事業(yè)單位干部人事檔案管理策略分析

馬金娥

（寧夏回族自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心，寧夏 銀川 750000）

基于對寧夏回族自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心人事檔案的了解，在管理中要想提高管理效果就要結(jié)合事業(yè)單位干部人事檔案管理的特點(diǎn)制定具體的應(yīng)對策略，重點(diǎn)從做好干部人事檔案材料的甄別，建立完善的干部人事檔案管理機(jī)制，明確干部人事檔案管理的具體方法，根據(jù)干部檔案人事管理的信息化要求構(gòu)建管理模式，從人員素質(zhì)等方面入手，使事業(yè)單位干部人事單位管理工作在具體實(shí)施階段能夠達(dá)到管理要求，夯實(shí)干部人事檔案管理基礎(chǔ)，為事業(yè)單位的人事管理工作提供檔案材料支持，確保事業(yè)單位在人事檔案管理中提高管理的規(guī)范性和全面性，保障事業(yè)單位干部人事管理工作進(jìn)入到科學(xué)化的管理狀態(tài)。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

（一）干部人事檔案材料的準(zhǔn)確性甄別難度大

干部人事檔案管理需要做好原始檔案的甄別，但是，當(dāng)前存在的問題就是原始檔案信息中存在一些缺陷。其中入團(tuán)和入黨的信息均有相關(guān)的檔案資料佐證。但是由于檔案資料年限較長，有些資料屬于干部自行填寫的，在資料的準(zhǔn)確性和信息的完整性方面難免存在差異，對于檔案材料的準(zhǔn)確性甄別存在較大的難度。這部分信息中關(guān)于入團(tuán)入黨的年齡、獲得獎勵的相關(guān)年份以及學(xué)習(xí)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成績的細(xì)節(jié)的信息，現(xiàn)有單位無法進(jìn)行一一的核實(shí)，只能依靠檔案材料中的信息相互佐證。一旦檔案材料中的信息存在錯誤或者信息不夠準(zhǔn)確，將會影響事業(yè)單位對干部的考核以及干部的晉升。對于這一問題事業(yè)單位在干部人事檔案管理中只能盡最大努力做好檔案材料信息的核實(shí)。對于檔案資料本身的瑕疵無法做出進(jìn)一步的甄別，使事業(yè)單位在檔案管理過程中面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，增加了事業(yè)單位人事干部檔案管理的難度，使事業(yè)單位在干部人事檔案管理中面臨著材料失真以及材料缺乏針對性的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）干部人事檔案管理專業(yè)性強(qiáng)

干部人事檔案管理工作中需要遵循檔案管理方法，同時要與人事工作相結(jié)合，保證干部人事檔案材料能夠做到合理收集歸檔，科學(xué)存放，按照人事工作準(zhǔn)確調(diào)用，發(fā)揮干部人事檔案資料的優(yōu)勢，使干部人事檔案資料成為干部考核晉升的重要支持材料，本著對黨員干部負(fù)責(zé)的態(tài)度管好干部人事檔案，使干部人事檔案在管理的效果和專業(yè)程度方面達(dá)標(biāo)。目前事業(yè)單位干部人事檔案管理面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，在管理中既要提高管理的專業(yè)性，同時也要判斷管理的有效性，使檔案管理工作在具體實(shí)施環(huán)節(jié)能夠達(dá)到管理要求。目前存在的問題在于干部人事檔案資料管理專業(yè)性強(qiáng)，現(xiàn)有的管理機(jī)制和管理方法起到的作用有限，在管理效果管理的針對性方面存在問題，無法根據(jù)檔案管理的具體情況建立完善的管理機(jī)制，增加了事業(yè)單位干部人事檔案管理的難度，使事業(yè)單位在干部人事檔案管理中面臨著風(fēng)險(xiǎn)和威脅，影響了干部的正常晉升。

