地質單位人事檔案管理工作的優化措施

陳瑤

（黑龍江省有色金屬地質勘查七0 六隊，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

人事檔案作為我國人事管理工作中的重要內容，地質單位人事檔案針對員工基本信息的真實記錄，能夠為單位人才選拔和任用時提供重要的依據。因此要求地質單位人事檔案管理人員需要做好人事檔案管理工作，積極發揮出人事檔案的實際效能，使其為地質單位的健康發展起到重要的推動作用。

一、地質單位人事檔案管理工作的積極作用

地質單位的發展和進步離不開人力資源的支持，為了能夠進一步提高人力資源的管理水平，地質單位需要加強對人事檔案管理工作的重視，并加快構建完善的人事檔案管理體系，全面提高地質單位人事檔案管理工作的水平，更好的發揮出人事檔案的重要作用，使其能夠為單位的人才選拔和任用提供重要的依據。地質單位人事檔案管理工作相對復雜，檔案中涉及到的信息種類較多，而且隨著檔案數量的增加，這也為檔案管理工作帶來了較大的難度。為了提高人事檔案信息有效利用，宜借助于先進技術來對人事檔案進行管理，這不僅有利于提高人事檔案信息的開發和利用水平，而且能夠實現檔案信息的動態管理，使人事檔案在人力資源管理工作開展中發揮出重要的作用。

二、地質單位人事檔案管理工作的優化措施

（一）強化領導，轉變觀念

在地質單位人事檔案管理工作開展過程中，單位領導需要加強對人事檔案管理工作的重視，并對人事檔案對地質單位發展的重要性有一個深入的認識，這樣在日常工作中才能加大投入力度，強化人事檔案的基礎設施建設。并能夠在實際工作中配備人事檔案管理專兼職人員，加強對人事檔案管理人員的培訓，努力提高人事檔案管理人員的專業技能和綜合素質，使其在實際工作中做好檔案信息的及時收集和整理工作，針對歸檔信息進行認真鑒別，全面提高人事檔案管理工作的水平。同時還要重視人事檔案管理工作的宣傳，提升員工對人事檔案重要性的認識，這樣在實際工作中才能積極配合人事檔案管理人員強化人事檔案管理。另外，地質單位還需要將人事檔案管理工作列入年度責任考核工作中來，從而有計劃的推進人事檔案管理工作的有序開展，使其能夠真正為地質單位服務。

（二）加強對人事檔案的規范化管理

地質單位針對于人事檔案管理工作中，宜積極建立健全人事檔案管理制度，并以此為指導和約束，使人事檔案管理工作能夠有據可依，全面提高檔案管理的規范化和標準化水平。在具體建立人事檔案管理制度過程中，需要進一步對制度進行細化，使各個環節都具有明確的標準和規范，并確保制度在實際工作中的貫徹落實。同時還要嚴格規范檔案接收和調閱等環節的流程，保證檔案信息的完整性，避免出現檔案丟失問題。另外，地質單位還要建立合理的考核制度，將責任追究制度落實到位，提升檔案管理人員的責任意識，使其在實際工作中能夠規范自身的行為，實現人事檔案的規范化管理。

（三）提高人事檔案信息化水平

為了提高人事檔案的利用率，需要重視地質單位人事檔案信息化建設。在實際工作中，通過建立人事檔案數據庫，針對人事檔案信息實施動態管理。在人事檔案管理工作中，還要重視現代設備和先進技術的應用，通過利用相應的技術將文字、圖片、聲像等資料轉化為數據資料，提高人事檔案信息的信息化和數據化水平，實現人事檔案信息的自動化歸檔和查閱。同時還要建立個人電子檔案系統，針對人事檔案實施自動化管理，使檔案信息更便于查閱，與人才柔性流動的需求更具適應性。而且檔案信息化水平的提升，還能夠實現對紙質檔案信息的有效保護，更好的發揮出人事檔案信息的效能，促進檔案信息利用率的提升。

（四）建立人事檔案管理系統數據庫

人事檔案作為員工身份、學歷和職務等方面的重要證明材料，傳統的人事檔案管理模式無法將人事檔案信息的重要性有效的發揮出來。在當前大數據時代背景下，借助于先進技術手段來構建人事檔案數據庫，將人事檔案信息以電子化數據的方式錄入到人事檔案數據庫中，實現對人事檔案信息的集中和統一管理，檔案用戶在對檔案信息查閱計時，借助于人事檔案數據庫即能夠快速完成。而且人事檔案管理人員檔案信息歸檔和統計工作效率也會大幅度提升，完備的人事檔案數據庫，還能夠為單位選拔和任用人才時提供第一手資料，為地質單位人才儲備提供重要的信息支持。

三、結束語

人事檔案管理工作作為地質單位管理工作的重要組成部分，在當前地質檔案信息化建設進程快速發展的新形勢下，人事檔案管理信息化水平也有了大幅度的提升，這對于人事檔案信息的開發利用帶來了較大的推動作用。而且地質單位在發展過程中，人事檔案信息數量也隨之增加，這種情況下通過不斷優化人事檔案管理工作，積極采取有效的措施來提高地質單位人事檔案管理工作的質量和水平，可以使人事檔案更好的服務于地質單位，為地質單位的健康和有序發展打下堅實的基礎。