企業固定資產管理的內部控制問題研究

李 強

（山東利邦牧業股份有限公司，山東 濰坊261200）

本文談及的固定資產從財務角度是指為生產產品或經營管理而持有的使用壽命超過一個會計年度的有形資產，區別于稅收角度，主要包括以下幾類：房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具和其他與生產經營有關的設備、器具、工具等。

1.固定資產管理的內容及控制目標

固定資產管理的內容涵蓋固定資產取得、資產登記造冊、資產投保、運行維護、更新改造、資產清查、抵押質押、資產處置及會計控制等。固定資產控制目標包括固定資產取得經過規范驗收，確保質量合格；確保固定資產登記信息真實與完整；資產投保經過審批，投保行為規范，有效防范資產損失風險；固定資產得到定期維護，提高設備使用效率，避免資源浪費和安全事故；定期檢查，保證固定資產賬實相符，價值合理；資產抵押辦理規范，確保公司資產安全；固定資產處置經適當審批；會計控制有效，賬務處理及時、準確。

2.固定資產管理各部門職責分工

2.1 財務部的職責

嚴格執行財政部關于各類固定資產取得時的計價準則，準確核算固定資產價值，按時足額計提固定資產折舊，及時反映固定資產的增、減變動情況，準確編報固定資產報表。辦理固定資產的驗收、轉移、報廢等增減變動的簽證手續。監督和參與固定資產的定期盤點。辦理資產投保。

2.2 行政人事部的職責

負責監督管理公司范圍內的辦公設備（含所有的服務器、電腦、復印機、打印機、空調）等資產。

2.3 工程部的職責

負責生產設備、公用系統設備，包括動力、環保、安全、計量、自動化、試驗、控制、貯槽、貯罐等設備的增減變動管理（轉移、報廢等）。建立健全以車間或部門為單位的固定資產臺帳和平面布置圖。臺帳既要反映資產的實物量，又要反映資產的價值量，做到帳、物、圖三相符。負責公司范圍內建筑物(廠房、庫房、辦公樓、宿舍、食堂及其他用房)、構筑物(煙囪、水池、水塔、貯池、平臺、水溝、道路、圍墻)、土地、綠化等資產的增減變動管理。建立完整的建筑物、構筑物、土地等資產的臺帳，健全廠區各建筑平面分布圖和相關的建筑圖紙及資產檔案。并做好建筑物、構筑物、道路等維護保養工作，經常檢查及時整修。負責審批生產設備類固定資產的選型、申購計劃和報廢的鑒定，參加各類固定資產的進廠驗收、安裝驗收、資產驗收。檢查和督促固定資產管理制度和各項設備管理制度的貫徹和執行。協助財務部定期對固定資產使用部門進行資產實物量的盤查。并對盤查情況進行匯總和整改。負責車間外閑置資產的維護保養及移用、調撥工作。

2.4 質量部的職責

負責檢測設備的增減變動管理（轉移、報廢等）及維護保養工作。

2.5 技術部（含研發部）的職責

負責研發設備的增減變動管理（轉移、報廢等）及維護保養工作。

2.6 固定資產使用部門的職責

嚴格執行固定資產相關管理制度，對本部門固定資產的完好性、完整性負責。建立健全設備臺帳和平面布置圖，做到帳、物、圖三相符，對設備運行和故障修理要及時進行記錄。嚴格遵守設備操作規程和維護保養制度，確保資產的正確使用和及時維護保養，做好停用資產和閑置資產的維護保養工作。提出固定資產的增購、檢修計劃，申報固定資產的閑置、啟用、移用和報廢手續。

3.固定資產的控制措施

3.1 固定資產管理的組織機構與人員的配置

根據固定資產的管理要求，確定以財務部、行政人事部、工程部、質量部、技術部（含研發部）等部門為固定資產分類管理的職能部門。資產管理職能部門和資產使用部門各確定一名專職或兼職的資產管理員。資產使用部門負責人和資產管理員變動時須在工程部或行政人事部的監督下，辦理工作移交手續（設備臺賬、平面布置圖等）。未辦理手續造成的固定資產損失，由接收人負責。

3.2 固定資產管理的任務

規范資產增、減變動操作程序、建立結報制度。建立健全固定資產臺帳、設備臺帳，保證帳、圖、物三相符。準確核算固定資產價值(原值、折舊、攤余價值)。定期進行資產盤點，保證資產安全。

