英國國家檔案館“包容性檔案館”計劃研究

邢變變 李真兒/鄭州大學信息管理學院

英國國家檔案館在完成《2017—2019數字戰略》（Digital Strategy 2017-2019）之后，對自身定位、服務受眾、自身能力以及面臨的挑戰有了新的認識，并且充分認識到了檔案館可能的潛力。基于“檔案是給每個人的，因為它們是關于每個人的—過去、現在和未來”[1]的認識并結合自身實際情況，英國國家檔案館制定了“包容性檔案館”計劃，并在其官方網站上發布了名為Becoming the Inclusive Archive文件載明了計劃的具體內容。此外，在其發布的Archives for Everyone 2019-2023及部分新聞報道中也有相關介紹性內容。仔細分析這些材料后發現，在該計劃中，英國國家檔案館主要從自身角色、服務受眾、實踐以及全球地位四個方面入手對建設包容性檔案館提出了明確要求，并提出了一些創新性理念。因此本文擬通過總結“包容性檔案館”計劃的內容與特點，分析計劃中的創新性理念及有益做法等形式，為我國檔案館優化自身建設、完善檔案利用服務提供參考與借鑒。

1 英國國家檔案館“包容性檔案館”計劃的內容

1.1 檔案工作者：我們是誰

“包容性檔案館”計劃明確了英國國家檔案館在該計劃中面向受眾的服務者角色，并立足該角色提出了一系列工作要求。英國國家檔案館在該計劃中為自身設立了挑戰，即作為國家檔案機構為受眾服務，并采取積極措施實現既定工作目標：拓寬從事檔案工作的渠道，吸納多方面人才，建立一支技術熟練、多樣化和包容性的檔案工作者隊伍，通過任職資格篩選、公平和公開招聘、保留和塑造職場文化等使團隊人員更具彈性，更能代表檔案館的現實和潛在受眾、合作伙伴及館藏檔案。除此之外英國國家檔案館還將努力建設成為行業內具有引領作用的檔案館，樹立一個更強有力的榜樣，影響檔案工作發展的方向和檔案部門的變革。

1.2 受眾：我們服務的對象

首先，英國國家檔案館在該計劃中強調了“每個人”的概念，即世界各地的受眾可以無差別地獲取檔案館所提供的信息，享受檔案館及時更新的服務。其次，服務于受眾要求檔案館立足受眾的視角。從受眾的立場分析問題，能更清晰地了解到其所提供服務的不足之處，可使檔案館有針對性地改善服務質量。最后，服務于受眾意味著檔案館所提供的服務要以受眾為中心，但僅依靠檔案館本身并不能為受眾提供全面的信息服務，因此檔案館可通過與其他部門或國家尋求合作，共同開展活動、推進項目，以滿足更多受眾的多樣化需求，提高其服務質量及服務水平。

1.3 實踐：我們的工作方式

第一，英國國家檔案館是一個肩負使命和責任的檔案館，既是英國所有檔案館的領導者，也是接收政府檔案、開展檔案研究的具有全球性地位的文化、學術和遺產機構，有使命和義務為建設包容性檔案館付出行動，通過有實際意義的行動引領英國檔案館的轉變。第二，除了提升檔案館的服務能力之外，英國國家檔案館也要求檔案管理人員更加專業化，充分、正確地發揮自身作用。檔案館擬對檔案管理人員進行任職資格審查，確保檔案管理人員的專業性并對其進行統一的培訓管理，同時也應積極引進多元化的技術服務人才，為檔案館服務的升級提供技術支持。

1.4 國際地位：我們的全球角色

英國國家檔案館館藏檔案涉及了英國的全球歷史，因此作為一個全球性的文化遺產機構，英國國家檔案館應充分認識自己在世界歷史舞臺上的重要地位，鞏固并提升自身全球性地位及影響力。該計劃不僅強調了英國國家檔案館應致力于為世界各地的受眾提供服務，還很重視館藏檔案資源的開發和利用，檔案館應面向全球歷史進行館藏檔案內容的挖掘，保護各種形式的文獻遺產，支持英國各檔案館開展對文化遺產的保護和收藏工作，將世界各地的歷史聯系起來。

