財務共享模式下煙草企業內部控制優化策略研究

李娜

【摘要】財務共享已成為大型國有企業財務轉型升級的首選路徑。隨著財務共享中心的建立與運行，企業的風險和關鍵控制點發生了很大變化，對管理水平、會計人員、信息傳遞、信息技術提出了更高要求。文章以湖北省煙草公司為例，從COSO五要素的角度提出財務共享模式下煙草企業內部控制的優化策略，包括構建以人為本的控制環境、推進風險管理精益化、促進業財深度融合、打造多渠道溝通網、構建內部監督閉環。

【關鍵詞】財務共享；內部控制；煙草；優化策略

【中圖分類號】F275；F270.7

一、引言

近年來，國有企業大力推進財務共享服務中心建設。根據《中央企業財務共享服務建設情況報告》，截至2019年5月31日，有幾乎一半的中央企業已建立或正在建立財務共享服務中心。隨著財務共享中心的建立與運行，財務管理方式發生了很大的變化，其風險和關鍵控制點也發生了很大的變化。與發達國家相比，我國的財務共享建立與運行的時間尚短，效果還需進一步驗證。因此，如何建設與財務共享模式相輔相成的內部控制體系，保障和促進財務共享的有效實施，已成為新的研究課題。

基于對財務共享建立背景的分析，張慶龍（2015）[1]認為流程化和標準化是財務共享服務的主要特征，但財務共享并不只帶來優勢，其在建設與運營過程中還存在很多缺陷，需要妥善處理因為實現財務共享服務所帶來的沖突與問題。基于對不同財務共享模式的分析，余永亮等（2020）[2]認為不同模式各有優劣勢，就智慧共享模式來說，其優勢在于組織形態上的靈活性和業務處理的高度智能化，其劣勢在于人員轉型的壓力、管理方式的挑戰和信息技術的高度依賴，企業應結合自身實際不斷調整完善，實現財務共享的優勢轉化。基于實施財務共享所面臨的風險，姚丹靖等（2014）[3]從風險防范的角度出發，提出戰略運營、人員組織、流程制度、信息載體、考核績效等方面的內控建設措施。基于企業財務共享建設的實踐經驗，李少武等（2012）[4]提出員工報賬信用評級制度、業務部門負責人首簽責任制、事后抽檢等基于流程的控制措施。

通過文獻梳理發現，財務共享與內部控制領域均已形成較豐富的理論體系，但將兩者結合起來專門進行研究的文獻較少。所以分析新形勢對企業內部控制的新要求，找到財務共享模式下企業內部控制實施的路徑具有重要的理論與現實意義。

二、財務共享對煙草企業內部控制的影響

（一）湖北省煙草公司財務共享建設背景

湖北省煙草公司于2019年底選取兩家市級公司作為試點單位啟動財務共享建設工作，2020年11月完成試點單位項目建設，經過實施運行后取得明顯成效。2021年，全面啟動財務共享服務中心建設，目標構建一個基于價值創造的決策支持型財務共享服務平臺，聚焦“共享財務、業務財務、戰略財務”三大職能，計劃在省公司層面構建財務共享、管理會計、綜合管理三大中心，在市公司層面設立財務共享分中心，在全省系統構建虛實結合的共享服務體系。此番舉措，顛覆了傳統財務管理工作模式，在組織結構上，由傳統的垂直多層級管理變為平臺級的扁平化管理；在業務流程上，從相對自主變為全省統一標準化；在管理思維上，財務職能實現從價值記錄向價值創造改變。

（二）財務共享模式對內部控制的新要求

1.信息高度透明，對管理水平提出更高要求

在傳統模式下，各所屬單位的財務工作由本單位財務部門處理，財務信息通常只有本單位財務人員清楚，并且企業的信息是逐級流轉的，每一步驟都涉及信息的審核，這在一定程度上會降低差錯出現的概率。而財務共享模式下，財務處理由共享中心員工（不一定是本單位員工）集中完成，各單位的信息直接集中在共享中心，在全省系統范圍內被知曉，任何“瑕疵”都將影響單位的整體形象。因此為防止出現相關問題，各單位應在原有內部控制的基礎上進行改進，將企業管理水平提升到新高度。

2.工作模式單一，對會計人員提出更高要求

傳統的財務核算模式下，每名財務人員負責的工作內容相對多樣化，縣級單位由于一般僅設置一名會計和一名出納，會計人員基本需要“全盤操作”，省市兩級的財務人員即便只做某一方面的工作，往往也會掌握一整套流程。實施財務共享后，由于需要提供口徑統一、高度規范的會計信息，分工會非常精細，每名財務人員只從事整個流程中的某個很小的環節，因此會覺得工作乏味單一，容易麻木，形成思維定式，出錯風險增加。且財務數據在共享中心統一管理時，一旦出現差錯，對整體財務工作的影響大于之前，風險聚集出現的概率顯著增加，這對員工的綜合素質和職業道德提出更高要求。

