核電企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目電子文檔管理實(shí)踐分析
——以福清核電電子文檔管理試點(diǎn)項(xiàng)目為例

施千里/福建福清核電有限公司

福清核電5、6號(hào)機(jī)組是我國具有完整自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的三代核電技術(shù)成果，被譽(yù)為“國家名片”“強(qiáng)國重器”。為提升5、6號(hào)機(jī)組“華龍一號(hào)”項(xiàng)目文檔管理水平，福清核電主動(dòng)申報(bào)實(shí)施了國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)“企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理”試點(diǎn)項(xiàng)目。項(xiàng)目聚焦系統(tǒng)優(yōu)化并提升系統(tǒng)穩(wěn)定性的同時(shí)，擴(kuò)大電子文件收集范圍，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口集成，收集并對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子進(jìn)行跟蹤，實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理，同時(shí)強(qiáng)化電子文件歸檔和電子檔案的管理功能，為將企業(yè)中的文檔轉(zhuǎn)變?yōu)楦袠I(yè)務(wù)價(jià)值的知識(shí)提供技術(shù)支撐。

1 試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的若干要點(diǎn)

首先，建設(shè)與施工管理系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)工程文件的在線歸檔。總包單位向業(yè)主工程文件的移交、檢查、移交反饋都是線下完成，存在信息渠道繁雜、工作量大、出錯(cuò)幾率高、溝通不及時(shí)等諸多問題，對(duì)業(yè)主的工作帶來了很多困難。本項(xiàng)目由福清核電牽頭，在兩個(gè)系統(tǒng)之間建設(shè)接口，總包單位所有需提交給業(yè)主的項(xiàng)目文件通過系統(tǒng)接口進(jìn)行提交，業(yè)主在接收時(shí)可以對(duì)其進(jìn)行檢查，符合要求的文件將被接收進(jìn)入文檔一體化系統(tǒng)。

其次，開發(fā)電子組卷功能，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔。電子組卷功能是把文檔一體化系統(tǒng)公司文件庫中的電子文件進(jìn)行在線歸檔，并能實(shí)現(xiàn)以下6個(gè)目標(biāo)：將類似文檔虛擬組成一卷，方便用戶利用；可以對(duì)文件的歷史版本進(jìn)行歸檔，歸檔范圍更廣；部分檔案元數(shù)據(jù)統(tǒng)一賦值，避免重復(fù)操作，減少文檔工作量；將檔案庫和案卷庫合并，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的目標(biāo)；增加審計(jì)功能，確保電子檔案真實(shí)可靠；增加入庫信息登記，幫助用戶查找檔案的排架位置。

再次，建設(shè)移動(dòng)版文檔一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔全天候利用。開發(fā)電子文件的移動(dòng)審批功能，加速公司電子文件流轉(zhuǎn)及生效的效率。開發(fā)電子文件移動(dòng)端分發(fā)及傳閱功能，對(duì)于已生效的電子文件，用戶可以使用手機(jī)方便的選擇文件分發(fā)和傳閱的范圍，接受并完成電子文件傳閱工作。開發(fā)移動(dòng)端文檔檢索功能，提供全天候文件在線預(yù)覽服務(wù)。

最后，建設(shè)離線異質(zhì)備份系統(tǒng)，保障電子文件和電子檔案長期保存。通過建設(shè)檔案離線異質(zhì)備份系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)光盤庫管理，將數(shù)據(jù)整理并寫入光盤。寫入光盤的數(shù)據(jù)將不可再修改，不受病毒、誤操作、黑客攻擊的影響，即使設(shè)備故障，也可將光盤取出放入光驅(qū)內(nèi)將數(shù)據(jù)回讀，保證數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的真實(shí)性、安全性和穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)備份檔案的快速查找。

2 試點(diǎn)項(xiàng)目存在的難點(diǎn)與解決對(duì)策

2.1 電子文件歸檔規(guī)范化管控

2.1.1 技術(shù)難點(diǎn)

