高中畢業生登記表印制規格與欄目設計
——以臺州中學為例

2021-11-27 20:15:52杜建軍浙江省臺州中學

浙江檔案 2021年5期

杜建軍/浙江省臺州中學

高中學生學籍檔案是高中檔案的重要組成部分，其中的畢業生登記表又是學籍檔案的重要內容。畢業生登記表是學生經過在校教育后獲得學校以及教育行政部門的認可，同意該學生獲得畢業學歷的最重要原始記錄。登記表的欄目內容是呈現學生高中學習時期家庭情況、個人狀況、學校學習經歷和狀態等綜合信息，是學生成長和社會角色、關系等最重要的事實。以筆者所在單位臺州中學為例，學校室藏檔案中的畢業生登記表從1954年開始到現在基本上沒有中斷過。根據校史研究，1934年的“學籍表”包含了畢業生登記表的內容，因此，事實上1934年學校就開始了畢業生登記表的歸檔保存。截至2021年3月，我校室藏學生學籍檔案共2013卷，其中畢業生登記表641卷、學籍表334卷、思想品德考核表209卷、成績冊174卷、學生履歷表11卷、畢業生監（鑒）定書10卷，統計數據明確“畢業生登記表”在學籍檔案中占比數量最多。畢業生登記表、學籍表、思想品德考核表、成績冊是學生學籍檔案的重要組成部分，反映了在校期間學生個體的自然、社會、學習、思想等重要狀況。筆者認為，應當明確登記表的印制規格并做好欄目設計，實現學籍檔案規范化管理。本文回顧并分析了不同時期臺州中學登記表的印制規格及欄目設計情況，以期為當下工作提供借鑒。

1 各個時期畢業生登記表印制規格及欄目設計

1.1 1934年臺州中學“學籍表”具備了當今畢業生登記表的所有內容，名稱為“浙省立臺州初級中學學籍表”，為優質竹紙，一張雙面，平鋪左裝訂，紙形長寬41×28（厘米），正面欄目內框長寬32×21（厘米），反面成績欄內框長寬34×23（厘米），機印。欄目內容設計有個人信息、家長或監護人信息、保證人信息、操行成績、體育成績、學業成績6個方面。“個人信息”欄目內容大致從6個方向設計：①姓名、字、性別、出生年月、入學年月、學號；②照片；③籍貫、住址、永久通訊處；④婚姻狀況、智力狀況；⑤休學起訖及事由、中途出校年月及事由、畢業時間及狀況、備考；⑥家庭狀況（祖父母存歿、兄弟數、姐妹數、行次、經濟狀況）。“家長或監護人”欄有姓名、字、職業、住址、通訊處、與學生關系。“保證人”欄有姓名、字、職業、住址、通訊處、與學生關系。“操行成績”每學期評定十大“操目”：忠誠、敬愛、剛健、寬弘、信義、公正、和樂、勤敏、節儉、整潔。“體育成績”有運動、體格和疾病，其中“體格”欄內容最多，分別有體重、體高、肺量、胸圍（盈虛常）、視力、聽力、握力、脊柱、牙齒。“學業成績”欄有時分、原分、時分積、補考。

1.2 1955年表格名稱為“暑假高級中學應屆畢業生登記表”，為薄竹紙，兩張單面，平鋪左裝訂，紙形長寬39×28（厘米），欄目內框長寬31×21（厘米），刻印。內容設計有本人信息、家庭經濟狀況和來源、社會關系、學歷及經歷、政治情況（入黨入團情況和社會政治活動情況）、學校評語、備考。增加“填表人簽名和填表時間”，“個人信息”增加“信仰、家庭出身、個人身份”。

1.3 1962年表格名稱為“高中畢業生登記表”，為粗劣機制紙，四張單面，對折左裝訂，紙形長寬36×26（厘米），欄目內框長寬21×15（厘米），刻印。欄目內容基本同1955年，增加“曾用名、獎懲情況、自我鑒定、小組鑒定意見”。

1.4 1972年表格名稱為“中學生畢業生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，紙形長寬41×27（厘米），內框長寬23×16（厘米），為縣教育局統一機印。欄目內容大體與1962年的相同，增加有“本人成份、健康狀況、教學班意見、學校意見、組織意見、招生小組意見”。

