精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析

■ 王 濤

引言：醫院的檔案包含了醫院的各類信息，包括醫療、科研以及各類財務信息等方面的內容，構成較為復雜，它也是醫院進行日常工作開展的重要參考依據。隨著我國醫療行業的不斷進步，對醫院的檔案管理工作也提出了更高的要求。醫院在確保各類信息保存良好的同時，還要努力提升檔案管理工作的效率。檔案精細化管理的主要內容是對信息進行精準的管控，進而對醫院進行全方位的監管。

1 精細化管理的概述

在社會的分工以及各類服務不斷向精細化演變的同時，精細化管理作為一種全新的管理方式被應用在了實際工作當中。精細化管理主要借助更加科學、先進的管理方式，對工作中的每一個流程進行精準的把控，在提升工作效率的同時，還能夠讓工作有更高的質量。在精細化管理模式當中，工作人員要以極高的要求約束自己，努力完成各項工作目標，及時發現管理過程中存在的問題并給出適當的解決方案。

在醫院的檔案管理工作當中，因為醫院的信息數據種類以及數量都較多，所以更加需要精細化管理模式的使用。醫院的工作人員要及時記錄新生成的信息，同時對歷史信息數據進行科學的整理和分類，通過現代科學技術手段進行高效工作，在減少成本投入的同時，還要努力提升檔案管理工作的質量，進而更好地發揮出檔案管理工作的價值。

2 醫院檔案精細化管理工作的要求

2.1 確保信息的真實可靠

醫院的檔案資料是醫院進行日常工作以及治療開展的關鍵參考依據，尤其是醫療檔案這類十分重要的信息，不僅是對患者治療過程的詳細記錄，也是進行報銷或其他工作的重要支撐信息，所以，醫院一定要做好信息檔案的保護工作，確保信息的真實可靠，對每一條有效信息進行如實記錄，進而更好地保障醫院各項工作的有序開展。

2.2 確保信息的全面性

醫院的檔案和其余組織的檔案最顯著的區別就是，醫院的檔案資料有更高的集成度。在對醫院的信息資料進行管理時，一定要確保信息的完整性和全面性，要對每一條信息進行嚴格記錄和校對，避免錯誤的出現。特別是醫療檔案對于信息資料的完整性和可利用性都有更高的要求，工作人員一定要做好資料的收集整理工作。

2.3 確保檔案的專業專屬

醫院的檔案資料不僅對于治療工作的開展有十分重要的作用，同時也是醫療相關科學研究的重要參考資料。部分醫院的檔案資料對于科學研究以及臨床治療都有十分詳細的記錄，包含對各種疾病治愈過程的詳細記錄，所以，醫院的檔案資料管理工作也要更加專業和系統化。在對資料進行整理時，一定要考慮到檔案資料的專屬性，打造更專業的檔案資料管理體系。

3 醫院檔案資料精細化管理應用策略

3.1 明確醫院的檔案建設目標

在進行醫院檔案的管理工作當中，要制定好精細化管理的長期發展目標。醫院要結合自身的具體狀況制定不同類型的發展規劃。由于醫院在不同階段有不同的需求，因此，醫院需要建立短期以及長期的發展規劃。同時，醫院要詳細劃分不同發展階段的具體目標，充分激發各個部門的主動性，讓所有的工作人員都能夠更加積極的參加到工作中去。醫院要把責任落實到每一個工作人員身上，依據實際的工作狀況對各個部門、各個工作人員進行考核，同時建立適當的獎勵機制，從而讓工作人員能夠有更高的工作積極性。醫院要對醫療檔案進行分類管理，聘請專業的工作人員協助工作的開展。檔案資料的管理人員在進行工作時，一定要嚴格依據規則制度進行工作，及時發現管理工作中存在的問題，努力提升檔案管理工作的質量，最終實現醫院檔案資料的精細化管理。

3.2 改善檔案管理制度

醫院要不斷完善自身的組織架構。醫院的檔案管理工作不僅要接受檔案局以及市衛計委的監管，還要受到醫院領導人員的監管。醫院在各個科室內要設立專門的檔案管理工作人員，進而更好地進行檔案的精細化管理工作。醫院要讓每一個管理人員明確自身的工作目標和工作內容，將檔案管理工作質量和績效聯系在一起，最終實現閉環管理。同時，醫院要建立全面的檔案管理制度，例如崗位責任制度、檔案資料收集與歸檔制度、檔案分析和鑒定制度、檔案節約制度、檔案保密制度、檔案統計制度等。制度的建立是醫院順利開展檔案精細化管理工作的重要保障。健全的制度體系不僅能夠讓醫院的各項工作開展有據可依，加強檔案管理工作的規范性和可靠性，還能夠讓管理人員在第一時間發現工作中存在的問題，并及時進行處理。醫院要建立嚴格的考核評價體系。管理部門要建立檔案管理的時效觀和動態管，借助最科學的手段對醫院的檔案管理制度進行完善。

3.3 做好檔案歸檔和保存工作

醫院的檔案管理工作人員在工作的過程當中，要時刻記住精細化的管理理念。在對檔案進行整理時，不僅要保證檔案的完整，收集所有需要保存的檔案資料，及時發現收集工作中存在的不足，以免增加檔案資料管理工作后期的工作量。在整理時，要結合實際的情況對檔案進行合理分類，例如醫生的處方以及藥品的采購要進行分別整理。在醫院的檔案管理過程中使用精細化管理方式，不僅能夠讓醫院的檔案管理工作更加科學、合理，還能夠推動醫院其他工作的更好開展。

3.4 提升檔案管理的信息化建設水平

檔案精細化管理工作的最終目標是讓檔案管理工作更加高效，同時也擁有更高的質量，進而全方位提升整個醫院的管理水平。當前階段，現代科學技術手段的不斷創新，讓醫院的檔案管理工作有更多的技術選擇和發展機會。醫院要抓住時代的機遇，加快檔案資料管理工作的改革步伐，借助數據庫以及數據壓縮等現代技術，讓檔案資料可以更好地保存和管理，打破傳統的檔案資料儲存方式，對檔案進行詳細分類并建立數字化的數據庫，借助計算機技術進行信息資料的存儲。同時，醫院還要不斷推進電子病歷檔案的建設，積極響應國家政策的號召，借助以評促建的機會，盡快實現醫院電子病歷檔案的標準化建設和分級評價目標實現，進而做到信息資料的集成化管理。醫院可以使用現代職能設備對各類醫療信息進行整合分析，不僅能夠提升醫療工作的效率和質量，還能夠讓臨床部門更好地進行信息分析工作，進而讓醫院可以有更高的治療質量。醫院還需要不斷完善自身的檔案信息管理系統，把醫院內各個科室的檔案信息系統聯系在一起，進而讓醫院的管理部門可以更好地對工作的開展進行監管。最后，醫院還需要建立一個全面的大檔案管理系統。在這套系統當中，對不同類型的檔案進行專門的管理和保存，不斷提升檔案資料的自動化分類管理水平，為每一個信息資料設置明確的類別，在信息集成度更高的同時，還能夠讓信息資料的分享更加便捷。

結語

隨著我國經濟發展的不斷加快，醫療行業在面臨機遇的同時，也面臨著巨大的挑戰。醫院想要能夠在競爭當中處于優勢地位，就必須不斷提升自身的檔案資料管理能力，努力朝著精細化的方向不斷發展，進而為醫院的工作開展提供更加全面的數據保障，最終讓醫院有更強大的競爭能力。