事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理分析

□劉 迪

（作者單位：臨沂市蘭陵縣教育和體育局。）

科學技術(shù)的迅猛發(fā)展將人們帶到了信息化時代。傳統(tǒng)的人事檔案基本上是以紙質(zhì)的形式存在的，檔案一旦發(fā)生變更，就要重新打印一份檔案。這樣不僅耗費時間，浪費紙張，整個事業(yè)單位的工作效率也會大幅度下降。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作應該與時俱進，朝著信息化管理的方向積極做出轉(zhuǎn)變，這樣人事檔案管理工作才能夠在事業(yè)單位管理中發(fā)揮更大的作用。

一、事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的價值

（一）有利于提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率

事業(yè)單位在進行人事檔案信息管理工作過程中，如果能夠充分借助信息技術(shù)，那么它就能夠打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的桎梏，借助信息化技術(shù)完成對人事檔案信息的記錄、轉(zhuǎn)移、修改、使用、保存、規(guī)范及查閱等工作，使得這些信息能夠在短時間里全部呈現(xiàn)出來，有效解決實際問題，它相對于傳統(tǒng)的手工工作模式來說，工作效率能夠得到極大程度的提升。

（二）有利于促進事業(yè)單位人事制度改革不斷深入

事業(yè)單位在發(fā)展過程中會面臨人員流動頻繁的情況，而事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理能夠有效地促進事業(yè)單位人事制度的不斷改革，能夠有效地解決一系列的招聘問題。比如，事業(yè)單位在招聘相關(guān)工作人員的時候，他們通過信息化電子檔案進行篩選，所選擇的范圍更為廣闊，能夠挑選更為精準的人才。通過這種方式選擇的人才，能夠給事業(yè)單位帶來巨大的效益，進而深入地實現(xiàn)事業(yè)單位人事制度的改革。

二、事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理中的問題

（一）信息化技術(shù)的應用不夠深入全面

事業(yè)單位的人事檔案管理在向電子信息化管理方面轉(zhuǎn)型的時候，其實是存在較多問題的，雖然小有成就，但是其管理并沒有落到實處。究其根源，還是事業(yè)單位在展開人事檔案管理的時候，信息化程度并不夠深，信息化技術(shù)的使用并不夠全面，部分人事檔案管理仍舊處于人工操作模式。并且有些事業(yè)單位雖然配備了相關(guān)的信息化管理機器，但是在實際工作的時候并沒有應用，只是為了應付上級的檢查。還有一些事業(yè)單位在展開信息化檔案管理的時候，不注重優(yōu)化管理軟件功能，這樣也會直接影響人事檔案工作的效率和質(zhì)量。

（二）對人事檔案管理的重視程度有待提高

人事檔案電子信息化管理對整個事業(yè)單位的工作優(yōu)化有著十分重要的作用，但是很多事業(yè)單位在使用信息化管理的過程中，只注重一些基礎(chǔ)性的功能應用，比如避免檔案丟失、實現(xiàn)檔案共享等，很多工作人員認為人事檔案管理屬于一種基礎(chǔ)性、普遍性的工作，所以他們對這些工作的重視程度并不夠高，使得他們存在電子信息化檔案管理認知簡單的問題。這其實就忽視了人事檔案電子信息化管理對事業(yè)單位人力資源優(yōu)化的重要意義，忽視了人事檔案管理工作對單位發(fā)展的基礎(chǔ)作用，對檔案信息化管理工作的職能劃分發(fā)揮了極為不利的影響。

三、事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理的策略

（一）加強管理人員培訓力度

事業(yè)單位人事檔案電子信息化管理要求員工要敢于破除傳統(tǒng)、固舊的人事檔案管理觀念，要注重提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新自己的工作觀念，只有這樣，才能夠保證自己能夠隨著時代的發(fā)展而不斷發(fā)展，避免自己被時代淘汰。所以事業(yè)單位在引進電子信息化設(shè)備和管理模式之后，就應該注重對相關(guān)工作人員的培訓，要向他們補充更加專業(yè)的知識，切實提高他們的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)素質(zhì)。這樣一來，事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員才能夠具備更為科學、完備的技能技巧，才能夠推動整個電子檔案管理工作朝著電子信息化的方向發(fā)展。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員要不斷提高自身的思想覺悟，注重提高自身的業(yè)務能力，具備良好的政治責任感和靈敏的觀察力以及鑒別能力。同時，事業(yè)單位還應該引進更為先進的人事檔案管理人才，讓人事檔案管理工作人員之間形成競爭力，使得整個部門得以有效發(fā)展。

（二）采取多元化管理模式和手段

傳統(tǒng)的人事檔案管理通常是以紙質(zhì)材料的形式進行，從上文可以得知，紙質(zhì)檔案管理其實是存在諸多問題的，不僅不容易長時間保存，占據(jù)的空間大，還極容易損毀，在調(diào)查和查找的時候費時費力，工作效率也極其低下。所以在展開電子信息化檔案管理的時候，要采取多元化的管理模式和手段。相關(guān)工作人員要充分利用一切可以利用的資源，最大限度地建立起更加完備的電子信息化人事檔案。比如針對于檔案的查找，工作人員在錄入人事檔案系統(tǒng)的時候，就應該將“身份證號碼”作為重要的檢索信息，將其劃分成一個“檢索源”，其他的檔案信息在后面依次補充，這樣就能夠方便后續(xù)的查找與應用。又比如，在針對于人事檔案信息的共享方面，事業(yè)單位之間可以建立一個“云檔案”平臺，單獨設(shè)置密碼，要一定級別的人員才能夠打開“云檔案”平臺，實現(xiàn)信息共享，這樣既可以避免人事檔案信息的泄露，也可以實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

（三）重視人事檔案信息的安全

人事檔案關(guān)乎各個人員的基礎(chǔ)信息，如果被別有用心的組織或者人員得到，就會造成一系列的社會問題。所以在電子信息化的人事檔案管理中，事業(yè)單位一定要重視人事檔案的安全。網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，它能夠為事業(yè)單位的人事檔案管理提供優(yōu)勢和便利，也會讓人事檔案存在泄露的風險，如果在管理中不注重提高安全性，就會存在各種各樣的安全隱患。對此，事業(yè)單位一定要重視信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

一方面，事業(yè)單位要完善各種保障措施，來確保人事檔案信息的安全性，要將安全防范置于人事檔案管理的重要位置。因此，事業(yè)單位要引進更多的技術(shù)人才來建設(shè)防火墻，保證人事檔案信息的安全性，切實做好人事檔案防范工作；另一方面，事業(yè)單位要與時俱進，注重人事檔案信息的數(shù)字化管理，檔案的變動要有跡可循、責任到人。比如，人事檔案管理是有一個平臺的，那么在打開這個平臺的時候，一定要記錄人員身份、變動歷史等，這樣就會在后續(xù)的問題查找與解決中找到責任人，使得整個檔案管理更為規(guī)范。

事業(yè)單位開展電子信息化檔案管理的時候，一定要確保信息的安全性，讓相關(guān)的工作人員提高安全防范意識，這樣才能夠讓整個檔案管理更加契合時代特色，實現(xiàn)檔案的高效、合理、有效、科學管理。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應該不斷發(fā)展和提升，要契合信息化時代的特色，讓整個管理工作能夠朝著電子信息化的方向發(fā)展。這樣既可以提高人事檔案管理工作的效率，發(fā)揮人事檔案管理的價值和作用；也能夠保證人事檔案的安全性，可以讓其更為長久的保存；還能夠?qū)崿F(xiàn)云共享，從整體上提高事業(yè)單位的工作效率。