論企業(yè)聲像檔案的管理與利用

魏雪松

中國核工業(yè)集團(tuán)有限公司 北京 100822

引言

聲像檔案是通過不同材質(zhì)為主體的檔案，包括聲音、照片、錄像等多種形式，而實(shí)際上這些檔案相對于紙質(zhì)檔案來說更容易丟失和損壞，但是其特殊的保存形式也意味著其將比紙質(zhì)檔案有著更好的文化價值，也可以為企業(yè)的發(fā)展提供更好的信息服務(wù)，是企業(yè)檔案資源中最為寶貴的一筆財富。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中產(chǎn)生了較多的聲像檔案，為了能夠更好地提高整體的發(fā)展水平，各企業(yè)需要加強(qiáng)對聲像檔案的管理措施，提高對這些檔案資源的利用率。

1 聲像檔案的概念

聲像檔案是檔案的一種表現(xiàn)形式，在國內(nèi)并沒有一個完整的定義來表達(dá)聲像檔案的內(nèi)容，而從各企業(yè)、組織和行政事業(yè)單位的聲像檔案主要形式可以看出，作為檔案的一種，聲像檔案有錄音帶、錄像帶、唱片、磁帶、光盤等一系列能夠記錄聲音或者視頻、照片的設(shè)備形式，其是具有原始記錄性的，這也是檔案法中將聲像檔案列入的主要原因。而如何分辨聲像檔案和其他檔案的具體區(qū)別確實(shí)是現(xiàn)階段在理論上的主要難點(diǎn)之一。現(xiàn)階段，不少研究都將載體形式作為聲像檔案和其他檔案的根本性區(qū)別。通過對聲音、圖像和現(xiàn)實(shí)情況的具體記錄可以使得該檔案的信息具有更好的真實(shí)性，而其在形成過程也因?yàn)閷υO(shè)備的需求而更具條件性，對環(huán)境較為苛刻。當(dāng)然，聲音、圖像和視頻都具有可復(fù)制和剪輯性，所以從這一點(diǎn)上來說聲像檔案的原始價值其實(shí)并不如紙質(zhì)檔案，但是由于聲像檔案大多都是瞬間形成，所以其更可以捕捉到某些細(xì)節(jié)，可以使得后續(xù)的檔案利用工作中可以更加深入[1]。

2 聲像檔案管理的內(nèi)涵和內(nèi)容

2.1 聲像檔案管理的含義

聲像檔案管理就是通過具體的方法和一定的處理原則來對聲像檔案進(jìn)行管理和利用，使得企業(yè)能夠更好地利用聲像檔案資源，為自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)文化建立甚至是科學(xué)技術(shù)的研發(fā)提供更好的服務(wù)。就目前來看，在聲像檔案管理工作中，其主要內(nèi)容就在于對檔案資源的收集、整理和鑒定，并加強(qiáng)管理、應(yīng)用等內(nèi)容，所以聲像檔案管理工作是各項(xiàng)目緊密聯(lián)系的工作，也是需要一定的專業(yè)性和管理性的工作。管理人員需要形成一個完整的工作體系，通過信息化、電子化等方式來有效的保存或者是管理聲像檔案。因?yàn)樵谄髽I(yè)之中，聲像檔案資源的產(chǎn)生和處理其實(shí)是伴隨企業(yè)所有的活動中的，其可以視為是管理、生產(chǎn)、銷售等多方面工作的輔助因素，所以在這種雙重管理性下，為了能夠更好地達(dá)到對這種資源的應(yīng)用，還需要管理人員能夠了解具體的情況，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，從而更好地達(dá)到服務(wù)效果。另外，因?yàn)槠髽I(yè)的聲像檔案大多都具有一定的機(jī)密性，其關(guān)乎企業(yè)的財務(wù)、安全、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等一系列的機(jī)密信息，所以如何把握聲像檔案資源的保存和開放也是管理工作的重點(diǎn)所在[2]。