3.3 固定資產的取得

固定資產是指企業使用期限在一年以上，以下幾類：房屋、建筑物、機器設備、運輸工具以及其他與生產經營有關的設備、工具等。另外，不屬于生產經營主要設備的物品，單位價值在2000元以上，并且使用年限超過二年的也應當作為固定資產。

固定資產的申購管理：項目投資中增加的固定資產按項目審批流程進行審批后，交財務部作為資產增加的憑證。項目建設過程設備變更時須填寫固定資產申購審批單，注明使用項目。生產性單臺固定資產投資。

單臺固定資產投資：投資額2萬元（含）以下，按固定資產申購審批單，經相關部門審核，由總經理審批后，報投資項目監管部備案方可采購。投資額超過2萬元，經總經理審批后報投資項目監管部審核，中心總經理審批后，并由投資項目監管部報上級部門備案后方可采購。財務部將固定資產申購審批單作為入賬憑證。

辦公固定資產：單項5000元（含）以下辦公類固定資產投資，按固定資產申購審批單經行政人事部等相關部門審核，由總經理審批后可直接采購，如屬設備更新的，原設備須先辦理報廢手續，按月報中心行政人力資源部備案，超過5000元的辦公固定資產投資，經總經理審批后報中心行政人力資源部總監審核，報中心總經理審批后方可采購。享受公司補貼的筆記本電腦作為固定資產入賬，按管理中心《關于筆記本電腦補貼的通知》管理。自建和原有資產的基礎上進行改建、擴建的資產由資產使用部門填寫資產改建單，審批權限同單臺固定資產投資。

3.4 固定資產的選型、安裝和調試驗收管理

辦公資產，由行政人事部組織選型、驗收等工作，隨機資料可由使用部門留存。

生產用設備資產：設備的投資計劃、設計、選型、安裝、改造、驗收、使用直至報廢的設備生命周期全過程工作，具體按《設備管理規程》執行。設備入廠后，由采購員應立即聯系工程部、使用部門、倉管員等部門開箱驗收工作，驗收合格由工程部資產歸口管理人員填寫設備開箱驗收記錄，收取隨機技術資料，倉管員辦理入庫入賬手續。設備開箱驗收記錄、隨機技術資料交工程部負責收存，年底統一交檔案目錄交檔案室存檔。驗收不合格，不得接收入庫，交由采購部根據合同等有關規定辦理退換貨或其他彌補措施。所有設備應完成設備安裝確認和運行確認等工作。自行建造的固定資產，應由建造部門組織使用部門。工程部進行驗收，填寫驗收單，驗收合格后，由使用部門辦理出入庫入賬手續。

固定資產驗收：設備安裝完畢或工程竣工后，由使用部門組織資產歸口管理部門、工程部、財務部等部門到現場進行竣工驗收，必要時邀請第三方機構參與。驗收中提出的問題完成整改后一個月內，使用部門組織資產歸口管理部門、工程部、財務部等部門對固定資產進行驗收，確認固定資產入賬價值。固定資產入賬價格應按取得時的成本入帳，成本包括購置價（買價、稅金、運輸費用、保險費用、包裝費用）、安裝、防腐、保溫費用(人員工資、安裝零配件、材料)、在建期間利息及為建造該項固定資產達到預定可使用狀態前所發生的全部支出。

廠房建筑按《廠房驗收管理規程》驗收，行政人事部依據驗收確認意見申請付款。廠房建筑等需要辦理權屬登記的固定資產，由行政人事部及時組織辦理權屬關系手續及相關證明材料，取得合法的權屬證書。

4.固定資產資產記錄控制

由財務部建立固定資產目錄，列明固定資產編號、名稱、種類、所在地點、使用部門、數量、賬面價值、使用年限、折舊等，全面反映固定資產的全貌。

使用部門建立設備履歷、設備臺賬和設備平面布置圖，詳細記錄各項固定資產的來源、出廠時間、使用時間、使用地點、運轉、維修、改造、責任人等內容，使用部門對設備履歷、設備臺賬和設備平面布置圖應每月報工程部核對一次。

工程部對固定資產目錄、設備履歷、設備臺賬均應定期或不定期復核，保證信息的真實和完整。