經過2020-2021年的種種挑戰我們得到了哪些經驗教訓？

王禮仕

受全球疫情和個別天氣災害影響，行業經歷了會展取消、場館關閉、不確定性、收入大幅下降、裁員甚至一些員工和/或家人死亡，從業人員面臨著極大的壓力。與此同時，行業內外發生的種種事件也讓整體環境變得更加不利。

那么，第一個問題是，我們有沒有從中吸取什么經驗教訓？第二個問題是，為了減輕未來此類挑戰的影響，我們要做出哪些改變？換言之，我們是否吸取了經驗教訓并有所進步？

我自1959年從業至今，從未遇見過比這段時間更具挑戰性的時期。過去，我們的日常經營工作大多時候都鮮有波瀾，重復著幾乎相同的工作。過去的20年間，雖然行業有所增長，但除了技術進步、社交媒體對認知和營銷產生的影響，以及會展場地供過于求導致競爭加劇以外，我們的行業幾乎沒有什么明顯變化。

然而，近期面臨的種種巨大挑戰要求我們更加注重應急準備工作，也讓我們意識到專業領導力的重要性，在專業領導力的主導下積極主動地定期處理潛在的緊急情況。此外，我們還需要做出相應改變，以應對各種緊急情況，甚至是大洪水、疫情等稱得上“危機”的事件。

當然，我們都知道，問題不在于我們的場館是否會出現潛在的緊急情況，而在于緊急情況將何時發生。經歷過去兩年的行業業務嚴重中斷后，專業精神要求我們的場館團隊盡可能時刻做好準備將全面的應急計劃付諸行動。

以下我總結了三點所有從業人員都應該從近期種種事件中吸取的重要經驗教訓：

首先，我們應該從2020-2021年的經歷中吸取的第一條經驗教訓是，場館團隊必須做好更充分的資源準備，以便應對緊急情況和不確定性，以及此類時期可能存在的不確定性和未知變數。

其次，我們應該認識到，當地場館團隊必須經過培訓，確保他們做好準備，能夠積極主動地迅速利用資源網絡提供的信息作出響應。

此外，我們應該認識到，我們必須隨時準備變革，用創新的方式調整最佳商業實踐，以減輕緊急情況帶來的影響，尤其是我們經歷過、未來還會持續經歷的這種長期危機的影響。

針對以上三點，我想提出三個主要建議：

確保根據你的場館情況編制書面應急預案手冊（Emergency Preparedness Manual），并且所有高層管理人員都根據手冊內容接受了完備的培訓。

確保你的本地資源網絡（所有相關當地部門）能夠熟悉該應急預案手冊，并隨時準備與場館團隊一同應對緊急情況。

確保擁有能夠隨時接洽的資源網絡，積極主動聯系資源網絡中的人獲取信息、想法和在其它地區有效的措施（本地的、國內和國際的）。呼吁建立專業人員或專業組織網絡，提供迫切需要的信息，以便迅速解決問題。

場館經理和高管，尤其是首席執行官，應發揮帶頭作用，及時向利益相關方說明情況。

例如，我想分享我在這段最具挑戰性的時期所依賴的兩個全球性專業組織，推薦您使用它們的網站。這兩個組織積極攜手全球各地的場館和場館領導者制定我們的行業標準。這兩個組織由場館高管和場館高管組成的協會理事成員領導，且都有著近百年的歷史。它們是：

國際展覽業協會（UFI， The Global Association of the Exhibition Industry ）

國際場館經理人協會（The International Association of Venue Managers）

場館經理人（亞太）協會（www.vma.org.au）是國際場館經理人協會的關聯機構，前者還與國際展覽業協會共同資助了2018年開創的年度中國展館管理學校（Annual China Venue Management School）。（很遺憾的是，由于疫情原因，該學校2020年的課程被暫停。）

為了對場館領導工作負責，我們應該考慮參與專業場館資源網絡，擴充知識，在日常工作中利用可用的資源完成對客戶、公眾和利益相關方應盡的職責，并應對未來肯定會面臨的緊急情況。這也是場館所有方、用戶、訪客和其他利益相關方對我們的要求。