芻議高校學籍管理工作中存在的問題和對策

聶孝燕

（淮陰師范學院教務部，江蘇 淮安 223300）

高校學生的學籍是學生在校的身份證明，是學生在校學習資格的認可方式[1]，因此，學籍的取得是學生進入高校學習和生活的基礎和前提。高校學籍管理是根據《普通高等學校學生管理規定》（教育部令第41號）對學生入學資格、在校學習情況、畢業與畢業資格審查等方面進行的管理。學籍管理的主要內容包括入學與注冊、考核與成績記載、學籍異動（休學、復學、退學、轉專業、轉學等）、畢業資格審查與上報、學歷證書發放等工作[2]。隨著時代的發展和社會的進步，高校學籍管理面臨著越來越多的新問題和新挑戰，如何做好學籍管理工作是當前各高校學籍管理人員面臨的新課題。筆者根據多年從事教務學籍管理的經驗和思考，對當前高校學籍管理中存在的問題及對策進行了總結。

一、高校學籍管理中存在的問題

（一）學籍管理制度不夠完善，宣傳力度不到位

根據普通高校現有辦學規模和招生擴招情況，原有的學籍管理制度已不足以支撐龐大的學生隊伍管理，它存在一定的空白和盲點，管理細則不夠規范和詳盡，給學籍管理工作帶來一定的難度[3]。在新的高校教育大背景下，我們需要對學籍管理進行重新定義和思考，賦予它新的生機和活力，在不失法則和準則的前提下，賦予它溫度和溫情，使其能更好地發揮管理育人作用，成為高校管理環節中重要而堅挺的一環。

高校最常見的學籍管理宣傳手段是新生入學手冊，然而，較大比例的學生拿到手冊后并未認真閱讀，根本沒有詳細了解其內容，導致宣傳效果大打折扣。只有當遇到涉及自身利益的問題時，才會臨時關心和了解學籍管理規定的內容。這對學習有問題或者因病需要學籍異動的學生是極其不利的，如果一個學生不了解他畢業所需學分和績點，可能會在他無意識和重視程度不足的情況下導致留降級或無法按期畢業，這種結果對學生學業來說是不可逆轉和毀滅性的。

（二）管理人員素質參差不齊

學籍管理人員整體學歷不高，人員素質良莠不齊。學籍管理人員來源途徑多種多樣，各色管理人員，文化程度不一，個人修養差距也甚大[4]。他們缺少系統的業務培訓，大多僅靠經驗相傳，缺乏專業的管理技術和方法。對教育部相關政策一知半解，無法更好解讀和決策，給管理工作帶來不便，制度精神傳達的不及時和不準確，可能會給學生利益帶來嚴重損害。

（三）管理手段落后，計算機水平不足

21世紀是計算機和大數據時代，新時代對學籍管理提出新的要求。一方面，無紙化管理已成為常態，但是傳統學籍管理很多還需要提供紙質材料，不利于提升學籍管理的便捷性；另一方面，學籍為眾多平臺和機構提供數據支持，數據統計工作要求高，時間緊，數據準。一部分學籍管理人員計算機水平較低，統計數據速度慢、錯誤率高，數據的不準確和滯后性間接給其他部門工作造成了不利影響[5]。

（四）服務意識淡薄

服務代表了一所高校的管理水平，它是學校對外的窗口，是一張名片，對高校的招生宣傳起著重要作用。高校管理人員要秉承本校的校訓、校規，以學生為本，強化服務意識，更好地開展學籍管理工作。管理人員的服務態度和服務能力在一定程度上反映了學校的管理水平，是學校和學生之間的橋梁和紐帶[6]。學籍管理活動中正面接觸學生和家長的機會較多，一部分學籍管理人員沒有擺正位置，不能禮貌和友好地回復學生及家長的咨詢，更有甚者表現出極度不耐煩的態度，給他們留下不良印象，有損學校的形象和利益。

二、提高學籍管理水平的對策

（一）完善學籍管理制度，加強學籍管理宣傳力度

高校應以教育部最新版的政策法規為藍本，結合本校實際情況，經過調研和論證，最終出臺適合本校的學籍管理規定和制度。學籍管理工作雖然是教務處的常規工作，但它涉及每位在校學生的切身利益，工作做得越細、越完善，在管理中出現的問題就越少，由于學籍管理問題對學生造成的影響就越小。因此，高校應加強對學籍管理工作的重視程度，而不是僅僅把學籍管理作為一項普通工作。要根據學校人才培養目標，吸納其他高校的先進管理經驗，制定符合本校實際情況的學籍管理制度，制度條目要完善。并且要根據每年在學籍管理中遇到的新問題進行制度的改進和補充，與時俱進，避免一套制度用十幾年的情況發生。要讓學生知道學籍管理制度的主要內容，尤其是涉及學生切身利益的條款，更應著重宣傳。因此，加強學籍制度的宣傳力度，是學籍管理的重要起步工作，起步起得好，學生在校期間出現的問題就會更少，就能使學籍管理工作有條不紊地開展。當前，隨著通信和信息技術的發展，可用的宣傳手段不僅僅局限于傳統的發放新生入學手冊等方式，應該充分利用不同手段，推陳出新，通過多種方式全方位宣傳，使學生真正了解相關內容，而不是一知半解甚至完全不知道。可通過不同的時間節點來宣傳，如學期初和學期末，也可通過微信公眾號、專題講座、宣傳手冊或傳單、展板、學校網頁等途徑來宣傳，使學生更有效、更深入地了解相關政策法規，做到心中有數，合理規劃大學學習和生活，從而能更好地配合學籍管理工作，為順利完成學業打下制度基礎。

