高校校友檔案管理的問題與對策建議

鄭晶瑋/浙江工商大學(xué)

高校作為各類人才集聚的地方，無論是科研水平還是管理水平，都應(yīng)該成為全社會(huì)的高地和標(biāo)桿，高校檔案管理工作也不例外。“雙一流”背景下，全生命周期的校友服務(wù)工作被越來越多高校所認(rèn)同和重視，全面加強(qiáng)高校校友檔案管理的重要性日趨凸顯。

1 新時(shí)代高校校友檔案管理的新特點(diǎn)

1.1 高校愈發(fā)重視校友工作

校友是母校的寶貴資源，校友的成就、祝愿和期望是學(xué)校發(fā)展的聲譽(yù)之源、信心之源和智慧之源，因而有“是校友改變了大學(xué)的歷史”的說法。世界各知名大學(xué)對開發(fā)利用校友資源均給予高度重視[1]。“雙一流”背景下，全生命周期的校友服務(wù)工作被越來越多國內(nèi)高校所認(rèn)同和重視。教育部發(fā)布的第五輪學(xué)科評估整體方案中，突出強(qiáng)調(diào)了人才培養(yǎng)的中心地位，除重視整體性數(shù)據(jù)，更要求高校注重校友個(gè)體的跟蹤性關(guān)注。良好的校友資源對于傳播學(xué)校品牌、提升學(xué)校聲譽(yù)、增強(qiáng)學(xué)校美譽(yù)度都大有增益。目前各校都建立了形式多樣的聽取校友意見的有益機(jī)制，持續(xù)推進(jìn)高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等方面改進(jìn)工作。

1.2 高校校友檔案管理的內(nèi)涵外延不斷拓展

高校校友檔案是指高校師生員工在校期間及離校后形成的對本人、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各類文件材料[2]。校友檔案除了傳統(tǒng)意義上的作為工作查考依據(jù)外，也是維系校友與母校情感的紐帶和載體，是校園記憶的寶貴珍藏，是非常有意義的育人資源。在“三全育人”視域下，檔案管理也是高校管理育人、全員全過程育人的重要一環(huán)。以往高校更注重知名校友檔案的建設(shè)，如今更多高校注重加強(qiáng)校友檔案工作體系建設(shè)，建立全員覆蓋的校友檔案工作體系。全生命周期的校友工作對進(jìn)一步豐富和延伸校友檔案內(nèi)涵提出新需求。

1.3 數(shù)字化改革對高校檔案管理帶來新挑戰(zhàn)

當(dāng)前，浙江省委正全面推進(jìn)數(shù)字化改革，以數(shù)字化改革作為撬動(dòng)各領(lǐng)域各方面改革的戰(zhàn)略總抓手，加快建設(shè)數(shù)字浙江。加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作，需要有效解決系統(tǒng)整合不足、數(shù)據(jù)共享不暢、服務(wù)體驗(yàn)不佳、設(shè)施重復(fù)建設(shè)等突出問題[3]。這些既是高校檔案信息化建設(shè)過程中的痛點(diǎn)，也是以系統(tǒng)思維整體加強(qiáng)和改進(jìn)高校管理信息化工作的難點(diǎn)。

2 高校校友檔案管理存在的問題

2.1 政策體系有待進(jìn)一步構(gòu)建和完善

第一，政策依據(jù)不全，導(dǎo)致執(zhí)行難。高校校友檔案建設(shè)與其他類別檔案相比，基礎(chǔ)相對薄弱、發(fā)展相對滯后。《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中，校友檔案沒法直接歸屬現(xiàn)有分類依據(jù)中的任一類目中，與行政類、教學(xué)類、科研類等檔案都有很多交叉。校友檔案是否應(yīng)單獨(dú)列為一個(gè)類目，目前也缺乏上位依據(jù)，各校基于本校實(shí)際的理解和探索也不盡一致。但總體來看，高校關(guān)于校友檔案的相關(guān)規(guī)章制度，特別是體系化的思考與構(gòu)建尚為缺乏。

第二，實(shí)操層面和理論研究層面，未形成共識。一是在實(shí)操層面，一些高校將校友檔案作為文獻(xiàn)檔案，多聚焦于學(xué)籍材料方面，如學(xué)籍表、成績單、畢業(yè)論文、畢業(yè)照等，缺乏個(gè)性化和生動(dòng)性。一些高校將校友檔案作為人物檔案，如上海交通大學(xué)出臺了《校友人物類檔案工作規(guī)范》，四川大學(xué)出臺了《著名校友檔案管理實(shí)施細(xì)則》，主要側(cè)重知名校友的發(fā)展性檔案收集。還有一些學(xué)校已經(jīng)開始關(guān)注并規(guī)范在校學(xué)生的跟蹤性檔案搜集，如華北電力大學(xué)、天津師范大學(xué)等先后出臺《學(xué)生班級檔案管理辦法》等。總體來看，各高校大多是基于本校實(shí)際和現(xiàn)有工作基礎(chǔ)。二是在理論研究層面，就高校校友檔案的類目歸屬來看，有的學(xué)者建議以按時(shí)間順序以畢業(yè)為界，按學(xué)籍在校期間和畢業(yè)后作為歸屬依據(jù)；有的建議從育人內(nèi)容方面進(jìn)行歸屬，分為思政類、科研類、創(chuàng)業(yè)類等，方便檔案調(diào)用并講好校友故事、校園故事。