2 英國國家檔案館“包容性檔案館”計劃的特點

2.1 實施方法開放性強

英國國家檔案館在該計劃的實施內容中明確表示要“大膽、積極、外向”[2]。其一，大膽使用不同背景的檔案工作者。為了消除受眾訪問障礙，提高檔案館數字服務水平，檔案館擬著手進行檔案工作者專業性篩查，并開發和提供專業發展機會、資源和培訓，開辟進入該行業的新途徑，增加檔案工作者的多樣性和社會流動性。其二，積極開放檔案資源。在新冠肺炎流行的大背景下，館內公共服務暫停，受眾無法到館檢索資料及利用檔案。在此背景下，英國國家檔案館計劃通過在線活動和檔案展覽向受眾提供相應檔案服務，面對世界各地廣泛而多樣的檔案需求，擴大在線訪問范圍，積極推進檔案數字化建設，增加數字化記錄的范圍，在保證信息安全的前提下盡可能地讓所有人都能在線獲取所需要的檔案信息。其三，主動尋求與國內外檔案機構的合作。計劃要求英國國家檔案館最大限度地把握住檔案知識和技能交流的機會，開展跨學科、變革性的檔案交流合作，整合多方檔案資源，與國內外檔案機構、組織、社區、代表團體等協同工作，既能促進國際間檔案交流，也可以盡可能地為世界各地受眾提供較大范圍、功能較完善和較有針對性的檔案信息資源服務。

2.2 服務模式創新性強

為了提升服務水平，英國國家檔案館采用了以創新為焦點的服務文化，主張繼續優化數字化檔案服務的同時積極推進檔案資源商業化開發。其一，優化檔案數字化服務。英國國家檔案館基于之前的“數字化戰略”，繼續開展更為深入的檔案數字化建設，同時通過“納入與國家檔案信托基金合作開發的新項目”[3]促進數字服務和檔案部門的無障礙活動；鼓勵公眾通過數字檔案館參與檔案工作，提升其對檔案及檔案館歷史的了解；與合作伙伴更親密地交流，向世界各地受眾提供更大范圍、更便捷、更具有包容性的檔案服務。其二，推進館藏檔案商業化開發。英國國家檔案館擬在掌握館藏檔案資源內容以及背景的前提下，充分利用館藏檔案、文化遺產、專業知識以及其他無形資產開展開拓性研究，將檔案文化資源的文化性與商業性融合，轉化為符合社會需求的文化產品，從而獲得更豐富、更長遠、更持久的商業回報。

2.3 實施受眾范圍廣泛

英國國家檔案館“包容性檔案館”計劃的重點關注領域之一就是全球性檔案受眾的開發，因此其在計劃中提出了一些建設性要求。第一，重視潛在受眾的檔案需求。在英國國家檔案館網站提供的“包容性檔案館”計劃的材料中提到，檔案的多樣性和實用性被很多人忽略，即使檔案館珍藏了很多具有千年歷史價值的文獻資料，但仍有很多受眾認為檔案不一定可以幫助到他們，因此檔案館擬通過該計劃的實施努力“征服”這一部分受眾，接觸他們、了解他們并且說服他們，將潛在受眾逐步轉變為現實受眾；第二，把握全球范圍內受眾的檔案需求。英國國家檔案館指出，在當前限制的要求下，全球范圍內受眾的需求都有所增加，因此檔案館應抓住此次機會，通過積極推進數字檔案館建設、舉行線上展覽活動、擴大全球范圍內檔案在線訪問權限等途徑，開展多樣化的包容性服務，滿足全球受眾強烈、多樣的檔案需求，從而展示出檔案館深厚的檔案信息資源以及強大的服務能力，擴大檔案館的受眾并使其多樣化。