（二）加強教務處與相關部門間的聯系

高校學籍管理工作雖然管理主體在教務處等管理部門，但學籍信息并非來源于教務處，教務部門只是將來源于學生處、招生就業處以及各院系的學生學籍信息進行整理和管理。因此，加強學校教務處與上述部門間的聯系和溝通非常有必要，這也與每位在校生有著密切關系。可見，協調好學校教務部門與學生處、招就處及各院系之間的關系，對實現高校學籍管理工作的穩定運行和穩步發展具有重要作用。由于在校學生都是分布在各院系內，因此，雖然不同部門都設計學籍管理工作，但想要提高學籍管理工作水平，首先需要各院系教務人員掌握學生整體特征，可根據實際情況，分散或集中式開展有針對性的相關宣傳教育活動，使學生對本校的學籍管理詳細制度有全面了解，從而加強學生對學籍管理工作的認識，從思想上接受學籍管理制度[6]。此外，各院系中的團委書記和學生會等，可在相應院系中通過設置學籍管理工作服務站等方式，搜集學生在學校學習和學籍管理方面遇到的實際問題，并進行歸納和總結，及時與學校教務處進行溝通，制定行之有效的解決辦法，從而提高學籍管理服務質量，改變學生對學籍管理工作枯燥刻板的片面看法，使學生真實感受到學校在學籍管理工作中的真實性和有效性，提高學生對學籍工作的積極性和主動性。

（三）提高學籍管理人員素質

學籍管理人員自身學識和素質不僅體現本人文化修養和見識，更體現了學校的學籍管理水平。首先，學籍管理工作是教學管理工作的重要工作，各高校人事部門在選擇學籍管理人員時，不可隨意安排，要挑選工作能力強，責任心強，工作踏實認真的人員。其次，從事學籍管理工作的人員，要提高思想認識，增強責任感和使命感，要學會換位思考，以人為本，不能單純把每條學籍信息只看成是一條信息，應該把他們當作是每個在校學生。再次，高校從事學籍管理人員需不斷學習，建立終生學習意識，不斷提高自己的專業技能，要多與兄弟高校的同行進行交流，互相學習先進管理經驗，敢于創新，探索提高工作效率的方法和途徑，摒棄落后和過時的低效管理方法。最后，高校學籍管理人員要加強自身的文化修養，充實自己的內涵，一方面要深造學習專業知識，要有“為一切學生服務”為目標的思想觀念；另一方面要不斷學習國家政策法規，吃準吃透文件精神，做好服務和解釋工作，提高工作業務水平。

（四）開展業務能力培訓，提高現代化辦公水平

高校管理工作信息化程度高低是衡量一所學校管理水平高低的重要指標，因此，學校相關部門應定期組織相關技能培訓。學籍管理平臺的性能，直接影響到學籍管理工作的安全性和實效性[7]。因此，各高校應選擇安全性能高、數據存儲快、操作簡便的學籍管理系統。此外，需通過定期培訓等方式，提高學籍管理人員的業務水平，尤其是注重相關人員利用計算機進行信息化辦公能力的提升。一方面組織相關政策、技能培訓，如學籍注冊、學歷注冊、學籍異動等業務操作培訓；一方面開發智能系統，提高學籍管理效率，如學生基本信息管理、成績管理、檔案管理等，都離不開相關系統的支持和運營維護；另一方面，加強管理人員計算機技能學習和水平提升，學習辦公軟件，熟練掌握數據的統計、匯總運用等操作。

（五）增強服務意識，提高管理水平

學籍管理不僅需要管理人員有認真負責、細致嚴謹的工作態度，還需要有良好的服務態度。因此，學籍管理人員需要樹立為學生服務意識，培養良好的服務態度。可通過以下四項措施來改善服務態度，一是管理人員要不斷與時俱進，通過不斷創新和實踐，提高管理效率；二是管理人員要不斷思考和勤奮學習，體現以人為本的觀念，通過熱情周到的服務來充分表達對學生的尊重、關心和理解，要多為學生考慮；三是嚴格要求自己工作作風，不踩紅線，不為難學生及家長，依章、依法、依規辦事；四是開設咨詢服務窗口，耐心細致解惑答疑。

三、結語

高校學籍管理是一項持久、深入而又具體細致的工作，它是高校教學管理和學生管理的重要組成部分。高校學籍管理工作水平的提高應完善學籍管理制度，加強學籍管理宣傳力度，提高學籍管理人員素質，開展業務能力培訓，提高現代化辦公水平，加強服務意識，提高學籍管理水平，充分發揮學籍管理在高校中的重要作用。