3.業財人員分離，對信息傳遞提出更高要求

傳統會計作業模式下，會計人員與業務人員同屬一個單位，容易得到業務的第一手資料，能更好地進行財務把控。而當省公司財務共享中心運營以后，會計人員長期遠離業務人員和業務發生地。業務單元與財務單元的割裂導致財務人員與業務人員無法充分溝通，可能會對業務的理解產生偏差，影響財務共享中心業財一體化優勢的發揮。而業務人員也由于共享中心的設立減少了對財務政策、操作方面的了解，報賬只依靠系統提示進行操作，由于煙草行業的政策制度經常發生變化，業務人員實際報賬中如遇到問題，在缺少相關人員指導的情況下，容易造成處理錯誤，加大財務共享中心的工作量，影響業務單位的業務處理速度。

4.高度依賴系統，對信息技術提出更高要求

財務共享中心的建立，離不開高度的信息化，與信息技術相關的風險顯著增加。一方面是性能風險，系統一旦癱瘓或者出現故障，給企業帶來的損失將是大體量的；另一方面是安全風險，信息系統難免存在安全隱患，利用系統對信息進行盜取和篡改，將給企業造成難以挽回的損失。財務共享對信息化的依賴性越強，受信息反控制的可能性越大，信息安全性就更加值得關注，在信息系統更新升級方面的投入就更大。

三、財務共享模式下煙草企業內部控制優化策略

（一）內部控制環境：體現以人為本

傳統內部控制以物為本，把管理活動中的“人”視為機械的、相對靜止的物進行管理，忽視了人的意識及思想活動，以人為本的內部控制肯定“人”在企業風險控制管理和價值形成中的能動性作用，將組織全體成員作為控制活動的主體和客體，不斷調動人的主觀能動性，從而實現組織控制目標和成員的個人目標[5]。財務共享服務中心模式下，業務處理高度標準化、機械化，更有必要將有“溫度”的人本思想融入企業內部控制。

一要建設統一的內部控制文化。提高各級員工的內部控制意識，防止內部控制上松下緊，只有全系統上下都嚴格遵守內部控制制度，才能建立符合企業發展的內部控制體系。

二要剛柔并濟。煙草企業的業務具有多樣性，難免會遇到一些特殊情況，在設置系統流程時應充分考慮，對未按標準化流程執行的業務不宜采取簡單粗暴的“一刀切”方式，而要具體問題具體分析，否則容易挫傷員工的積極性。

三要考慮社會責任。煙草企業除了要實現經營目標，還要承擔大量的社會責任，處理好與各方利益相關者（包括政府、公檢法部門、社區、職工等）的關系。應當將社會責任履行作為內部控制管理的重要方面，定期對其（包括公益性捐贈、消費環境建設、服務質量等）開展調查、評估，以提升企業聲譽。

四要注重人力資源管理。財務共享服務中心的員工工作相對簡單重復，長此以往會使其失去工作積極性，影響運營效率，應根據企業的實際情況和發展需要，制定符合共享中心的人才發展戰略。一方面，可實行定期輪崗制，讓財務人員全面了解共享中心的工作，以更好適應財務共享的發展，同時也能為員工提供發展平臺和轉型的機會。另一方面，要制定科學的績效考核制度，提高工作人員的責任意識與風險意識。可以采用平衡記分卡作為衡量績效的標準[6]，從財務、客戶、內部流程、學習與成長四個維度來設置考評指標。

（二）風險評估：推進風險管理精益化

盡管煙草行業的總體風險在可控范圍內，但在外部風險挑戰明顯增多、內部新興業務與技術的加速拓展應用以及管理難度增大等復雜局面下，風險防范與化解要引起更多重視。

一要提升風險管理精細度。企業在流程再造過程中，通過對業務流程的梳理能夠有效把握影響業務目標實現的關鍵風險點，應采取適當方法對風險進行評估，區別對待不同等級的風險，增加有針對性的防控措施，合理保證目標實現，減少低價值的風控工作，避免陷入無謂的“內耗”，提升內部控制的效果與效率。

二要建立風險預警機制。對風險的提前預判對現代企業的運營管理至關重要，建立財務共享之后，企業的各項數據匯集至財務共享中心，可以提供更多的風險信息。對每個風險點設置可衡量的具體標準，持續進行風險監測，及時將預警信息傳達給相關責任人，以對風險作出及時應對。

三要高度重視信息系統風險。企業建立財務共享模式后，信息系統風險大大增加。應定期對系統的設計和運行進行評估和改進，保證系統的兼容性和穩定性，避免系統故障帶來的損失，給財務共享中心員工創造優良的工作環境。