（三）干部人事檔案管理信息化程度低

目前本單位檔案管理采取的管理方式為傳統(tǒng)管理模式，檔案資料電子化程度不高，檔案管理未建成專用的信息系統(tǒng)，整個檔案管理在實(shí)施的環(huán)節(jié)中。以人工管理為主影響了檔案管理效率，造成檔案信息查閱難度大，調(diào)用難度大，對檔案資料的調(diào)用記錄不夠準(zhǔn)確，檔案管理方面缺乏細(xì)致動態(tài)的管理，管理效果沒有達(dá)到信息化程度，干部人事檔案管理中存在的眾多矛盾。考慮到干部人事檔案管理的具體情況以及干部人事檔案管理的具體要求，在管理中既要分析干部人事檔案管理的特點(diǎn)和要求，同時也要借鑒成熟的檔案管理體系制定科學(xué)的檔案管理信息，保證干部人事檔案管理能夠依托信息化系統(tǒng)提高管理效率，降低管理難度，發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，利用信息系統(tǒng)做好基礎(chǔ)性工作的支持，解決事業(yè)單位擔(dān)保檔案管理過程中存在的突出問題，在信息化建設(shè)過程中，以數(shù)據(jù)化和電子化為要求，根據(jù)檔案管理公司的實(shí)際情況建立專業(yè)的平臺系統(tǒng)，在信息管理方面突出各個節(jié)點(diǎn)和各個環(huán)節(jié)的管理，實(shí)現(xiàn)全方位的立體化的管理。在具體執(zhí)行過程中，立足于檔案管理的實(shí)際情況，使管理效果和管理效用能夠根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行確認(rèn)，真正發(fā)揮檔案管理信息化的作用。

（四）干部人事檔案對管理人員要求高

事業(yè)單位干部人事檔案管理對管理人員的專業(yè)性要求較高，需要管理人員在管理過程中掌握管理的要點(diǎn)并分析檔案管理工作的具體要求，根據(jù)實(shí)時情況來提高檔案的管理水平，使事業(yè)單位干部人事檔案管理在具體實(shí)施環(huán)節(jié)能夠達(dá)到管理目標(biāo)，使事業(yè)單位干部人事檔案管理工作能夠突出科技化的管理，抓住事業(yè)單位干部人事檔案管理的優(yōu)勢。在管理過程中既要分析檔案管理的要點(diǎn)，同時也要掌握檔案管理的規(guī)范要求，避免在檔案管理中因管理人員專業(yè)性不足影響檔案管理的實(shí)效性。目前本單位從事干部人事檔案管理的人員并沒有接受過專業(yè)的訓(xùn)練，在檔案管理的專業(yè)度方面存在一定的問題，影響了檔案管理工作的開展，導(dǎo)致了管理工作在具體實(shí)施過程中缺乏針對性，出現(xiàn)檔案管理專業(yè)性不足的問題，影響了檔案管理工作的落地實(shí)施。參考事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，了解事業(yè)單位干部人事檔案管理的要求，并分析檔案管理的難度以及存在的問題，根據(jù)事業(yè)單位干部人事檔案管理的相關(guān)要求做好人員培訓(xùn)。只有做好這一工作才能推動事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的有效實(shí)施，為事業(yè)單位干部人事檔案管理提供人員支持，使事業(yè)單位干部人事檔案管理工作在具體實(shí)施中有專業(yè)人員作為依托，提高干部人事檔案管理水平。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理策略分析

（一）做好干部人事檔案材料的甄別

做好干部人事檔案管理要立足于檔案管理的實(shí)際情況，在實(shí)際工作中采用新的方式，應(yīng)當(dāng)做好干部人事檔案材料的甄別，對于干部人事檔案中的時間節(jié)點(diǎn)、材料內(nèi)容、干部的經(jīng)歷以及其他的材料內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查和整理，掌握材料的真實(shí)性。通過對比檔案資料內(nèi)容找出關(guān)鍵檔案資料的時間節(jié)點(diǎn)是否達(dá)到準(zhǔn)確性要求，對于檔案資料存在自相矛盾的情況需要與干部人事檔案資料結(jié)合，對關(guān)鍵的信息補(bǔ)充完善，對于登記錯誤的信息予以更改，使事業(yè)單位所掌握的干部人事檔案資料在準(zhǔn)確性方面達(dá)到管理要求，為干部的晉升和選拔提供完善的材料支持。對于干部人事檔案材料的甄別應(yīng)本著實(shí)事求是的態(tài)度，既要判斷干部人事檔案資料的來源，同時也要通過交叉比對以及背景調(diào)查和現(xiàn)場調(diào)研的方式掌握，使事業(yè)單位干部人事檔案在管理過程中能夠甄別材料的真實(shí)性掌握材料的準(zhǔn)確度情況，以確保各方面材料能夠具有精準(zhǔn)性發(fā)揮檔案管理的作用。

