首鋼礦業公司檔案系統的應用與分析

張 進

（首鋼集團有限公司礦業公司，河北 遷安 064404）

隨著企業的日趨發展及隨之產生的對生產、經驗、管理等方面歷史數據需求的不斷提升，對檔案工作提出了更高的要求。尤其是企業云平臺、大數據互聯互通、智能手機移動端的應用與普及，企業普遍使用自動化辦公系統，處理公文、郵件往來、專業信息流轉等業務，促進了傳統歸檔認知及模式的轉變。在信息化飛速發展的時代背景下，首鋼集團有限公司礦業公司（以下簡稱首鋼礦業公司）新檔案系統于2019年11月1日正式上線，新檔案系統的應用及特色功能提升了首鋼礦業公司檔案管理水平。

目前，隨著企業云平臺、大數據互聯互通、智能手機移動端的應用與普及，各企業逐步建立OA（Office Automation，即自動化辦公系統）系統，處理公文、郵件往來、專業信息流轉等業務。企業的快速發展和科技更新對信息的運轉效率提出了更高的要求，使文書檔案工作面臨新的人文環境。

一、應用背景

隨著礦產資源行業競爭日益激烈、內部生產經營任務日趨繁重，要求企業樹立現代的檔案管理理念，無論是檔案業務工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應以現代化的技術手段作為媒介，充分利用計算機及網絡進行現代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。把電子文檔管理系統的研發融入網絡大系統，把檔案管理的計算機化納入企業單位信息化建設的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索形成部門資源共享、網上流轉一站式信息化管理。然而部分企業因為對檔案專業工作缺乏大局意識、思想觀念傳統，未建立起信息化檔案管理系統，依靠純手工操作、紙質化管理，給檔案管理、信息共享、檔案檢索等管理工作造成諸多困難，嚴重影響了檔案工作質量和檔案管理工作效率，導致檔案工作手段與效率落后于本企業的其他專業管理工作，與企業的總體發展環境相違和。

另外，部分企業建立了檔案管理系統，但是由于其缺乏先進性，不能很好地滿足當前檔案工作的需要。例如，公文系統和檔案系統完全獨立，不能將文書工作和檔案工作融合成一個整體，以保持業務的連貫性、與原始數據的一致性，大大降低了信息的利用率，同時也不可避免地造成轉錄數據過程中的出錯頻頻發生；其次，檔案系統內不能實現流程化和規范化的業務管理，可操作性、智能性差，降低了使用人員的工作效率及檔案數據整理的正確率。

二、礦業公司檔案管理系統的推廣應用

檔案管理網絡化是信息化建設重要組成部分，這不僅關系檔案管理的技術進步，而且單位信息化建設的進程和成敗。在信息化飛速發展的時代背景下，如何更有效的利用檔案數據為企業服務，需要對檔案系統的時效性、規范化、可操作性、安全性等方面提出更高要求。在此發展背景下，首鋼礦業公司新檔案系統于2019年11月1日正式上線，該系統實現了單點登錄、數據直達、信息共享、管理規范、操作規范、安全便捷的檔案操作方式。

首鋼礦業公司檔案系統業務范圍包括借閱管理、檔案管理（文書檔案、科技檔案、榮譽檔案、聲像檔案、專題檔案）、報表管理、權限管理四大功能模塊。其中，文書檔案包含黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理、未分類檔案5個類目。

（一）實現公文及檔案數據集成貫穿

目前，首鋼礦業公司將協同工作平臺（處理公文、郵件、其他事務等）、檔案系統接口做對接，使公文及檔案數據貫穿，待協同工作平臺內公文流程結束后30天后，數據自動流轉至檔案系統。檔案員在協同工作平臺登錄后通過檔案系統的集成登錄接口直接跳轉至檔案系統進行檔案操作。集成貫穿功能的設計，實現了單點登錄、數據直達，確保了公司內檔案信息資源的共享，為本單位綜合信息化建設補上了重要一環。

同時，檔案系統對協同工作平臺公文信息的調用和繼承特性，將協同工作平臺發文、收文、請示、匯報與反饋等公文流程的幾乎所有的文書信息，如標題、文號、擬稿日期、擬稿人、批示表單、正文、附件等，都過渡到檔案系統中，為檔案管理人員實現了一站到底式服務。檔案人員后期在進行報表管理時，可以把前期的數據作為基礎數據直接調用繼承。同樣，也可以充分利用已有數據，降低手工錄入的概率，從而達到減少重復勞動、降低錯誤率的效果。

