檔案規劃師：檔案職業細分與崗位創設之探索

王廣宇/深圳信息職業技術學院、深圳市檔案學會

檔案職業綜合而又專業，檔案崗位穩定而又變化，進行職業細分與崗位設計有助于明確工作內容和任務，也有利于進行崗位需求與能力分析，進而提升專業人才和核心技能培養的針對性。筆者在對2010年至2019年公務員考試檔案職位需求和專業化的研究中，對各類檔案職位的數量、占比、專業結構進行定量與定性相結合的分析，發現無論是華東地區[1]還是西南地區[2]，都存在檔案職位專業化程度較低、檔案專業知識與技能認可度不夠、檔案學畢業生在檔案職業（職位）中缺乏專業優勢等問題，這與檔案職位準入門檻低、專業知識與技能可替代性強、專業知識與技能習得成本低、檔案專業人員關鍵技能缺失等存在一定關系。有必要進行新的崗位創設和探索，凸顯檔案專業核心能力和檔案職業核心技能。

1 檔案職業細分與崗位創新現狀

2015年版《中華人民共和國職業分類大典》中，“檔案專業人員”替代原有的“檔案業務人員”，成為專業技術人員大類中的一個獨立類別，被定義為從事檔案接收、征集、整理、編目、鑒定、保管、保護、利用、編研的專業人員[3]，實則包含了對具體檔案崗位的描述。從業界實際來看，依據檔案管理環節進行崗位細分比較常態化，還有依據模塊化分工進行崗位設置[4]，這在以檔案館為代表的檔案專門機構內十分普遍。筆者調研陜西、江蘇、湖南、廣東等省級檔案館的部門崗位，發現分別有5到10個模塊化崗位，各有側重和特色，如黑龍江的“滿文和外文檔案開發”獨樹一幟。但即便是這些模塊化崗位，也是基于若干檔案管理環節的組合或細化，體現的是單一功能或部分職業技能，并不關注業務統籌或綜合核心能力。而基層單位，縱然檔案工作負責人主觀上愿意對單位的檔案信息資源進行統籌規劃，但因檔案人員數量偏少、現有人員還身兼數職且話語權不強、多數人習慣“低頭拉車”而很少“抬頭看路”等，檔案工作推進較為困難，檔案工作很難與單位的發展戰略相結合。此外具有檔案專業背景者稀缺，以深圳為例，2018年至2020年深圳地區檔案系列職稱（從初級到副高）申報人員中，檔案學、圖書館學等相關或相近專業出身者僅占4%—6%。

目前國內不少大型企業已開展了創設新型檔案崗位的實踐，如華為、國泰君安證券股份有限公司等，這些企業設立了檔案總監（CAO）崗位并正式任命工作人員，作為企業檔案工作規劃者、檔案工作技術負責人、檔案工作協調人、重要檔案工作牽頭人等，在提高企業檔案工作水平方面發揮了重要作用。這個崗位除了部門領導應具備較高政治素質外，還應具備檔案管理有關的知識與技術素質，以及較強的組織協調和溝通能力[5]。

國外一些行政機構、非政府組織很早就設置了首席檔案官崗位，如美國國家檔案與文件管理局[6]、美國教育基金會[7]等。受第三次科技革命的影響，國外企業主要設置首席信息官，負責檔案信息綜合開發工作[8]，這些企業包括美國哈特福德金融服務公司[9]、運通公司[10]、諾德保險經紀有限公司[11]等。

2 檔案規劃師崗位創設的價值分析

規劃一詞意為籌謀策劃，古代文獻中即有“上自往視之，授以規畫，發楚州民夫浚之，旬日而成，用功甚省”[12]等表述。現常指組織或個人制定的較全面的長遠發展計劃，具體指基于對未來整體性、基本性問題的考量，設計制定相應行動的方案，可分為中長期規劃和近期規劃，如《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》等。規劃師（Planners）是指具備相應專門知識技能，能勝任特定事業或專門機構規劃工作的從業人員，一般冠以前綴詞以彰顯其專業或行業歸屬，常見的如城市規劃師、職業規劃師、理財規劃師等，這些職業出現的時間或長或短，甚至有學者從居住文化的視角提出卜師和祭師是中國最早的規劃師[13]。

檔案規劃是基于檔案事業發展遠景或發展趨勢做出的戰略設想，或是對機構檔案管理活動進行整體布局。檔案規劃師基于對特定區域檔案事業或具體機構的整體環境與發展戰略的把握，確定科學的指導思想和編制原則，針對特定檔案活動的歷史問題研究、基本現狀調查、未來發展預測、綜合分析等，編制符合地區或單位中長期發展規劃要求的檔案工作目標、實施項目、實現步驟、保障措施等。檔案規劃師崗位的創設有其必然性，對檔案工作和社會治理具有特殊價值。

