淺析多媒體信息化在干部人事檔案管理中的作用

■ 徐春燕

如今，我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，成熟的信息及電子技術已普及到各行各業，而新時期機關單位干部人事組織管理工作更應該走在前面，那么機關單位干部人事檔案管理要適應時代的要求，充分利用多媒體信息化在機關單位干部人事檔案管理中的管理功能，以適應時代的需要。下面談談我對機關單位干部人事檔案管理中的存在的問題和解決方案的一點認識：

一、在機關單位日常的干部管理工作中，形成了大量的干部人事檔案信息，但是在干部人事檔案的管理與利用中存在著一定問題：

1.部分機關單位對干部人事檔案管理的責任意識落后，思想觀念滯后，機關單位干部人事檔案管理缺乏長期的、專業的檔案管理人員，多半是單位的其他人員兼職做檔案管理，缺乏檔案管理的相關知識和技能，與新形勢下的機關單位干部人事改革的要求和現代社會發展的需求不相適應。

2.機關單位干部人事檔案管理制度存在不足

在部分機關單位的干部人事檔案管理工作中，其工作制度以及管理制度等還處于早期工作的模式，和現代社會發展新時代應用多媒體信息化信息技術存在一定的不匹配性，缺乏有效管理，從而使得機關單位干部人事檔案管理工作的開展以及相關管理工作存在一定不足。比如在干部人事檔案管理收集、整理、保存等具體工作中多媒體信息化技術的應用方向不明確，以及對檔案管理人員缺乏良好的工作評價機制等。干部人事檔案資料歸檔工作有待規范，經常在歸檔范圍工作中存在歸檔不科學，歸檔資料不完全等現象，對于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時性、檔案材料真實性打折扣的現象。

3.機關單位干部人事檔案管理的管理方式和方法存在著落后性。現行的機關單位干部人事檔案管理的工作方式方法還有點落后，在檔案資料的保存中過分注重紙質檔案，而容易忽略了使用與之配套的電子檔案，沒有將現代化工作方式的優勢很好地發揮出來，導致工作效率較低；機關單位干部人事檔案管理工作者缺乏足夠的檔案多媒體信息化管理的專業素養和必備的工作經驗，理論與實際相脫離，與在新時期的檔案工作要求不太適應，很難適應新形勢下出現的新問題。

4.機關單位干部人事檔案管理存在著局限性

機關單位干部人事檔案內容難全面的反映干部的真實情況：一是干部人事檔案內容過于簡單和程式化，缺乏能全方位了解干部情況的個性化材料；二是機關單位干部人事檔案在機關單位干部人事的任免、調動、晉升中的影響力和執行力不夠，使檔案應有的考察依據的功效沒有得到很好的發揮；三是過分注重機關單位干部人事檔案的保存存檔功能，而忽略了開發利用功能的發揮。機關單位干部人事檔案在改革實踐中的社會效益作用沒有得到很好地體現。

5.機關單位干部人事檔案管理的設備設施比較落后，多媒體信息化建設投入資金不足

許多機關單位對干部人事檔案管理投入資金不足，基本都存有從事機關檔案管理的設備落后或缺乏、檔案庫房構建不完善甚至沒有干部人事檔案管理專門的場所的情況。即使是有設備也存在設備沒有得到及時更新，基礎設施過于落后的情況，還有機關單位檔案管理人員缺乏相應的檔案管理多媒體信息化管理技能。隨著科技的進步，多媒體信息化時代的到來，原有的機關單位干部人事檔案管理方式已經嚴重滯后，多媒體信息化建設投入不足，設備和管理技能更新速度不能實現機關單位干部人事檔案管理的多媒體信息化管理，從而導致機關單位干部人事檔案管理難以適應現代社會高速發展的要求。

二、重視機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化，建立機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統，實現機關單位干部人事檔案管理科學化、現代化

1.重視機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化人才的培養，穩定檔案管理人員，加強機關單位干部人事檔案管理

以往機關單位干部人事檔案管理工作在實施過程中主要以紙質資料及人力管理為主的方式進行。這種以紙質為信息載體的方式限制了檔案資料長期保存，人力工作方式在進行干部人事檔案管理中不僅效率較低，而且在檔案的管理內容上具有一定難度和局限性，很多從事檔案管理的人員不愿意長期從事檔案管理工作，人員流動性大，缺乏相應的檔案信息化管理的穩定人才，機關單位干部人事檔案管理信息化人才的培養是機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化管理建設的必要保障，在檔案管理多媒體信息化進程中一定要注重人才的培養和人才的引進。一方面，機關單位領導要重視干部人事檔案管理工作，設立專門的干部人事檔案管理人員，穩定管理人員，加強干部人事檔案管理多媒體信息化人才的培養，組織單位現有的干部人事檔案管理人員到上級檔案管理部門進行檔案管理系統培訓，加強干部人事檔案管理人員思想道德教育，使從事干部人事檔案管理的人員認識到檔案管理的重要性，樹立強烈的檔案管理責任意識，進一步提升他們的檔案管理能力和專業素質，更好地適應機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化的崗位要求。通過觀念及思維引導的方式，對檔案管理工作進行相應改良，如檔案內容采用信息化載體進行傳遞與儲存，減少管理工作的繁瑣性，還可通過信息化結構的建設，使檔案管理部門人員在工作上得到一定程度精簡，從而降低材料費用以及人力費用的支出等。另一方面，也可以根據機關單位干部人事檔案管理信息化建設的具體需要，招錄具有多媒體信息化專業的人才，讓這樣的人才參與到單位干部人事檔案管理多媒體信息化管理中來，發揮其優勢運用在機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化建設中的作用，使機關單位干部人事檔案管理更加規范、科學，更加現代化。因此機關單位要緊跟時代步伐，建立新時代干部人事檔案管理信息化工作思維及觀念，已適應信息化時代發展的需要。

