大數據時代檔案管理工作的機遇與挑戰

孫雪

（長春市長發舊城改造工程有限公司，吉林 長春 130000）

當前整個社會逐漸邁入大數據時代，信息技術飛速發展，“互聯網+”在各領域中獲得充分應用，不同行業也積極利用大數據紅利，實現自身的突破與發展。檔案管理工作作為一項社會性管理工作內容，也應積極順應時代發展潮流，不管是企事業單位，還是政府機關，都需要有完善的檔案管理工作作為支撐?？v觀當前國內檔案管理工作的現實狀況與發展前景，應積極探索大數據時代檔案管理工作的有效對策，努力實現突破與創新，以構建出完善的檔案管理工作體系，為國家檔案管理工作貢獻新的思路。

一、檔案管理工作的概念及意義分析

檔案管理工作基于現實檔案資料，對檔案實體和檔案信息展開類別化、區別化與綜合化的整合與管理，為其他工作的開展提供便利與基礎，同時是國家檔案事業中極為重要的部分。簡而言之，檔案是人類智慧的現實結晶，是人類記錄世界與保存信息的重要載體。通過檔案管理，人們能夠有意識的保存下相關信息，以合理利用資源，提升數據利用價值，為現實社會建設提供服務。

檔案管理工作在現實工作中并未得到社會的普遍關注，甚至被很多人認為是枯燥與無用的領域，但是卻在整個社會發展中具有積極性影響。在工作領域，能夠提供歷史性與現實性的記錄，通過打造海量檔案管理平臺，實現各項檔案數據信息的有效整合與互動，從而促進社會的迅速發展。同時，人類智慧需要完善的記錄與保存，通過開展檔案管理工作，能夠把最優的思想與最佳的做法保存下來，成為子孫后代開展歷史性研究的重要載體與工具，有助于人類的追根尋蹤。再者，開展有效的檔案管理工作，有助于各項信息數據的快速流動與交流，在完善的平臺上形成充分共享，在一定程度上提升信息利用效率，實現各部門的有效聯系，打破溝通障礙，極大地促進社會快速發展。

而在大數據時代進行檔案管理工作，符合當前社會發展形勢，也具有很強的必要性與現實意義。第一，國家及各相關單位的決策要以豐富、海量的數據作為支撐，不管是智慧城市建設，還是智庫發展，都要以海量信息資源作為基礎，在當前條件下，實現大數據和檔案管理工作的有效融合成為必然選擇。第二，從先前的紙質檔案轉變為電子檔案，進入數字檔案時代，不斷是在儲存形式，還是呈現方式的極大變革，都能夠為檔案管理工作帶來新的發展機遇。第三，檔案管理工作主要以服務社會為目標，開展數據化支撐，可以促進各種信息的有效利用，實現智慧化管理。第四，檔案管理工作借助先進信息技術為支撐，迅速提取信息，為社會和企業發展提供相關數據資源，從而創造更大的價值。

二、大數據時代檔案管理工作的機遇和挑戰闡述

基于大數據時代的發展要求，檔案管理工作必須要不斷實現創新與突破，才能跟得上時代的軌跡，為國家發展和社會建設貢獻力量。

（一）大數據時代檔案管理工作的機遇

大數據是時代發展的必然趨勢之一，同時作為一項全新的技術與手段，其出現必然會為檔案管理工作帶來新的機遇，只有不斷乘勢而上，才能促進檔案管理工作的創新升級。

第一，檔案管理工作不斷革新管理理念。大數據的應用促進了傳統檔案管理工作的邊和與突破，不斷是在信息處理、資料匯總與數據呈現上都出現了極大的改變。而對于檔案管理工作而言，只有不斷地轉變思維方式，革新理念，學習與改變大數據檔案管理工作方式與手段，通過信息技術達到信息數據快速共享，以促進大數據和檔案管理工作的深度融合。

