關于加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

翟倩倩

（遂平檔案管理中心，河南 遂平 463100）

檔案模式開始于20 世紀80 年代，當前我國的檔案工作正處于數字化發展的關鍵時期，歷經多年發展實現了數字化。在傳統的檔案管理中主要是借助計算機系統進行一些輔助性工作，因此信息查閱速度慢，檢索效率低。在信息技術的大力支撐下，檔案工作積極實現了數字化和信息共享，并能夠進行遠程操控，在檔案信息共享的基礎上，有效節約了資源，利用數碼相機進行拍攝，并使用激光三維立體對其進行掃描，不僅保證了檔案信息的安全性，還促進了檔案現代化建設的快速發展。

一、做好檔案管理安全保密工作的必要性

檔案管理中心中的檔案資料涉及到很多機密性的內容，是非常重要的信息資料。目前，我國整體市場經濟體系不斷變革，各個檔案管理中心之間的競爭壓力不斷增強，無論是在檔案管理人才、檔案資源以及信息等方面都有所體現。因此，各大檔案管理中心為了能夠全面提升市場競爭力，檔越來越注重開展安全與保密工作。注重開展檔案保密工作，能夠有效防止產生安全隱患問題。檔案保密工作時關乎著國家信息安全問題，對于社會整體發展進步具有重要影響；公民在享受應有的權利同時，也要承擔起相應的責任，積極落實檔案管理中心安全保密工作，保證檔案的完整性與合法性。

二、如何加強檔案安全保密管理

（一）加強檔案專業化管理

一般來說，在絕大多數單位，綜合管理部門（又或者叫辦公室）都是檔案管理的責任部門，所以綜合管理部在日常檔案管理過程中，應當加強檔案的專業化管理，切實履職，確保檔案的完整與安全。一是凡調閱檔案必須按規定流程辦理申請審批手續，申請審批表應序時專家保管，年終裝訂成冊。二是要設立專職檔案管理人員，檔案室大門鑰匙保管由綜合管理部門專職檔案管理員任A 崗，辦公室主任任B 崗，其他人員一律不得觸碰該鑰匙，使用完畢須入保險柜保管。三是因工作需要進入檔案室，必須辦理登記手續。離開檔案室管理員應切斷電源、關鎖門窗。四是檔案室應勤打掃、晴天勤通風換氣，室內不得存放與檔案無關的雜物，禁止增添非標配用電設備。

（二）做好檔案管理日常檢查工作

為了加強檔案管理的安全保密性，應當要注意對檔案管理進行有針對性的日常檢查工作，在日常檢查過程中，一是要注意查閱檔案日常調閱登記臺賬，查看是否有要素殘缺、經辦人簽名不實、字跡明顯存在后補痕跡以及檔案調閱授權書缺少等現象，對于發現存在問題的，應當要追根溯源，查看所涉及的檔案是否在檔，同時對于相關的經辦人或者是主要責任人應當要進行詢問交流，弄清事實。二是要注意查看檔案日常監控錄像，一方面，查看檔案專職管理人員是否在崗，以及是否有不明人員隨意進出檔案室；另一方面，要深入查看在檔案調閱過程中，相關管理人員是否按照規定履行登記手續，以及手續是否存在后補現象等等，如果發現有相關問題，應當要及時開展查究工作。

（三）不斷推動檔案管理制度剛性執行

俗話說“事業發展，制度先行”，在檔案管理過程中也是如此，要能夠確保檔案的安全保密性不出問題，必須要不斷推動相關制度的剛性執行。為此，首先，在檔案管理方面，已經有比較具體的制定規定可供參考，如《檔案庫房技術管理暫行規定》，《中華人民共和國檔案法》等，此外很多單位基本上也都結合內部實際情況制定了相關的檔案管理制度，企事業單位綜合管理部門應積極組織專職檔案管理員或其他相關人員不斷進行學習，切實掌握制度確立的基本規則，并嚴格貫徹落實。其次應當針對制度執行情況定期進行檢查，在檢查過程中，可以采取現場、非現場相結合的方式，并借助監控系統監測本通知的執行情況。現場檢查時做到仔細、徹底，嚴禁走馬觀花。對應當發現而未發現的隱患或者干部員工違規操作，甚至明知故犯的，無論是否造成影響和損失，一律嚴厲追責。