2.2 聲像檔案管理的內(nèi)容

聲像檔案管理工作比較廣泛，其在內(nèi)容上是多方面、多角度的。首先，在管理角度上可以分為宏觀和微觀兩個層面。在宏觀上就是根據(jù)國家的相應(yīng)管理?xiàng)l例來進(jìn)行管理，也就是在相應(yīng)的政策制度下做好管理工作。而在微觀上就是指企業(yè)自身通過相應(yīng)的措施和制度來對其在社會活動中形成的聲像檔案進(jìn)行具體管理。其次對于不同類型聲像檔案的管理工作具體方式也不同，上述已經(jīng)說到聲像檔案類型是多樣的，從錄音機(jī)、錄像機(jī)到磁帶、光盤等，不同類型的聲像檔案管理需求也不一樣，甚至各成體系。所以介于此，目前在對聲像檔案管理工作中主要可以分為照片檔案管理、錄音檔案管理、錄像檔案管理、聲像電子檔案管理等多種形式，甚至在這些大類中還能夠分成不同的小類來進(jìn)行管理，就比如在錄音檔案管理中，其可以分為唱片檔案的管理、錄音帶檔案的管理，具體還需要以企業(yè)自身的情況來做決策[3]。

3 檔案管理相應(yīng)理論

3.1 文件生命周期理論

聲像檔案與其他的檔案形式一樣，其都是通過文件歸檔之后才能夠進(jìn)行管理，所以對檔案的管理實(shí)際上就是對文件及其附屬物品的管理。目前，在檔案管理研究中，文件生命周期理論的應(yīng)用十分廣泛，其主要是指在文件的產(chǎn)生、使用、管理和結(jié)束使用的過程可以被看作是一個完整的生命過程，而在這個生命周期中的不同階段可以通過不同的管理方式來達(dá)到管理目的。就目前來看，文件生命周期理論的主要應(yīng)用形式就是要以文件的產(chǎn)生到銷毀或者移交的全過程進(jìn)行保存和篩選，管理具有一定價值的文件，并簡化文件的制作程序以確保其生命周期，深度挖掘這些文件資源的發(fā)展價值并確保其在完成效能之后能夠合理保存或者是銷毀。對于聲像檔案來說，其照片、聲音、視頻等雖然不是以傳統(tǒng)文件的形式發(fā)揮作用，但是其同樣可以履行組織職能，所以文件生命周期理論是適用的[4]。

3.2 前端控制理論

前端控制理論實(shí)際上是文件生命周期理論的延續(xù)，其本身就是針對電子文件、數(shù)字化文件的管理，也是為了滿足當(dāng)下人們在工作中資源電子化的趨勢需求而誕生的。早在上世紀(jì)末，國際上就有人提出專門針對聲像檔案的形成、使用和收集來做出具體的計劃安排，并設(shè)立一定的檔案管理法規(guī)法案與技術(shù)保準(zhǔn)。而前段理論就是要從聲像檔案在誕生之前就加以控制，對其生命周期全過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，監(jiān)督其產(chǎn)生、應(yīng)用、銷毀或者移交的全過程。比如說，在數(shù)碼照片的形成中，企業(yè)需要加強(qiáng)對其拍攝時間、參數(shù)、器材內(nèi)置時間等的控制與監(jiān)督，這在后期就可以極大的提高整理的效率，也可以避免在大量照片沖洗后造成遺漏、遺忘的情況[5]。

