媒體機構檔案工作數字化改革研究

程宇超/浙江廣電集團

2003年5月，時任浙江省委書記習近平同志在視察原浙江省檔案局（館）時作出了檔案工作“走向依法治理、走向開放、走向現代化”的重要指示，并強調：“要提高檔案信息化水平，運用現代化技術做好檔案管理工作。要在實施‘數字浙江’，推進電子政務的過程中，把檔案工作納入其規劃，統籌考慮?！?2021年，浙江省啟動數字化改革，它是新發展階段浙江全面實施數字中國、網絡強國戰略和加快數字浙江建設的具體行動，是撬動各領域、各方面改革的總抓手。隨著數字化進程加快，全面落實好檔案工作“三個走向”總要求，加快實現以信息化為核心的檔案管理現代化，更好服務我省數字化改革和黨政機關整體智治，核心任務就是要加快推進檔案工作數字化轉型。

近年來，從中央到地方的各級媒體機構紛紛運用新技術對以傳統媒體為主導的傳播體系進行改革和創新，加速推動媒體融合向縱深發展。在媒體深度融合和數字化改革的新背景下，如何推進媒體機構檔案工作的數字化改革，以檔案工作數字化改革為抓手推進媒體機構檔案治理現代化，并賦能媒體深度融合成為重要議題。本文以浙江廣電集團為例，研究媒體機構檔案工作數字化改革現狀、主要問題及未來應對措施，為媒體機構檔案工作數字化改革提供參考。

1 媒體機構及其檔案工作數字化改革現狀

1.1 媒體機構數字化改革情況

浙江廣電集團（以下簡稱集團）直屬于浙江省委省政府，是以新聞宣傳為主體，兼營相關產業的綜合媒體集團。為貫徹落實省委省政府數字化改革總體部署，按照《浙江省數字化改革總體方案》和《浙江省宣傳文化智融工程建設總體方案》要求，深化實施“媒體數字化迭代行動”，強化數智集成和融合創新，推動集團生產方式、服務機制、管理體系、治理模式的全方位、系統性重塑，實現從“事”向“制”“治”“智”的轉變。具體來說就是，運用數字化手段，按照系統分析V字模型持續迭代，采用由“數字底座、數據倉庫、數字駕駛艙、九大模塊、核心業務事件組、N個應用場景、門戶”等組成的七層框架，深化業務協同和數據共享，布局全媒體各領域應用場景，打造集團整體智治綜合應用，實現治理能力和治理水平的整體躍遷，從而進一步推進媒體深度融合發展，加快集團全媒體傳播體系和傳播能力現代化建設。

1.2 檔案工作數字化改革情況

檔案工作是一項基礎性工作，集團檔案類型主要分為文書檔案、人事檔案、會計檔案、業務類檔案等。集團綜合檔案室設在集團辦公室，負責收集、整理、保管集團文書檔案、歷史照片檔案、實物檔案等類型的檔案資料并提供檔案利用服務，負責指導、監督下屬單位檔案工作。除此之外，在集團人事管理部、計劃財務部、廣播影視資源中心設立集團檔案分室，分別負責管理集團人事檔案、會計檔案和廣播影視專業檔案。綜合檔案室已于2021年被評為省級規范化數字檔案室，已完成存量檔案90%以上數字化，目前正在進一步完善全部存量檔案的數字化目標任務，為檔案數字化轉型奠定資源基礎。廣播影視資源中心的中心媒資系統，是集團內容資料存儲、管理及再利用的基礎平臺，對集團下屬廣播頻率和電視頻道所有視音頻資料按照“統一歸檔、集中管理、資源共享、合理流通”工作要求，進行收集、編目、存儲、發布、檢索和下載管理，內容資源通過集團內部媒資網呈現，實現廣播、電視、文稿等全媒體資源“一站式”檢索、瀏覽和下載。

