數字信息化背景下醫院檔案管理的創新措施探討

文/于鵬（濱州醫學院附屬醫院后勤管理處）

醫院檔案管理工作，主要保存、記錄臨床及醫政等方面的數據信息資料，且利用相關檔案信息治療能夠為臨床疾病治療提供有效依據。同時，醫院檔案管理作為一項系統性、專業性較強的工作，肩負著合理搜集、開放、利用檔案資料的工作職責。因此，有必要做好醫院檔案管理工作，提高醫院檔案管理工作的效率，為臨床醫療、科研工作提供有效服務，進一步確?，F代醫療衛生事業實現可持續性發展。當然，受信息技術快速發展的影響，特別是隨著互聯網技術的快速發展，為醫院檔案管理帶來極大便利的同時，也對醫院檔案管理模式提出了全新的標準要求[1]。因此，除革新管理模式、豐富管理方法以外，還有必要不斷提升醫院檔案管理水平，從而為帶動醫院整體管理工作質量水平的提升奠定堅實的基礎。

一、數字信息化背景下醫院檔案管理創新的必要性分析

（一）提高檔案信息資源利用效率

創新醫院檔案管理模式，首先需要提升管理人員的專業技能水平，而通過合理運用數字化信息技術，可以為培養專業化人才提供充分有效的技術支持。進一步由專業化的檔案管理人員深入挖掘檔案信息資源，可以促進醫院日常運營管理工作效率的提升[2]。與此同時，創新檔案管理模式，可以有效延長檔案的使用年限，提高檔案信息資源的使用價值?？傊?，通過醫院檔案管理的創新，可提高檔案信息資源的利用效率，醫院方面需對此充分重視。

（二）有效保護檔案元件

醫院檔案數據信息的更新速度快，易增加管理工作的量及難度，而傳統的檔案管理模式已難以滿足醫院現代化檔案信息的管理需求。如何創新檔案管理模式，主動迎合信息化時代的發展潮流，滿足醫院檔案管理的要求，是相關從業人員需重視的一大問題。值得注意的是，醫院檔案中包含大量的重要信息及數據文件，比如史學醫學圖片、病理資料、高精尖醫療設備檔案等。顯然，這對醫院檔案管理及信息存儲整理提出了全新的要求標準，通過運用數字信息化技術，可以對醫院內各種類型檔案信息進行高效分類、整理及存儲。此外，還可以利用電子存儲方式對重要文件信息起到保護作用，避免檔案出現泄漏或破損等質量隱患問題。

（三）實現檔案信息資源高效整合共享

基于數字信息化背景下，醫院檔案管理模式朝向數字化、信息化方向發展，這樣能夠有效減少及控制人力、物力資源的耗損，還能夠提高管理工作效率，使檔案信息資源實現高效整合共享[3]。與此同時，資源整合是醫院日常運營管理工作的重要環節之一，在提升整合效率的基礎上，能夠進一步保證檔案資源信息的共享成果。通過積極開展醫院檔案管理信息化建設工作，能向相關工作人員提供方便快捷的檔案信息化服務，便于醫務人員利用網絡搜索快速查找自身所需的檔案信息數據資料，從而使檔案信息資料的應用價值提升。此外，檔案管理信息化有利于各部門之間強化信息溝通交流，使不同科室瀏覽閱讀、利用相關檔案信息資源的需求得到有效滿足。

二、醫院檔案管理現狀問題分析

如前所述，數字信息化背景下醫院檔案管理創新非常有必要，但是從現狀來看，醫院檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問題?？偨Y起來，具體問題如下：

（一）缺乏完善的檔案管理體系

即便當下我國大多數醫院建立相應的檔案管理機制，但是在具體管理工作開展期間仍存在較多的問題亟待解決，以管理體系為例，存在不夠完善、不夠規范的問題。同時，部分醫院搜集、整理、保存檔案信息期間，一些檔案管理人員僅依靠自身既往工作經驗，或以日常工作中不成文規定為依據，開展相關檔案管理工作，從而易引發檔案保管資料缺失、保密性不足、內容參差不齊等問題。此外，醫院檔案管理工作人員與其他部門人員之間如果在相關工作任務方面缺乏協調性，或分工不明確，則易出現檔案管理標準不統一、內容缺失、重復歸檔等問題，進而嚴重影響檔案管理工作的質量。

（二）檔案管理認識程度不足

雖然部分醫院在檔案管理方面逐步朝向信息化建設方向發展，但是受區域性、資金投入限制等因素影響，仍存在沿用傳統檔案管理方式的問題，而這些問題產生的原因相對復雜，多為醫院領導階層對檔案管理認知不夠全面，導致檔案管理資金缺乏、人力投入過少等[4]。與此同時，部分醫院在日常管理工作期間，忽略向廣大職工宣傳創新理念，難以實現變革管理方式的目標，導致檔案管理工作停滯不前。此外，紙質檔案不同于電子檔案，管理難度相對較高，尤其是經長時間存儲后，易增加檔案表面破損、字跡潰爛或字跡模糊等問題的發生風險，甚至個別醫院實施的檔案管理模式過于老舊，從而嚴重影響檔案管理工作的總體效率和質量水平。

