試論微信公眾號信息的歸檔方法與價值

謝憶靜/浙江省蕭山中學

在網絡信息時代，微信公眾號已發展成為學校的“標配”。以筆者所在學校的防疫專題微信為例，僅2020年1月27日通知延期開學至4月20日復學期間，學校微信公眾號就推送了123條與抗疫相關的推文。有反映全校師生、家屬、校友在抗擊疫情中作出貢獻的資料；有以抗擊疫情為主題創作的詩歌、散文、歌曲、書法、繪畫等藝術作品；有體現線上教學等反映“停課不停學”的資料；有師生、家長、校友捐款捐物的記錄、憑證等，這些均是學校主動收集的新冠肺炎疫情防控工作中形成的各類信息資料，通過微信公眾號推文的形式很好地記錄和展示了學校疫情防控的過程。在疫情防控常態化后，防疫任務仍十分艱巨，學校將持續產生大量此類微信公眾號信息，如何對這些有價值的微信信息進行收集、整理、歸檔保存，是需要深入思考的問題。

1 微信信息歸檔的現狀和困境

在實際的操作過程中，我們遇到許多問題和困難，如微信信息歸檔的意識不明顯、保存技術不成熟、缺乏理論和制度支持等。

一是微信信息歸檔意識普遍不強。學校作為微信信息的形成者，未行使主導權，沒有意識到作為信息管理者的權利與義務。對微信信息的傳播、后續使用、轉發統計等大多不作為，發出即止，歸檔意識不強。不少學校微信宣傳工作搞得有聲有色，但在微信歸檔方面仍是空白。

二是微信信息保存技術不成熟。各類學校現有的文件管理系統沒有設計微信文件的管理功能，網絡服務提供商的技術架構、配置與功能模塊也沒有匹配微信文件管理，在線平臺沒有提供足夠的微信文件管理支持，導致微信信息保存不到位。

三是缺乏相應的制度支持。盡管從理論上有相關電子文件與檔案管理制度的支持，但有針對性的頂層設計、管理方法、規范與方案沒有制定，在可查的政策中，較有指向性的是《全國檔案事業“十三五”規劃綱要》，要求研究社交媒體文件的歸檔管理方法。由于缺乏有針對性的制度支持，相關部門還沒有實際的管理舉措。

2 微信信息的歸檔方法

微信信息是隨著電子文件的產生而出現的，根據有關要求，凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍，因此微信公眾號中有價值的內容必須進行歸檔。

以筆者所在學校防疫專題微信信息歸檔為例，我們基于實踐，提出以下幾種歸檔方法。

一是邏輯歸檔。將每條防疫微信的網址鏈接復制下來，進行邏輯歸檔，可以以表格的形式進行匯總，按照發布時間、防疫內容或來源部門等為序進行排序。在互聯網環境下，打開表格點擊相應超鏈接即可讀取訪問相關防疫信息。

二是物理歸檔。收集防疫微信的定稿，包括文稿、照片原圖、音頻、視頻等作為不同載體類型檔案歸檔。同時將發布的防疫微信進行原貌截圖，打印成紙質稿與電子版本進行“雙套制”保存，兩者之間相互注明參見號，方便查找利用。

三是專題制作。將防疫微信制作成專題數據庫保存，例如建立2020年春季學校防疫微信專題庫，數據庫的制作可根據學校的實際發布情況和利用需要，設計檔號、微信題名、責任者、發布日期、專題類型、網址鏈接等元數據字段，既便于查找又利于統計，有較強的實用性。

四是制作編研成果。將學校發布的防疫微信進行圖文重排，制作印刷成圖文并茂的防疫成果集，作為編研材料進行歸檔保存。也可以利用一些專業微信編輯軟件，制作生成微信電子書，簡化匯編的印制流程，甚至可以呈現評論區留言。

五是保存微信公眾號。利用微信平臺的系統賬號自動保存。微信軟件會自動保存已群發的信息和相應的圖文、多媒體素材，進入微信后臺即能檢索和查閱相關信息，在系統后臺，還能對發布的微信進行點擊量、關注人數等各種統計，功能強大，但這種保存方法依賴微信軟件，一旦軟件出現故障或停用，賬號內的信息或將無法讀取或被清空。

3 微信歸檔信息價值研究

第一，微信公眾號是新媒體時代的一種新型檔案載體形式。微信公眾號作為社交媒體的一種新形式，具有信息量大、互動性強、信息及時等特點。單位使用微信公眾號及時發布信息不僅方便快捷，而且大大降低了傳播信息的成本，受眾人群也更為廣泛，效果良好。因此越來越多的單位使用微信公眾號，公眾號成為一種記錄社會、展示生活、關注民生的新型檔案載體形式，公眾號信息成為我們檔案人員需要關注的歸檔對象。

第二，微信信息已然成為各單位檔案的必要組成部分。為了能夠讓更多人群通過微信平臺最快獲取本單位基本信息、發展動態、服務內容等，達到宣傳工作的目的，各單位積極發布各類自身信息，這些都是可以讓人們了解該單位真實的、可靠的原始資料。隨著我國微信用戶不斷增長，微信公眾號發揮的作用將越來越大，微信信息已然成為各單位檔案的必要組成部分。同時，微信信息圖文并茂、內容新穎、更新及時、傳播廣泛，作為檔案保存，是豐富單位檔案室室藏種類的途徑，還可以提高檔案管理水平。

第三，微信公眾號是反映單位歷史面貌的重要窗口。微信公眾號不僅是各單位對外傳播、宣傳的窗口，也是反映單位歷史面貌的重要窗口。不少單位通過微信公眾號將重要的信息及時發布，使大眾第一時間就能夠了解事件的發展情況，這正反映了該單位實際工作情況，也是值得保留的歷史記錄。以此次新冠疫情為例，我校針對此次新型冠狀病毒疫情防控發布的各類微信信息，完整記錄了學校在這項重大突發公共衛生事件中的防控全過程，反映和展示了這一特殊時期的學校歷史面貌。

總之，微信公眾號的信息是我們急需關注的歸檔對象，檔案工作者應積極主動地研究微信的歸檔工作，在起點上引起重視，相信在各級檔案部門的高度重視下，我們最終能解決問題和困境，實現微信信息的真正歸檔。