檔案“收、管、用”一體化協同發展實踐與分析

黃友祺 姜曉偉/溫州市龍灣區檔案館

近年來，溫州市龍灣區檔案局、區檔案館探索實踐檔案“收、管、用”一體化協同發展，實現檔案價值層層迭進，破解推行電子檔案認定使用難、跨地區辦理難等問題，最大程度促進檔案事業服務社會發展大局。龍灣區檔案館分別于2013年、2018年創成國家二級綜合檔案館和國家級數字檔案館；全區各單位及各行政村（社區）開通虛擬檔案室，實現檔案資源共建共享；民生查檔“零距離”項目在溫州市檔案系統中得到廣泛推廣。

1 多管齊下“收”，推動檔案資源集成

一是全面鋪開，延伸檔案收集觸角。持續開展“村檔街管區備”，定期對全部行政村（社區）開展各門類檔案收集整理，從根本上解決村級檔案管理不規范、丟失散亂、容易損毀等管理難題。同時完善登備工作機制，每年定期登備區屬部門及各行政村（社區）所有門類檔案，全程跟蹤重點機構改革單位和村社換屆檔案交接，解決檔案歸屬和流向問題，避免重要檔案遺失。目前，已完成社保、房產、環保、工傷鑒定等31門類民生檔案進館，占館藏總量82.26%；接收撤并機構重要檔案4.6萬卷、廢舊印章等實物189個。二是全程跟蹤，培育檔案資源特色。建立特色音視頻、數字報檔案采集機制，與區融媒體中心簽訂備忘錄，完成歷年新聞報道數字素材、《今日龍灣》數字檔案移交進館，今后檔案定期移交，建有音視頻檔案數據庫2.73TB。同時，出臺加強“三重一特”（即重要人物、重大活動、重點建設項目及地方特色）建檔協作機制，專人全程跟蹤收集歸檔有價值照片1萬余張。三是全力提升，挖掘檔案數字資源。以檔案信息化業務系統為引擎，完成虛擬檔案室升級改造，創新升級電子化歸檔、智能庫房、遠程出證、協同查檔、智慧編研等功能模塊，實現檔案工作全面數字化轉型升級。目前，區檔案館累計完成館藏146個全宗257537卷318721件紙質檔案數字化工作，應數字化檔案數字化率達100%。

2 層層加碼“管”，提高檔案治理能力

一是“巡察+”強化政治站位。將檔案工作納入區委巡察重要內容，以清單化方式列出11項巡察具體內容，實現檔案工作“上下貫通、執行有力”。目前，已對八屆區委第七輪巡察9家單位的檔案工作進行全面體檢，在推動“清廉龍灣”建設中展現政治擔當。二是“執法+”優化檔案監管。積極牽頭開展跨部門“雙隨機”聯合執法，主動協商制定聯合執法方案，明確檢查表單，組成聯合執法隊，對全區機關單位、重點建設項目、檔案中介服務企業開展執法檢查，實現“進一次門、查多項事”，除方便檢查對象外，還能有效節約執法資源和提升執法效率。目前，“依法督促某檔案服務企業消除安全隱患”案例入選全省十大檔案法治案例；對某重點建設項目的跨部門聯合執法案例獲《中國檔案報》報道點贊。三是“考核+”夯實檔案基礎。將檔案工作納入區對部門、街道考核范圍，推動全區機構改革后86家單位完成歸檔范圍和保管期限表編制、登記備份、檔案規范化建設等工作。同時，結合承擔溫州檔案工作服務農村基層社會治理國家試點，圍繞“基層治理四平臺”建設運行，梳理街道綜治工作、市場監管、綜合執法、便民服務等基層社會治理事項清單歸檔范圍及保管期限表21類84項，形成試點參考樣本。

3 數字賦能“用”，促進檔案資政惠民

一是民生查檔“零距離”。依托全市“甌e辦”便民服務終端整體布局，開發遠程自助查檔出證功能，將婚姻、出生證明、低保、再生育、房產、社保、學籍等9大類重要民生檔案與個人信息精確捆綁，在虛擬檔案室上提供Web Service接口，實現與“甌e辦”便民服務系統應用集成，相關數據全市共享，開辟“就地查詢、跨館出證、全市通辦”的檔案服務新模式。目前，已增錄身份證號碼識別民生檔案65.74萬條，線上辦件量達2997件，出證2164件。二是機關查檔“線上通”。開通機關部門查檔“線上直通車”，在虛擬檔案室系統各單位賬號下新增跨部門查檔登記功能，創新“在線申請+自動調檔”模式，實現全區各機關單位共享檔案數字資源，推動機關內部“最多跑一次”“一件事”集成改革迭代升級、延伸擴面。通過虛擬檔案室系統向全區各機關單位累計推送數字檔案173509卷1176557件，線上查檔1523次。三是紅色陣地“增自信”。運用科技手段改造升級“檔案龍灣”展廳，融入“滄海桑田”“千年文脈”“歲月聚焦”“勵精圖治”“春風發物”五個篇章，打造開放共享型“數字展廳”。充分發揮檔案育人功能，通過多媒體數字屏幕實時更新檔案數字資源，集中展示龍灣歷史變遷和文化，傳承紅色基因，增強文化自信。目前，“檔案龍灣”展廳創成省級中小學檔案教育實踐基地、區級愛國主義教育基地。