新時代下推進檔案信息化建設的路徑探索

趙 蕾

(西南能礦集團，貴州 貴陽 550000)

加強檔案信息化建設與管理，不僅是新時代提高檔案現代化水平的現實需要，也是最新檔案法律法規的明確要求。2014年，中辦、國辦印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導”。2021年1月1日，《中華人民共和國檔案法》正式開始實施，新增了“檔案信息化建設”一章；2021年6月8日，中辦、國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，專門對“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”進行安排部署，為檔案信息化建設提供了重要的政策、法律依據，對推進新時代檔案工作產生了重大且深遠的影響。本文主要對新時代下檔案信息化建設的重要性進行論述，將檔案信息化建設中存在的問題進行解剖，并提出規范化管理的對策建議。

一、檔案信息化建設的重要性和必要性

隨著信息化進程的深入，傳統實體檔案管理工作正逐漸向電子檔案管理轉型。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。”使用信息技術手段破解傳統檔案管理的困局，從而提升效率、節約成本，對推進檔案管理現代化非常重要。

(一)檔案信息化建設是順應時代轉型發展的必由之路

在信息化背景下，越來越多的社會互動和科技生產活動開始從“線下”轉到“線上”，信息記錄的方式和載體發生了根本性改變，傳統肉眼可見的文字、符號變成了一連串深奧的數字代碼，肉眼可讀的實體文件變成了看不見摸不著的電子文件。各類文件信息、數字檔案呈“爆炸式”增長，截至2019年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷(件)，較“十二五”末增長41.2%，館藏電子檔案達119.3萬GB。檔案作為記錄人們生產活動和社會活動的重要載體，傳統的檔案管理由于方式單一和受限于時間、空間等因素，已無法滿足海量信息的檔案管理需求，檔案管理的對象不可逆轉地從紙質檔案向電子檔案過渡，檔案通過信息化管理實現“單套制”歸檔、“單軌制”運行，已成為發展的必然趨勢。截至2016年底，全國數字化檔案資源已達2243萬GB。截至2019年底，貴州省已經完成數字化檔案17604.52萬頁,其中永久檔案數字化為14674.13萬頁。

(二)檔案信息化建設是提升檔案管理效率的現實之需

傳統的檔案管理依靠物理存儲、人工查找等方式，存在效率低下、不易保存、傳輸困難等缺點。而通過推進檔案信息化建設，用現代信息技術對信息進行收集、分類、加工和整理，可使檔案管理方式發生根本性變革，達到信息的高度整合和提取。一方面，檔案信息化可以節約檔案管理成本。檔案信息化建設將檔案以電子化、數據化形式固定在硬盤、光盤以及云存儲等載體上，減輕了管理人員工作負擔，降低了檔案信息的存儲成本，提高了檔案信息的收集速度。另一方面，檔案信息化可以實現檔案信息的高效共享。用戶可以利用電腦隨時隨地搜索關鍵詞、查閱檔案、提取信息、傳送資料，代替了以前往返庫房反復查找、傳閱的過程，極大地節省了時間、提高了效率。第三，檔案信息化提升了檔案的安全性。由于數據的易儲存、易拷貝特點，相較于紙質檔案，電子檔案信息丟失的可能性也大幅下降。如，貴州省紀委省監委采用“大數據+檔案”模式，建立了“一網絡、兩中心、三平臺”架構，形成全省統一的檔案“收”“管”“存”“用”新機制，有力推動紀檢監察檔案管理系統與業務系統的深度融合，實現紀檢監察業務檔案流程模塊化、程序化，為紀檢監察工作的高質量發展提供了保障。

(三)檔案信息化建設是滿足公眾信息需求的關鍵之舉

當前，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分的發展之間的矛盾，在檔案信息供給中也體現尤為明顯。隨著檔案的利用領域不斷擴大，檔案信息在化解社會矛盾、保障人民群眾合法權益中的作用更加突出。無論是公共機構還是普通民眾，對檔案信息的需求都越來越強烈。從數據來看，2016年至2019年，全國各級綜合檔案館接待利用2755.9萬人次，接待參觀2545.2萬人次。“十三五”期間，貴州各級綜合檔案館共接待查閱利用61.67萬人次，查閱檔案約179.89萬卷(件、次)。人民群眾對檔案查詢的需求量增加的同時，對查詢效率的要求也逐漸提高。用戶希望迅速、精準地完成檔案查考工作，從而快速地做出正確的工作決斷。因此，推進檔案信息化建設，不僅能夠高效記錄和諧社會實踐活動，同時也為滿足公眾信息需求、構建和諧社會發揮重要作用。