1.5 1981年表格名稱為“浙江省中學畢業生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，紙形長寬36×25.5（厘米），欄目內框長寬20.5×14.5（厘米），機印。欄目內容大體與1972年相同，增加“學校、班級”，去掉“本人成份、健康狀況”。

1.6 1989年的畢業生登記表應是使用了當時上級教育主管部門統一核定印制的標準模板。表格名稱為“浙江省普通高中畢業生登記表”，為機制紙，一張雙面，對折中線裝訂，正8開紙形，長寬39×27（厘米），欄目內框長寬22×15.5（厘米），機印。欄目內容有4大塊，第1塊包括填表日期、市、縣、學校、班級、姓名、學號、填寫說明；第2塊包括姓名、曾用名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、農（居）民、住址、聯系電話、照片、父母情況、學習簡歷；第3塊包括黨團情況、獎懲情況、擔任社會職務、特長、健康狀況；第4塊包括自我鑒定、班主任鑒定、學校意見。

2 不同時期畢業生登記表印制規格和欄目設計思考

2.1 1934年的學籍表欄目內容全面合理，尤其“休學起訖及事由、中途出校年月及事由、畢業時間及狀況”這一欄能很準確地記載學生的流動情況，因為當時社會動蕩，物質貧乏，學生流動性大，顯得尤其重要。但是在以后所有的畢業生登記表中都缺失這一欄，現在學生出國頻繁常有轉學，我校有很多學生在高一高二就出國讀書，導致在高三沒有建檔。因此，非常有必要設計這個欄目，我校2018年后采用新表“浙江省臺州中學未畢業學生登記表”單獨填寫建檔。

2.2 1934年的個人品德采用“操目”等級登記的方法，把學生平時的品格意志情感態度等非智力因素用10個積極凝練、昂揚向上的詞語概括，這10個詞是當時學校的學生規范（類似現在學生守則）。把學生平常學習生活中的規范標準作為操行目錄，直接對應等級打分，簡單直觀，也能對學生的學習生活從剛開始進入學校就有一定的引導指向作用。從1955年開始的評語，也是對學生操行品格等因素的評判，評語則攜帶老師更多的情緒和主觀意圖。1990年后“德操”在“思想品德考核表”的各項思想標準里以“優秀、良好、合格、不合格”等級類別的形式體現。

2.3 1955年開始增加“黨團政治面貌”欄目（20世紀70、80年代填寫最詳細），增加“信仰、家庭出身、個人身份”三項，1981年刪除“信仰”和“個人身份”兩項，1989年改“家庭出身”為“居民（農民）”選填，2018年我校最新登記表沒有設計這個欄目，因為隨著現代城市發展，城郊快速融合，戶口的遷徙頻繁，戶口身份也在人民的生活中慢慢弱化。1962年增加“獎懲情況、自我鑒定、小組（后為學校）鑒定意見”，至今一直沿用。

2.4 1955年刪去“保證人”，1972年刪除“婚姻狀況”，“體育成績”中的“體格”欄目發展成以后單獨的衛生部門主持的“體檢表”；“學業成績”這一欄隨著高考制度的逐步完善和現代信息技術的發展，慢慢地分離獨立成高考成績和2008年開始的綜合素質評價表。現在的綜合素質評價表主要分為學業水平考試、選修模塊、學科特長、運動健康、藝術素養、創新實踐、自我陳述等7大內容。

3 最新畢業生登記表印制規格和欄目設計分析

畢業生登記表的印制應該便于裝訂和長久保存。欄目內容設計應該盡可能完整地展現學生在高中階段的家庭、學習、思想、身體、健康、特長等綜合面貌，全面地反映該生的自然個體和社會能力信息，為以后人才的鑒別、選拔作參考。2018年，我校重新自行印制設計表格，采用A4紙形雙面油墨印制代替以往的8開紙形印制，節約紙張資源，利于裝訂和永久保存，減輕庫房貯藏空間壓力；欄目內容設計主要增加“身份證號”“戶籍所在地”“身體形態”三項，利于學生信息的完整記錄，便于準確查閱。

