淺述城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

馮紹波

十堰市城建檔案和地下管線管理處 湖北 十堰 442000

引言

城建檔案的數(shù)據(jù)信息量持續(xù)增長，無疑是增加了城建檔案管理難度。為了推動(dòng)城市化建設(shè)，城建檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快數(shù)字化建設(shè)，提供高水準(zhǔn)檔案服務(wù)。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

1.1 便于檔案的收集和管理

檔案數(shù)字化是利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)構(gòu)建起智能化的管理手段，可借助網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)處理、掃描、攝錄等操作，可以將不同地點(diǎn)、時(shí)間的檔案依照內(nèi)容整理分類，形成專題檔案，實(shí)現(xiàn)海量信息的集成化。同時(shí)，與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)密度更大，可以用更小的空間存儲(chǔ)更多的檔案信息。

1.2 提高辦公效率

在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以翻閱。以計(jì)算機(jī)、電腦工作臺(tái)為主要辦公工具，通過檔案編碼就能精確查找。這不但節(jié)省了大量的時(shí)間，也降低了檔案管理人員的工作難度。

1.3 提升檔案的安全性

通過檔案的數(shù)字化處理后，原始檔案會(huì)立卷入柜存放，除了特殊情況需要將檔案取出之外，這樣就可有效預(yù)防部分檔案的篡改行為和檔案的丟失，使得檔案利用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護(hù)[1]。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效措施

2.1 進(jìn)行全面規(guī)劃

要有效地保證城建檔案數(shù)字化建設(shè)更加科學(xué)、完善，一定要做好全面的規(guī)劃工作，嚴(yán)格按照批次制定、數(shù)字化處理、檔案掃描具體的流程開展相關(guān)工作，同時(shí)還要保證檔案管理具有較為健全的體系，建設(shè)城鎮(zhèn)檔案管理數(shù)字化，需要長期努力，需要我們對所有的檔案進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸悺Ｖ笤俳Y(jié)合檔案的內(nèi)容制定，科學(xué)化的管理方案，要從實(shí)際出發(fā)，解決檔案管理存在的一些問題，進(jìn)行不斷優(yōu)化，要保證對以前的檔案進(jìn)行數(shù)字化的掃描以及相應(yīng)的處理，要確保館內(nèi)所藏的檔案都實(shí)現(xiàn)電子化，所有檔案原件都進(jìn)行掃描，一定要確保掃描出來的文件與原件相吻合，這是非常重要的工作。

2.2 重視與強(qiáng)化檔案資料收集整理的規(guī)范性要求

首先要明確城建檔案歸檔要求，根據(jù)相關(guān)文件嚴(yán)格規(guī)范與精細(xì)化建設(shè)工程檔案的移交范圍，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其次是將歸檔流程進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，建設(shè)單位必須承擔(dān)起建設(shè)工程檔案移交的主體責(zé)任，嚴(yán)格根據(jù)制度要求落實(shí)歸檔內(nèi)容質(zhì)量以及時(shí)間。最后將信用評價(jià)體系與建設(shè)工程檔案歸檔情況進(jìn)行有效結(jié)合，對建設(shè)單位工程檔案移交過程當(dāng)中所出現(xiàn)的各種行為進(jìn)行記錄，通過信用評價(jià)體系進(jìn)行管理，為城建檔案數(shù)字化管理營造良好的環(huán)境基礎(chǔ)。

2.3 加大城建檔案管理數(shù)字化方面的資金投入

城建檔案管理數(shù)字化發(fā)展，需要有相應(yīng)的資金投入。資金是加強(qiáng)城建檔案管理的重要保障，但是以往的城建檔案管理部門由于長期得不到重視，因而并沒有過多的資金投入。為此，新形勢下的財(cái)政部門，有必要充分考慮城建檔案管理的重要作用，并加大相應(yīng)的資金投入力度，持續(xù)更新檔案管理部門的設(shè)備和設(shè)施基礎(chǔ)，從而為檔案數(shù)字化管理形成基礎(chǔ)保障。同時(shí)，城建檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)結(jié)合新時(shí)期的數(shù)字化管理實(shí)踐需求，逐步完善自身的設(shè)備和制度基礎(chǔ)，使得設(shè)備的更新能夠與管理實(shí)踐需求相結(jié)合。但也要盡可能提高資金的使用效率，嚴(yán)格避免重復(fù)購買問題的出現(xiàn)[2]。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)人才，完善管理標(biāo)準(zhǔn)

城建檔案管理數(shù)字化在實(shí)際建設(shè)過程中也存在著一些不完善的地方：首先相關(guān)的專業(yè)人才比較稀少。檔案數(shù)字化管理工作其實(shí)是比較復(fù)雜的，需要一批專業(yè)的技術(shù)人才投入工作中。其次，存在資金投入不足的問題。面對這些問題，政府部門一定要加強(qiáng)重視以及投入。缺乏統(tǒng)一的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)，很難促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化以及規(guī)范化，在實(shí)際工作中，不能夠?qū)τ?jì)算機(jī)軟件開發(fā)進(jìn)行合理規(guī)范，使相關(guān)軟件缺乏實(shí)用性。再加上沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使信息共享、信息交流受到限制，進(jìn)而影響城鄉(xiāng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。為了能夠有效促進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，必須要有專業(yè)的人才隊(duì)伍支撐，相關(guān)部門在選用管理工作人員時(shí)，一定要按照公平公開的原則選擇擁有專業(yè)技能的工作人員，要不斷完善人力資源結(jié)構(gòu)，保證能夠切實(shí)滿足檔案管理在實(shí)際工作中的需求。相關(guān)單位還需要對人才的類型進(jìn)行細(xì)化，具體包括檔案采集人員、數(shù)據(jù)庫加工人員、檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及開發(fā)人員等。還應(yīng)該對管理人員進(jìn)行不斷培訓(xùn)，使他們不斷更新自己的知識(shí)，不斷提高自己的專業(yè)技能，尤其在引進(jìn)新的現(xiàn)代化設(shè)備時(shí)，要著重注意對在職的檔案工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)以及教育，使他們更好地認(rèn)識(shí)以及學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)以及技術(shù)，這樣才能夠適應(yīng)數(shù)字化管理工作，保證在城建檔案管理工作中不斷提高工作質(zhì)量以及工作效率。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須不斷規(guī)范相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，要保證檔案的收集、檔案的整理、檔案的檢索以及檔案保存等各方面的工作都可以按照具體的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施。為了不斷推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，還需要構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)體系，具體來說，可以不斷更新安全技術(shù)，保證電子檔案具備可靠性以及安全性。除此之外。還需要安裝一些防病毒軟件，要選擇安全系數(shù)較高的技術(shù)產(chǎn)品，避免信息數(shù)據(jù)被一些不法分子攻擊盜取，從而引發(fā)嚴(yán)重的后果[3]。

3 結(jié)束語

在現(xiàn)階段城建檔案建設(shè)中，各項(xiàng)信息決策以及信息參考是重要價(jià)值表現(xiàn)，在當(dāng)前數(shù)字化城市發(fā)展建設(shè)中，要注重實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，相關(guān)管理人員要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)管理的重要作用，全面提升自身信息素養(yǎng)，強(qiáng)化信息意識(shí)，通過整合信息技術(shù)應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的有效轉(zhuǎn)型。