關(guān)于新時期做好國有資產(chǎn)檔案管理的工作措施

劉志輝 陳端達

摘要：智能化、信息化背景下，行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)檔案管理取得了長足發(fā)展，但管理效率及開放利用效能仍然不高。通過分析邵陽市國有資產(chǎn)檔案管理基本現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案管理存在認識不到位、制度不完善根源性“通病”;歸檔和管理的過程中存在薄弱環(huán)節(jié);專業(yè)人才缺乏、技術(shù)路線滯后導(dǎo)致“地基”不牢。提出了四項對策，即轉(zhuǎn)變思想認識，建立和完善國有資產(chǎn)檔案管理內(nèi)控制度;完善原始材料歸檔、提高國有資產(chǎn)檔案電子化程度;構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的全周期大數(shù)據(jù)管理平臺，提高管理能效;著力加大培訓(xùn)和引進專業(yè)人才，建立專業(yè)隊伍。

關(guān)鍵詞：國有資產(chǎn);檔案管理;行政事業(yè)單位

引言：

國有資產(chǎn)檔案是指國有資產(chǎn)管理部門在辦理國有資產(chǎn)登記、管理、使用過程中形成的一切具有保存價值的文檔資料，是國家檔案的重要組成部分[1]。國有資產(chǎn)檔案管理水平是行政事業(yè)單位的國有資產(chǎn)現(xiàn)代化治理能力的重要體現(xiàn)。檔案信息資源是戰(zhàn)略性資源，不僅能為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐，也是行政事業(yè)單位各項工作高效開展的重要基礎(chǔ)和條件保障。隨著信息科技的快速發(fā)展，國有資產(chǎn)檔案管理工作朝著信息化、電子化方向延伸，行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)檔案管理也因此取得了長足的進步，但國有資產(chǎn)檔案資源管理效率以及開放利用效能仍然不高。面對新時期的各種變化，國有資產(chǎn)檔案管理如何走上規(guī)范化、科學(xué)化、信息化、動態(tài)化的軌道，有哪些可以實現(xiàn)的路徑？本研究在新時期大數(shù)據(jù)區(qū)塊鏈視域下，對邵陽市市直行政事業(yè)單位的國有資產(chǎn)檔案管理工作改革創(chuàng)新提出舉措。

一、邵陽市國有資產(chǎn)檔案管理基本現(xiàn)狀

邵陽市行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢，這與行政事業(yè)單位人員增長變動、辦公場所變遷、機構(gòu)改革等密不可分。因而行政事業(yè)國有資產(chǎn)檔案不僅數(shù)量增長快，種類也變得極其豐富。自財政部實施“金財工程”以來，邵陽市預(yù)算管理、決算管理、電子支付管理等逐步改革并且取得了很大成效，但大部分行政事業(yè)單位仍然依靠人工管理、人工審批、人工約束的模式，一直缺乏有效的手段改革資產(chǎn)信息化管理，不僅會影響工作進展，還會在管理過程中出現(xiàn)遺漏或失誤，影響資產(chǎn)管理的時效性與準確性，進而影響各項改革措施的進度和財政職能的有效發(fā)揮。比如，由于資產(chǎn)信息不完整、不及時、不準確，無法為預(yù)算編制提供有效的支持，對預(yù)算編制造成影響。再如，由于國有資產(chǎn)收益管理弱化，“收支兩條線”管理要求沒有嚴格落實，不僅造成了政府非稅收入流失，還會成為擾亂公平、公正的分配秩序、誘發(fā)貪污腐敗的原因。因此，科學(xué)的對國有資產(chǎn)管理工作做出系統(tǒng)分析，著力加強國有資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)和管理，對強化預(yù)算編制、科學(xué)配置資產(chǎn)、防止資產(chǎn)流失、推進財政改革、完善公共財政體系具有十分重要的基礎(chǔ)作用。