3.3 新公共服務(wù)理論

新公共服務(wù)理論實(shí)際上大多都應(yīng)用于現(xiàn)階段政府部門的建設(shè)和轉(zhuǎn)型中，也就是以公民為中心，以公民需求為導(dǎo)向來開展工作。在企業(yè)內(nèi)，特別是對于一些大型企業(yè)來說，其本身就具有一定的社會責(zé)任，所以在履行社會責(zé)任的角度看，將新公共服務(wù)理論應(yīng)用于這些大型企業(yè)中并沒有什么不妥。企業(yè)必須要在思想上具有戰(zhàn)略型，要避免將眼光局限于點(diǎn)滴經(jīng)濟(jì)效益之上，而是要從社會服務(wù)型的角度出發(fā)，這既是建立企業(yè)良好的社會形象的主要方式，也可以得到對自身管理理念的革新。具體來說，針對聲像檔案管理，企業(yè)必須要公布一部分具有利民性、不保密性的檔案資源來滿足人們的公共利益[6]。

4 聲像檔案的收集、整理、保管方法

4.1 聲像檔案的收集

首先，企業(yè)要遵循以價值為導(dǎo)向的收集原則，要盡量收集對企業(yè)自身發(fā)展或者未來戰(zhàn)略落實(shí)有用的聲像資源，要盡量以企業(yè)的發(fā)展為核心，選擇內(nèi)容質(zhì)量較好的聲像資料。其次就是在歸檔工作中，企業(yè)要針對以本單位職能出發(fā)的聲像材料、領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人士會議內(nèi)容聲像材料、重大活動聲像材料、宣傳材料、重大災(zāi)害以及異常情況的聲像材料等進(jìn)行嚴(yán)格的分類和歸檔。而歸檔人員也必須要遵守相應(yīng)的規(guī)范，包括歸檔的及時性、錄制工作的有序性、歸檔資料的完整性與完好性、底材與成片的一致性等，所以也需要?dú)w檔人員能夠更加細(xì)致[7]。

4.2 聲像檔案的整理

聲像檔案的整理工作是加強(qiáng)檔案互相之間、企業(yè)與檔案之間緊密聯(lián)系的重要工作，也是為未來有效利用檔案打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。目前，在管理上最為有效的整理方式則是以載體類別、年度和問題類進(jìn)行分類。在整理工作開展之前，相關(guān)單位需要加強(qiáng)對材料的篩選和鑒別，不僅要確保圖像、視頻等的完整和清晰，還需要確定其保管期限，這一點(diǎn)可以通過查閱不同材料、內(nèi)容的管理期限表來獲得。同時，整理人員需要加強(qiáng)對檔案優(yōu)先級和保密級的標(biāo)注，按照國家的相應(yīng)辦法來進(jìn)行標(biāo)注。最后則是要按照企業(yè)的主要活動和大事件來進(jìn)行分冊，按照活動發(fā)生的順序來完成排列。另外對于不同載體的檔案不僅需要制作檔案盒，標(biāo)注好相應(yīng)的日期、編號、保密級、備注等，還需要附帶好相應(yīng)的文字說明，設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案盒保存位置，標(biāo)注好盒號[8]。

4.3 聲像檔案的保管

聲像檔案的保管應(yīng)該要按照不同的類別分別采取措施，對冊、盒、帶等載體形式的檔案進(jìn)行著重處理，要避免重壓的情況導(dǎo)致檔案損壞。而在環(huán)境條件的建設(shè)上，除了要保證聲像檔案庫房的一般安全保障之外，還需要減少強(qiáng)磁性、強(qiáng)電流等設(shè)備和設(shè)施的安放，并對一些可復(fù)制的資源進(jìn)行多重備份。在后續(xù)的保障工作中，企業(yè)需要安排專人來對檔案進(jìn)行倒帶、復(fù)制、轉(zhuǎn)存等措施，確保不同載體中的信息資源能夠良好地保存下來。而需要調(diào)離或者調(diào)出聲像檔案時，相關(guān)部門必須要明確調(diào)用者的來意和目的，嚴(yán)格禁止私自銷毀、消磁、撕毀等情況的發(fā)生，對于復(fù)制、備份等工作也必須要經(jīng)過嚴(yán)格的監(jiān)督和審核下才能夠批準(zhǔn)。當(dāng)然，對于一些急需使用聲像設(shè)備的單位來說，可以借出備份檔案，但是原版檔案不允許借出[9]。