3.1 新表格印制利于裝訂和保存，節約紙張資源和庫房空間

2018年我校檔案室重新設計表格，名稱為“浙江省臺州中學高中畢業生登記表”，為100g雙膠紙，一張雙面，A4紙形，長寬21×29.7（厘米），欄目內框長寬17.5×25（厘米），印刷廠油墨印制。正反面都左空2.3厘米，右空1.2厘米，便于左面有空間裝訂。表格名稱一行字已經包含了畢業學校、地點、學段、畢業生4類信息，避免了1989年版用一面的區域介紹這個信息，節省了紙張的填寫面積。相比較以前的8開紙形，現在以二分之一的紙張印制，節省紙張能源，減少庫房儲存的空間壓力。

新畢業生登記表采取印刷廠油墨印制是基于確證的傳統檔案材料保質的保守做法。早些時候，安徽大學王成興、張媛媛研究認為黑白激光打印字跡歸屬于最耐久的字跡材料[1]，類似的研究還有。但是，全國政協委員、中國印刷博物館館長孫寶林2019年3月在兩會期間提到激光打印、復印字跡脫落和耐久性的問題。他認為，過去的“油印”是液體油墨滲透到紙纖維中，油墨和紙是一體，字跡不易脫落，能保存百年以上；激光打印是固態碳粉附著在紙表面，是“兩張皮”，易脫落淡化，不易保存[2]。

3.2 新表格欄目設計利于準確記錄，方便查詢者獲取完整信息

新表欄目內容設計有個人信息、家庭成員、學習簡歷、獎懲情況、自我鑒定、班主任評語、畢業學校意見7大方面，附加“填表說明”。“個人信息”從6個方向設計：①姓名、曾用名、性別、民族、身份證號、出生年月、班級學號；②籍貫、戶籍所在地、家庭住址、聯系方式；③愛好特長、健康狀況；④政治面貌；⑤身體形態；⑥照片。相較以前增加了“身份證號”“戶籍所在地”“身體形態”3個欄目內容。

3.2.1 身份證號是學生簡單明確的直接識別信息

民法典第1034條第1款規定：“個人信息是以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結合識別特定自然人的各種信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份證號碼、生物識別信息、住址、電話號碼、電子郵箱、健康信息、行蹤信息等。”[3]王利民認為，個人信息是指有關個人身份、工作、家庭、教育背景、社會活動信息、婚姻狀況等與特定相關聯更多、反映個體特征的具有可識別性的信息[4]。“身份證號”作為證明持有人身份的法定證件號碼，是國家經過嚴格的法律程序分配給個人的一種數字身份標識，具有直接識別信息主體的明顯特征[5]。因此，身份證號應該作為最清晰明了的個人信息入檔。

3.2.2 戶籍所在地是學生社會活動的重要識別信息

“戶籍所在地”一般指出生地或戶口所在地，是個體在社會活動中形成的自然特性，區別于“籍貫”（祖居地），能更好地記錄該學生家族的社會活動情況。“家庭住址”則是對其通訊處的記錄，1934年表格里有“永久通訊處”，更好地記錄了學生的聯系方式，為以后聯系查找提供了很大方便，尤其是現代社會遷居頻繁的情況下。新表里，我校也曾考慮將微信號、QQ號等現代聯系方式給以記錄，因為信息化社會下的各種現代技術產生的信息也是一項重要的個人信息財產[6]。

3.3.3 身體形態是學生自然特性的基本識別信息

“身體形態”是肖像的重要組成部分，其中“照片”是免冠證件照，并不能全面地記錄學生的肖像特征。“身體形態”欄下的“身高”“體重”“視力”三個子欄目在“體檢表”中有記載，但是唯一的一份“體檢表”隨學生個人學習工作帶走了。當信息需要者到學校了解學生的檔案時，除了“照片”中的自然面貌能給查詢者一點印象外，其他體征記錄太少。而“身高”“體重”“視力”作為最基本的“身體”自然特征給以記錄，至少能提供一個人高矮胖瘦的初步印象。國家特殊重要部門招錄公務員時會進行嚴格的檔案審查，學生檔案則是政審人員翻閱最主要的資料，當他們看完畢業生登記表，閃現在他們頭腦里更多的是該生的學習、表現等情況，而身體形貌則反映不全。高中學生身體形貌基本定型，該自然特征是學生檔案應該記錄的一個最基本信息，因此新表中增加該欄目內容。

3.3.4 其他欄目的一些說明