一是規(guī)范化的同時(shí)又要不失一定的靈活性。比如檔案的編碼規(guī)則，需要能夠根據(jù)文種靈活地進(jìn)行配置。二是針對(duì)歸檔的不同途徑，提供統(tǒng)一的具體實(shí)現(xiàn)模式無關(guān)的歸檔服務(wù)，方便各種第三方系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化歸檔。三是規(guī)范檔案交換的規(guī)范和格式，方便檔案的導(dǎo)出、導(dǎo)入和交換，規(guī)范需要涵蓋元數(shù)據(jù)和實(shí)體兩個(gè)方面。四是需要統(tǒng)一方便的工具提供配置變更的需求，各種元數(shù)據(jù)的管理，新增都需要技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行直接的支持，依舊配置變更對(duì)已有文檔是否有影響都需要平臺(tái)去管控。

2.1.2 解決方式

第一，在規(guī)范化文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，技術(shù)上通過文種分類控制，制定了電子文件元數(shù)據(jù)方案，在各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)上對(duì)這些規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)制約束。第二，在電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)接口基礎(chǔ)上，整合公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和文檔一體化系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的移交、檢查、接收和歸檔工作，最大化地做到自動(dòng)化歸檔。第三，在技術(shù)上對(duì)文件格式和內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)檢驗(yàn)，確保不漏不缺、格式正確，在歸檔前進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，保存原始格式文件和附件版式文件格式（如PDF、PDF/A 格式）。第四，提供豐富的配置界面和批量處理工具，對(duì)各種標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化配置能夠做到自動(dòng)化處理，減少手工干預(yù)。

2.2 電子文件的“四性”管控

2.2.1 技術(shù)難點(diǎn)

電子文件及檔案因創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、生效、利用等全過程采取信息化手段進(jìn)行管理，因此對(duì)于文檔人員來講，如何在過程中實(shí)現(xiàn)真實(shí)、完整、安全、可用 “四性”管控亦是項(xiàng)目的難點(diǎn)。

2.2.2 解決方式

針對(duì)這“四性”的檢測，文檔一體化系統(tǒng)通過各種手段和檢測方案，保證系統(tǒng)電子文件和電子檔案真實(shí)、完整、安全和可用。

第一，真實(shí)性管控。文檔一體化系統(tǒng)從元數(shù)據(jù)和電子文件兩個(gè)方面都做詳細(xì)的設(shè)計(jì)和保障，以保障電子文件的真實(shí)性。針對(duì)真實(shí)性的檢測，則通過審計(jì)信息檢測、電子簽章檢測、多種格式交叉檢測等方式實(shí)現(xiàn)真實(shí)性管控。

第二，完整性管控。文檔一體化系統(tǒng)從元數(shù)據(jù)必選項(xiàng)、元數(shù)據(jù)規(guī)則校驗(yàn)等入手，來檢測和規(guī)范電子文件元屬性的完整性。電子檔案入庫的時(shí)候，必須通過各種校驗(yàn)規(guī)則才能完成入庫，這樣保證所有歸檔的檔案都有完整的基礎(chǔ)信息。采用多格式文件交叉檢驗(yàn)的方式，來檢測電子文件實(shí)體的完整性。在實(shí)體文件入庫后，會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)文件轉(zhuǎn)換的工作，進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，如果原來的實(shí)體文件完整性有問題，格式轉(zhuǎn)換將會(huì)失敗，從而提醒管理員進(jìn)行檢查。

第三，安全性管控。電子文件安全性至關(guān)重要，一旦發(fā)生問題，會(huì)導(dǎo)致大量的電子化文件批量損壞，采用元數(shù)據(jù)安全性檢測和電子文件安全性檢測來保障。元數(shù)據(jù)安全性檢測，通過數(shù)據(jù)庫相關(guān)工具來對(duì)元數(shù)據(jù)安全性提供保障和安全入侵檢測，利用數(shù)據(jù)本身的安全控制機(jī)制進(jìn)行管控，數(shù)據(jù)相關(guān)賬號(hào)嚴(yán)格管理。電子文件安全性檢測，則通過引入企業(yè)文件安全解決方案來檢測電子文件和電子檔案的安全性。

第四，可用性管控。文檔一體化系統(tǒng)從系統(tǒng)級(jí)別高可用性入手，采用關(guān)鍵模塊集群化的模式來保障系統(tǒng)的極低故障率，且核心模塊都采用多機(jī)集群的方式進(jìn)行高可用支持。系統(tǒng)高可用檢測，采用對(duì)等搭建一套備份系統(tǒng)，配置完全一樣，然后每天或者每周按時(shí)恢復(fù)生產(chǎn)環(huán)境的備份，然后通過系統(tǒng)訪問檢測系統(tǒng)備份的可用性和正確性。對(duì)系統(tǒng)開放性檢測，則通過服務(wù)文檔操作的基本功能來進(jìn)行，主要測試標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)接口，保障系統(tǒng)的開放性。

