加強高校巡察檔案管理實踐探析

陳曉媛 鄭學慧/安徽省合肥工業大學檔案館

近年來，為了落實立德樹人根本任務，推動高校新時代全面從嚴治黨向縱深發展，“建立巡視巡察上下聯動的監督網”，各高校黨委按照“發現問題、形成震懾、推動改革、促進發展”的工作方針，開始對校內各二級黨組織開展巡察工作，努力營造風清氣正的生態環境，推動學校各項事業高質高效發展。巡察檔案不僅是一次巡察工作的過程與成果全記錄，更對今后工作的完善與進步有重要的指導意義，是發揮好巡察利劍作用的有力支撐。做好巡察檔案工作，使歸檔、整理、管理、信息化等工作流程規范化、科學化，提高服務利用水平，充分發揮巡察檔案的憑證、資政、育人價值，使其真正成為打開巡察工作大門的鑰匙、審視巡察工作的鏡子、保證巡察工作高質量發展的“壓艙石”和“助推器”。

1 高校內部巡察檔案歸檔范圍

1.1 報告類檔案

報告類檔案指在一次對校內某二級黨組織的巡察工作中所產生的所有反饋性報告，包括對巡察辦、巡察單位黨組織和校黨委的各類反饋報告。一般指巡察情況報告、反饋意見報告、個別談話報告、問題線索報告、專題報告等。

1.2 證明類檔案

證明類檔案指在巡察工作過程中佐證發現問題的相關檔案材料，即問題底稿和其支撐材料，包括問題底稿、談話記錄、聽取匯報和參加會議記錄、問卷調查與民主測評數據統計、問題線索和信訪統計表、問題線索匯總表、信訪呈批單、問題線索轉辦單、信訪材料轉辦單、巡察工作相關數據統計表等。其中，問題底稿指由巡察組對巡察工作開展情況進行真實、完整、規范記錄，逐人、逐事、逐個問題編寫制作，形成一人、一事、一個問題一稿的巡察材料。巡察報告問題底稿是巡察報告、反饋意見報告和問題線索報告形成的主要依據，是巡察過程和結果的書面證明，也是回應有關質疑的有力證據。問題底稿必須全部歸檔。

1.3 過程類檔案

過程類檔案指在巡察過程中產生的，能反映一次巡察工作各個過程節點的各類檔案材料。包括巡察工作方案、巡察公告、動員會和反饋會巡察組組長和巡察辦主任講話稿、單位主要負責人表態發言、巡察結束公告等。

1.4 整改類檔案

整改類檔案指巡察工作結束后，被巡察單位整改過程中產生的檔案材料，和對被巡察單位二級黨組織開展整改工作“回頭看”過程中產生的檔案材料。包括整改落實工作臺賬、巡察整改報告、“回頭看”工作通知等。

2 巡察檔案工作中存在的問題

第一，對巡察檔案重視程度不夠，沒有科學指導和人力投入，導致文件材料歸檔不完整、檔案整理不規范。筆者所在的合肥工業大學已經開展過四輪校內巡察，但對巡察檔案工作依然不夠重視，巡察檔案工作沒有專業的檔案工作人員負責，只是由各巡察組聯絡員在巡察結束后收集整理，缺乏專業指導，存在文件材料歸檔不完整、檔案整理不規范的現象。筆者在實際巡察工作中發現了以下問題：整改類檔案材料歸檔不齊全；檔案盒未按照標準規格及無酸紙材質定制，僅僅使用普通塑料文件盒；沒有依分類方案和排列順序為歸檔文件編寫檔號，僅編制流水號，且缺歸檔章；未采取線裝或不銹鋼釘裝訂，而是用普通燕尾夾裝訂，后期容易生銹，不利于檔案的長久保存；未編寫頁碼，缺盒內備考表；歸檔完畢后仍在巡察辦保管，未及時移交至檔案館。

第二，高校內部巡察檔案工作制度建設不完善。目前，高校的各項巡察工作制度中很少詳細說明巡察檔案管理的內容，學校也未單獨制定校內巡察檔案工作制度。這就導致巡察檔案缺乏集中統一管理的制度規范，歸檔、分類、保管、利用等各項工作都處于無章可循的狀態，造成歸檔不齊、流程不規范、檔案保密與開放不到位等問題，檔案的完整安全和有效利用無法保障。

第三，信息化水平不高，巡察檔案利用率較低。巡察檔案工作的重點是要把巡察檔案成果利用起來，推動解決問題長效化，把成果的有效利用轉化成推動學校改革、促進學校發展的強大動力。但當各高校巡察檔案數字化尚未展開或程度較低，也缺乏信息化管理體系，信息資源挖掘欠缺，“數據化”程度不高，導致利用率不高，利用效果大打折扣。同時，也沒有明確規定不同層次的利用者需履行的審批手續，保密與利用關系處理模糊。

3 加強校內巡察檔案管理的幾點建議

3.1 重視巡察檔案工作

各高校要將巡察檔案工作納為巡察工作的重點，保證巡察檔案工作的各類硬件條件，如建立標準化的庫房和查閱室、配備檔案安全保管設備、做好恒溫恒濕和防潮防蟲等工作，保障巡察檔案的完整安全。

3.2 加強業務培訓

校內巡察檔案的內容涉及面很廣，包括被巡察單位貫徹落實黨的方針路線政策、全面從嚴治黨工作、意識形態工作、科研經費管理、干部選拔任命等情況，如對校辦產業單位進行巡察，還涉及很多財務、審計方面的知識。這就使得巡察檔案工作日趨專業化，更多地把工作重點放在對文件資料的分類匯編、整理成冊、編寫立卷、注釋說明等專業性工作上。這就要求檔案管理人員具備較強的專業技能和較高的職業修養[1]。高校巡察辦應與檔案館聯手，積極開展巡察檔案工作培訓與交流學習，從收集整理、登記編號、分類編目、立卷歸檔等方面進行系統專業的培訓。同時，在每輪巡查工作中，應由檔案館工作人員及時赴巡察一線對檔案的收集、整理、歸檔流程進行指導和幫助，確保檔案的完整準確和安全。

3.3 完善標準化制度建設

各高校應結合自身情況制定出巡察檔案管理工作制度，將檔案分類、鑒定、裝訂、編目、保管、利用和數字化流程等作出明確規定，確保在歸檔立卷流程中，既客觀反映巡察工作全過程，做到問題可追、件件整改，又要便于巡察檔案的保管和利用，為做好巡察整改“后半段文章”提供真實客觀依據，確保經得起歷史和人民檢驗[2]。將巡察檔案工作納入年度計劃和年終考核中，使此項工作常態化、制度化，成為建立健全巡察制度，鞏固巡察成果的有力保障。

3.4 開展巡察檔案信息化工作

巡察檔案工作應該由傳統的紙質檔案管理，向系統化、數據化邁進。加快巡察檔案的數字化進程，并積極構建科學高效的巡察檔案管理系統，實現檔案的管理、利用和高效傳輸共享，并對存儲的數據進行分析處理，形成一個貫穿于巡察工作各個階段的龐大數據庫。做到隨時隨地信息共享，把工作從單純的檔案保管向開發利用轉化，提高工作效率，輔助管理和決策，發揮好巡察檔案行政管理工具職能。同時，處理好保密與利用的關系，用好巡察檔案成果，通過線上線下開展各類專題警示教育，形成宣傳教育長效機制。