專兼職檔案員同心同德，圍繞學院疫情防控總體目標，積極探索疫情防控期間檔案工作特點，緊扣“收、管、用”三個環節，服務大局、服務師生，取得了一定的成績與經驗。學院疫情防控檔案收集詳實、臺賬清晰，整體防控工作出色，獲得了副省長成岳沖的高度肯定。

1 做好檔案收集工作

1.1 建章立制、明確責任

疫情防控涉及的部門較多，檔案收集機會稍縱即逝。檔案部門應迅速響應，抓住時機，將新冠疫情作為重大事件進行檔案材料的專題收集。疫情發生后，學院辦公室將檔案工作納入疫情防控工作領導小組任務清單，和學院疫情防控各條戰線建立聯系，介入學院教學、學生、宣傳、外事、后勤保衛五個防疫專班的工作，主動與各個二級學院兼職檔案員對接，指導檔案收集。學院辦公室及時發出通知，對職能部門和二級學院提出了檔案收集工作的要求，明確了收集范圍和標準，確保了檔案收集工作的全面和及時。

1.2 主動參與、超前管理

2020年1至4月，正處于疫情防控的關鍵階段，交通不便，各高校對學生和教職工的管控也是非常嚴格，沒有通知不得提前返校，工作人員進出校門要亮碼、測量體溫。無論學生還是老師，都采取居家學習和居家辦公，檔案收集工作難度增大，收集效率低下。

為避免在在疫情防控檔案收集過程檔案丟失，學院辦公室專職檔案員及時學習了省檔案干部教育培訓中心的公開課程《新冠疫情防控檔案管理》，并指導各二級學院和機構加強對疫情防控文件材料的收集歸檔工作，以確保檔案的真實性、完整性、原始性，維護歷史原貌，做到疫情防控檔案應收盡收。為了做好收集工作，學院檔案室相關人員赴六個二級學院指導檔案收集，同時在學院重要的疫情防控工作現場，對重要文件、相關材料進行收集與管理。

1.3 明晰標準、明確范圍

疫情防控檔案和其他檔案的收集不同，疫情防控涉及的部門多，環節多，內外協調復雜，產生的檔案有不確定性、內容廣泛性、來源的豐富多樣性、形成集中性以及收集的時間緊迫性等特點。以往的一些收集方法與經驗在新冠疫情檔案收集中，具有局限性，難以適用。我院檔案室根據省教育廳和主管單位省交通集團的要求，在充分調研的情況下，根據新冠疫情防控檔案工作的特點制定了收集范圍，做到相關檔案應收盡收廣收快收。

疫情防控檔案種類非常多，可概括為綜合類、醫療救治類、指導督查類、疫情信息類、物資保障類、合作交流類、新聞宣傳類等。結合學院的實際情況，我院疫情防控工作中應歸檔的文件材料包括以下內容：

一是黨和國家有關領導和部門的批示、講話、重大決策部署、相關政策文件、會議紀要等相關材料。二是我院在防治工作中制定的方案預案、排查監測情況及專題會議紀要。三是疫情統計情況及采取的防治措施、疫情報告、數據統計、醫療救治、隔離防治、人員物資調配、宣傳教育。四是關于疫情預防和控制情況，工作總結，動態信息以及有關典型事跡，失職行為處理的報告。五是確診病例及其密切接觸者的調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現場消毒和進一步隔離的記錄等材料。六是輿情治理、媒體報道與宣傳、防控知識、先進人物和先進集體事跡的情況。七是廣大師生在疫情防控中形成的工作筆記、總結與匯報。八是在防疫工作中形成的照片和其他圖像影音資料，以及證明書，證書，獎章，三角旗和其他實物。另外，除按常規渠道收集、歸檔文件之外，還應特別注重征集、收集有關普通學院師生、社團、家長的檔案，包括：學生居家學習的情況；反映校友、學生作為志愿者積極奉獻愛心，全力配合、協助政府防控疫情的檔案；具有代表性的學院官方和學生自媒體、社交媒體信息；反映民間防疫抗疫的師生相關文化創作的文學作品、影視作品等。這些檔案資料都生動形象地記錄了全體師生眾志成城抗擊新冠肺炎疫情的真實情況，也是疫情防控檔案的重要組成部分，必須及時收集管理。

1.4 數字先行、提高效率

新冠肺炎是一種傳染性極強的疾病，在疫情防控工作中，各部門都處于高度忙碌和緊張狀態，除醫務人員外，其他人員一般難以進入防控一線。為避免人員聚集，學校也按照省廳部署延遲了開學時間，客觀上給檔案資料收集和管理帶來一定難度。我院在檔案收集過程中，積極利用信息化手段，建立了疫情防控檔案工作群，及時和專兼職檔案員和條塊相關人員建立聯系，通過OA、教育信息化平臺、學校釘釘官方群、微信工作群等方式做好檔案的移交工作，既提高速度，又防止檔案資料的丟失。

