大數據時代企業檔案工作的思考

羅祖濤

（貴州黎陽航空動力有限公司，貴州 貴陽 550016）

大數據時代也就是數據信息時代。在大數據時代背景下，企業要想做好檔案工作，就必須積極轉變思想觀念，深度挖掘和利用大數據平臺中有價值的資源，發揮出數據庫的優勢，不斷提升檔案工作水平，為企業的發展夯實基礎。

一、大數據的基本概念

所謂大數據，是指在特殊的時間周期內，不能使用常規軟件對數據集合進行捕捉、處置與管理，而需要采用發現力、決策力及引導力更強的技術手段，在不影響信息資產量化規模的前提條件下，實現集中化、規范化和精密化管理。大數據技術也是繼互聯網技術、物聯網技術和云計算技術之后的又一個高尖端技術。

二、大數據時代給檔案工作帶來的機遇

（一）檔案信息資源存儲方式與管理方式的轉變

大數據技術的應用轉變了檔案信息資源的存儲方式和管理方式，使檔案信息資源的存儲與管理更加高效化、精密化與安全化。伴隨互聯網的快速普及與信息技術的日益完善，電子檔案逐步取代紙質檔案。一方面，大數據技術的應用，可以使檔案信息資源的存儲、管理及服務保持獨立，避免紙質檔案因反復利用而出現損壞，延長檔案的保存壽命。

另一方面，利用大數據技術完成數據備份，可以使機密檔案信息資源得以永久安全保存，保證檔案信息資源的完整性和安全性。采用大數據技術可以快速且精確地對檔案信息資源的增長情況與使用情況加以統計。基于大數據技術的檔案信息資源管理理念，可以將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，節省大量的人力成本、時間成本和經濟成本。

（二）檔案信息資源管理系統的容量擴展

大數據技術的應用，擴張了檔案信息資源管理系統的信息存儲量，豐富了信息資源種類。大數據技術框架中的云計算技術，具有強大的信息資源調配能力與計算能力，可以根據用戶的需求對信息資源加以配置，有效解決信息資源量暴增導致的數據庫爆炸問題。

（三）檔案工作體制的深化改革

大數據技術在檔案信息資源管理中的應用可以從如下兩個方向展開探究：從橫向角度來看，大數據挖掘技術的應用，可以提供檔案信息資源采集、整理與分析等一系列技術方案；從縱向角度來看，大數據挖掘技術可以為檔案信息資源的用戶關系分析以及用戶需求預測等提供技術方案。

三、大數據時代企業做好檔案工作的具體策略

（一）深化對大數據時代檔案工作重要性的認知

第一，企業需要樹立大檔案意識，對檔案展開合理分類，標記有利用價值的檔案，以便后續調取。第二，企業需要轉變檔案存儲觀念，將大數據技術拓展應用到檔案存儲工作中，充分發揮計算機、遠程通訊設備及資料柜庫等存儲媒介的優勢，再利用檢索功能對檔案信息資源實行檢索。第三，由于檔案信息資源種類繁雜，體量龐大，在很大程度上增加了檔案工作人員的壓力。為此，企業應創新檔案管理模式，明確檔案分類規則，不斷改善檔案管理工作質量。

（二）創建完善的檔案收集體系

在大數據時代背景下，企業內部的檔案信息資源種類逐漸多樣化。企業要想提高檔案工作水平，必須創建完善的檔案收集體系。具體措施如下：

其一，檔案管理人員要摒棄以往的檔案收集方法，對企業各生產環節產生的數據信息實行采集，確保檔案信息資源的完整性。第二，企業檔案管理人員需全面了解檔案工作，合理分配工作任務，且如實掌控各個部門工作人員的計算機操作技術水平，將檔案工作分配給各部門，提升檔案工作的效率。

（三）拓寬檔案利用渠道

從本質上來說，企業開展檔案管理工作的目的是為檔案利用提供優質服務。在大數據時代背景下，企業需拓寬檔案的利用渠道，最大程度地發揮檔案的利用價值。檔案管理工作中，檔案的利用渠道以借閱者上門查檔為主。這并不符合大數據時代的檔案開放化管理要求。針對此，檔案管理人員可以在局域網環境下，利用大數據技術向經營管理者提供準確的檔案信息。進而向檔案利用人員提供精準化、個性化的檔案利用服務。

（四）加強檔案信息化管理人才培養

若想推行檔案信息化管理模式，企業必須組建一支高學歷、高水平、高素質的檔案管理隊伍。在大數據時代，檔案管理人員不單單要具備一定的專業能力，還應具備較高的信息素養，可以靈活操控信息技術與大數據技術，優化檔案管理工作的效率。

企業要定期組織開展檔案管理人員培訓活動，增強檔案管理人員的信息素養，優化檔案管理人員的技術水平，增強其責任感。不僅如此，在培訓工作中還需培養檔案管理人員的法律意識，從根源上杜絕違法亂紀問題的發生。另外，檔案管理人員要秉承與時俱進的基本原則，積極參與各種業余培訓活動，不斷擴充自身的理論知識儲備，熟練運用微課、慕課等形式開展檔案管理工作。

四、結束語

綜上所述我們可以獲知，在檔案管理工作中，相關人員必須轉變思想觀念，合理利用大數據技術，實現檔案信息資源采集、整理與分析的智能化、安全化與精細化，充分發揮檔案信息資源的利用價值。