（三）檔案管理人員素質水平有待提高

現階段，我國醫院檔案管理患者開展期間，普遍存在檔案管理人員綜合素質水平偏低的問題。尤其是部分醫院檔案管理人員多為非專業人員，由藥房崗位、護理崗位、行政崗位調用過來，甚至個別管理人員身兼多職，從而使檔案管理隊伍人員的綜合素質水平難以得到有效保證，在檔案管理人員缺乏理論知識、管理實踐能力水平的情況下，易導致檔案管理工作如同虛設，流于形式，缺乏實效性。與此同時，大多數醫院領導階層關注醫療人才、科研人才的培養，主張擴大人才培養力度，而對檔案管理人員的培養則缺乏足夠的重視，如果檔案管理人員崗位培訓、專業知識學習缺乏系統性及科學性，則難以取得理想的培訓效果，進而導致檔案管理工作陷入被動的局面。

三、數字信息化背景下醫院檔案管理的創新措施分析

為了解決醫院檔案管理現狀問題，需依托于數字信息化背景，采取有效措施，創新醫院檔案管理方式方法?？偨Y起來，具體創新措施如下：

（一）構建完善的檔案管理體系

為了保證醫院檔案管理工作順利有序開展，醫院方面需秉持“實事求是”的工作原則，搭建完善的檔案管理體系，健全檔案管理流程，并根據醫院的實際情況，擬定標準化的檔案管理機制，進而達到規范化及統一化管理檔案資料存儲、錄入、分類及收集等環節的目標。其中，通過搭建完善、規范、統一的管理機制，便于管理人員開展后期檔案管理工作，真正意義上做到檔案管理有章可循、有據可依。與此同時，將檔案管理工作與績效考核相掛鉤，針對工作成效優秀的職工，予以一定的物質或精神獎勵，對表現不達標的職工給予一定懲罰，以此規范、約束檔案管理人員的工作行為，提高檔案管理責任意識。此外，必要時引進崗位責任機制，明確劃分管理工作職責，規范管理人員的日常工作行為，進一步增強檔案管理人員的責任意識及使命感，使醫院檔案管理工作質量水平得到有效提升。

（二）提高認識，加強檔案管理信息化建設

在醫院檔案管理工作開展過程中，醫院領導層需不斷提高自身對檔案管理創新的認知，積極開展檔案管理信息化建設工作，尤其是檔案管理人員，需從根源上認識到數字化信息技術對檔案管理工作的重要性，全面了解、掌握檔案管理的先進技術及方法要點，進一步提升自身的檔案管理水平及知識技能。與此同時，擴大檔案管理數字信息化的建設力度，投入充足的資金資源及人力資源，積極組織各種宣教活動，進而達到提高廣大職工對檔案管理信息化建設認知的目標[5]。此外，調動醫院各科室、部門人員的參與程度，為檔案管理信息化建設工作的提供有效支持，并平衡醫療、教學、檔案管理三者之間的矛盾，使醫院檔案管理信息化建設工作實現高效開展。

（三）創新檔案管理方式方法

醫院屬于社會服務性機構，即需要向社會大眾提供個性化的醫療服務。因此，在檔案管理工作開展期間，相關醫院必須緊跟時代發展潮流，創新現行的檔案管理方式方法，改變傳統人工管理模式，積極推行數字信息化服務模式，革新服務理念，進而達到提高檔案管理水平的目標。與此同時，將檔案管理與信息技術相結合，改變檔案存儲方式，由過去紙質檔案存儲向電子檔案存儲轉變，并利用網絡技術、計算機技術、多媒體技術，滿足醫院檔案跨區域、跨時間及跨國際的多元化使用需求。此外，在檔案管理系統維護工作開展期間，還有必要合理引進使用防火墻技術、安全密鑰技術，在實現醫院檔案信息資源高效共享利用的同時，進一步保證醫院檔案管理系統運行的可靠性及安全性。

四、結語

綜上所述，醫院檔案管理模式創新是數字信息化時代發展的一大必然趨勢。為了保證醫院長遠穩定發展，提高檔案管理水平非常關鍵。因此，相關醫院領導層需增強對檔案管理的認知，充分重視檔案管理工作的開展，改進傳統檔案管理理念，搭建完善的管理機制，并積極開展檔案管理信息化建設，積極組織崗位培訓及知識競賽等活動，不斷提升檔案管理人員的綜合素質水平，在創新檔案管理模式方法的基礎上，使醫院檔案管理的工作質量水平得到全面提升。