5 聲像檔案的應(yīng)用

5.1 加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)

企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，為了能夠更好地建立起企業(yè)的內(nèi)部文化，促進(jìn)員工們的工作效率和激發(fā)員工們的工作積極性，應(yīng)該要求不同部門能夠調(diào)出與自身職能相關(guān)的聲像資源，采取圖片展覽、重大歷史回顧等活動來提高員工們對于自身部門和職能單位的認(rèn)可。企業(yè)可以通過建立起陳列室、企業(yè)發(fā)展歷史檔案館、企業(yè)畫報等方式來宣傳企業(yè)自誕生起獲得的成就，樹立起更好的企業(yè)形象和企業(yè)文化，使得員工們能夠在更和諧的氛圍下完成工作。

5.2 適應(yīng)市場需求

通過聲像檔案館的相關(guān)資源，企業(yè)可以更好地為自身承包更多的工程服務(wù)，也更好地滿足當(dāng)前市場發(fā)展的具體需求。企業(yè)可以通過對聲像檔案的分類和篩選來選擇出于安裝、公路、電力、市政甚至是產(chǎn)品生產(chǎn)、宣傳、銷售等一系列與企業(yè)職能息息相關(guān)的聲像資源，在招投標(biāo)工作中獲得更好的競爭優(yōu)勢，展現(xiàn)出企業(yè)更好的競爭實(shí)力和核心力量，為企業(yè)贏得市場競爭，這對于企業(yè)來說有著非常重要的意義。

5.3 提升服務(wù)資質(zhì)

企業(yè)內(nèi)部聲像檔案館必須要對聲像檔案進(jìn)行處理，要整理出能夠良好體現(xiàn)企業(yè)往年業(yè)績成果和發(fā)展成果的圖片或視頻，比如說在某年獲得的文明單位稱號，抑或是錦旗、榮譽(yù)獎項(xiàng)等的照片，這些照片的展示可以更好地提高企業(yè)的資質(zhì)等級，提高其社會影響力，樹立起良好的社會形象，也能夠以更好的信譽(yù)面向大眾和市場，為企業(yè)的決策、發(fā)展、生產(chǎn)、經(jīng)營等眾多工作中提供更好的服務(wù)[10]。

5.4 權(quán)責(zé)落實(shí)回溯

對于企業(yè)內(nèi)部管理工作來說，權(quán)責(zé)的落實(shí)實(shí)際上是非常重要的內(nèi)容，而當(dāng)企業(yè)內(nèi)存在貪污、受賄、利用自身權(quán)利行違法之事等問題，為了能夠更好地方便調(diào)查，企業(yè)也可以通過當(dāng)時的聲像檔案來找到蛛絲馬跡，通過相應(yīng)的音頻、視頻、圖片照片等都可以有效的分析當(dāng)事人是否存在有違法亂紀(jì)的情況，進(jìn)而更好的配合國家的相關(guān)部門進(jìn)行徹查，達(dá)到更好的回溯效果，這也有效提高了企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部質(zhì)量，提高內(nèi)部凝聚力和清潔度，使得企業(yè)能夠以更好的姿態(tài)來邁向市場和未來，為企業(yè)贏得更好的社會聲譽(yù)與發(fā)展空間，達(dá)到樹立企業(yè)文化和贏得市場競爭的雙重目標(biāo)。

6 結(jié)束語

綜上所述，本文探討了關(guān)于聲像檔案資源在企業(yè)中的管理與應(yīng)用，闡述了聲像檔案在管理中的三點(diǎn)理論和三點(diǎn)管理要點(diǎn)，并針對聲像檔案的利用進(jìn)行了分析。可以說，企業(yè)聲像檔案對于企業(yè)來說有著十分重要的作用，而企業(yè)也需要更好的整理、保管和使用這些檔案資源，為企業(yè)的發(fā)展贏得更好的空間。