基于知識管理的企業檔案信息開發和利用探究

千藝兵

(中國船舶重工集團第七一二研究所 信息化中心，湖北 武漢 430064)

0 引言

現代化的信息數據管理基于知識管理的背景，企業可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源開發和利用。對于企業來說，企業的目光不應局限于企業的檔案單純管理，更加需要對檔案的利用方法進行合理的分析，使檔案能夠真正意義上促進企業發展，為企業做出各種決策提供可參考的數據支持。本文針對數字管理模式進行分析，探討了基于知識管理的企業檔案信息開發和利用方法。

1 企業檔案知識管理信息開發和利用的主要內容

1.1 建立完整的檔案數據庫和知識網絡

檔案信息開發和利用想要保證質量，其中的基礎設施建設極為重要，而這也是開展我國知識管理信息開發和利用的必要條件，其中涉及到的內容必不可少。數字化基礎建設是開發利用檔案信息和信息技術應用的基礎，其核心涉及到的內容為檔案信息網絡，這也是保障我國企業能夠進行有效的檔案保存與傳輸的必要手段。其中的軟件內容包含現代市場上應用較為廣泛的各種有專業軟件開發商所開發的檔案管理軟件，而硬件內容則包含企業的各種電腦以及數據庫等。

1.2 收集足夠量的檔案信息

信息資源發展對于我國經濟和社會發展來說，是一個十分重要的戰略組成部分，而進行檔案管理是其中涉及到的內容，這對于我國的檔案信息開發和利用建設來說，也是一項十分重要的任務，是知識管理信息開發和利用能否取得實際效果的關鍵，其中涉及到的檔案信息資源包含我國地質管理中的人力資源和物理資源等，涉及到的信息也較為復雜，相關工作人員需要意識到其中存在的差異和特點，選擇合適的管理方案，這樣才能使我國企業檔案管理知識管理信息開發和利用更為完善。

1.3 建立基于知識管理的檔案開發標準以及規范

檔案標準與規范建設是建立現代化檔案信息建設的一個主要方向，其中涉及到的內容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理等多項內容。檔案資料的管理包含檔案的資源識別、掃描、儲存以及查詢使用等多個方面。

1.4 加強數字化人才隊伍建設

數字化人才隊伍的建設，涉及到的內容較為復雜，這種建設內容直接關系到檔案知識管理信息開發和利用能否成功應用于信息管理中，這也決定了我國的數字化管理工作能否順利進行。總體來說，人才隊伍是對最終建設結果造成影響的關鍵。所以我國企業在進行數字化管理時，想要達到良好的管理質量，首先就需要對人才隊伍的素質和水平進行提升，這樣才能使檔案知識管理信息開發和利用的質量得到進一步的提高。

2 知識管理在檔案信息管理中的作用

將知識管理應用于現代企業的檔案管理中的最終目的，是使檔案信息知識能夠傳遞給檔案的使用者，幫助使用者發現檔案中的隱性知識，其中更重要的一項內容則是將隱性知識向顯性知識轉化，使知識能夠得到進一步的擴散與交流。

檔案信息資源涉及到的內容極為廣泛，并且覆蓋的面也極為寬廣，在開展檔案管理工作中，相關工作人員發現需要在原有的檔案信息基礎上進行新的探索，只有這樣才能夠實現檔案管理的真正價值。而在進行知識檔案的管理是對檔案信息進行分析，最終目的并不僅僅是對其進行保管、收藏，更重要的是通過關注檔案的情報價值和現實價值來更好地對其利用，并且使知識創新得到進一步的推動，這也就要求檔案管理人員憑借自身的智慧，逐漸對知識管理進行優化，只有這樣才能夠使檔案信息的管理質量得到提升。而其中一項十分重要的內容，也就是通過各種知識管理的現代化技術手段，來使檔案管理工作的整體質量得到提升。

隱性知識并非傳統的知識內容，這種知識是建立在個人經驗上，并涉及到各種無形元素的一種知識體系，例如個人信念和觀點以及直覺以及價值觀等難以進行公式化和明確化的知識。相較于顯性知識來說，隱性知識的語言傳播難度更大，并且無法進行有效的知識共享。舉例來說，如果某一個檔案中的隱性知識包含的內容是一張照片，而其中的隱性知識就需要檔案研究人員對其進行深入挖掘，既需要解釋照片檔案所具有的歷史背景，同時還需要明確其中能夠展露的歷史價值，通過綜合的分析，能夠幫助相關工作人員發現其中的歷史規律，而這也就是隱性知識轉變為顯性知識的重要內容。

3 傳統檔案知識開發利用中存在的問題

3.1 利用意識較為淡薄

檔案的利用是檔案管理工作中十分重要的一個環節，而在進行檔案管理時做好檔案的有效利用，不僅能夠實現檔案價值，還能夠使檔案部門的發展得到有效促進。目前檔案工作人員主動利用檔案中相關知識的意識不強，管理工作往往重視收集與保管，主要以被動等待的方式進行管理，這種現象會在一定程度上影響工作質量，缺乏為用戶服務的中心思想。另外，公眾的利用意識不足，社會的檔案信息管理意識淡漠，許多人對于檔案有何價值都并不了解，導致檔案的利用效率降低。

