檔案館檔案管理現狀及發展趨勢探究

陳曉麗

（華坪縣檔案館，云南 麗江 674800）

一、檔案管理的基本概述

檔案管理的一個基本性質就是管理性、政治性以及服務性。雖然檔案管理不會產生任何物質財富，但是卻是管理社會各個領域記錄的一種歷史文化，從這個角度來說具有很強的管理性質。不論是一個國家的政治利益還是經濟利益都和檔案內容有著緊密的聯系。所以，每個國家的檔案都不會完全對外開放的，具有一定的保密舉措，特別是機密性的檔案。有的檔案會在保密期滿后會對公眾開放。從這個角度來說，檔案管理的另一個特性就是機密性。

對于檔案管理來說，就需要遵循國家檔案的集中統一管理這一要求，要堅持檔案保存完整查閱方便的原則。對此，國家會根據檔案內容和性質的不同，將檔案分配給相關部門進行保管，實施集中保存的原則，按照國家法律法規來實施管理，這是檔案管理集中統一的基本要求。

要想提升檔案的完整性，就需要從兩個方面著手工作。一方面，要從數量上確保檔案數量完整，不能出現殘缺的情況。另一方面，要確保不同檔案之間實現有機地聯系，不能隨意對檔案進行堆放。具體來說，在維護檔案安全方面需要做到以下兩點。第一，要確保檔案自身是完整無損的，這樣才能讓檔案的使用壽命得以延長。第二，要堅決避免出現對檔案惡意破壞的行為，避免出現檔案機密泄露的情況。眾所周知，檔案管理的最終目的就是為了更好地利用檔案，將檔案的價值作用充分地發揮出來，這是衡量檔案管理水平高低的一個重要標準。

此外，檔案還有不可修改的特性，檔案是對歷史事實的反映，所以不允許破壞檔案的原貌。因此，檔案管理工作的一個重要原則就是確保檔案的真實性。

二、檔案館檔案管理工作的基本現狀

大家知道，傳統的檔案都是以紙質的形式進行保存的，這樣的檔案易于保存，管理上也能做到保密，但是在調閱和查閱信息方面存在著很大的障礙，使用成本高，信息的查詢工作異常繁重，對所需信息的提取也很困難。正是由于這些因素的存在，造成檔案管理工作產生了嚴重的負面影響。

隨著當前社會經濟的高質量發展，無紙化辦公已經成為常態，這導致檔案的產生方式發生了顯著的變化。檔案形式的變化，讓檔案管理人員明白了要注重管理信息化檔案。檔案信息的內容一直是使用者所關心和關注的一個問題，同時檔案信息內容通常來自于不同的檔案。對此，檔案館工作人員需要將檔案信息以綜合性、系統化的方式進行提取，為使用者提供最有價值的檔案信息。經過一些必要的篩選過程，通過信息化的方式讓檔案信息變得更加真實、系統以及具有價值性，這樣使用者才會有更加完善的服務體驗。從這個角度來看，檔案管理的信息化是一種必然趨勢。

三、當前檔案館檔案管理中出現的問題分析

（一）檔案館現代化的管理模式缺乏統一性

正因為檔案館現代化的管理模式缺乏統一性，所以造成檔案信息在管理上容易出現不一致、不協調的問題，對信息成果不能快速地進行展示，這是因為檔案館所使用的電腦型號不一樣，所使用的管理軟件也缺乏兼容性，所以可供檔案信息進行檢索和管理的軟件系統也缺乏兼容性，這些都影響了檔案信息電子化的快速發展。

（二）檔案館檔案管理的工作標準有待統一和改進

檔案館檔案基礎工作的規范化是推進檔案信息管理水平提升的重要基礎。在當前的社會發展背景下，館藏檔案的業務缺乏基礎性，造成檔案案卷質量比較低，特別是不同類型檔案之間的兼容性比較低，所以檔案信息的移植就顯得特別困難。缺乏檔案自動化工作的統一標準，使得檔案管理顯得特別單一，檔案信息化管理模式更是難以得到全面推廣和實施，這些都影響到檔案管理的信息化水平。