（二）安全架構及升級維護

整體上，首鋼礦業公司檔案系統以“業務應用運行安全、信息系統運行安全、基礎設施運行安全”為目標，建立安全技術保障、安全運維保障和安全管理保障措施，由統一身份認證服務器、網絡安全機制、用戶計算機環境實現對礦業公司檔案系統的安全使用。

圖1 檔案系統安全架構

1.統一用戶及認證。應用首鋼集團統一用戶及認證管理平臺，完成組織用戶與人員數據的梳理和導入，實現每名職工及單位的身份認證，進而實現多維度業務授權，實現用戶訪問行為系統預警與實時風控審計，達到統一身份、統一認證管理目的。

同時，針對不同安全級別的用戶，統一身份及認證系統提供了不同層級的安全控制；例如針對普通用戶，系統一般提供用戶名、密碼和動態驗證碼進行安全控制，針對更高安全需求的用戶系統提供了更高級別的安全防護，例如用戶多因子認證，允許用戶設置短信驗證碼，可支持用戶證書等；用戶還可設置安全策略進行安全控制，如登錄地點的限制、異地登錄告警等。

圖2 檔案系統網絡安全機制

2.網絡安全機制。檔案系統的主業務程序部署在局域網內，檔案系統的網絡安全由路由器、防火墻、防病毒網關以及防病毒服務器構成安全的邊界防護網及數據傳輸通道實現。服務器端口的管理和數據交互技術確保檔案系統處于安全可控和低風險環境下。通過對數據傳輸通道加密，實現了對系統有效訪問地址和儲存數據的有效保護。同時，數據層面支持多層級的權限控制和數據備份恢復機制，能夠有效控制涉密數據的傳播和防止數據丟失。

3.系統升級維護。首鋼礦業公司檔案系統有專門的系統管理員和首自信運維管理員，可確保程序隨業務和操作需要定期更新；具備較強的擴展性；配有可設置的數據字典；這些使得系統具有較強的可維護性。

（三）檔案系統使用功能

1.設計明確、功能全面。檔案系統操作界面包括：導航區，展示檔案模塊及其層級目錄；查詢區，通過特定條件進行檔案記錄查詢；功能操作區，檔案操作按鈕；數據展示區，根據用戶操作顯示檔案記錄信息。

查詢區提供了多種檔案查詢條件，機關文書檔案管理人員或查詢借閱人員可根據檔案標題、擬稿單位、文號、類目、種類等性質查詢借閱，如輸入特定條件，可查詢2020年度辦公室頒發的公司級的關于制度類的所有檔案，并于數據展示區進行列示。見圖3。

圖3 檔案系統操作界面

數據展示區可根據用戶需要喜好，通過功能操作區的“配置查看”功能進行自由配置，隱藏不需要的、展示有用的檔案信息。見圖4。

圖4 數據展示區配置查看

2.操作靈活可控。檔案系統可滿足檔案工作人員全方位、多層次、便捷高效的工作需要。具有審批權限的管理員可根據用戶的不同角色配置對應操作權限。如檔案管理模塊，文書檔案工作人員僅可操作文書檔案，報表管理及系統管理由超級管理人員操作；如功能操作區，檔案管理人員可以對本單位形成的檔案進行查看、添加、編輯、刪除、打印、下載等操作，借閱人員僅可查看目錄、進行檔案借閱操作。

3.規范設計、提升效率。搭建各類檔案需要的基礎數據模塊，保證檔案系統管理員根據歸檔需要能夠自行添加、修改或刪除基礎數據。

統一業務標準，新檔案系統設計完整規范的數據字段，統一錄入后臺數據系統，整體上保證使用數據的一致性，機關文書檔案工作人員使用時，可直接通過下拉菜單選擇獲取，避免人為錄入時出現差錯，提升業務標準及工作效率。

如數據字段：歸檔年限、年度、頁碼、日期、公文級別等。

三、結束語

當前，隨著社會不斷進步、經濟快速發展，企業各專業查檔、歸檔越來越頻繁，檔案工作逐漸被重視，如何順應時代快速發展的趨勢，需要職能部門管理人員及檔案工作人員，提升站位、提高認識，加強對檔案管理工作的重視程度，不斷創新、積極探索、勇于嘗試，采用現代化管理手段，這樣才能更有效地實現檔案的價值，為企業提供優質的文書檔案服務。