職業院校檔案管理的規范創新與信息化建設

付尚忠

（濟寧市職業技術學院，山東 濟寧 272100）

引言：檔案管理是職業院校管理工作體系中的重要組成部分，該工作在開展過程中，存在不少問題，導致整個檔案管理工作質量受到不良影響。在當前的信息化時代中，職業院校若想開展有效的檔案管理工作，就需要將信息技術引入到該工作之中，實現對檔案管理科學創新，借此提高檔案管理的高效性。在進行信息化建設過程中，職業院校還要予以高度重視，并加強管理，促使信息化建設工作能夠被落到實處，促使檔案管理工作能夠順利開展。

一、職業院校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理方式缺乏創新性

不少職業院校開展的檔案管理工作難以取得良好的效果，主要是因為其在開展該工作的過程中，不僅沒有與自身的實際發展需求相結合，還沒有做到與時俱進，依然在使用傳統的管理方式，難以提升檔案管理工作的質量與效率。另外，一些職業院校認識到檔案管理規范創新的重要性，并且著重開展了創新工作，引進了信息技術，以此進行檔案管理的信息化建設。

但是，就實際情況來看，這些職業院校沒有獲得預期的效果，究其原因，相關職業院校在進行信息化建設時，都是照搬他人的模式，對于自身的檔案管理工作情況缺乏全面的認識，使得傳統檔案管理方式與信息技術無法實現有效的融合，進而導致信息化建設進程難以在檔案管理發展過程中得到有效地推動。此外，一些職業院校所采用的管理模式較為落后，同時也具有較高的單一性，通常都是單一的信息化模式或者是人工操作模式，致使整個檔案管理體系缺乏全面性，進而影響到職業院校檔案管理工作的有效性[1]。

（二）檔案管理制度有待完善

檔案管理工作與完善的制度之間是相輔相成的關系，制度是相關工作規范有序開展的重要依據與指導方向，因此，相關職業學院若想開展有效的檔案管理工作，不僅要對原有的檔案管理模式進行改進創新，還應該對原有的檔案管理制度進行合理完善，使其更適應新的檔案管理模式。不過，就實際情況來看，部分職業院校并沒有認識到檔案管理制度本身所具有的重要作用，在完善相關制度時，也沒有對實際工作情況以及需求予以充分考慮，以至于管理制度中存在著一些漏洞以及缺陷，且對于檔案管理的職權劃分不夠明確，內容也不夠細化，這就影響到檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理的信息化意識較低

部分職業院校對于檔案管理工作內容及重要作用缺乏足夠的了解，也因此，對于檔案管理工作的重視度較低，以至于檔案管理工作的開展難以取得良好的效果。且職業院校在對各項檔案資料進行管理時，仍然在應用以往的管理制度條例、管理方式等，使得檔案資料的完整性與安全性得不到有效的保障，也影響到整個檔案管理工作的實效性。一些職業院校對于檔案管理的信息化建設也缺乏較高的重視，認為進行檔案信息化建設，沒有什么意義，只要將紙質檔案資料收集整理好即可，不需要再消耗經費、時間以及精力等，這就使得相關職業院校在信息化建設方面，不會投入太多的資金，這也是影響檔案信息化建設重要因素，同時還會影響檔案管理工作的發展，使其處于停滯不前的狀態之中。

（四）缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理人員是落實相關工作任務的主體，其自身的工作能力及專業素養能夠為該工作的有效開展提供保障。而在不少職業院校中還存在著人才缺失這一問題，使得檔案管理工作質量得不到有效的保障。部分職業院校中一些負責檔案管理工作的人員，其自身存在專業性較低的問題；還有些工作人員身兼數職，無法全身心的投入到檔案管理工作之中；其中一些還是即將退休的工作人員，其年齡較大，對于信息技術無法熟練操作，這些都是影響檔案管理工作有效開展的重要因素。由于部分職業院校對檔案管理工作的重視度不足，也因此，更是缺乏對檔案管理人才的關注，以至于檔案管理部門存在很多專業性較低的管理人員，在開展檔案管理工作時，會因為知識能力不足而出現不規范的工作行為，導致檔案管理工作質量受到影響，甚至會因此出現檔案資料排列無序的情況，對檔案資料的查閱使用產生負面影響。另外，很多檔案管理人員的創新意識不足，對于檔案管理的現狀改進意識也比較低，認為工作創新、改進都是職業院校領導層所負責的，與自己無關，這就使得檔案管理的發展受到較大的阻礙。