二、行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)存問題

（一）認識不到位、制度不完善是根源性“通病”。

首先，重視程度不夠，管理意識淡薄。行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)主要是由本級財政部門全額或差額撥款形成的，大多數(shù)國有資產(chǎn)具有非營利屬性，這就易使得行政事業(yè)單位負責(zé)人不夠重視國有資產(chǎn)管理。單位負責(zé)人對國有資產(chǎn)管理重要性認識不足，認為國有資產(chǎn)管理僅是資產(chǎn)管理部門或者財務(wù)部門的職責(zé)，進而影響到各部門不能積極參與購買、驗收、使用、維護與處置等環(huán)節(jié)，因而國有資產(chǎn)檔案工作很難開展。其次，沒有明確資產(chǎn)管理主題是大部分行政事業(yè)單位存在的“通病”。目前，專門的資產(chǎn)管理職務(wù)在行政事業(yè)單位并沒有大規(guī)模推廣開來，很多單位的資產(chǎn)管理人員是由辦公室人員兼任，管理人員不專業(yè)，缺乏科學(xué)管理理念的情況屢見不鮮。在這一背景下，對大部分的行政事業(yè)單位來說，資產(chǎn)的及時盤點將會出現(xiàn)很大困難，即便是資產(chǎn)配置發(fā)生了一些風(fēng)險，在現(xiàn)有的管理現(xiàn)狀中，也無法對這些風(fēng)險及時進行反饋和解決。再者，未針對國有資產(chǎn)分類及資產(chǎn)全生命周期管理進行梳理，建立系統(tǒng)化、標準化資產(chǎn)電子檔案歸檔制度及資產(chǎn)檔案管理體系。導(dǎo)致許多國有資產(chǎn)項目的資料未納入電子檔案管理范圍內(nèi)，以至于資料流失，存在管理漏洞。歸檔標準各異，對同類型項目產(chǎn)生的歸檔內(nèi)容不一致，電子化不規(guī)范，嚴重影響國有資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的收集、傳遞、匯總和利用。

（二）歸檔和管理的過程中存在薄弱環(huán)節(jié)

邵陽市市直行政事業(yè)單位比較多，國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案不完整問題突出，還存在糾紛。國有資產(chǎn)檔案由市直單位自行保管，這種普遍采用“分散保管模式”，因為檔案工作基礎(chǔ)薄弱，管理不善等原因，很容易造成檔案資料遺失。在現(xiàn)實工作中，與資產(chǎn)相關(guān)的紙質(zhì)檔案資料往往散落在各單位的項目管理部門、辦公室、財務(wù)室等各個部門，沒有歸集成系統(tǒng)完善的資產(chǎn)檔案，有的甚至造成遺失、損毀，給資產(chǎn)后期的管理維護造成風(fēng)險隱患。有的單位固定資產(chǎn)只有總賬、無明細賬，有物無賬、有賬無物，固定資產(chǎn)調(diào)撥、劃轉(zhuǎn)不按照資產(chǎn)處置程序進行。部分行政事業(yè)單位的房屋、土地權(quán)屬不清，證件不齊，有證無房、有房無證，導(dǎo)致資產(chǎn)調(diào)劑和處置時存在產(chǎn)權(quán)障礙。

就非紙質(zhì)檔案而言，由于國有資產(chǎn)管理工作信息化的推進，各單位資產(chǎn)管理檔案信息建設(shè)初見成效。但形成的電子檔案被大量記錄存儲在光盤、硬盤等介質(zhì)上，在此環(huán)境中，利用信息技術(shù)對國有資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行非法修改很難抓住軌跡軌跡，更難以識別，介質(zhì)保存不當(dāng)會丟失，這對資產(chǎn)管理系統(tǒng)及檔案的安全和完整提出了嚴峻的挑戰(zhàn)[2]。

（三）專業(yè)人才缺乏、技術(shù)路線滯后導(dǎo)致“地基”不牢。

從實際情況看，我市機關(guān)事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理部分人員年齡較大，人員變動頻繁，專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏對國有資產(chǎn)管理全生命周期管理的認識，特別是對資產(chǎn)檔案的歸類整理及電子化工作認識不夠。國有資產(chǎn)檔案管理人員較少具備資產(chǎn)管理專業(yè)背景，也很少有大數(shù)據(jù)管理方面的專業(yè)人才，往往因為缺乏數(shù)據(jù)收集、處理、分析和運用的能力和經(jīng)驗，不能很好地承擔(dān)國有資產(chǎn)的大數(shù)據(jù)管理工作，從而使國有資產(chǎn)檔案的價值不能充分發(fā)揮，甚至由于分析和判斷失誤，給國有資產(chǎn)管理帶來重大的危機。

行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的表現(xiàn)形式主要分為固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、對外投資和無形資產(chǎn)等。不同主管部門負責(zé)對不同類型的國有資產(chǎn)進行歸口管理，各主管單位根據(jù)其需要和發(fā)展特征各自使用不同的信息管理系統(tǒng)，比如檔案管理系統(tǒng)、公車管理系統(tǒng)等，各系統(tǒng)頂層設(shè)計、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與流通接口不統(tǒng)一，標準化程度不高，造成系統(tǒng)間檔案信息交互與整合困難，較難進行有效互聯(lián)互通和資源共享。雖然通過構(gòu)建行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)系統(tǒng)對不同類型的國資數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一收集和歸檔，但仍難以有效解決不同類型數(shù)據(jù)的融合問題，因此各單位多采取人工錄入關(guān)鍵信息的方式進行管理，存在數(shù)據(jù)信息不全，調(diào)閱內(nèi)容不完整，有效共享困難等問題。