隨著集團數字化改革工作的推進，檔案工作數字化轉型也隨之啟動。文書檔案以現有綜合檔案管理系統為基礎，與新辦公自動化平臺對接，是辦公自動化項目（二期）的重點內容之一，屆時將實現集團辦公業務在線辦理、數據共享、實時更新、權限設置等功能，檔案管理工作將前置于業務開始之初，跟蹤文件接收、批轉、辦理、結果反饋等文件全生命周期，自動采集主要業務流程、關鍵環節的數據與最終形成的文件資料一并接入檔案管理系統平臺，由專職檔案人員進行價值判斷和鑒定保管期限，并分類編目存檔。業務類檔案對應的是集團主責主業，是建設的重點難點，主要包括新聞腳本等文字書稿類定稿，各廣播電視頻道和新媒體客戶端產生的音視頻資料、照片，各類專題片、紀錄片拍攝素材等。綜合智治平臺建成后，集團全媒體、全業務、全渠道、全終端、全用戶將“一網打盡”，構筑“橫向到邊、縱向到底”的數據倉庫，也就是綜合智治平臺的數據資源體系。所有業務信息資源采集后在數據倉庫作為有價值的信息資源保存下來。通過權限設置，構建內容共享、渠道共享、技術共享、數據共享的綜合信息資源庫。人事和會計檔案分別納入人事和會計管理系統平臺。整體檔案工作按照“統籌規劃、分步實施”工作思路推進，以打造一體化、全程化、協同化、共享化檔案信息資源體系。

2 媒體機構檔案工作數字化改革中存在的主要問題

2.1 政策及制度標準不夠健全

制度建設和標準化建設是檔案工作數字化改革的保障和關鍵。從內部看，集團制定了《檔案管理制度》和《電子檔案管理辦法》，涉及數字化內容包括電子文件歸檔和管理制度、電子檔案查詢利用制度、網絡和信息設備管理制度，安全保密制度等，但只對電子文件檔案相關內容做出規定，而數字化其他方面內容目前沒有涉及。從外部看，浙江省檔案局印發的相關文件中沒有針對媒體機構檔案工作的內容，省檔案局關于全省檔案工作的數字化部署中，對媒體機構檔案工作數字化的關注也相對比較少，因而對媒體機構檔案數字化改革指導的針對性不強；此外，國家廣播電視總局和全國的省級廣電行業也沒有關于系統內檔案，尤其是沒有針對特種載體檔案的數字化改革出臺相關政策及制度標準。因此可以說，媒體機構檔案管理方面的政策制度，相較于檔案管理的其他綜合性政策和制度來說，非常缺乏，其數字化改革的政策及制度標準更是一塊空白，工作推進中缺乏制度標準來指引和規范。

2.2 檔案人員結構相對單一

目前專職檔案管理人員均為傳統檔案管理專業背景，缺乏檔案數字化相關關鍵技術。而檔案數字化改變了傳統檔案管理及利用方式，媒體檔案數字化改革不是本單位檔案工作人員能夠獨立完成的。從實際來看，由檔案人員對負責數字化改革的技術部門提出具體要求，技術人員具體實施數字化過程，但是技術人員對檔案管理流程、業務內容不甚了解，導致檔案管理人員和技術人員不能夠流暢地進行業務對接，在布局檔案數字化過程中相對比較被動。同時，檔案人員對采編播流程也存在業務盲區，對廣播電視主業內容生產、業務流程不熟悉，導致無法準確鑒定業務類檔案信息價值及確定保管期限。以上不足在人力資源方面限制了檔案工作數字化進程。

2.3 軟硬件設施設備相對不足

在既往檔案管理中，在配備設施設備時，一般以滿足現階段需要和適當超前為原則，所配置軟硬件已基本達到存量檔案數字化需求。但是在辦公自動化平臺和檔案管理系統的對接中，遇到技術壁壘，增量電子文件還是以手動下載、上傳的方式保存歸檔，兩個業務系統的接口適配存在缺陷。業務類檔案中，廣播電視頻道以及新媒體客戶端每天產生的海量音視頻資料，具有及時性、交互性、碎片化、專業性等特點，如何及時抓取、準確判斷、自動分類、整理歸檔問題成為難題。

