高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀及改進(jìn)策略

相曉艷

（西安財(cái)經(jīng)大學(xué)行知學(xué)院，陜西 西安 710038）

教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的具體執(zhí)行人員和實(shí)施人員，對(duì)于維護(hù)基本的教學(xué)秩序、保證教學(xué)的質(zhì)量、落實(shí)國家的教育方針政策等方面都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但在實(shí)際工作中，高校秘書的隊(duì)伍建設(shè)以及日常工作中依然面臨一定的困難，對(duì)此，需要結(jié)合高校的工作實(shí)際，以及現(xiàn)在高校教學(xué)工作的特點(diǎn)，進(jìn)行積極改進(jìn)，助力高校教育的發(fā)展。

一、高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析

（一）專業(yè)紛雜，缺乏管理知識(shí)

盡管當(dāng)前高校教學(xué)秘書的學(xué)歷都是碩士學(xué)歷及以上，但在實(shí)際的用人機(jī)制上存在一定的不合理現(xiàn)象。其中，部分工作人員的專業(yè)與管理無關(guān)，也沒有從事相關(guān)工作的經(jīng)驗(yàn)，因此在工作的落實(shí)過程中存在不專業(yè)的問題。大多數(shù)的招聘工作，對(duì)于學(xué)歷有一定的要求，對(duì)于專業(yè)的要求并不明確，盡管有從事相關(guān)專業(yè)的人員，對(duì)于管理經(jīng)驗(yàn)而言，依然比較缺乏，這就在很大程度上影響了工作效率。

（二）人員流動(dòng)性大，缺少專人負(fù)責(zé)

就高校而言，部分學(xué)院內(nèi)沒有行政秘書崗位，教學(xué)秘書完成本職工作的同時(shí)還要兼任行政秘書，有的還兼任學(xué)院宣傳員，完成部門行政和宣傳工作，這種一人兼多個(gè)崗位的情況，不利于明確分工，難以快速解決教學(xué)管理中的實(shí)際問題。導(dǎo)致人員換崗或流失比例大，教學(xué)秘書作為學(xué)院基層的崗位，需要對(duì)教學(xué)、科研工作流程和內(nèi)容有一定的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)。在實(shí)際工作中由于人員的流動(dòng)性，新入職的教學(xué)秘書工作不能有效銜接，不利于工作開展。部分高校對(duì)于教學(xué)秘書的聘任沒有正式編制，更增加了崗位的流動(dòng)性。由于學(xué)校的教學(xué)管理工作缺乏專人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致文件處理流程和處理方式也存在一定的差異，不利于教學(xué)工作的順利開展。

（三）缺乏職業(yè)認(rèn)同感、易產(chǎn)生職業(yè)倦怠

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容本身相對(duì)固定，有時(shí)比較枯燥，因此對(duì)于從業(yè)人員而言，有時(shí)難以獲得成就感。就工作性質(zhì)而言，教學(xué)秘書的工作在于為學(xué)院老師的教學(xué)服務(wù)，因此工作人員容易產(chǎn)生為他人服務(wù)的感覺，長期存有這種想法將會(huì)影響職業(yè)認(rèn)同感，造成不同程度的職業(yè)倦怠。當(dāng)前，高校的教學(xué)秘書招聘對(duì)于應(yīng)聘者的年齡有一定的限制，剛畢業(yè)的碩士生應(yīng)聘后，就要從事繁雜、重復(fù)的工作，容易消磨斗志，既不利于自身的發(fā)展，也不利于高校教學(xué)工作的高效開展［1］。

二、當(dāng)前教學(xué)秘書工作存在的主要問題

（一）對(duì)學(xué)生的基本情況缺乏了解，難以幫助學(xué)生解決問題

就當(dāng)前而言，大多數(shù)從事教學(xué)秘書工作的人員與學(xué)生的聯(lián)系較少，缺乏接觸學(xué)生的渠道，即便是涉及學(xué)生事務(wù)的教學(xué)通知，也需要借助輔導(dǎo)員傳達(dá)，存在跑腿多、問題解決困難的情況。

（二）職業(yè)技能培訓(xùn)欠缺

由于高校教育秘書崗位的特殊性，因此對(duì)于入職者而言，有時(shí)缺乏基本的技能培訓(xùn)。即便是從事培訓(xùn)工作，對(duì)于新入職教學(xué)秘書的培訓(xùn)課程也是集中在教師職業(yè)道德和教學(xué)能力提升方面，對(duì)于教學(xué)秘書工作而言，缺乏針對(duì)性的業(yè)務(wù)能力指導(dǎo)。因此，許多教學(xué)管理工作都是第一次接觸，缺乏經(jīng)驗(yàn)，不具備對(duì)具體工作制度和流程的宏觀角度把握能力，面對(duì)學(xué)院教師和學(xué)生的問題，只能向上級(jí)求助。上級(jí)工作部門對(duì)此類工作缺乏耐心，容易降低教學(xué)秘書的工作熱情。在教學(xué)秘書的工作期間，缺乏培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致教學(xué)秘書工作開展的過程中缺乏與外界交流溝通的機(jī)會(huì)，不利于自身教學(xué)管理能力的快速提升［2］。