3 英國國家檔案館“包容性檔案館”計劃對我國的啟示

3.1 推進檔案開放工作

英國國家檔案館“大膽、積極、外向”的開放性檔案工作實施理念，以及在人才利用、檔案資源開放以及開展全球合作等方面提出的實施要求，為我國檔案開放工作的推進提供了思路。其一，消除受眾訪問障礙，允許不同背景人員參與檔案開放工作。我國檔案館應允許接受過統一培訓的、有檔案著錄標引等基礎工作處理能力或是掌握計算機應用能力等不同背景的公眾參與到檔案工作中來，一方面可以減輕檔案工作者的壓力，另一方面也能讓檢索詞更貼近自然語言，方便受眾檢索，從而提高檔案資源的利用率。新修訂檔案法規定：“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業的發展。”[4]按照這一規定，我國檔案館可以鼓勵公眾全方位參與檔案工作，如此一來不僅能“拉近檔案館與公眾的距離，使公眾有機會主動了解檔案館、接觸檔案資源、挖掘檔案信息資源的價值，還可以使檔案館被更多人所熟知，使檔案館能夠更精準地匹配檔案資源與社會檔案信息需求”[5]，大大提升檔案資源的開放利用率。其二，開拓全球視野，擴大檔案館服務范圍。我國檔案部門可借鑒英國國家檔案館積極、外向的工作精神，主動尋求與國外各檔案館、圖書館、企業機構等之間的合作，以擴大檔案館的服務范圍，提供給受眾更加多樣、全面的服務，激發受眾的訪問積極性。當前我國已經進行了一些國際交流合作的項目，如，2017年6月，由中國國家檔案局和印度尼西亞國家檔案館主辦的“中印尼社會文化關系檔案展”在北京首都博物館舉辦[6]。 2019年4月25日至27日，國家檔案局主辦的“‘17世紀至20世紀初‘絲綢之路’歷史檔案文獻展”，在第二屆“一帶一路”國際合作高峰論壇主會場休息區展出[7]。這些工作不僅進一步推進了我國檔案部門與國際之間的檔案交流，創新了合作形式，有助于協同開發館藏檔案，還能更大程度地滿足不同地區甚至不同國家多樣化的檔案需求。不僅是國家檔案館，各省、市、縣檔案館都可以開展多樣化的國際合作與交流。

3.2 創新檔案服務模式

英國國家檔案館在“包容性檔案館”計劃中非常重視檔案館數字化服務以及檔案資源商業化開發，并提出了建設目標。我國新修訂檔案法也規定：“檔案館應當不斷完善利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創造條件，簡化手續，提供便利。”[8]在此背景下，我國各級各類檔案館也應不斷開展檔案創新型服務。其一，完善檔案館數字化服務。首先，落實檔案信息數字化。我國各級各類檔案館應大力推進檔案資源的“存量數字化”和“增量數字化”建設，將紙質檔案逐漸全部轉化為數字檔案，完成檔案資源的數字化。其次，推進檔案服務流程數字化。檔案服務流程既包括對已有的數字檔案信息的調用轉存處理，也包括對非數字檔案信息的數字化處理等操作，因此各級各類檔案館也應優化其在設備、軟件、系統集成、數字化人員、業務和技術標準等多個方面的規劃和準備[9]。最后，實現檔案業務數字化轉型。在檔案信息以及業務流程數字化的基礎上，檔案館應逐步將各項業務活動集成到業務系統中，通過數字檔案業務系統自動歸檔和傳遞電子文件、采集歸納數據，從而實現檔案業務的高效協同，完成檔案業務數字化轉型。其二，進行商業化開發。英國國家檔案館擬通過開展研究、創新形式和進行商業開發實現檔案的價值，獲得長久商業回報。但檔案由于其記載方式的特殊性，大多通過文字和圖像等記載，不如博物館文物形態多樣、生動且易于設計，因此我們可從深入挖掘檔案內涵入手，進行館藏檔案的創新性開發和利用[10]。我國檔案管理部門可通過與旅游局、教育局及當地政府合作建設歷史文化教育基地，深入挖掘館藏歷史檔案，發揮檔案館文化教育功能等進行館藏資源的挖掘開發。如，2015年，江蘇省南京市溧水區檔案部門充分挖掘利用了100余件館藏珍貴革命歷史檔案、上百張圖片資料以及20世紀80年代征集進館的反映新四軍在溧水抗戰的大量檔案資料以及糧草票、稅收憑證等實物，牽頭開發建設了紅色李巷[11]，產生了良好的社會效益和經濟效益，是檔案資源商業化開發的一個優秀成果。另外，我國各級各類檔案部門也應充分發掘館藏特色資源，與旅游局、文化局等部門以及相關企業公司合作開展檔案文創產品的開發、設計等工作，且尤其應主動參與到傳承紅色基因以及黨史教育等活動中去，發揮其積極的作用。除此之外，檔案館也應重視檔案資源商業化開發市場運作路徑的探索和相關機制的建立，為開發后的檔案資源的傳播以及影響的擴散提供便利，利于檔案館提供更具有包容性、更廣泛、更多樣化的檔案服務[12]。