3 效果分析

3.1 實(shí)現(xiàn)了電子文件全過程管理

通過與業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口，打通福清核電文檔一體化系統(tǒng)與總包單位施工管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、文檔一體化業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)之間的文件傳遞渠道，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目電子文件、生產(chǎn)技術(shù)文件、文書文件和綜合管理文件等的在線移交、檢查、接收、歸檔和利用的全過程管理。

3.2 規(guī)范了電子文件歸檔和電子檔案管理

本項(xiàng)目對(duì)福清核電檔案信息化建設(shè)起到了極大的促進(jìn)作用，福清核電依據(jù)《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《電子文件歸檔和電子檔案管理》開展項(xiàng)目實(shí)施，提高了電子文件歸檔率，在歸檔范圍、歸檔要求、元數(shù)據(jù)管理、“四性檢測”等方面取得實(shí)質(zhì)性成效。

第一，制定了項(xiàng)目電子文件歸檔范圍和保管期限表，確定了電子文件歸檔范圍，包括工程設(shè)計(jì)類、設(shè)備管理類、信函管理類、黨群行政類等10類電子文件。第二，明確了電子文件的歸檔要求，基于公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和文檔一體化系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的移交、檢查、接收和歸檔工作。需檢查電子文件的分類、編碼、保管期限等元數(shù)據(jù)，并對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性進(jìn)行鑒定，鑒定合格率應(yīng)達(dá)到100%。第三，明確了電子文件歸檔格式，電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式，同時(shí)保存原始格式文件。版式文件格式采用PDF、PDF/A格式，數(shù)據(jù)庫文件采用XLS、XML格式，照片類文件采用JPG、TIFF格式等。第四，在現(xiàn)有文檔一體化系統(tǒng)元數(shù)據(jù)配置基礎(chǔ)上，更新制定了電子文件元數(shù)據(jù)方案，指導(dǎo)后續(xù)文檔一體化系統(tǒng)元數(shù)據(jù)配置方向，規(guī)范了福清核電電子文件元數(shù)據(jù)管理。第五，制定了“四性檢測”方案，在文檔一體化系統(tǒng)上增加審計(jì)模塊、文件預(yù)覽插件、設(shè)置必填元數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫配置病毒檢測控件，通過采取多項(xiàng)優(yōu)化措施，保證電子文件“四性”。

3.3 為建設(shè)“華龍一號(hào)”數(shù)字核電廠提供了基礎(chǔ)信息平臺(tái)

福清核電承擔(dān)著“華龍一號(hào)”數(shù)字核電廠建設(shè)任務(wù)，其目的是要建設(shè)全壽期、多項(xiàng)目、多維數(shù)字化核電工程項(xiàng)目管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)總承包模式下總承包方對(duì)整個(gè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的數(shù)字化交付。

此次項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了文檔一體化系統(tǒng)與施工管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、文檔一體化業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的接口建設(shè)，為“華龍一號(hào)”數(shù)字核電廠建設(shè)提供了一個(gè)很好的基礎(chǔ)信息平臺(tái)，在一定程度上為總承包方后續(xù)的數(shù)據(jù)移交方面提供了實(shí)踐成果。

3.4 為實(shí)現(xiàn)“大數(shù)據(jù)”的管理和利用奠定了一定基礎(chǔ)

本項(xiàng)目為福清核電的文檔奠定了統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺(tái)。福清核電大量的信息都在這個(gè)平臺(tái)中進(jìn)行了聚合，并且系統(tǒng)通過統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的接口對(duì)外提供平臺(tái)中的電子文件信息。未來，各種先進(jìn)的分析挖掘工具可以利用本平臺(tái)的接口獲得福清核電的各種電子文件信息，進(jìn)行面向各個(gè)專業(yè)的知識(shí)挖掘和發(fā)現(xiàn)。有了海量的電子文件信息作支撐，福清核電得以開展規(guī)范的大數(shù)據(jù)管理工作，進(jìn)行的大數(shù)據(jù)分析才能更準(zhǔn)確，才會(huì)有的放矢，才將產(chǎn)生實(shí)際利用的業(yè)務(wù)價(jià)值。