檔案管理現代化與服務創新研究

馬宏正

摘要：隨著網絡技術的快速發展，檔案管理模式不斷變革。本文首先分析檔案管理現代化的意義，進而探討檔案管理現代化與服務創新方法。

關鍵詞：檔案管理;現代化;服務創新;方法

信息技術的快速發展提升了人們的生活水平，充實了人們的生活內容，也為人們的日常工作帶來了便利。而檔案是各單位發展基礎數據，它的存在價值十分重要，如何有效的保證檔案資料的安全性和現代化是各單位應該關注的重點，本文就將基于檔案管理工作現代化的意義來探究如何實現檔案管理的現代化建設。

1檔案管理現代化與信息化的意義

1.1促進檔案管理的現代化發展

在當前階段，信息技術已經得到了相當廣泛的運用，因此單位為了能夠滿足時代發展的潮流也開始加強對信息化的建設，這就使得信息技術在檔案管理工作中得到了相當廣泛的運用，加速了單位檔案管理的相現代化進程。另外，信息化技術投入運用之后，在很大程度上促進了現代化進程的發展，更好地促進了單位信息化的建設，使得檔案管理工作具有更高的水平。

1.2有效地提升檔案管理的水平

一般來說，信息化具有比較高的復雜性以及綜合性，其往往有著很多種對信息進行儲存的介質，它與傳統的檔案管理工作不同，它能夠更好地儲存信息。此外，在對檔案進行管理的過程中，借助計算機無形的空間對大量的數據信息進行儲存能夠節省大量的人力以及物力，有效地提升檔案管理工作的效率。再者運用信息化的相關技術能夠幫助檔案管理人員提升自身的工作效率，節約了過去對紙質材料進行翻閱而浪費的時間。

1.3充分發揮檔案管理工作的優勢

在過去檔案管理工作沒有運用信息化技術時，檔案管理工作不僅需要注重存儲檔案資料還要注重對資料的保存。在信息化的相關技術得到了應用之后，檔案管理的相關工作在性質方面已經發生了很大的變化，其逐漸朝著開發利用的方向發展。在從事檔案管理工作時，依托數字信息技術能夠更加方便地對相關的檔案信息進行提取，節約了管理時間，有效地提升了檔案管理工作的效率，而且還使得檔案的利用率更高。

2檔案管理現代化與服務創新模式

2.1架構先進的圖書管理體系

當今是互聯網信息時代，怎樣科學有效的運用互聯網信息技術服務于檔案管理工作，是從事圖書管理的工作人員必須思考的課題，而這一切的根本就是要形成先進的、完善的管理制度。既要對傳統優秀管理機制有所傳承，又要順應時代進行改革創新，這需要全面了解當前管理方式的優劣，在此基礎上，才能在推動檔案管理向現代化邁進的過程中取長補短，發揮最大優勢。與此同時，在建設現代化檔案管理體系時要敢于大膽地除舊布新，與現代化網絡信息技術接軌，運用先進的管理理念，制定與時俱進的管理制度。

2.2制定檔案管理責任劃分

根據調查分析，現有的檔案管理制度存在諸多漏洞，并且人為因素也至關重要。從業者往往會忽視檔案管理工作的重要性，因而工作態度散漫，“混日子”思想嚴重，在工作上存在拖拉延時的現象。因此想要大力推進檔案管理制度的科學化，管理職責的分工明確迫在眉睫，這就要建立有效的責任制，從而能夠根據從業人員的工作任務量化追責。這樣做的好處顯而易見，可以促使從業人員端正工作態度，保質保量的參與檔案管理工作。另外在制度建立上要有獎有罰，對工作態度散漫、不負責任的人員要進行懲治，對工作勤奮具有責任感的人員要進行獎勵，這樣才能最大程度發揮檔案管理人員的工作積極性。

2.3努力提升從業人員專業素養

檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有作用，對整個社會管理也有重要意義，因此從業人員的專業素質是推進檔案管理現代化進程中的保障環節。在檔案管理專業素質人才建設上存在兩個來源，一是從社會或高校引進高素質、高水平的管理人員，為檔案管理事業注入新鮮血液;二是培養既有工作人員，強化管理技能，提升專業素養。員工素質的培養要體現在兩個方面，其中最重要的是形成檔案管理的現代化意識，只有具備現代化管理的理念，才能相應的為推動檔案管理的現代化注入動力。另一方面鍛煉從業人員的工作能力也必不可少，這樣才能使得員工有能力進行檔案管理的現代化建設。

2.4建立科學的分類歸檔機制

為了盡快實現檔案管理機制的現代化進程，就要設計科學的分類歸檔體系，檔案分類歸檔旨在于將同一形式、同一內容、同一規格的檔案放置在同一區域或頁面，如此既方便于檔案的檢索，也適應當前科學管理的需要。例如目前通用的網絡檔案管理，通過在信息平臺上設置各種不同類性區域，將社科類、金融類、體育類、歷史類等進行大專業的劃分，還可以在體育類別上劃分足球類、籃球類、游泳類。除此之外，一些網絡檔案具有相應的紙質檔案，那么紙質檔案要按照網絡檔案的規則進行歸檔。

2.5拓展信息來源

檔案信息挖掘、加工，及時有效地傳播檔案信息是檔案管理建設的重要環節。利用網絡及信息化技術對檔案進行分級、分類管理，滿足社會各方面對檔案信息使用需求。發揮檔案管理的優勢作用，充分發掘其內在潛力，宣揚檔案管理建設的成效，如此才能使師生足夠了解到檔案管理的必要性，促使員工充分運用檔案管理的資源，使檔案資料的價值充分顯現出來，同時也為構建檔案資源知識庫，發揮檔案資料重要價值，建設現代化的檔案管理變得有意義非凡。

2.6開發更多的網絡服務體系

當今時代，先進的信息技術是檔案管理的重要支撐手段，通過計算機來實施檔案貯存、傳播、收集、整理、交流。因此需要大力的研發網絡服務應用體系，例如用Web來實現資料搜索。這樣就可以實現用戶通過Web自主完成檔案資料查詢和搜索，最大限度的提高檔案資源的利用率。

3結語

新時期檔案管理的科學化已經是勢在必行，已然是社會發展迫切需要，科學化、精細化的檔案管理有利于推動單位良好發展，規范化的檔案管理是推動建設，本篇對檔案管理發展及流程管理進行了簡要分析，以期盼能給檔案管理從業者在今后的工作中帶來幫助。

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