2 注重檔案安全管理

2.1 加強檔案庫房巡查

高校檔案的日常管理，尤其是安全管理，已成為一個值得注意的問題。一是重視管理檔案倉庫的安全性。通過加強對設施和設備的檢查來加強倉庫安全檢查，例如防火，防盜，防潮，防水，太陽能紫外線，防塵，防污垢和倉庫中的有害生物，調試和維修監控以及訪問控制設施，以確保所有此類設施和設備均處于良好狀態并正常運行，以避免設施和設備的不完整或不運行或間歇性運行[2]。二是加強對高校檔案的檢查和記錄。檔案的日常檢查由庫房管理人員執行，而定期檢查則由相關人員進行。檔案安全工作第一責任人負責安全工作，每周檢查一次倉庫，以確保倉庫安全。

2.2 關注重點人員檔案移交

在疫情防控常態化的形勢下，不可避免遇上干部調整、提拔或退休的情況，高校檔案部門積極關注人員情況，將這些對象列為檔案移交的重點。在人員調整前，發出檔案移交與接收通知書，明確檔案資料的移交責任與對象。學校領導和各部門、單位處級干部應積極地向部門兼職檔案員傳送轉移晉升或退休時應保留的文件，并且沒有經過同意，不得銷毀應保留的文件。負責保護部門或單位檔案的人員或檔案工作人員，應要求轉讓其持有的檔案和材料，以保持學校歷史記錄的完整性，安全性和系統性[3]。

2.3 建立檔案專題數據庫

疫情期間，學院一手抓疫情防控，一手抓日常教學，各個條塊的工作都在緊鑼密鼓地推進。特殊時期內，由于不少師生隔離在家，全體師生跨地區、跨部門調用學院的檔案資源情況大幅提升，遠程利用檔案需求增加。為滿足這種需求，在疫情期間加強檔案信息化建設是必然之選。我院檔案室主要進行了以下幾項工作：一是推進存量檔案的數字化。我院對學籍檔案數字化工作進行了網絡遠程招標，擬將歷史學籍檔案全部數字化，以方便利用。二是推進專題數據庫建設，我院建設了疫情防控檔案數據庫等校本檔案信息資源，進一步豐富了校園檔案信息資源，為總結疫情防控經驗、進行疫情防控宣傳和教育、建立健全突發性疫情的防控機制、完善防護救治與綜合保障體系、優化疫情輿論引導與輿情治理、推進應急管理體系建設等方面研究創造便利條件。

3 提供高品質檔案服務

3.1 為疫情防控工作提供檔案信息服務

在疫情防控過程中，檔案調閱利用需求十分迫切，檔案工作在第一時間精準地把相關檔案提供給學校決策者和相關人員，是檔案發揮作用、提高效率的關鍵一環。我院檔案室在疫情防控過程中，第一時間向學校疫情防控領導小組提供了大量歷史檔案信息和收集的鮮活資料，發揮了積極的作用。例如浙江省啟動應急一級響應后，我院檔案室第一時間向疫情防控領導小組辦公室提供了2003年學院在抗擊非典中形成的檔案資料，為學院調配人員和后勤物質提供了有益的參謀決策。

3.2 為學院師生提供檔案查詢服務

據不完全統計，我院師生在2020年1月至2020年5月期間，網絡查檔的需求大幅提升。為了滿足檔案查閱需求，我院檔案室通過電話、網絡等途徑受理教師檔案查閱需求1200余次。同時為了提高查閱效率，學院檔案室集中對查閱需求較大，不涉密的檔案進行了鑒定，在相關系統開放了部分高頻次查閱的檔案，提高了工作效率。

3.3 準確開發和利用檔案信息資源

如何圍繞學院中心工作，發揮檔案育人的作用，是高校檔案工作者的重要課題與任務。疫情防控過程中，我院檔案工作者圍繞學院中心工作，進行了有益的探索。一是提供決策參考。為了方便學院領導對疫情防控做出決策，學校檔案室每天收集國內外有關疫情的情況、防控的政策文件、省市縣有關地方的防控舉措，提供給疫情防控領導小組，為科學決策提供檔案參考；二是做好檔案編研。學院檔案室編研并記錄了從啟動一級響應到開學以來，學院方方面面的工作，其中不乏校友黨員干部沖鋒在前的事例、自費采購物資支援母校的事例、學生參與街道社區疫情防控的事例、退休老教授贈捐的事例，這些都成為學院的重要信息資源和校園文化組成部分；三是根據疫情防控形勢，提供關鍵信息。在疫情防控過程中，學院檔案室積極關注全國中、高風險地區劃分，對劃為中高風險的地區，利用在校學生數據庫，及時整理出寒暑假分布在中高風險地區的學生情況，提供給疫情防控領導小組，以便于學院進行遠程學習輔導和心理安撫。