（三）控制活動：促進業財深度融合

湖北省煙草公司的財務共享建設，充分考慮了業財融合，將各業務系統與財務共享系統對接，實現了業財信息互聯，但業財融合不能僅停留于淺層次，通過深度業財融合為企業創造價值才是最終目的。

一是要以預算管控促進業財融合。預算管理是一種高效的管理控制方式，要全面發揮預算管理的紐帶作用，加強預算管理與經營計劃的結合。目前煙草行業的預算管理普遍存在輕事前預測，重事中執行與事后考核的現象，可嘗試細化預算編制表格、明確預算編制大綱、轉變考核導向等措施，提升業務部門參與全面預算工作的積極性。

二是要前移財務管理端口，從事后監督轉變為事前事中管控。充分運用共享平臺將業務信息及時轉變為財務信息以加強財務對業務的指導，對每一項業務事前、事中和事后各環節、各階段都采用相應的內部控制方法，形成內部控制決策、執行和監督的閉合環路，做到全程可控制，推動業務流程再造。

（四）信息與溝通：打造多渠道溝通網

為了實現全方位、深層次的溝通，避免實施財務共享后財務部門與業務部門脫節，應規范信息的傳遞和溝通渠道，建立多渠道的定期和不定期信息溝通體系。

一要加強與各業務單位和人員的溝通。首先應發放員工報銷手冊，盡可能將專業術語轉換為通俗易懂的語言，增強實用性，進而獲得業務人員的理解與支持。另外，可在共享平臺設置專門的咨詢窗口，業務單位的員工在財務處理上有任何問題都可以通過窗口咨詢財務共享中心。對于常見問題，可設置機器自動回復。對于自動回復無法解決的問題，由共享中心工作人員在規定時間內予以解答。

二要加強與基層員工的溝通。基層員工是業務活動的直接承擔者，也是財務共享中心的服務對象，重視其訴求能拓寬信息來源的渠道，促進信息在各層級之間自上而下、自下而上以及橫向傳遞，增強溝通效率與透明度，使企業內信息對稱，每名員工都能有效履行各自的職責，最終實現企業內部向心力和治理水平的提高。特別是在制度起草、修訂時，應加強基層調研，廣泛聽取基層員工的意見，確保制度符合基層實際情況。

（五）監督：構建內部監督閉環

財務共享實施后，內部監督的重點不再是零碎的細節，而是對流程合理性的整體把控。監督主要涉及共享中心內部監督、內部控制自我評價、內部審計，這三項是有層次遞進關系的，共同構成內部監督的閉環。

一是加強共享中心內部監督。實施財務共享后較長的時間內，大部分原始憑證仍以紙質形式存在，共享人員依據原始憑證的影像資料進行賬務處理，相應的原始憑證由各單位保管，無法完全確定原始憑證的真實性、完整性。所以，有必要定期對原始憑證進行事后抽檢，抽檢范圍應覆蓋系統內各單位。

二是重視內部控制自我評價。實施財務共享后，煙草企業有必要構建全面的內控評價機制，積極主動地對內部控制實施自我評價，確保內部控制體系的健全性和有效性。可以由內部審計部門牽頭負責此項工作，同時應召集不同部門的骨干人員共同參與，也可向外部專家咨詢。定期開展內部控制自我評價活動，根據評價的結果給出最終結論，同時將不足和完善辦法報告給管理層，及時對問題進行整改，促進內部控制建設，增強風險防范能力。

三是開展信息系統審計。實施財務共享后，應有計劃地對財務共享系統進行合規性、安全性與效益性審計，鑒于信息系統審計是一項技術性較強的審計活動，煙草企業暫不具備相應條件，可采取業務外包的形式，同時要加強信息系統審計人才的引進與培養，以適應企業數字化轉型的需要。

四、結束語

為了充分發揮財務共享的效用，企業需要建立與之相適應的內部控制措施，包括內控環境的人性化、風險管理的精益化、業財融合的深入化、信息溝通的流暢化和內部監督的整體化。只有財務共享與內部控制相輔相成、相得益彰，才能真正推進企業高質量發展。

主要參考文獻：

[1]張慶龍.中國企業集團財務共享中心：案例啟示與對策思考[J].會計之友.2015（22）：2-7.

[2]余永亮，付佳.財務共享不同應用模式的優劣勢分析[J].財政監督，2020（18）：80-85.

[3]姚丹靖，金穎，汪雅瓊.財務共享中心模式下的內控深化建設與實施應用[J].華東電力，2014，42（9）.

[4]李少武，畢強，彭飛等.淺析財務共享模式下內部控制相關體系的構建——以中國電信廣東分公司財務共享服務中心為例[J].財務與會計，2012（01）：32-34.

[5]王海兵.以人為本的內部控制機制探討[J].中國注冊會計師，2011（03）：89-92.

[6]孫蘇玉，段紅喜.財務共享模式下企業內部控制建設探討——以北京華勝天成科技股份有限公司為例[J].財會通訊，2018（26）：119-123.