（三）檔案館檔案管理的技術標準需要提升

檔案館檔案管理中所使用的計算機軟件標準無法及時更新和升級，目前更多地仍然依賴文件資料存儲的光盤，大量使用傳統的分類方法和檔案整理方法，已經很難適應當前社會發展的需求。

（四）檔案館檔案管理人員的能力素質水平有待提升

檔案館檔案管理信息化模式的退訂，就需要提升檔案館檔案管理人員的能力素質水平，不能僅限于簡單的計算機操作。從當前實際情況來看，檔案館大量缺乏現代化的高技能檔案管理人才，對于檔案信息處理的復合型人才更是缺乏。很多檔案管理人員的現代管理意識和能力比較低。

四、檔案館檔案管理的發展趨勢分析

（一）檔案館檔案管理發展趨勢分析

首先，只有推動檔案管理的信息化，才能打破檔案使用的局限性，推動檔案部門從以往的封閉空間走出來，從以往的檔案保管職能向著信息采集和服務功能轉變，推動對檔案信息的深度整合，這樣才能為經濟社會發展提供更加優質的服務。其次，檔案館檔案信息化管理中需要有更加詳實的檔案信息決策支持系統和管理模式。這就需要更加高效、可靠的信息搜集和分析能力，這是提升檔案館管理水平的一個重要保障。從這個角度來說，檔案管理檔案信息化在發展中具有獨特的優勢，將會發揮十分重要的作用。第三，通過檔案管理信息化的發展，將為知識文化普及和傳播提供更加智能化的服務。檔案信息化就能做到一次投入多次利用，同時還能為讀者提供遠程服務，更大范圍內實現資源共享。此外，還能確保二次文獻編著的時間能夠縮短，將推動檔案信息實效性的提升。最后，檔案信息化管理模式將會有效地預防出現“時空黑洞”。隨著互聯網技術的高速發展，電子政務和電子商務已經得到了廣泛地運用。因此，檔案館檔案管理人員要想將檔案工作做好，就需要具備基本的電子文件管理能力，提升檔案管理方式的電子化水平，促使檔案電子化的信息利用實現最大化地利用。

（二）檔案館檔案管理的信息化發展方向

當前檔案管理出現了數字檔案的形式，這也是信息化在檔案管理中應用的必然趨勢。與傳統的檔案管理模式相比，數字檔案館將融合了計算機管理、信息多元化、存儲載體多樣化等特點。

（三）檔案管理信息化模式的理論研究

檔案館檔案管理信息化建設必然是以互聯網技術為引領，也要以先進的理論知識為基礎。在推動檔案管理信息化過程中，剛開始的時候可以將傳統的檔案管理模式運用檔案管理信息化建設中，隨著實踐的不斷深入，當前檔案管理信息化建設領域也遇到一定的瓶頸。但是因為基礎理論的缺乏，所以導致檔案管理信息化建設的法律制度不健全、配套設施不到位，發展方向不明確，也造成了檔案管理信息化建設出現了低水平、重復開發的情況。在檔案館檔案信息化建設過程中，數字檔案、電子文件中心、檔案信息服務體系等建設和實施都需要一定理論支撐。同時，檔案管理信息化建設在理論研究的時候，要根據檔案行業特點，積極探索檔案管理的基本規律，結合實際情況開拓創新，構建高效化的檔案館檔案管理信息化管理模式。

五、結語

當前人類社會已經進入到信息化社會，對此檔案館檔案管理工作也要緊隨時代發展趨勢，要根據科學技術的發展變化，努力迎接時代賦予的新課題，努力構建檔案管理信息化建設的新模式。在當前檔案館檔案管理理論體系還不夠完善檔案信息化建設制度體系還不夠完善的時候，學會如何積極開展檔案管理信息化實踐就顯得尤為重要。對此，廣大檔案館檔案管理人員要緊緊把握檔案行業的發展特點，以經濟社會發展需求為導向，努力挖掘檔案信息化發展模式的優勢，促使檔案管理信息化技術更趨成熟，推動檔案管理數字化水平的不斷提升。同時，也要充分地認識到，推動檔案管理信息化建設將是提升檔案管理服務質量的基礎，也是提升檔案事業長遠發展的重要保障，也會讓檔案管理緊隨信息化社會的發展步伐和便利，向著更加高效、便利以及規范的方向實現高質量發展。