三、新時期做好國有資產(chǎn)檔案管理的工作措施

（一）轉(zhuǎn)變思想認識，建立和完善國有資產(chǎn)檔案管理內(nèi)控制度。

任何工作的完善，思想觀念的轉(zhuǎn)變首先是第一位的，思想不重視，任何舉措便失去了嚴格執(zhí)行的保障。行政事業(yè)單位首先要在思想上提高國有資產(chǎn)管理的意識。一是重視資產(chǎn)管理工作，上至主要領(lǐng)導(dǎo)，下至普通工作人員，都應(yīng)該加強學(xué)習(xí)關(guān)于國有資產(chǎn)管理工作的知識，時刻關(guān)注國有資產(chǎn)的使用情況，積極配合單位內(nèi)部資產(chǎn)管理工作的開展。二是更新觀念，樹立國有資產(chǎn)管理的信息化和大數(shù)據(jù)思維和意識。

在建立和完善內(nèi)控制度上，首要解決的就是崗位設(shè)置問題，嚴格貫徹不相容崗位分離原則，建立國有資產(chǎn)管理雙人或者多人負責(zé)工作機制，嚴禁一人辦理全部工作情況的發(fā)生，在單位內(nèi)部建立起完善的國有資產(chǎn)管理崗位責(zé)任制。其次，應(yīng)當(dāng)加強對國有資產(chǎn)管理人員的管理工作，嚴格貫徹出納移交原則，工作人員如出現(xiàn)離職情況，必須完成相關(guān)工作的全部交接后才能允許其離職。最后，“收支兩條線”制度應(yīng)當(dāng)在具有現(xiàn)金收入的行政事業(yè)單位推廣開來，所有現(xiàn)金日記賬應(yīng)當(dāng)及時登記，并日清月結(jié)盤點，余款上交送存。

（二）完善原始材料歸檔、提高國有資產(chǎn)檔案電子化程度。

做好國有資產(chǎn)檔案原始材料的收集、整理和歸檔工作，是完成國有資產(chǎn)檔案電子化的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)國有資產(chǎn)信息化管理的前提準備。通過對邵陽市市直行政事業(yè)單位國定資產(chǎn)檔案實行集中管理，統(tǒng)一權(quán)屬登記、統(tǒng)一保存、統(tǒng)籌使用。加大清資核檔力度，對權(quán)證不齊、違規(guī)出租出借的資產(chǎn)分類核實，查找原因，化解檔案管理遺留問題，堅持“無問題檔案移交”原則，建立實物資產(chǎn)總臺賬和分類資產(chǎn)分臺賬。真正做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符。

通過實現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案的電子化轉(zhuǎn)換，為國有資產(chǎn)檔案信息化管理做好前提準備。在現(xiàn)行技術(shù)條件下，條碼信息技術(shù)十分成熟，可以利用實行國有資產(chǎn)標簽化管理。條碼具有成本低、速度快、正確率高的特點，可以極大地簡化工作流程，提高效率。通過對每個國有資產(chǎn)實物賦予唯一條碼標識，配合手持掃碼數(shù)據(jù)終端，進行國有資產(chǎn)的數(shù)據(jù)采集、信息錄入和狀態(tài)變更，經(jīng)識別的資產(chǎn)信息同步至國資系統(tǒng)中，自動更新實時糾錯，同時，工作人員也可以實時查詢和調(diào)用相關(guān)信息[3]。極大的減少了人工盤點時易出現(xiàn)的漏盤、錯盤、重盤現(xiàn)象，確保了國有資產(chǎn)統(tǒng)計的第一手數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。

在檔案電子化方面，應(yīng)充分創(chuàng)造條件，使用計算機、圖形處理、信息化等手段將國有資產(chǎn)的圖文紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化的數(shù)字化檔案材料，且統(tǒng)一檔案電子文件的形成、歸集和保管相關(guān)要求，由國有資產(chǎn)檔案管理部門建立檔案管理規(guī)范。在進行了基礎(chǔ)檔案電子化轉(zhuǎn)換后，進一步結(jié)合大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù)，實現(xiàn)國有資產(chǎn)檔案管理工作的信息化、標準化、和規(guī)范化。

（三）構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的全周期大數(shù)據(jù)管理平臺，提高管理能效。