（三）工作量大，內(nèi)容繁雜

作為高校學(xué)院的教學(xué)秘書，不僅需要及時(shí)完成部門領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)，還要做好學(xué)校各個(gè)部門的工作銜接，比如教務(wù)處、實(shí)踐學(xué)習(xí)管理部門、科技處以及人事處等，還要與教師做好溝通工作，安排好排課并組織專業(yè)課考試，完成課程評(píng)價(jià)和科研考核等工作。在各類工作期間還需要完成各個(gè)部門發(fā)布的相關(guān)任務(wù)，協(xié)助老師，對(duì)部門相關(guān)課程建設(shè)和專業(yè)建設(shè)資料進(jìn)行搜集，并跟蹤后續(xù)的工作。有時(shí)還要做好部門教學(xué)和辦公相關(guān)業(yè)務(wù)的費(fèi)用報(bào)銷工作，這些繁雜的工作在開展過程中既耗時(shí)又易出錯(cuò)，如果教師配合度不高，就會(huì)影響工作效率，使得教學(xué)秘書沒有太多精力深耕于自身專業(yè)技能學(xué)習(xí)，不利于成長發(fā)展。

（四）職業(yè)前景不明確，晉升渠道不暢通

對(duì)于高校的教學(xué)秘書而言，前景并不明朗，職業(yè)晉升的渠道也不夠通暢。與高校的教師和實(shí)驗(yàn)室輔導(dǎo)員評(píng)職稱不同，教學(xué)秘書不能通過這種方式晉升，也無法完全按照行政部門管理崗位的晉升制度，進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃。這種晉升渠道匱乏的現(xiàn)實(shí)問題，也降低了教學(xué)秘書的工作積極性，看不到發(fā)展前景，缺乏學(xué)習(xí)動(dòng)力，喪失了工作的熱情，導(dǎo)致教學(xué)秘書崗位相對(duì)尷尬。

三、解決教學(xué)秘書發(fā)展困境的策略

（一）加強(qiáng)與學(xué)生的溝通交流，提升工作效率

教學(xué)秘書在開展工作的過程中與老師的交流相對(duì)較多，與學(xué)生的溝通較少。因此高校的學(xué)院應(yīng)該鼓勵(lì)教學(xué)秘書擔(dān)任學(xué)生班主任，從而更好地了解學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況，從而在幫助學(xué)生解決問題時(shí)更有針對(duì)性。加強(qiáng)與輔導(dǎo)員的溝通，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)組建班委學(xué)生群，及時(shí)發(fā)布相關(guān)教學(xué)信息，鼓勵(lì)學(xué)生參與，教學(xué)秘書可以通過定期組織學(xué)生座談會(huì)的方式，幫助大學(xué)生能夠及時(shí)了解教學(xué)管理的工作環(huán)節(jié)，更好地了解問題的處理流程，同時(shí)也了解學(xué)生對(duì)教師和學(xué)院教學(xué)管理的需求和建議。也可以通過招聘學(xué)生助理的形式，讓學(xué)生利用一定的課余時(shí)間，到教學(xué)秘書辦公室?guī)兔?，這樣既能幫助學(xué)生增強(qiáng)對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，還能適當(dāng)減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，提升工作效率［3］。

（二）減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)

由于教學(xué)秘書的工作內(nèi)容繁雜，工作量較大，在參與教學(xué)管理和質(zhì)量監(jiān)控、課程和專業(yè)建設(shè)以及相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作時(shí)，學(xué)院應(yīng)該將個(gè)別任務(wù)分派給相關(guān)教師，平衡工作量。部分高校的學(xué)院規(guī)定新入職的教師在教學(xué)秘書辦公室?guī)兔σ荒?，這種處理方式值得借鑒。對(duì)于剛?cè)肼毜慕處煻裕n程和項(xiàng)目相對(duì)較少，空余時(shí)間較多，因此可以通過辦公室的工作更好地了解。同時(shí)，快速適應(yīng)生活環(huán)境，這樣對(duì)于新入職教師和教學(xué)秘書而言都十分有利，還能大大減輕教學(xué)秘書的工作負(fù)擔(dān)，提升教學(xué)管理水平。

（三）領(lǐng)導(dǎo)、教師積極配合

對(duì)于二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和教師而言，應(yīng)該理解教學(xué)秘書的工作，并積極配合，對(duì)教學(xué)秘書發(fā)布的通知及相關(guān)文件及時(shí)反饋，避免由于個(gè)人情況影響教學(xué)秘書的工作進(jìn)度。教學(xué)秘書的工作由于比較龐雜，因此難免出錯(cuò)，一旦出現(xiàn)問題應(yīng)該共同解決，相互支持。在教學(xué)秘書工作過多時(shí)，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時(shí)做好調(diào)整，合理分配工作，從而確保各項(xiàng)工作有條不紊地開展。