三、檔案管理中心加強檔案管理安全保密的重要途徑

（一）提升檔案安全與保密工作的重視度

在一定意義上，檔案管理安全與保密工作具有動態性。在實際開展檔案管理工作期間，要嚴格按照《保密法》的具體要求進行管理，不斷強化法律規定的約束力度，將檔案降密與解密工作落實到實際行動上。首先要合理控制檔案解密時間，按照法律制度進行工作，保證開展檔案解密工作的合理性與有效性；其次，檔案管理部門工作人員要充分發揮自身工作職能，加大力度監督保密工作狀況。定期開展檔案清查工作，合理劃分機密性檔案和普通檔案，明確檔案使用范圍與時間；最后，檔案管理部門要根據檔案的機密性，合理編制檔案目錄，做好機密性文件的統計工作，使其形成具有系統性的應用程序，便于后期使用。通過這樣的方式可以不斷提升機密性文件安全管理效率。

（二）積極構建檔案安全管理與保密工作制度

以檔案管理中心檔案管理工作的實際狀況為基礎，構建系統性的檔案安全管理與保密工作制度，滿足檔案管理實際需求，安排專業的檔案管理人員對其進行管理；檔案安全管理與保密工作制度，要充分體現其簡單明了的特點，保證管理人員安全與保密工作的執行效率，嚴格安全相關規定內容做好檔案管理工作，在約束自身管理行為的同時，能夠構建更完善的檔案管理體系；還要在檔案安全管理與保密工作制度中凸顯管理制度的雙向性，明確劃分檔案管理人員的工作職責，管理人員要樹立危機意識，承擔相應的責任，這樣一旦出現違反規定制度的行為，就可以依照相關制度對其進行懲罰。

（三）構建檔案信息一體化的管理體系

因為檔案安全管理與保密工作，具有一定的動態性，所以在對其進行管理時，首先要對具體的管理內容進行明確劃分，從而構建檔案信息一體化的管理體系。通過明確劃管理內容的方式，能夠不斷增強檔案管理中心各個管理部門之間的溝通；檔案管理部門的檔案管理人員要做好檔案收集工作，在保證檔案資料的機密性的同時，促進檔案信息一體化管理體系的完善與發展；積極運用網絡信息技術，將檔案管理的內容與之進行結合，將檔案的編制信息準確的輸入到計算機中，結合實際狀況，構建網絡維護系統，防止在網絡上泄漏檔案信息的機密性內容。此外，還要做好網絡安全修復工作，為信息化、安全化管理創造良好環境。

（四）加大檔案室安全建設力度

檔案室的門窗要運用防盜網進行保護，做好安全防盜工作；檔案室內要合理設置保險柜和保險鎖，通過運用這些保密的設備來保證檔案的安全；明確劃分絕密檔案、普通檔案，不能將其進行混淆，針對于與國家發展密切相關的檔案信息，要構建獨立保管檔案庫，設置檔案管理口徑，加強機密性管理力度；嚴格控制檔案信息的破損狀況，延長檔案資料具體的使用年限，針對儲存量比較大的檔案，可以將其保存在光盤和磁盤中，將其放置在檔案消磁柜中進行保管。還要做好檔案室防潮工作，保證檔案資料的完整度；相應管理人員定期對檔案室的安全問題進行排查。

四、信息化檔案管理的有效措施

（一）改進管理手段

檔案部門中相關管理人員，不僅要對檔案資料進行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作，確保在這些環節中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產生帶來的影響。