3 推進媒體機構檔案工作數字化改革的應對措施

3.1 轉變傳統觀念和爭取政策支持是前提

檔案人員要乘著數字化改革東風，努力爭取領導對檔案工作改革的支持。一方面，要讓領導認識到檔案工作是一項基礎性、服務性工作，破除以往檔案工作邊緣化的思想，深刻認識到影像資料是金庫和寶藏資源，認識到管理好檔案信息資源，為廣播電視生產、產業經營活動提供利用服務，反哺主業，為集團產生無形的經濟效益，從而在投入上支持，保證必要的人力、財力和物力資源，確?；A設施建設、軟硬件配備等建設基本條件的實現。另一方面，要改變檔案管理人員的傳統思維，樹立檔案信息資源觀念，秉持“數智立新”理念，運用數字化技術、數字化思維、數字化認知，以“破舊立新”的改革創新思維推進檔案數字化轉型升級。同時，還要呼吁廣電系統內部制定檔案工作尤其是特種載體檔案數字化改革配套政策和相關標準，使改革有章可循、有據可依。

3.2 做好科學規劃和用好先進技術是關鍵

媒體機構檔案工作數字化轉型建立在整體綜合智治平臺基礎上，是流程重塑、系統再造過程，這是一項系統化的宏大工程，要科學規劃、全盤考慮、統一部署。要堅持全程管理和前端控制的理念，從檔案事后管理向過程管理轉變，形成覆蓋媒體融合全過程的檔案管理機制；編制改革任務清單、量化目標、集中攻堅、分步推進。此外，媒體機構檔案類型多，尤其影像資料檔案體量大、類別多、時效性強，需要采用先進技術加以管理和提供利用，統一標準規范。尤其在省級融媒體中心垂直兼容各市縣區融媒體中心的背景下，融媒體云平臺建設要充分考慮檔案管理需求，通過云端采集、5G傳輸等智能先進手段，將實時產生的數據及時自動采集，通過5G傳輸在云端保存，還可考慮運用AI識別、進行自動歸類、分類存儲，各類信息資源可通過權限設置達到共享共用，形成檔案一體閉環管理。

3.3 完善人員結構和加強教育培訓是支撐

檔案工作數字化改革是一項系統工程，要求多部門跨業務協同和高效綜合集成，以集團專職檔案管理人員為主體，以技術部門力量和下屬各部門檔案員隊伍為支撐，以新聞采編播隊伍為補充，形成多元化檔案人員配備模式，可在新聞中心、新媒體客戶端營運部門、技術等部門設立兼職檔案管理人員。適時成立檔案數字化改革推進組，以分管領導為組長，專職檔案管理人員、相關技術人員、主要業務部門相關人員為成員，協調推進和組織實施各項檔案數字化改革任務。同時要對各類檔案人員進行定期培訓，對專職檔案人員應加強信息技術、媒體業務等專業知識與技能培訓；對技術人員和業務人員加強檔案管理方面基本知識普及，培養符合檔案數字化改革需求的復合型檔案管理人才。

3.4 強化檔案應用和優化檔案服務是根本

媒體機構的檔案工作數字化轉型不是孤立的，必須在數字化改革和媒體融合大框架中謀劃推進。這就要求我們主動對接，做好融入和服務兩篇文章。要圍繞重點領域的數字化改革，加快對接媒體融合的重大項目、重大平臺，全面實現電子歸檔，用數據記錄、固化重點領域改革成果。要圍繞服務“完善全媒體傳播體系”“打造視聽旗艦平臺”“構筑融媒技術高地”“駐全省11市記者站建設”等重點任務，加快實現媒資數字化歸檔，探索檔案數據規范、有序流轉。要整合檔案資源和業務數據，應用人工智能、大數據挖掘和分析等技術輔助檔案查詢利用，著力拓展智慧檔案應用場景，實現檔案管理智能化，不斷提升服務效能。