3.3 擴大檔案服務受眾

目前我國普通公眾對檔案館資源的主動利用意識較為薄弱，因此我國各級各類檔案館也需要擴大檔案受眾，將潛在受眾轉變為檔案館的現實受眾。一方面，改變普通公眾的固有認知。國家應鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過展覽、講座以及電視、微博、微信等新媒體傳播途徑，結合中華優秀傳統文化、革命歷史文化以及當前的主流文化，將傳統館藏檔案進行創新性或創意性重組，在充分開發館藏資源的同時弘揚和發展社會主義先進文化，增強民族自信。2019年9月21日，中央檔案館通過其官方網站首次公布了長達12分鐘的開國大典彩色影片，真實還原了這一獨一無二的曠視盛典；為了迎接建黨100周年，國家檔案局計劃在2021年舉辦“百年恰是風華正茂”主題檔案文獻展，另外還將制作有關“紅色檔案”專題紀錄片，特別要推薦一批檔案工作服務抗疫斗爭、脫貧攻堅、重大建設項目等新時代題材的優秀作品[13]。可以看到，館藏歷史檔案通過網絡這一傳播途徑傳播獲得了社會的極大關注，能讓更多受眾看到并了解這些重要歷史檔案，同時通過網絡也可以更便捷地開展更大范圍、更多受眾參與的檔案活動。另一方面，加強國際間檔案交流。英國國家檔案館立足于其全球地位開展檔案服務，我國也應主動開闊視野，積極促成國際間檔案交流及合作開發。2019年9月17日，中俄兩國聯合舉辦的“俄羅斯—中國慶祝中華人民共和國成立70周年歷史檔案文獻展”在俄羅斯圣彼得堡開幕，展覽匯集了來自中俄兩國檔案館收藏的140多件歷史檔案珍品，展現了兩國從17世紀至今在外交、經濟、文化等領域的交往歷史，促進了兩個國家的人民對于兩國交流歷史檔案的深入了解[14]；2018年12月，“錦瑟萬里，虹貫東西——16世紀至20世紀初中外‘絲綢之路’歷史檔案文獻展”在巴黎聯合國教科文組織總部米羅廳開幕，這是中國國家檔案局首次聯合多國檔案部門共同辦展，展出了反映16世紀至20世紀初“絲綢之路”沿線國家與中國開展經貿和文化交往的檔案文獻110余件組[15]。此次展覽不僅引起了國內外公眾和媒體對絲綢檔案的高度關注，使他們獲得了對于絲綢檔案更深入的認識，同時也激發了他們對絲綢檔案的關注和利用熱情。此外，除國家檔案館外，其他各級各類檔案館也應當主動開展國際間檔案交流與合作，進一步擴大全球范圍內的檔案受眾，努力構建具有國家或地方特色的全方位、包容性的檔案館。