2019年10月24日，習(xí)近平總書記關(guān)于“要探索利用區(qū)塊鏈數(shù)據(jù)共享模式、發(fā)揮區(qū)塊鏈在促進數(shù)據(jù)共享方面的作用”的重要指示，為推進科學(xué)數(shù)據(jù)等各類科技資源的精細管理和開放共享指明了前進方向[4]。區(qū)塊鏈技術(shù)固有的技術(shù)特征如哈希算法可以確保數(shù)字檔案信息的真實性，可信時間戳技術(shù)可以確保數(shù)字檔案的有效性，非對稱加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案的安全性，“集體維護性”“可靠數(shù)據(jù)庫”“防篡改”等技術(shù)特點可以在打破時間和空間壁壘的基礎(chǔ)上防止數(shù)據(jù)被篡改，區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化可有效解決各部門信息不兼容問題，通過分布式管理模式，聯(lián)動全員參與[5]。

借勢區(qū)塊鏈和大數(shù)據(jù)的技術(shù)路線，在行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)系統(tǒng)的表層基礎(chǔ)上，聘請科技公司重新進行頂層設(shè)計和搭建底層架構(gòu)，建立統(tǒng)一的、基礎(chǔ)性的全周期大數(shù)據(jù)國有資產(chǎn)管理平臺。解決數(shù)據(jù)共建共享衍生出的信息安全和隱私泄露問題，建立完善部門間及部門內(nèi)互通聯(lián)動機制，強化技術(shù)合作、人員合作、信息合作，使不同類型的國有資產(chǎn)檔案主管部門和產(chǎn)生部門耦合聯(lián)動，讓各單位一起參與到國有資產(chǎn)檔案的歸檔、更新、維護和共享中。

平臺的另一個優(yōu)點是能體現(xiàn)行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)的全生命周期活動。讓國有資產(chǎn)檔案歸檔與活動記錄同時進行、同步開展，確保檔案的完整性、可靠性和實時性，包括“每一項資產(chǎn)的取得途徑、使用情況、計提折舊、當(dāng)前價值以及報廢處置等多個角度記錄資產(chǎn)的全面信息，以實現(xiàn)對所有資產(chǎn)的所有動態(tài)進行全維度的規(guī)范化記錄和監(jiān)管，使每項記錄都有據(jù)可查，從而為資產(chǎn)的配置、資源的分配、財務(wù)預(yù)算與管理決策提供有效的依據(jù)”[6]。

（四）著力加大培訓(xùn)和引進專業(yè)人才，建立專業(yè)隊伍。

一是建立穩(wěn)定的資產(chǎn)管理人員隊伍，行政事業(yè)單位只有建立起穩(wěn)定的管理人員隊伍，才能保證人員對工作的熟練程度，將工作落到實處。二是加強人員培訓(xùn)，加強對國有資產(chǎn)管理、信息化知識的專題培訓(xùn)，強化工作人員的責(zé)任意識，使其熟練掌握國有資產(chǎn)管理相關(guān)知識，如采購、驗收、登記、使用、變更、維修、處置等全生命周期管理。三是錄用和招聘能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代國有資產(chǎn)管理發(fā)展要求，具有資產(chǎn)管理專業(yè)技術(shù)和大數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗的人才隊伍。

對目前行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)檔案管理中所存在的問題進行分析和研究，提出的上述推進國有資產(chǎn)合理配置、檔案管理信息化高效利用的有效途徑，是順應(yīng)國家職能機構(gòu)改革和建設(shè)服務(wù)型節(jié)約型機關(guān)的需要，為進一步提升邵陽市國有資產(chǎn)檔案管理的信息化、智能化水平夯實理論基礎(chǔ)，為國有資產(chǎn)管理體制改革提供了重要參考。

參考文獻：

[1]陳華.高校國有資產(chǎn)檔案管理工作分析[J].中外企業(yè)家，2019（19）：137.

[2]竇春暉.行政事業(yè)單位公共基礎(chǔ)設(shè)施資產(chǎn)管理風(fēng)險探析[J].西部財會，2021（08）：7-9.

[3]于連濱.條碼信息技術(shù)在固定資產(chǎn)檔案管理中的重要作用[J].黑龍江檔案，2012（02）：64.

[4]任仲文.區(qū)塊鏈——領(lǐng)導(dǎo)干部讀本（修訂版）[M].北京：人民日報出版社，2019：177-180.

[5]王文君，冉棟剛，付慶玖，劉淑云，劉洪顏.區(qū)塊鏈視域下高校國有資產(chǎn)檔案管理研究[J].北京檔案，2021（07）：37-40.

[6]趙強.大數(shù)據(jù)思維下的高校資產(chǎn)管理改革[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2017，（1）.

注：本文為邵陽市2020—2021年度社會科學(xué)課題《新時期做好國有資產(chǎn)檔案管工作的改革探索研究》研究成果，課題編號21YBA05