淺析基于互聯網+背景下信息化檔案管理的現狀及對策

姜琳

青島大學/綜合檔案館 山東 青島 266071

引言

信息化檔案的管理是利用現代互聯網平臺采用網絡信息收集共享開發的應用，對檔案管理中的各類信息進行有效的存儲，同時也為管理者帶來了便捷的工作方式，改變了以往管理方式的耗時大、效率低等缺陷。在實體檔案的基礎上應用了更為節約、科學性的檔案管理模式。

1 基于“互聯網+”背景下信息化檔案管理的概念

互聯網+的核心概念就是互聯網+傳統行業，其有幾大特點：第一，互聯網+就是跨界的相融合；第二，在傳統行業上進行改革創新與互聯網相結合；第三，打破了傳統的格局，重塑新結構使傳統行業不再受任何空間、地點等限制；第四，可連接一切行業，如互聯網+智慧城市、互聯網+金融等。再如本文研究的互聯網+檔案管理是互聯網對檔案服務模式、管理思維的創新與融合。實際操作中，是互聯網+背景下檔案信息化建設和科技檔案管理基礎上的創新，將其應用到現實的檔案管理服務范圍里，取得了顯著的效果[1]。

互聯網+背景下信息化檔案管理是從互聯網角度改革思維，強調以網絡化、數字化的形式，切實到實際檔案管理服務中的過程，為使用者提供了便捷的服務，運用網絡化實現服務模式創新，構建知識化、多樣性的服務體系。

互聯網+信息化檔案管理是通過使用互聯網技術重新塑造檔案行業結構、文化結構等價值鏈，將檔案管理與企業個性化需求相融合，構造智慧互聯的新型服務模式，從而提高檔案職業性能的水平。

2 互聯網+背景下高職檔案管理信息化的現狀

互聯網+背景下的推進過程就是檔案工作數字化、網絡化的實現過程，這一發展不僅滿足了社會各方面對檔案信息和檔案管理的需求，而且確切的減輕了檔案管理員工作的負擔，有利于檔案的規范管理和保障檔案安全性，給檔案管理部門職能帶來了顯而易見的效果。但在實際情況中，傳統紙質檔案長年累積的運行模式導致檔案大量堆積，簡單地進行整理歸納極大加重了檔案管理工作者的重擔，甚至有出現破損再難利用等問題，導致現有紙質檔案向信息化檔案轉型的工作滯后[2]。其次，紙質檔案的保持模式已出現信息泄露的問題，致使現有信息化檔案歸納在資源量的條件里，仍存在遺失的風險，更難以將信息化檔案管理在傳統管理模式中有效采納。最后，在現有的網絡信息共享資源里，檔案信息是非常注重保密性，可現實情況中存有網絡信息安全隱患，再加上檔案管理部門網絡技術維護人才較少，無法保障檔案信息的安全，因此，全面貫徹信息化檔案管理任重而道遠。

3 基于“互聯網+信息化”檔案管理中產生的不利因素

3.1 未能及時改變管理理念

雖然諸多檔案管理已經意識到檔案數據發掘的重要，信息化檔案管理的發展也小有所成，但是管理理念上卻停留在舊觀念。傳統檔案管理的理念仍然影響著檔案工作者，檔案管理工作也不能及時更新，還未能有效引進新型管理模式，致使檔案管理工作質量不能提高。

3.2 不能確保網絡安全問題

近幾年，互聯網技術已經廣泛應用于檔案管理工作中，在帶來工作便利的同時也存在了諸多隱患。如檔案管理的保密性和安全性，進入了互聯網時代，也時常發生檔案泄密事件[3]。諸多單位一籌莫展，不能有效確保檔案信息的安全性。

3.3 檔案管理工作無法實現標準規范化

檔案管理工作的重心是實現標準化和信息化，但進入了互聯網+時代，檔案管理工作無法及時實現標準化和信息化，在網絡建設和信息系統建設方面還明顯有較大差距，未能實現有效共享與互聯網+時代的要求不相符，我國檔案自動化建設還有待提高。

4 互聯網+背景下高職檔案管理面臨的問題

4.1 信息化檔案管理理念欠缺

諸多高職檔案工作者常?；煜龣n案數字化以及檔案信息化的概念，常誤以為把紙質檔案轉變成數字檔案就完成了信息化的建設[4]?；ヂ摼W+行動計劃推出已久，但是眾多管理工作者對互聯網+檔案概念尚有欠缺，檔案信息化是以數字化網絡為基礎，利用信息技術對檔案信息進行獲取、整理、共享，從傳統檔案管理轉變成數字化、開發化、網絡化智能管理。