二、檔案信息化建設現狀及存在的問題

回顧檔案信息化發展史，從上世紀70年代以來，在計算機技術與現代通訊技術推動下，世界各國的檔案管理不斷向數字化、網絡化發展。美國作為上世紀全球經濟社會發展的“領頭羊”，于1985年就成立了國家檔案與記錄署(NARA)。1995年，美國開始實施“美國記憶”工程，將重要的歷史檔案數字化。2005年，美國國家檔案與記錄署開發了《聯邦政務架構檔案與記錄管理綱要版本1.0》，為美國信息化總體框架提供重要支撐，助力打造了美國政府電子政務設計統一標準的參考體系。如今，美國各種檔案信息服務機構已達7000多個，美國國家檔案館網站“檔案數據庫通道”顯示電子化歷史檔案超過8500萬份。

我國檔案信息化萌芽于上世紀70年代末80年代初，錢學森就指出了計算機應用對檔案的收集、存儲、終端技術及檢索的重要作用。經過多年努力地探索推進，1999年底中國大陸地區在互聯網上可以查詢到的檔案網站達12個。進入21世紀后，我國檔案開啟信息化系統發展階段，2002年11月，國家檔案局發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，對全國檔案信息化建設產生了積極重大影響，成為我國檔案信息化過程中里程碑式的文件。2014年，國家檔案局發布《數字檔案室建設指南》，極大地推進了我國各地數字檔案室建設進程。2020年6月，十三屆全國人大常委會第十九次會議新修訂的《檔案法》正式頒布，并于2021年起開始實施，對我國檔案法治體系建設具有里程碑意義。2020年11月，國家檔案局發布《檔案信息化標準體系建設指南(研究報告)》，搭建了我國檔案信息化標準體系框架。

近年來，我國檔案工作逐步落實“存量數字化”“增量電子化”的信息化戰略，檔案信息化建設進程快速推進，截至2019年底，全國通過省級及以上檔案主管部門認證的數字檔案館達325個，電子文件歸檔和電子檔案管理“單套制”“單軌制”實踐探索取得突破，形成了一大批有特色、有分量的檔案開發成果，檔案事業發展取得了長足進步。但《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“檔案工作存在制約高質量發展的觀念障礙、制度缺陷、技術瓶頸和人才短板，地區及行業間發展不平衡問題仍然明顯存在，檔案利用服務不充分問題依然突出，基層基礎工作還有薄弱環節。”可見，盡管工作取得了一定成效，但仍存在不少問題，歸納起來主要有以下幾點：

(一)工作重視度缺乏，業務開展“巧婦難為無米之炊”

當前，有的地方領導和檔案管理工作者對信息化建設的重要性、緊迫性認識不夠，不少地方黨政機關、團體、企事業單位等并未按要求將檔案信息化納入信息化發展規劃，對檔案信息化建設投入的財力、人力、物力嚴重不足，導致檔案信息化建設的改革創新進程受阻，大大降低了檔案管理工作的質量與效率。如，山西省呂梁市由于經費的不足，95%以上的市直單位沒有能力購買檔案管理軟件，無法完成目錄檢索，隨著館藏量的劇增，全文數字化壓力不斷加大。又如，貴州省檔案局只有5名干部，多數市(州)檔案局僅有1-2人，縣區級檔案局人員更少。“十三五”期間貴州申報建設9家全省示范數字檔案館，只有2家通過測試，信息化發展整體水平不高。還有江蘇省，由于部門對檔案數字化建設理解有偏差，存在檔案資源“一掃了之”、檔案信息化項目“一包了之”數字檔案館建設“一評了之”的現象。

(二)標準化體系缺位，各地工作“八仙過海各顯神通”