2.2 多元主體權(quán)利義務(wù)有待進(jìn)一步明晰

第一，校友檔案管理面臨挑戰(zhàn)，校友檔案治理勢在必行。檔案治理是公共治理理論在檔案場域的應(yīng)用，是公共治理活動(dòng)的重要組成部分[4]。傳統(tǒng)的高校檔案館內(nèi)全宗的建構(gòu)模式多是“以我為主”“為我服務(wù)”，即以檔案館為核心，為學(xué)校中心工作服務(wù)，信息化建設(shè)主要服務(wù)于檔案館管理的需求。當(dāng)前高校的檔案資源，形式和來源都較為單一，主要集中在黨群、行政類方面，宏觀性、綜合性的檔案占了很大的比重；微觀的、具體的、個(gè)體的內(nèi)容較少，特別是體現(xiàn)校園記憶和文化沉淀的校友檔案不多。校友檔案工作的特殊性、復(fù)雜性、服務(wù)性和民主性等特點(diǎn)，對新時(shí)代做好校友檔案工作提出了新的要求，如何讓社會(huì)組織、師生員工、社會(huì)公眾等共同參與校友檔案治理、成為治理主體非常有必要。在校友檔案治理主體日趨多元化的趨勢下，如何協(xié)調(diào)主體間的關(guān)系，激發(fā)多元主體的參與熱情，共同推進(jìn)校友檔案管理工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的目標(biāo)，是一個(gè)極具現(xiàn)實(shí)意義的課題。

第二，校友檔案治理多元主體的協(xié)同機(jī)制有待創(chuàng)新。目前主要存在以下兩方面問題：一是“前端”認(rèn)識不夠、動(dòng)力不足、能力欠佳。校友檔案形成部門，如班級、學(xué)院、學(xué)生管理部門、教務(wù)管理部門等，檔案管理工作多為兼職檔案員或者學(xué)生負(fù)責(zé)，檔案工作可能只是其的一部分職責(zé)。傳統(tǒng)檔案工作在之前培訓(xùn)的基礎(chǔ)上基本能夠勝任，但對創(chuàng)新校友檔案管理的動(dòng)力、對優(yōu)化“前端”控制等方面的主動(dòng)思考、創(chuàng)新和有效反饋不多。二是治理體系相對封閉，開放共治的意識不夠。不少學(xué)校存在校友工作出色，校友檔案工作卻很滯后的情況。大量校友辦、各地校友會(huì)的動(dòng)態(tài)信息、重要數(shù)據(jù)等仍沉淀在一線，校友系統(tǒng)的建設(shè)主要服務(wù)于校友工作開展，校友部門主動(dòng)參與校友檔案治理，加強(qiáng)校友數(shù)據(jù)運(yùn)用和共享的效率較低。

2.3 高校校友檔案數(shù)字化改革基礎(chǔ)較弱

第一，基礎(chǔ)偏弱且投入有限。長期以來，高校檔案館在校內(nèi)的顯示度有限，學(xué)校對檔案工作的人財(cái)物投入相對有限，高校檔案工作的信息化基礎(chǔ)總體偏弱。大部分高校的校友檔案數(shù)據(jù)或多或少存在不規(guī)范、不集中的問題，很多仍散落在不同的系統(tǒng)、不同的全宗之間。已有檔案數(shù)據(jù)利用率低、學(xué)校中心工作服務(wù)度不高，導(dǎo)致高校對推進(jìn)校友檔案數(shù)字化建設(shè)的重視度、投入度、整合力度有限。有些高校還存在檔案系統(tǒng)和校友系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)院相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)尚未對接的情況，校友數(shù)據(jù)“煙囪林立”的情況仍在一定范圍存在。

第二，思想認(rèn)識有待進(jìn)一步提高。不少高校檔案數(shù)據(jù)在線、系統(tǒng)打通的階段尚未完成，以數(shù)字治理引領(lǐng)檔案工作的整體提檔換代更是尚未破題。由于高校校友檔案工作的特殊復(fù)雜性，新時(shí)代新格局下如何以改革思維、數(shù)字思維、系統(tǒng)思維統(tǒng)領(lǐng)校友檔案工作全領(lǐng)域性的規(guī)則、結(jié)構(gòu)和關(guān)系重塑，實(shí)現(xiàn)校友檔案工作整體智治的目標(biāo)，是擺在每一個(gè)高校檔案人面前的重要課題。