1.加強機密檔案資料的安全管理，在檔案部門中，根據檔案信息的輕重可分為機密檔案與普通檔案，相對于機密檔案而言，對其安全保密性要求更為嚴格，加上我國機密檔案種類繁多，為管理工作的開展帶來一定難度。所以在對機密檔案進行保管時，應采取不同的方法進行有序監管，從而確保機密檔案信息的安全。首先，檔案部門應針對機密檔案制定相關管理制度，嚴格要求工作人員在制度的標準下執行相關管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認識到機密檔案信息的重要性；其次，在實施機密檔案管理工作時，應對其資料進行分類并設有專人進行保管，分工明確，采用責任制安排保管工作，增強管理人員的責任心，確保機密檔案的保密性；最后，對機密檔案資料應進行定期檢查，避免突發情況的發生，為機密檔案管理工作提供保障。

2.加強檔案傳遞期間的安全管理，一般情況下，在檔案信息所處的位置不發生變動的前提下，相關管理工作的開展是較為平穩的，對檔案的管理工作也能持續、穩定的進行。不過，在現實生活中，避免不了因工作地點發生變化，或者是相關工作人員的臨時調動，導致對檔案信息進行一定轉移。針對這些檔案信息的重要性，對有關檔案進行轉移過程中，所走流程較為復雜。檔案資料畢竟不屬于個人產物，因此，要想對檔案信息進行轉移，需通知所有關部門進行接管工作，確保檔案資料在轉移過程中的安全。因此，管理人員應提高警惕，確保在檔案資料轉移過程中的安全，增強對檔案信息的安全保護意識，做好對檔案資料的保管工作，促進檔案管理整體工作的有效運行。

（二）創新技術手段

在當前檔案的管理工作中，不斷運用現代化技術手段，借助計算機等信息工具，實現檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進行檔案管理也存在一定風險，如果計算機相關程序被病毒侵入，導致檔案資料泄漏，嚴重影響檔案保管工作的正常開展。因此，在使用信息化技術手段的同時，應不斷挖掘出更多方法，切實保證檔案信息的安全。

1.不斷更新加密技術，為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護，在利用現代化技術手段中，運用互聯網中的加密技術，有利于管理人員更好地開展工作，從而對相關數據進行控制與監管。另外，為了防止病毒入侵導致相關信息泄漏的情況發生，運用加密技術將有關數據資料轉變成亂碼的形式進行保存。更有效提高了對資料的安全防護，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進行對檔案信息的管理工作過程中，應不斷探尋新的方法，在現代科技水平的基礎上，與人為控制管理方式相結合的方法，對其有關信息進行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強檔案信息化管理模式，帶動檔案部門信息化發展。

2.不斷加強防寫技術，隨著信息化技術的不斷發展，對有關資料進行仿寫的功能也不斷加強。從字面意思進行理解，就是在原有的基礎上進行略微改動，使其整體意思不變。為了確保檔案信息的安全，在運用互聯網工具對其進行儲存時，可將其設為只讀模式，在只讀模式下，仿寫資料無法進行，只能對資料進行閱讀，沒有辦法進行保存或是改寫，以此加強對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在計算機工具中只讀模式下存在兩種形式，但相對于我國而言這項技術仍有待加強，在原有的模式上運用更多手段進行創新，使其防寫功能更加強大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實現檔案信息化管理模式，促進我國信息化發展水平。

五、結束語

總而言之，檔案安全與保密工作，是檔案管理工作中的一項重要工作。檔案管理人員要重視檔案安全與機密管理工作，結合實際狀況制定相應的管理體系，結合網絡信息技術，保證檔案信息化和安全化管理工作的順利開展。檔案管理中的檔案信息會涉及到多方面的內容，要求每一位管理人員在工作承擔自身工作職責，有效處理檔案安全與保密問題，從而使檔案信息化充分發揮自身價值。