盡管國家檔案局發布《檔案信息化標準體系建設指南(研究報告)》制定了統一的標準體系，但現實中，國家針對檔案信息化的指導性文件較少，地方利用新標準體系開發或升級檔案管理系統的實踐遠遠不夠。各地檔案信息化工作各自為政，沒有做到步調一致、統一實施，檔案資源得不到合理配置，信息化建設水平參差不齊。特別是由于各地、各層級經濟發展水平差異，檔案管理信息化程度的東西之別、城鄉之分尤其明顯，有的地區已達到檔案信息系統的成熟穩定階段，有的卻還在開發和探索期。在技術層面上，由于大多未按標準規范實施，不同部門之間數據結構不統一、難以整合，造成軟件開發重復和浪費。在山西省呂梁市，多數部門開展目錄數字化時不能做到完整、準確、規范，掃描的數字圖像和命名不符合數字化要求，最終產生一堆電子垃圾，造成人、財、物的浪費。

(三)專業性人才缺口，技術保障“心有余而力不足”

在檔案信息化人才的供需矛盾影響下，中西部檔案人才嚴重不足，比如全國檔案專家庫中沒有一名貴州專家上榜。各級對既懂技術、又懂業務的復合型人才十分匱乏，檔案信息化建設“主力軍”老齡化程度逐步加深，加上檔案管理隊伍事業編制、公益性崗位和勞務派遣人員等性質限制人才成長、導致人才流失，檔案信息化建設工作十分被動。2019年底，全國各級檔案行政管理部門和綜合檔案館共有專職人員41495人，其中34歲及以下的有7153人，占17.2%；50歲及以上13053人，占31.5%；檔案專業的博士、碩士研究生440人，僅占1.06%。隨著信息化推進，大數據、云計算、區塊鏈等新一代信息技術飛速發展、推陳出新、應用范圍越來越廣，但檔案管理信息化仍主要是依靠互聯網進行建設，對新一輪信息技術升級使用還不夠。此外，在網絡環境、計算環境、應用系統、承載數據、用戶訪問安全隱患頻發的開放系統中，檔案管理系統易受到黑客攻擊，檔案信息管理隊伍專業性不強，容易導致信息泄露、數據被盜等問題，帶來較大的安全威脅。

(四)服務型功能缺少，檔案資料“鎖在深閨人不識”

發展檔案事業的原則之一就是堅持人民立場，“堅持檔案工作為了人民、依靠人民，建設好覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系，提高人民群眾滿意度”。當前，我國檔案信息服務民眾的水平還相對較低，檔案信息化與檔案業務工作脫節，形成“兩張皮”。檔案工作者不能了解用戶需求，服務理念相對落后，服務方式相對單一，缺乏與群眾之間的在線互動、雙向溝通。如，美國檔案工作利用Twitter、YouTube、Facebook、Google等社交平臺對信息進行了發布，實現了相對高效的檔案信息服務；而在我國，能借助微信、微博、抖音等新媒體APP提供服務的檔案館數量非常少。檔案不能實現網絡傳輸、共享，電子檔案變成“信息孤島”，限制了檔案信息利用，不能促進其價值充分發揮。在此方面，我國還需要做出更大的努力，來推動我國檔案信息化建設取得更快發展，更好地服務于人民需要。

三、關于檔案信息化建設的建議

檔案信息化建設不是單純地“為信息化而信息化”, 其目的是推動我國檔案工作現代化，實現檔案資源高效共享。在國家治理體系和治理能力現代化建設的時代大局中推動檔案信息化建設，應當從以下幾個方面著手:

(一)堅持制度化推進，使檔案信息化建設更加有力有效

檔案信息化建設是一項系統化、綜合性工程，非朝夕之功，必須立足實際、轉變觀念、提高認識，做好長遠規劃、頂層設計。新修訂的《檔案法》明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。這就要求相關領導和檔案管理人員加快轉變思想，把檔案信息化建設當成一項重點任務來推動。國家層面應當寫好機構改革后檔案事業發展的“后半篇文章”，加強頂層設計，對檔案局、檔案館等職責任務、人員編制等做進一步界定，在政策上向中西部經濟實力較弱的地區進行傾斜；各級黨委政府嚴格將檔案信息化納入本地區信息化發展規劃，加強宣傳發動和財政投入，讓信息化檔案管理者、使用者形成統一的思想認識；各級檔案管理部門應當加強制度設計，因地制宜制定發展計劃，分步實施、量力而為，建立檔案信息化建設統籌協調工作機制，健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關制度，完善檔案信息化發展保障等機制，確保檔案信息化事業在制度化的軌道上與時俱進、逐步升級。