3 深化數(shù)字化改革，推進(jìn)校友檔案智慧治理

近年來，浙江高校“最多跑一次”改革的推進(jìn)讓高校檔案工作更多地從師生視角出發(fā)審視流程、優(yōu)化服務(wù)。浙江工商大學(xué)深入實(shí)施校務(wù)數(shù)據(jù)“聚通用”攻堅(jiān)，學(xué)校檔案系統(tǒng)與數(shù)據(jù)中心、人事職稱評審、科研系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)互融互通，提供的檔案在線查詢申請“免跑”服務(wù)等，受到師生好評。杭州電子科技大學(xué)在省內(nèi)高校首次引入“檔案查檔接待系統(tǒng)”“數(shù)字檔案雙活容災(zāi)系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)憑證數(shù)字化及基建圖紙數(shù)字化。應(yīng)當(dāng)在鞏固前期成果的基礎(chǔ)上，從全域數(shù)字化改革的總體要求出發(fā)，重點(diǎn)在強(qiáng)化系統(tǒng)思維、推進(jìn)分工協(xié)作、實(shí)現(xiàn)雙向觸達(dá)上下功夫。

3.1 強(qiáng)化系統(tǒng)思維，推動(dòng)校友檔案智慧治理配套體制機(jī)制的創(chuàng)新

校友檔案智慧治理的出發(fā)點(diǎn)是高校樹立“校友是學(xué)校需要終身維護(hù)的產(chǎn)品，高校要做好校友的終生服務(wù)”理念；根本點(diǎn)是最大程度激活校友資源，更好服務(wù)學(xué)校發(fā)展；著力點(diǎn)是貫徹一體化和系統(tǒng)論，全面深化數(shù)字化改革，推進(jìn)校友檔案的整體智治。要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，大力推進(jìn)校級數(shù)據(jù)大中心建設(shè)，進(jìn)一步推進(jìn)散落在檔案系統(tǒng)、校友系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等的各類存量數(shù)據(jù)的集成，推進(jìn)各類社會(huì)服務(wù)數(shù)據(jù)的共享集成，推進(jìn)服務(wù)集成、場景集成和多端呈現(xiàn)。要持續(xù)梳理、挖掘師生員工和校友們的新需求，實(shí)現(xiàn)校友檔案智慧服務(wù)“無處不在”。同時(shí)還要在制度政策層面對校友檔案的類目歸屬等進(jìn)一步明確，對數(shù)據(jù)的產(chǎn)權(quán)、數(shù)字治理與個(gè)人隱私的關(guān)系等作出更加明確的規(guī)定，從而實(shí)現(xiàn)整體智治。

3.2 推進(jìn)分工協(xié)作，完善以業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享為基礎(chǔ)的閉環(huán)建設(shè)

用好“業(yè)務(wù)協(xié)同模型”和“數(shù)據(jù)共享模型”的方法。業(yè)務(wù)協(xié)同模型就是要全面梳理校友全生命周期的核心業(yè)務(wù)，從治理與服務(wù)兩個(gè)維度形成業(yè)務(wù)事項(xiàng)清單，逐一明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)數(shù)字化。數(shù)據(jù)共享模型就是要根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確數(shù)據(jù)共享方式，再造業(yè)務(wù)流程，將核心業(yè)務(wù)組裝集成為“一件事”，推進(jìn)原有業(yè)務(wù)協(xié)同并疊加新的重大任務(wù)。推進(jìn)校友檔案智慧治理的核心就是校友服務(wù)全生命周期的各相關(guān)主體要按照各自職能與分工，提供校友檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)和服務(wù)內(nèi)容，逐步拆解為包含標(biāo)簽屬性的事項(xiàng)顆粒、積木塊，進(jìn)行符合檔案管理要求的事項(xiàng)、業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，并重新按照檔案調(diào)用者對服務(wù)類型的常規(guī)認(rèn)知進(jìn)行整合、搭好積木，形成“千人千面、個(gè)性定制”的在線服務(wù)格局。校友檔案的整體治理并不是說檔案館“包打天下”，而是更要強(qiáng)調(diào)在充分激活共治各方主體能力的基礎(chǔ)上，包括校友、學(xué)生、教學(xué)等部門和學(xué)生所在學(xué)院等在做校友檔案工作中必須進(jìn)行統(tǒng)一輸出，要根據(jù)“整體”所需要達(dá)成的目標(biāo)，推進(jìn)流程梳理、業(yè)務(wù)重構(gòu)。

3.3 實(shí)現(xiàn)雙向觸達(dá)，構(gòu)建以人為中心的智慧共治體系

構(gòu)建雙向觸達(dá)的校友檔案智慧共治體系，充分借助多元主體的力量，包括校內(nèi)相關(guān)部門、各學(xué)院、校友個(gè)體、社會(huì)力量等，在新技術(shù)的賦能下，讓校友檔案的數(shù)據(jù)服務(wù)可以大范圍觸達(dá)校友個(gè)體和校內(nèi)相關(guān)需要調(diào)用的部門，同時(shí)校友個(gè)體和校內(nèi)相關(guān)部門也可以及時(shí)向檔案館反饋意見建議，從而形成多方協(xié)同的反饋閉環(huán)，提升治理質(zhì)量。多元主體的共同參與，特別是檔案形成者個(gè)體的參與，可以讓高校的檔案館更加可近可親，增強(qiáng)校友個(gè)體的參與感和主體感，增加相關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)同部門的便利感和獲得感。