第二，檔案管理工作不斷升級管理技術。進入大數據時代，傳統檔案管理工作不再固守于傳統，而是在現有基礎上，通過對先進技術的利用，不斷實現管理技術的轉型升級。因此，檔案管理工作可借助大數據時代的技術紅利，打造云平臺，構建云檔案管理系統，實現檔案信息的有效儲存與管理，以充分利用檔案資源，為各項工作奠定基礎，創造新時代的價值。

第三，檔案管理工作不斷重構管理環節。檔案管理工作主要涵蓋了收集、整理和利用等內容，傳統工作形式主要是通過各部門的合作完成檔案信息的快速整合。進入大數據時代后，在檔案管理工作中不斷進行信息化管理，實現各項數據的快速、及時整合與分析，以針對性對特定數據完成計算和判斷，不斷提升檔案管理工作的價值，實現檔案管理工作的快速發展。

第四，檔案管理工作不斷打造人才強隊。不同于傳統檔案管理工作的手工性操作，進入大數據時代后，檔案管理工作不再單一的依賴紙質文檔，無需用紙筆進行記錄，而是在電子化應用下，實現多學科、多領域、多技術的有效融合。在這種條件下，人才隊伍成為檔案管理工作轉型的需要。而大數據時代所培養的優秀人才正在進入檔案管理工作中，為檔案管理工作注入新的活力與動力。

（二）大數據時代檔案管理工作的挑戰

檔案管理工作的發展并非在大數據時代一帆風順，同樣面臨著較多的挑戰，不管是法律法規上的完善、統一化管理、人員隊伍建設，還是大數據技術的應用，都讓檔案管理工作在大數據時代需要解決更多的問題。

第一，缺乏完善的法律法規建設。傳統檔案管理工作經過長時間的發展，不管是在管理機制，還是在應用模式上，都已經發展的較為完善。但是進入大數據時代后，檔案管理工作面臨著極大的變革與變化，人們對檔案管理工作的需求也產生了極強的改變，在檔案管理工作轉型升級的同時，其中所出現的安全問題也日益成為社會的焦點。然而當前在大數據時候，缺乏完善的法律法規保駕護航，并未在立法層面構建有效機制確保檔案管理工作的各項內容，難以有效化解風險與危機，缺乏足夠的長遠發展動力。

第二，缺少統一標準化規范。進入大數據時代后，數據資源紛繁復雜，類型多樣，各個領域的數據資源迅速集聚，推動著社會的迅速發展。雖然國家早在2014 年并開始注意到檔案工作未來發展所面臨的形勢，但是卻并未制定新規則、新標準。特別是伴隨著大數據時代的迅速發展，管理機制的不完善，檔案管理工作的信息化與電子化發展缺乏統一標準，造成行業標準落后、管理缺失、管控松散，跨界融合、智能對接等難以有效實現，阻礙了檔案管理工作在大數據時代的發展。

第三，缺少高素質的檔案管理工作隊伍。不同于傳統紙質時代，檔案管理工作任何時候都需要高素質的工作團隊來完成，不僅因為檔案工作的重要性，而且因為檔案管理工作的獨特性質，導致該項工作并非如想象般的容易，需要從業者極大的耐心和悉心?？v觀當前檔案管理從業者的情況，雖然已經具備了較大的規模，但是由于缺乏足夠的創新意識與時代精神，相關從業者的信息技術能力較低，未能充分發揮出檔案工作的優勢，在一定程度上影響了工作效率，限制了社會的良好發展和進步。

第四，缺乏大數據技術和檔案管理工作的有效融合。先進信息技術和檔案管理工作的有機融合是時代發展的必然趨勢，當前通過數據挖掘、平臺應用和軟件分析開展的檔案管理工作獲得了巨大的普及，在社會問題的解決中發揮了巨大效用。然而，當前物聯網、云計算、可視化等技術在檔案管理領域中并未得到有效利用，很多用戶依然在用原始數據開展工作，缺乏深度挖掘和二次加工；同時，較多的用戶所接觸的信息依然為靜態數據，并未實現電子化呈現，枯燥性明顯；再者，用戶和檔案管理部門間并未借助大數據優勢開展足夠的交流與溝通，原始電話和郵件聯系依然是主要方式。在未來時間內，如何針對用戶需求開展針對性服務將是大數據時代檔案管理工作亟需解決的問題。