2.建立健全機關單位干部人事檔案管理制度，樹立信息化工作思維及觀念是機關單位干部人事檔案多媒體信息化管理的基礎

要在現代社會發展新時代中更好的將多媒體信息化信息技術運用在機關單位的干部人事檔案管理工作中，必須要有一套適合機關單位干部人事檔案管理的制度，建立健全檔案管理工作制度以及管理制度是機關單位干部人事檔案信息化管理的基礎。要明確多媒體信息化技術在機關單位干部人事檔案管理中的應用方向，以及建立對檔案信息化管理人員的工作評價機制等。

3.加大資金投入，更新設備，建立一套現代化的機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統

資金是機關單位干部人事檔案信息化管理的保障，單位需要加大對管理經費的投入，只有經費充足才能保證加工單位人事檔案信息化管理基礎設施的合理建設。機關單位要結合檔案管理的實際需要和實際情況，更換不符合檔案管理需求的設備，購買檔案信息化管理的相關設備，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎。同時，為了解決傳統檔案管理工作中分類不完善、效率低的問題，提高檔案應用于管理的效率，實現對檔案資源的共享和有效管理，單位還需要大力提高機關單位檔案管理信息化的意識，推動將信息化與檔案管理的有效結合，建立一套現代化的機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統，提高機關單位干部人事檔案管理應用水平和工作效率。

三、用多媒體信息化管理系統對機關單位干部人事檔案進行科學管理和有效利用

1.多媒體信息化系統能為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息化系統建立以后，可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績廉等干部全方位的綜合信息，從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式，使干部人事信息充分得到共享，提高人事任免等工作效率與工作質量。在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高干部人事信息的時效性。

2.多媒體信息化系統利用到機關單位干部人事檔案管理中可以使干部任免更加科學化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式，使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像，結合干部考核中形成的文字材料，可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等，使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度。從而不斷促進機關單位人事組織工作的科學化和現代化。

四、多媒體信息化系統在機關單位干部人事檔案管理中應注意的幾個問題

1.要采用規范的應用軟件。實現干部人事信息的標準化及大范圍內的信息共享，為此，中央組織部制定和頒發了全國組織機關單位干部人事管理信息系統《信息結構體系》，它是為按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的，不僅具有較高的標準化、規范化程度，而且具有總攬全局的權威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，否則會造成數據結構混亂，使上下級數據無法溝通與共享。系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準，減少轉換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。應用多媒體信息化系統管理干部人事檔案，首先要建立起干部信息數據庫，包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫，這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內的應用。要使機關單位干部人事檔案多媒體信息系統達到最佳的應用效果，使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機，音頻和視頻可為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內的適應性。只有建立一個優質、高效的網絡系統，才能實現系統建設的高投入與高產出，為各級領導和組織工作提供優質、高效和全方位的干部人事信息服務。

2.用多媒體信息系統來進行機關單位干部人事檔案管理應該有計劃、分步驟、分階段建設。第一，先建成系統的基本框架，包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行，其中干部人事信息資源的采集是重點，也是基礎，干部人事信息的采集與報送工作應當規范化、制度化，把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統，并將成熟的經驗推廣、普及，不斷提高整體應用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統臻于完善，最終滿足組織工作中識人、用人的全面需要，做到全員參與，以應用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統的應用，涉及到很多工作領域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統的建設工作包括班子建設、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。準確、完整、規范的信息資源是整個系統的生命，在系統的建設和應用過程當中，要重視機關單位干部人事信息資源的采集、開發與利用，不能只購置先進的硬件設備而忽略信息資源及系統的應用。要以應用為主線，選用一些實用的應用程序，充分利用現有信息資源。拓寬應用范圍，提供更深層次的干部信息服務，針對已經形成的干部人事檔案數據信息進行及時更新、核查、分析和評估，采取精細化的管理，提升干部人事檔案信息的使用率，針對信息化控制智能鏈條不斷地完善，同時運用多媒體信息化精細化管理對干部人事信息進行監控和預警，制定標準化的業務流程，使精細化信息數據的信息管理達到更高準確性，利用機關單位干部人事檔案管理信息化給工作帶來便利。

五、結語

基于機關單位干部人事檔案信息化管理中的存在的問題，怎樣建立機關單位干部人事檔案管理多媒體信息化系統，多媒體信息化系統對機關單位干部人事檔案管理與利用的作用，多媒體信息化系統在機關單位干部人事檔案管理中應注意的幾個問題，我們要用充分利用現代化、科學化的手段做好新時期的機關單位干部人事檔案管理信息化工作，使機關單位干部人事檔案管理多媒體信息系統真正成為組織工作中必不可少的重要組成部分，更好地為機關單位干部人事檔案管理服務，這既是新時期人事組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。