(二)堅持標準化建設，使檔案信息化建設更加系統協調

當前，國家檔案局發布《檔案信息化標準體系建設指南(研究報告)》指出“針對檔案信息化標準跨行業、跨領域、跨專業的特點，立足國內需求，兼顧國際標準體系，建立涵蓋基礎共性、資源建設、信息服務、信息保障和應用五部分的檔案信息化標準體系”。下步工作中，各地區應健全檔案行政管理體系，建立標準的檔案共享服務平臺，采用統一的安全保障方案，通過實體管理機構對業務活動進行統一規劃、監督和指導，從而實現針對性管理。各行業應按照“共性先立、急用先行”原則，加強政策落地實施，按照統一標準進行規劃設計，針對黨政機關的各類政務活動，加快制定專用的應用標準；針對企業的商貿活動，加快制定對應的應用導則、管理規范等；針對項目管理、會計以及事業單位等特殊業務活動，制定特別的配套標準。通過發揮好標準在檔案信息化工作中的指導、規范、引領和保障作用，推進各地區、各行業檔案信息化建設全面、可持續、協調發展。

(三)堅持專業化提升，使檔案信息化建設更加便捷安全

檔案信息化管理工作程序瑣碎、體系復雜，具有一定的技術難度和安全風險，這對管理人員的能力素養、基礎設備的性能狀態、管理技術的先進水平都提出了更高要求。專業人才是推動檔案信息化建設的核心。2015年，國家《職業分類大典》將“檔案業務人員”提法改為“檔案專業人員”，證實了檔案專業技術人員的重要性。對于檔案專業人才培育，除了國家層面應當宏觀進行調控和培養外，各地管理部門也應當為檔案信息化管理專職人員建立拓寬成長空間、穩定待遇增長機制，通過建立“缺什么、補什么”的長期培訓制度，不斷更新知識結構、提升專業水平。同時，要通過加強基礎性建設提升檔案信息化管理專業程度，加大數字檔案館(室)建設力度，加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館(室)建設中的應用，對服務器、存儲設備、網絡設備、監控設備、掃描儀、防火墻、安全審計、UPS等，實行“應買盡買”。要運用先進的管理技術規范電子檔案管理，及時發現、修補管理漏洞，預防病毒入侵、黑客攻擊，加強電子檔案長期保存技術和管理研究，確保電子檔案信息的真實性、完整性、可用性、安全性。如，國網甘肅省電力公司創新利用二維碼技術，實現了工程圖紙檔案的全過程管理，就是很好的典范。

(四)堅持開放化共享，使檔案信息化建設發揮更多效益

檔案信息資源是歷史的寶藏，有著存史資政、服務社會的作用。習近平總書記曾指出：“檔案工作確實要由封閉向開放，由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經濟建設、社會發展服務。要加強對檔案的征集和整理，并加以分析，再深入研究，提供給社會，把對現實可利用的有重大價值的資源，盡可能地向社會開放。”如何利用信息化手段使得檔案擴大開放共享，是檔案信息化建設成果的最終價值體現。截至2019年底，全國各級各類檔案館開放檔案17659萬卷件，開放比例并不高。各地檔案管理部門應當擔當好檔案管理為黨政服務、為社會服務、為人民服務的職責，更加注重改進管理方法、完善服務體系，通過打造跨層級、跨區域、跨部門的信息共享一體化平臺，創新服務手段，提高服務標準，讓人們能夠更加便捷、高效地查詢到想要的檔案，推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變、在服務上由封閉型向開放型轉變，對社會作出更多的價值貢獻，更好地服務于黨和國家事業發展大局。