（四）采取輪崗制，提高工作熱情

長期從事某種重復(fù)工作容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對(duì)此，高?？梢栽O(shè)置工作期限，通?？梢远槿昊蛘呶迥?，工作期滿可以進(jìn)行崗位輪轉(zhuǎn)。將教學(xué)秘書與行政崗位調(diào)換，可以與教務(wù)處、科技處以及人事處進(jìn)行輪換，這種處理方式既能激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，同時(shí)也可以避免產(chǎn)生懶散的工作作風(fēng)。另一方面，對(duì)于教學(xué)秘書而言，能夠保持職業(yè)的新鮮感，不斷學(xué)習(xí)，更好地了解高校的教學(xué)工作流程，促進(jìn)個(gè)人的發(fā)展。

針對(duì)教學(xué)秘書職業(yè)規(guī)劃的管理制度，首先，需要強(qiáng)化學(xué)校與教學(xué)秘書間的溝通，通過對(duì)教學(xué)秘書自身職業(yè)規(guī)劃的了解，設(shè)置合理且具有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃和具體措施；其次，通過分析對(duì)比教學(xué)秘書績效考核結(jié)果，對(duì)有潛力的教學(xué)秘書進(jìn)行挖掘，通過集中式培訓(xùn)或者專項(xiàng)式發(fā)展，幫助教學(xué)秘書挖掘自身職業(yè)潛能。而培訓(xùn)規(guī)劃的制定屬于培訓(xùn)的第二要點(diǎn)，該環(huán)節(jié)主要工作內(nèi)容包括：設(shè)立具體的培訓(xùn)目標(biāo)，制定具體可行的培訓(xùn)計(jì)劃和相關(guān)培訓(xùn)措施。以職業(yè)生涯為導(dǎo)向的培訓(xùn)活動(dòng)的開展，是高校根據(jù)自身發(fā)展需求以及教學(xué)秘書自身職業(yè)潛能、發(fā)展需要展開的一種培訓(xùn)計(jì)劃，但是在培訓(xùn)剛開始階段，需要高校和教學(xué)秘書共同商議，設(shè)計(jì)自己的培訓(xùn)要點(diǎn)，同時(shí)嚴(yán)格遵照培訓(xùn)計(jì)劃對(duì)教學(xué)秘書開展培訓(xùn)活動(dòng)［4］。

（五）提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，設(shè)置合理的晉升渠道

職位的晉升對(duì)于教學(xué)秘書而言，至關(guān)重要。對(duì)于高校的教學(xué)秘書而言，學(xué)校和學(xué)院應(yīng)該大力支持深造，給其教學(xué)秘書一定的發(fā)展空間，積極鼓勵(lì)其在專業(yè)上深造，攻讀博士學(xué)位或者在工作上發(fā)展。在職業(yè)向上發(fā)展通道上，改進(jìn)晉升制度，可以設(shè)置職級(jí)職位認(rèn)定制度，增加一定的上升發(fā)展空間，為教學(xué)秘書提供發(fā)展方向，還應(yīng)該積極建立獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)制度，及時(shí)對(duì)教學(xué)秘書的工作進(jìn)行考核評(píng)定，增加一定的考核優(yōu)秀比例人數(shù)，從而充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性［5］。

高校人力資源管理者，需要提高對(duì)培訓(xùn)結(jié)果的考核力度，避免出現(xiàn)部分教學(xué)秘書培訓(xùn)過程中應(yīng)付的情況，提高培訓(xùn)的實(shí)效性，促進(jìn)高校內(nèi)部培訓(xùn)質(zhì)量提升。與此同時(shí)，要重視掌握培訓(xùn)結(jié)果，明確培訓(xùn)的不足，掌握教學(xué)秘書培訓(xùn)期間的表現(xiàn)，如果培訓(xùn)不過關(guān)的話，直接和教學(xué)秘書績效工資掛鉤，激發(fā)他們主動(dòng)參與的積極性，實(shí)現(xiàn)推動(dòng)高校健康發(fā)展的目的。切實(shí)發(fā)揮人力資源培訓(xùn)考核及反饋提升的作用，通過人力資源培訓(xùn)提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量與效率。其次，人力資源培訓(xùn)者要主動(dòng)考慮各方面因素，調(diào)整培訓(xùn)方案與內(nèi)容，保證培訓(xùn)方案的可行性，切實(shí)發(fā)揮人力資源培訓(xùn)作用，提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)，達(dá)到促進(jìn)高校市場競爭力提升的目的［6］。

綜上所述，高校教學(xué)秘書工作的內(nèi)容繁雜，工作量大，但教學(xué)秘書工作的開展將會(huì)影響學(xué)校的教學(xué)管理水平。對(duì)此，高校的管理人員和院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該客觀認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書的重要性，明確其工作職責(zé)，從人員的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升等方面進(jìn)行綜合考量，積極創(chuàng)新管理辦法，為教學(xué)秘書工作提供更多的便利條件，從而推動(dòng)高校教學(xué)管理工作的健康發(fā)展。