三、大數據時代檔案管理工作有效發展的對策

（一）革新傳統思維模式促進管理思維升級

不再采取檔案管理工作中所出現的“導向供給”的發展模式，而是基于自身發展的需求出發，根據現實情況提供個性化、專業化、特色化服務。為了更好地保持自身價值，檔案管理工作必須要革新傳統思維，突破“信息孤島”的限制，在當前領域不斷創新與發展，引入先進的管理理念，加強新思想引領，以用戶需求為導向，堅持用戶至上的理念，充分發揮自身的作用和意義。同時，檔案管理工作要堅持實現大數據融合，促進大數據、大檔案、大資源的相融通，充分展現檔案管理工作的風采，從傳統的紙質閱讀和固化存儲向數字咨詢、數據存儲方向轉變，不斷激發檔案管理工作的內在動力，拓展渠道，以更好地跟上大數據發展的腳步，迎接不斷變化的未來。

（二）打造標準規范形成統一化管理模式

面對大數據時代紛繁復雜的信息資料，檔案管理工作要時刻堅持“資源管理、數據規范、有效共享、可持續發展”的原則，形成統一的、標準化、科學化的管理模式，促進檔案管理工作和大數據技術的有效融合。檔案管理工作可積極借鑒西方的有益成果，結合本國、本地區發展實際內容，研制規劃出滿足自身情況的檔案管理標準，促進與圖書、情報等領域的有機融合，實現與其他相關領域的快速共享與溝通。再者，為了更好地規范檔案管理工作，也需要加強安全系統的維護，安裝高標準的防火墻，避免黑客入侵，做好數據的有效保護與利用。最后，要加強責任劃分，明確各崗位責任，提升管理人員的工作意識，形成有效的監督管理機制，對于失職人員進行嚴格懲戒，以加強對檔案工作的保護與管理，促進與大數據技術的融合。

（三）培養高素質人才打造人員強隊

在大數據時代開展檔案管理工作，從業人員的綜合素養直接決定了管理工作質量。因此，要加強人才培養，做好培訓工作，對于檔案管理工作的各環節進行有效保障，特別是要積極引入新技術、新手段，對人員做好技能強化，不斷增強人員的綜合素養，聘請高水平、專業化的教育者加強對檔案管理工作者的理論培養，為其開展工作奠定扎實的基礎。同時，還可以借助有效的獎懲機制，不斷激發從業人員的積極性，激發他們自身的成長動力，以讓其積極地掌握大數據技術，從而在現實工作中有效應用。

（四）建設檔案管理云平臺構建統一資源庫

大數據時代開展檔案管理工作，要注重對新技術的應用。因此，在面對海量的檔案資源時，要借助先進技術建設檔案云管理平臺，有效匯集領域內豐富的、海量的數據資料，借助現有平臺進行有效對接與融合，實現資源共享。同時，對傳統檔案資源進行有效變革，不斷升級數據庫和局域網，促進信息資源的有效利用。對于內部尚未開放、不具有保密性的資源要加快開放與共享，以滿足用戶的需求，為社會提供有效便利。

四、結語

檔案管理工作在大數據時代要積極的實現自身的變革，及時抓住大數據時代的發展紅利，積極應對未來的挑戰。雖然當前大數據在檔案管理工作中的應用還處于起步階段，兩者尚未實現充分融合，但是對于檔案管理工作而言，只有不斷地迎接挑戰，主動開發與利用，才是自身應盡的責任與義務，從而積極跟上時代發展的步伐。