（二）建立完善的干部人事檔案管理機(jī)制

在事業(yè)單位干部人事檔案管理中應(yīng)建立完善的檔案管理機(jī)制，既要根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)做好管理工作，同時也要細(xì)化檔案管理流程，使檔案管理在管理的細(xì)節(jié)管理的清晰程度以及管理流程和機(jī)制方面能夠達(dá)到管理要求，為干部人事檔案管理提供流程支持和管理機(jī)制支持，保證事業(yè)單位干部人事檔案管理在具體實(shí)施環(huán)節(jié)達(dá)到管理要求。考慮到事業(yè)單位干部人事檔案管理的難，以及干部人事檔案管理在實(shí)施中的具體情況，需要對現(xiàn)有的管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，調(diào)整管理機(jī)制，提高管理機(jī)制的適用性，使管理機(jī)制在具體實(shí)施環(huán)節(jié)能夠根據(jù)干部人事檔案管理的要點(diǎn)做好工作的細(xì)化，使干部人事檔案管理在具體實(shí)施過程中提高管理效果。通過完善的干部人事檔案管理機(jī)制，細(xì)化管理手段，調(diào)整管理方向，為干部人事檔案管理工作提供流程支持。

（三）建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)

建立信息化管理系統(tǒng)有利于提高管理效果，應(yīng)建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，將所有的檔案資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換并建立數(shù)據(jù)庫，將干部人事檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行加密處理。通過信息化管理系統(tǒng)的方式做好干部人事檔案信息的收集整理管理和調(diào)用，保證事業(yè)單位檔案管理符合信息化管理要求，強(qiáng)化整體的系統(tǒng)支撐，突出系統(tǒng)的運(yùn)行效果發(fā)揮系統(tǒng)的支撐作用，保證系統(tǒng)在應(yīng)用過程中實(shí)現(xiàn)高效管理的目標(biāo)，為干部人事檔案信息化管理提供有力支持。參考事業(yè)單位干部人事檔案管理的要求以及干部人事檔案管理中面臨的問題和形勢，信息化管理系統(tǒng)既要解決系統(tǒng)的落地實(shí)施問題，同時也要做好系統(tǒng)的優(yōu)化，使信息化系統(tǒng)在具體管理方面能夠根據(jù)干部人事檔案管理的要求和具體情況設(shè)定系統(tǒng)的功能，保證信息化管理系統(tǒng)在應(yīng)用環(huán)節(jié)達(dá)到管理要求，為信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供技術(shù)支持。

（四）提高干部人事檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位干部人事檔案管理對管理人員的素質(zhì)有較高的要求，如果管理人員素質(zhì)不過硬或者管理人員在基本能力和專業(yè)性方面存在問題，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致性的工作，如果檔案管理人員缺乏專業(yè)化的素養(yǎng)就容易在實(shí)際工作過程中無法提高檔案管理的水平，在實(shí)際操作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，開展專業(yè)能力培訓(xùn)，保證事業(yè)單位干部人事檔案得到有針對性管理，既解決管理人員的素質(zhì)問題，同時也能落實(shí)管理目標(biāo)，強(qiáng)化各項(xiàng)工作的專業(yè)性，在人事檔案管理過程中，提高多種技能和素養(yǎng)強(qiáng)化各方面的工作連接，從縱向和橫向開展工作，使事業(yè)單位干部人事檔案在管理過程中能夠按照最優(yōu)化管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)管理流程操作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的提檔升級，為事業(yè)單位干部人事檔案管理提供有力的人員支持。

三、結(jié)語

總之，在管理過程中既要分析檔案管理的難點(diǎn)和問題，同時也要制定合理的應(yīng)對方案，使事業(yè)單位干部人事檔案管理在具體實(shí)施過程中達(dá)到管理要求，提高管理的實(shí)效性。通過信息化管理手段的應(yīng)用為事業(yè)單位干部人事檔案管理提供技術(shù)支持，在具體執(zhí)行的過程中做好專業(yè)人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理的綜合素養(yǎng)，做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從多方面構(gòu)建檔案管理的系統(tǒng)，真正發(fā)揮檔案管理的積極作用。