二、職業院校檔案管理規范創新與信息化建設的有效措施

（一）科學引進智能軟件

科學技術水平的不斷提升，為各行各業的發展提供了較大的源動力，相關科學技術在檔案管理中的有效應用，也有利于提升該工作的有效性。相關職業院校若想在當下的信息化時代中，對檔案管理予以科學創新，則可以在工作中引入相應的信息技術，并購進相應的智能軟件，利用相關軟件，建立完善的檔案管理數據庫，在保存紙質檔案的同時，也能夠建立電子化的檔案資料，并將其輸入到數據庫之中，而智能軟件則能夠實現對檔案資料的快速查閱與整理，避免出現重復的檔案，以此提高檔案管理的高效性。另外，職業院校可以利用信息技術，建立信息交流平臺，將其與各管理部門聯系起來，便于信息共享，同時也能夠提高收集檔案資料的效率，保障檔案信息的準確性，提升檔案管理水平[2]。

（二）合理完善檔案管理制度

檔案管理規范性的提升，需要與之相匹配的管理制度，因此，相關職業院校要制定出更加完善的制度，以此對工作予以有效指導，進而實現對檔案管理工作的有效規范。基于此，職業院校要結合信息化的檔案管理模式，制定出相應的規章制度，對于數據化的檔案錄入工作予以規范，要求管理人員要按照統一的格式進行檔案錄入，避免造成信息的混亂，同時還要規定檔案錄入的時間、系統模塊等，制定出合適的檔案收集、查詢等標準體系，對于檔案的匯總、歸檔以及分類也要設置出相應的規范條例，管理人員需要嚴格按照相應的規章條例開展相關工作，以此促使檔案管理工作規范有序地開展。

另外，職業院校還要制定出科學的責任機制、考核機制以及獎懲機制，同時還要設立相應的監管機構，實時監督檔案管理工作的落實情況。職業院校還要明確檔案管理工作的具體內容，并對其進行細化，將其落實到個人，若是監管人員發現個別工作沒有做好，則要追究負責人的責任，并且要對其施以相應的懲罰措施。此外，職業院校要根據實際情況，設計合理的考核指標，可以將檔案管理人員的工作行為、表現以及工作效果等納入到考核體系之中，對于專業的檔案管理知識與技能也要進行嚴格的考核，如果相關檔案管理人員考核不合格，則要對其進行適當的懲罰，還需要重新進行學習，并再次考核。對于考核達標的檔案管理人員，則可以予以獎勵，借此提高檔案管理人員的工作積極性。

（三）紙質模式與信息模式相結合

在開展檔案管理工作時，職業院校也要避免使用單一的模式，紙質管理模式并不是一無是處，而單一的信息化管理模式也不能夠完全保障檔案資料信息的安全性，因此，要將二者有機結合起來，這樣則能夠在較大程度上提升檔案管理的工作質量。基于此，職業院校在進行信息化模式的構建時，還要做好紙質檔案的管理，按照電子化檔案的排序及分類形式，對紙質檔案進行合理排序以及分類，使其能夠與電子化檔案資料一一對應，一旦電子檔案出現受損情況，就可以按照規律找出紙質檔案對電子化檔案予以重新建立，這樣也能夠為檔案的安全性提供一份保障[3]。

（四）做好電子文件的收集工作

對于電子文件收集工作而言，其自身是整個電子檔案管理工作體系中的基礎環節，而且電子文件本身具備一定的特性，這就使得其收集工作與以往的紙質檔案收集工作有著較大的不同。比如，與正式文件相比較而言，草稿文件并無其任何功效，所以，一般不會對其存留。不過，如果在查閱資料信息時，需要正式文件修改過程中的相關信息，這就要對草稿文件予以留存。基于此，相關檔案管理人員在收集整理檔案文件時，則要對與該檔案文件相關聯的、且具有一定輔助作用的紙質文件予以收集，并建立明顯的標識關系。而且在收集與整理工作中，還要將其制作出拷貝件，這樣則能夠在電子文件丟失損壞的情況下及時找回。