2.1 是職業細分和崗位能力專業化的體現

隨著經濟社會快速發展，現代社會各行各業面對的專業性問題越來越多，需要處理的業務越來越復雜，從業人員難以勝任本行業的全部工作，即便有少數“多面手”，也很難兼顧業務工作的方方面面。當前，崗位分工極度細化，同一職業在各細分領域都會產生行家里手。就檔案工作而言，有的人熟悉歸檔整理或數字化，有的擅長紙質檔案保護或電子檔案安全管理，有的擅長檔案信息資源開發，因此需要專門統籌規劃檔案管理機制或檔案資源體系的人員和崗位，檔案規劃師就是檔案職業細分和崗位能力專業化背景下的重要產物。

2.2 是檔案專門知識和技能職業化的需要

檔案業務知識和崗位技能的專業性毋庸置疑。新修訂《檔案法》第九條規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導”，可見任何機構都必須依法適時建立、不斷健全本單位檔案管理制度，配備相應的軟硬件。這就需要基于機構戰略規劃檔案管理機制和未來發展，而這項重要工作要么落在檔案主管或分管領導身上，要么落在具體檔案管理員身上，但前者往往缺乏專業背景或經歷，后者往往站位不夠高、視野不夠開闊。如果有專業的檔案規劃師，憑借其精深的專門知識和技能提供指導、建議或方案，必能起到事半功倍的效果，也能凸顯檔案管理相關知識技能的獨特性、專業性及職業性。

2.3 是檔案職業地位提升的需要

檔案職業長期以來地位與聲望具有不確定性，民國三十五年（1946）朱君毅為《中國檔案管理學新論》作序時提到，“吾國檔案管理工作，歷來視為末藝小技，執政者以為無關政要，學者以為猥瑣不屑，弗予重矜”[14]；吳紅曾就檔案職業聲望進行了問卷調查，認為檔案職業社會地位較低的受訪者占23.05%，認為很低的占3.05%，而認為較高及以上的僅占5.09%[15]。改革開放以來，檔案事業發生了巨大變化，檔案工作投入從普遍不足到比較充足，檔案工作從不太受重視到比較受重視[16]，但職業內涵和崗位名稱的表達，會直接影響社會大眾乃至從業人員對其地位的認知，如檔案管理員和檔案規劃師，前者往往被貼上執行簡單重復操作任務的標簽，后者無疑給人感覺更具有創造性和吸引力。

2.4 是緩解檔案規劃供需矛盾的有效途徑

現代治理對規劃提出了更多需求和更高要求，檔案規劃既有全國性的或地區性的檔案規劃，也有機關企事業單位的檔案規劃等；既有檔案事業整體規劃，也有檔案資源建設等單項規劃；既有近期規劃，也有中長期規劃。調研發現，真正能勝任體系化檔案規劃工作的人才不僅十分稀缺，還缺乏流動性和共享性，導致供不應求，培養并認定一批有相當水準的檔案規劃師十分緊迫。筆者對在深圳備案登記的140家檔案服務企業進行抽樣調研，發現約46%的檔案服務企業事實上已為客戶提供檔案資源建設規劃建議等服務，有3家企業已經推出了檔案規劃師的職務頭銜或培養計劃，抽調資深的項目經理專門從事檔案規劃業務，較好地滿足了客戶單位對檔案規劃的階段性需求。

3 檔案規劃師崗位能力要素分析

在人力資源管理范疇，崗位能力是指在組織中績效優異的員工所具備的能夠勝任工作崗位的知識、技能、態度和經驗。崗位能力不完全等同于職業能力，前者是后者的具體化但又不局限于后者，后者是前者的核心構成和標志性要素。張成銀曾將財務管理、人力資源等19類職業細分為200個崗位，并編制了相應的崗位能力描述表，其中技術研發類就對技術研發經理、技術研發工程師、技術檔案管理員等12個細分崗位能力進行了描述[17]。基于檔案規劃師崗位的職業歸屬及特殊性，其崗位能力的構成要素應包括但不限于以下幾個方面。

3.1 個性特征與思政要素

個性特征是指個體的內在特質，即通常所說的個性，能通過一個人的習慣性行為（或稱為潛意識行為）表現出來，同樣這種行為對工作態度、工作績效影響較大。檔案規劃師除了需要穩重細致、理智從容、原則性強等檔案人員應普遍具有的共性品質外，還應具備自信豁達、勇于開拓等適應宏觀戰略規劃的特質。當然不能將某些特定的個性特征當作檔案規劃師的必備入門條件，因為個性特征不是一成不變的，會隨著閱歷的增加、視界的拓展而發生變化。

思政要素包括政治態度、政治品質、思想作風、職業道德、社會責任等。人力資源和社會保障部、國家檔案局最新出臺的《檔案專業人員職稱評價基本標準》，要求檔案專業人員都應該“遵守國家憲法、法律法規，執行黨的路線方針政策”，“具有良好的職業道德和敬業精神，熱愛檔案事業，認真鉆研業務”[18]。這是對檔案從業人員的基本思政要求，具體包括愛國愛崗、正直誠信、專業盡責、客觀公正、嚴守秘密等。而檔案規劃師還應具備特定的思政素養，清華大學吳良鏞提出的“立志做有理想的實踐家、做改革的促進派”，就是檔案規劃師應當具備的素養。此外，檔案規劃師的職業道德還應包括認清自身不足、對服務對象忠誠、對規劃行為負責、拒絕濫用規劃權力等。