4.2 更新信息化檔案管理進度緩慢

近些年高職院校規模不斷在擴大，學生人數劇增，檔案信息資源數量也相應上漲，更新檔案信息化工作進程卻變得緩慢，其主要原因是學校對檔案信息化建設和意識不夠充足。①未將檔案信息化歸入學校發展重點，諸多學校把重心放在了招生工作、引進教學設備上，忽略了信息化檔案的發展，致使高職檔案信息化工作滯后。②未規范化檔案信息化的管理制度。高職院校管理制度只適用于紙質等實體檔案，對于電子檔案的整理、歸納等流程卻沒有明確的管理制度，諸多條規定已完全不合適信息化檔案管理的工作。

4.3 缺乏信息化檔案管理人才

在高職信息化檔案管理建設過程中，檔案管理人員起著關鍵作用，信息技術的應用和管理過程都離不開檔案管理人員的操作和監督。實際情況，各大高職院校檔案管理團隊的計算機應用技術和實踐操作能力都較薄弱，離適應現今高科技的網絡工作環境還有一些差距，普遍存在缺乏網絡技術又熟知檔案管理工作的復合型技能人才，因此擴招院校檔案管理人才至關重要。

5 互聯網+背景下高職檔案管理的對策分析

5.1 利用互聯網技術創建信息化檔案管理平臺

高職可以利用互聯網技術以此創建院校的信息化檔案管理平臺，檔案管理者除了需要全面了解院校檔案管理的現狀，還要整理發現院校檔案管理存在的不足，再將院校檔案進行規范化整理及歸類，同時也應及時與院校領導協商以便完善檔案管理制度。院校應對互聯網平臺建設工作人員進行專業培訓，從而確保檔案管理平臺的科學化和信息化質量得到提升，讓檔案管理工作者的管理能力也更為科學和專業。因此，檔案工作者在對檔案進行數量核對和分類時可創建互聯網平臺，使其成為院校的檔案數據庫，由此擴大院校信息的存儲量。并且互聯網檔案管理平臺的創建與院校網址可以進行對接，方便院校的師生都能快捷找到與自己相關的信息，節約檔案搜檢的時間。

5.2 完善電子檔案的工作

部分高職院校的檔案管理還是以紙質為主，因此做好高職檔案管理信息化建設還是十分重要的，而且檔案管理工作者也需要不斷完善電子檔案的收集整理，還需要其他部門互相配合以便豐富完善院校的電子檔案管理數字庫。同時，檔案管理者需要將原版紙質檔案與現今的電子檔案進行核對，通過在檢查中發現問題并及時更正，使最終電子檔案內容更加完整。由于檔案管理工作量較大，所以高職檔案管理信息化的建設是非常有必要的，能將其管理難度減小并讓院校的檔案信息更加充實完整。

5.3 需引進、更新院校電子設備

要實現檔案管理信息化就缺少不了先進的電子設備設施，其具體設施有計算器、掃描儀和打印機。計算機是電子檔案管理必備的基礎設施，通過使用計算機可讓管理人員工作得以信息化。而掃描儀是讓院校檔案數據和其他相關信息也更加真實，將紙質版信息確切錄入院校檔案管理平臺里。則打印機主要是使電子設備轉換為紙質版檔案的主要設備，可滿足學校人員的需求同時也能減少檔案丟失發生的次數。除此之外，檔案的安全也至關重要，在網絡技術風靡的環境下，院校信息化檔案的安全管理較難，因此還需選購適合安全管理規范的防火墻等防護軟件，確保信息化檔案管理工作的順利開展，積極預防信息泄露事件的發生。

5.4 加大培養專業人才的力度

互聯網+時代下，信息化檔案管理發展是院校管理系統的推進。因此需要具備職業素養良好、信息化技術高的復合型人才作為負責院校檔案管理的工作，從而進行信息化系統的改進和維護。檔案管理工作者豐富經驗有助于信息化檔案建設的順利進行，很多管理系統都涉及數據庫技術、計算機網絡等專業技術，因此院校需要加大力度培養檔案管理者的專業培訓，一方面加快引入先進人才，努力打造一支高素養的檔案管理隊伍。同時，檔案管理者還需要具有工作的責任心，對各類檔案信息應及時錄入整理，提升檔案管理部門的工作質量，使得院校信息化發展最終更好地為師生服務。

6 結束語

總而言之，作為高職檔案工作者應了解互聯網+時代的特性，把握社會發展的趨勢，順應互聯網+潮流，在檔案信息化管理過程中，充分發揮信息技術的作用，合理規范信息化檔案管理工作，促進學校與科技融合發展，提升互聯網+時代檔案管理的價值。