（五）規范電子文件的歸檔管理工作

對于電子文件歸檔這一工作來說，其就是指對需要收集的電子文件屬性予以明確，并從信息系統中將相關檔案文件拷貝一份，將其脫機存儲，這樣則能夠對相關電子檔案資料進行長久保存。若職業院校在開展檔案管理工作時，應用計算機信息系統，相關工作人員在進行電子文件歸檔時，要嚴格遵循相應的規章制度，對標有歸檔記號的電子檔案資料予以轉存。但是，管理人員如果對存在于某種儲存載體的文件進行歸檔，則要采用兩種備份形式，紙質與數字化，并且要對這兩種備份予以分別歸檔。當前，職業院校在開展檔案管理工作時，為了方便對檔案文件的保管與利用，檔案管理人員一般都會設置兩種備份文件，且二者在版本與內容上相同，主要是為了進行分別管理，一套放在校內檔案部門，另一套則由相關檔案部門予以保管。另外，檔案管理人員要確保電子文件的可閱讀性，這就需要采用通用且統一的文件格式，如，文檔要使用txt、doc 等格式進行保存；圖像則要使用jpg 這一格式等。

（六）開展線上檔案應用服務，實現資源共享

職業院校在對檔案管理工作進行創新時，還能夠借助信息技術，開展檔案在線服務工作，為人們查閱檔案資料提供便利。通過信息技術建立信息共享平臺，將具有參考價值的檔案資料上傳到該共享平臺上，為全校師生提供信息服務。另外，相關部門也可以進行橫向聯合活動，打破不同學校之間的獨立性，構建一個整體的社會信息系統，對不同職業院校的檔案資料實行一體化的管理，這樣也有利于資源共享。此外，在建立聯合目錄時，還應該采用統一的著錄格式對相關檔案資料進行編排。

（七）科學優化檔案內容

職業院校檔案資料的具體內容，與檔案自身的利用率及其核心價值的發揮有著緊密的聯系。相關檔案管理部門在錄入學生的檔案信息時，應該將學生本身的個人經歷、獲獎、師生評價、性格特點等多方面信息加入其中，這樣不僅能夠實現對學生檔案資料信息的完善，還能夠為以后教學管理工作的開展提供參考依據。另外，在對檔案資料進行審核時，還應該建立完善的標準化體系，要求檔案管理工作者保持著認真、嚴謹的態度，開展信息錄入工作，以此保障檔案資料信息的完整性，進一步提升檔案管理工作的效率與質量。

（八）加強對檔案管理人員的培養

職業院校若想開展有效的檔案管理工作，并推動信息化建設的進程，使得該工作能夠規范有序的開展，則應該提高對檔案管理者自身專業性的重視程度，注重培養他們的專業工作能力及素養，使其能夠在檔案管理工作中發揮出積極作用。基于此，相關職業院校應該公開招聘，引進專業的檔案管理人員，為檔案管理工作注入一股新鮮的活力。在招聘過程中，要進行專業知識及能力的考核，以此選聘專業水平較高的檔案管理者。

另外，還要開展專業的培訓活動，將相關專業知識、專業技能，以及當下較為成熟且先進的管理理念、技術等多個方面，都加入到培訓內容之中，借此加強對檔案管理者的培訓力度，促使相關檔案管理人員能夠在參與培訓的過程中，認識到檔案管理工作的重要性，提升其對該工作的重視程度，培養他們的創新意識與工作責任意識，豐富他們的專業知識，使其能夠掌握更多更先進的檔案管理技術手段，并且能夠熟練掌握并操作相關信息技術，這樣不僅能夠推動檔案管理的信息化建設，還能夠規范其自身的檔案管理操作行為，降低檔案管理中失誤問題產生的機率。

總結

綜上所述，相關職業院校針對檔案管理進行有效的信息化建設，不僅能夠實現對傳統檔案管理模式的創新，還能夠提高檔案管理工作的效率以及質量，而對檔案管理予以規范，則能夠提升其有序性，也有利于減少工作中的各種問題，使得檔案管理工作能夠順利有效的發展。因此，相關職業院校應該意識到檔案管理規范創新、信息化建設的重要作用，并且要結合具體情況，開展相應的規范創新工作。