3.2 利用方式過于單一

以往大多數檔案館所提供的信息利用方式都還處于初級階段，都是使用者進入到實體的檔案館中進行查詢，并且由檔案館為使用者提供檔案的文摘和題錄等基礎性的在線查詢服務。這種落后的服務理念和服務方式基本已經無法滿足現代化的社會知識利用需求。現在用戶所關注的已經不僅僅是簡單的文獻獲取方式，而還包含了更加復雜的能夠找到問題解決辦法的內容，將這些知識和內容轉變為現代化的知識經濟體系對于我國開展檔案管理工作來說至關重要。

3.3 開發寬度不夠

開發寬度所指的是檔案知識的綜合性管理。其實隱性知識中大量的知識都不僅存在于檔案或者數據庫中，同時與檔案管理人員日常工作等相關內容密切聯系，而相關研究人員如果并沒有對這類知識進行有效的挖掘，就會導致檔案管理工作整體來說過于局限，而知識也沒有得到有效的利用。

3.4 資源開發深度不足

檔案信息的開發以一次性開發為主，其中包含檔案信息的編寫以及收集等相關工作，而少部分深層次開發就是傳統的檔案編研，缺少對現有知識檔案的深入挖掘，并不能滿足用戶對檔案知識的需求。而針對某個主題或者其他類型的檔案，只有通過更深層次的挖掘，才能使檔案的管理質量得到進一步的提升。

4 強化企業的檔案知識管理信息開發和利用的對策

4.1 做好檔案信息開發和利用的整體規劃

想要保證檔案知識管理信息開發和利用管理工作能夠發揮其應有的作用，工作人員首先需要了解企業的主要發展方向和目標，并對其進行有效的調查論證，使相關工作能夠符合企業的實際狀況，并且建立可行性的長遠管理計劃，在企業中形成規模化的網絡管理模式。在進行數字化的應用建設時，一定需要做好相應的管理工作，注重系統的整體實效性，考慮系統在開展過程中是否能夠支持運輸部門的信息服務目標。由于企業中的各個單位在日常工作中都會產生大量的數據，需要相關工作人員對其中存在的問題進行分析，并且在確認檔案的合格性和真實性后方可進行后續的數字化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規劃體系，使檔案管理工作符合不同單位的實際工作需求。

4.2 做好檔案的知識管理模型轉換

想要有效提高檔案知識管理信息開發和利用并且與傳統的紙質檔案相交融，就需要將紙質檔案合理轉化為數字化數據，并且在企業內部建立完整的數據庫。檔案的數字化主要是指應用先進的技術手段，轉化企業檔案傳統的物質載體形式。另外，在進行知識管理時，檔案需要以知識資源論來進行分析，將其中的各種無效的資源有效地排出，或者是將大量無效的資源進行統計整合后將其轉化為有價值的可分析數據。

4.3 強化檔案管理工作認知

檔案管理人員不僅需要具備良好的專業素養，還需要具備高度的責任感，在工作時保持嚴謹的態度。而企業內部也需要對工作人員的綜合素質進行培養，使檔案管理工作成為相關工作人員的重要使命和責任。

在進行現代人力資源隊伍的建設時，涉及到的不僅僅是現有隊伍的管理，更重要的是需要積極在社會上吸納更多具有電子化和數字化技術的人才參與到紙質檔案的管理工作中，這樣能夠使紙質檔案的轉化效率得到提升，并且還能有助于保障檔案管理的真實性。檔案管理人員更加需要樹立大數據以及云計算的思維方式使紙質檔案在錄入為電子檔案時通過云管理的方式來進行優化，一方面能夠有助于使檔案的管理以及質量得到提升，另一方面也能夠通過網絡化的方式對其進行管理，這樣能夠有助于保障紙質檔案調用的實時性。

4.4 建立完善的管理制度

在進行條例的建設時，相關研究人員需要積極借鑒國內外的先進企業經營理念，尤其是需要針對已經歸檔的內容進行深入的挖掘，嚴格按照規章制度開展管理工作，通過這種方式能夠使信息的完整性和原始性得到保障。如果某一類電子檔案具有保密需求，需要進行長期保存，相關工作人員需要設置完整的紙質文件，并且將其作為重要的內容進行歸檔，相關工作人員需要通過這種方式保障文件的安全性，而工作人員以及維護人員應當定期做好計算機系統的維護，避免黑客攻擊或者病毒入侵，導致文件出現丟失或者泄露的情況。

5 結語

對于檔案管理工作來說，企業在開展一系列的資料應用時，需要了解自身的實際狀況，并且基于知識管理的要求，開展相應的探索。在進行檔案管理時，應當強化自身的知識觀念，選擇一種合理的方式創建知識共享的企業檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報和檔案管理能夠得到有機的融合，將企業的信息收藏中心轉變為知識創新中心。