3.2 專業知識與技能要素

專業知識指從事某項專門工作所必備的知識，專業技能指勝任崗位、績效卓越的人員具備的實際操作技能。一般而言，專業知識與技能要素包括專業核心知識技能和相關知識技能。具體而言，檔案規劃師應具備檔案管理和規劃兩個模塊的知識和技能。其中前一模塊包括檔案形成與信息歸集、檔案著錄與信息組織等，而檔案保管與信息保護、檔案開放審核與編研等“基本功”是檔案規劃的基礎，但并不要求檔案規劃師熟練掌握這些具體環節的操作方法，就如同不必苛求建筑規劃師熟練掌握工程施工的具體操作技能。后一模塊包括檔案資源體系構建、檔案管理軟硬件架構、檔案管理系統需求分析和功能設計、數字檔案室（館）規劃設計等知識和技能，這些是檔案規劃師更為核心的知識技能，也是有別于一般檔案管理人員的“標配”和“標簽”。

3.3 工作經驗與成果要素

經驗是指在從事某專業或相關工作過程中，所掌握職業技能、崗位技巧及規律的程度。工作經驗與工作經歷有一定關聯，經歷是經驗積累的基礎和條件，但工作經驗并不等同于工作經歷，工作經歷是從時間維度考察經歷的行業或崗位職位，關注工作時間的長短，而工作經驗注重經驗的積累和能力的提升。簡而言之，工作經歷就是反映干過什么，工作經驗就是考察獲得什么。在人才選拔和評聘中，有時會簡單地把工作經歷（年限）等同于工作經驗，事實上有的員工在檔案崗位上工作了多年，卻不善于思考總結，其獲得的經驗不一定超過在同一崗位上只干了幾年但注重學習和思考的員工。工作經驗屬于“隱性知識”，需要工作成果予以體現和佐證。工作成果是完成具體工作項目后產生的，與工作能力、工作成熟度緊密相關，是工作價值的可視化展現。一般檔案工作成果主要為申請技術專利數、制定或修訂標準數、發表學術論文數、完成技術攻關項目數、新產品開發數等，而開展業務指導、接受崗位培訓時形成的材料，以及在重要交流研討會上的發言等都能直接反映經驗水平，也可以作為重要成果。

檔案規劃師作為高層次的檔案專業人員，必須有一定的檔案從業經歷、較豐富的檔案管理經驗和一定的檔案工作成果。但只有這些是不夠的，還要具備深入了解服務對象職能現狀、發展戰略等的能力，最重要的是有主持或參與檔案規劃的經驗和成果。

3.4 通用與綜合能力要素

通用與綜合能力是指適用于不同職業和崗位、可遷移的素質與能力。20世紀80年代起英國推行的國家職業資格證書制度（National Vocational Qualification，NVQ），提出了與人交流、信息處理、數字應用、與人合作、解決問題、自我提高等6項通用職業能力。1998年，我國首次提出對勞動者開展與人交流、數字應用、信息處理、與人合作、解決問題、自我學習、創新革新、外語應用等8項職業能力的培養，之后啟動了CVCC項目（China Vocational Competence Certificate）。這些能力要求的提出，不僅在當時的國情背景下具有積極意義，在科學技術發展日新月異的今天，同樣富有時代意義[19]。不難發現，關注這些通用與綜合性的職業能力不僅有助于個體全面發展特別是職業發展，也有助于更新專業知識結構、提升崗位技能，有利于夯實超越的基礎、增強探究的意識、拓展創新的路徑。

檔案規劃師作為檔案從業人員中最需要具備前瞻思維、創新精神、全局意識、綜合統籌能力的人才，對其綜合能力的要求必然要高。只有具備忠于職守、忠誠可靠、站位高遠、思路開闊、兼收并蓄、與時俱進等品質的人，才能勝任對檔案事業發展或檔案管理活動進行規劃的工作。

4 結語

就檔案規劃師的崗位職責而言，檔案規劃師服務的具體對象不同，其崗位職責也不盡相同，存在一定的差異性。如服務機構檔案工作發展的檔案規劃師，其職責應包括設計、優化或重構機構（含下屬單位等）檔案管理制度體系與工作流程；對檔案資源進行來源分析、門類劃分、組織描述、開發設計；對各類檔案保護保管設施設備進行規劃；對檔案人才建設與儲備進行規劃；組織開展檔案業務能力培訓與經驗交流活動等。而服務區域檔案事業發展的檔案規劃師，其職責應包括規劃本地區檔案治理、檔案資源、檔案安全、服務利用這四大體系建設；規劃檔案信息化專業人才隊伍建設；構建促進檔案事業發展的良好生態等。

此外，還要開發科學合理、公信力強的檔案規劃師崗位資格認定（認證）體系，該體系應涉及評估主體、評估方式等多個方面，體現權威性與公正性。筆者認為，對檔案規劃師的崗位評估，可采用理論考試、業務考核、同行評議等相結合的復合型評估模式。