論如何有效提升企業(yè)人事檔案管理工作

夏菲

摘要：企業(yè)人事檔案管理效率直接關(guān)乎到企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，是否可以真正實(shí)現(xiàn)對(duì)人才的合理運(yùn)用，重點(diǎn)是管理方面的創(chuàng)新。在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)，企業(yè)人事檔案管理問題越來越多，必須要不斷促進(jìn)傳統(tǒng)管理方法以及管理模式的創(chuàng)新，才可以提高企業(yè)人事檔案管理效率，合理利用人才，以進(jìn)一步加快企業(yè)發(fā)展速度?；诖?，對(duì)如何有效提升企業(yè)人事檔案管理工作進(jìn)行研究，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;創(chuàng)新

引言

人才是發(fā)展的第一動(dòng)力，管理和利用好人事檔案對(duì)企業(yè)在選人用人上奠定了管理基礎(chǔ)。健全規(guī)范檔案管理各項(xiàng)制度，注重檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化，建立健全企業(yè)的硬件檔案管理設(shè)施，順應(yīng)時(shí)代要求，做好人事檔案的信息化管理是現(xiàn)代人力資源管理的必要手段，也是企業(yè)健康高效發(fā)展的重要舉措。

1人事檔案管理創(chuàng)新，提高社會(huì)對(duì)人才信息資源的有效利用率

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的背景下，人才流動(dòng)性越來越強(qiáng)，要想確保人事檔案在流動(dòng)過程中的完整性，需要不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度的創(chuàng)新，對(duì)人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。并且創(chuàng)新其管理模式，可以防止由于人才流動(dòng)而出現(xiàn)死檔的情況，不利于人才流動(dòng)。在新時(shí)期社會(huì)所有部門以及領(lǐng)域都重視人才利用以及培養(yǎng)，而且人事檔案作用顯得更加重要。為了可以充分利用人才信息資源，必須要重視人事檔案管理。

2當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1硬件管理缺乏，沒有建立數(shù)字化的軟件管理體系

多數(shù)煤炭企業(yè)在檔案管理上缺乏配套的硬件設(shè)施，沒有獨(dú)立的人事檔案管理資料儲(chǔ)藏室，將人事科辦公室當(dāng)作檔案儲(chǔ)藏室，人事科辦公室人員進(jìn)出密集，并且沒有注明禁止吸煙等提示語(yǔ)。檔案裝訂不規(guī)范，各類人員信息沒有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質(zhì)量不高，甚至有破損，尤其是沒有做到防潮、防塵處理。

2.2人事檔案管理信息化沒有普及

最近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，人類逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)不僅使人們的生活有翻天覆地改變，而且讓人們有多元化的工作方法，直接影響社會(huì)每個(gè)行業(yè)。在信息化時(shí)代背景下，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作還是停滯不前，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視該項(xiàng)工作，造成不能投入足夠的資金，所以綜合來講，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)人事檔案管理信息化水平不高，有些企業(yè)全部依賴人力做好各項(xiàng)工作，而且管理上都是以紙質(zhì)的形式來存儲(chǔ)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力。由于受到傳統(tǒng)人事檔案管理方法帶來的影響，許多企業(yè)都缺乏獨(dú)立的檔案室，而充分利用網(wǎng)絡(luò)能夠迅速高效做好這些工作，通過應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代化信息設(shè)備與系統(tǒng)，除了可以節(jié)省不必要的人力，也可以顯著提高工作效率，降低企業(yè)管理成本，進(jìn)而全面監(jiān)控以及管理企業(yè)人才。

2.3管理方法相對(duì)陳舊

首先，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。因?yàn)闄n案管理工作不被重視，所以很多企業(yè)在日常工作中并無專業(yè)專職的檔案管理人員。即便有也是年紀(jì)比較大，對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)手段并不熟悉，很多工作還是依靠手抄筆謄，效率低下的同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)化水平也低。管理工作也只停留在“保存”這個(gè)層面，與真正的“管理”這個(gè)含義相差很遠(yuǎn)。

3企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新的有效措施

3.1強(qiáng)化硬件設(shè)施同時(shí)建立數(shù)字化檔案管理體系

人事檔案信息錄入之前需要審核檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，保證原始數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性，重點(diǎn)在姓名、身份證號(hào)、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、入黨時(shí)間上要明確。HR人力資源管理系統(tǒng)的在線管理最大優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了總公司對(duì)人員信息的全面管控、各個(gè)子公司之間人員調(diào)動(dòng)檔案信息的快捷性，查閱信息更加方便。HR人力資源系統(tǒng)分別從人員基本信息管理、勞動(dòng)合同臺(tái)賬管理、薪酬和數(shù)據(jù)報(bào)表管理上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)代化管理方式。

3.2對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理

企業(yè)為了可以將員工人事檔案信息管理工作落實(shí)到位，必須要構(gòu)建基于信息技術(shù)的系統(tǒng)，然而并非直接淘汰傳統(tǒng)的管理方法，而是遵循取其精華去其糟粕的原則，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案相融合的管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)相互彌補(bǔ)，提升人事檔案管理信息化水平。在現(xiàn)代企業(yè)構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中錄進(jìn)所有員工的基本信息，再利用技術(shù)手段將紙質(zhì)資料變成影像資料，在員工檔案進(jìn)行保存，這在很大程度上可以提升人事檔案管理工作水平，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化以及信息化是十分有利的，僅僅錄入一次數(shù)據(jù)就能反復(fù)使用，而且方便調(diào)用信息，也可以有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)丟失的情況。

3.3改善人事檔案管理的對(duì)策

提升企業(yè)管理水平，加強(qiáng)公司內(nèi)部人力資源檔案的管理。在企業(yè)管理過程中，將人力資源管理擺在重要的位置，從人員出發(fā)，抓緊公司發(fā)展以人為本的重要依據(jù)，將人事管理工作，細(xì)化進(jìn)行分工，確保人力資源工作的合理性完整性，提升公司整體的管理水平。保護(hù)檔案信息安全，人事檔案信息，是了解員工的首要途徑，而確保員工個(gè)人信息安全，也是對(duì)公司信息安全的保障，有助于整合人員信息，全方位助力企業(yè)的發(fā)展。提高人員綜合素質(zhì)，對(duì)于人事檔案管理的員工，要多層次的進(jìn)行了解，不止在檔案工作中體現(xiàn)一面，而是要同時(shí)了解綜合素質(zhì)的各個(gè)方面，使得檔案管理工作更加的全面。

3.4創(chuàng)新工作制度，加強(qiáng)工作培訓(xùn)

對(duì)從事檔案工作的相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)化的、深入的檔案知識(shí)培訓(xùn)，使其在明確國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，更新專業(yè)知識(shí)，拓展專業(yè)技能，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高能力素養(yǎng)。同時(shí)優(yōu)化制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作流程，積極優(yōu)化其相關(guān)工作細(xì)節(jié)，改善檔案管理工作。完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理機(jī)制建設(shè)的同時(shí)使得各項(xiàng)工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效化地進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)的基礎(chǔ)上，企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理方面存在的問題開始顯現(xiàn)出來。在了解企業(yè)檔案管理的基本內(nèi)容的基礎(chǔ)之上，存在諸如檔案管理內(nèi)容缺失、檔案管理環(huán)境差等問題，并且對(duì)這些問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行探究。對(duì)已有問題提出相對(duì)應(yīng)的解決辦法，促進(jìn)新形勢(shì)下企業(yè)人事檔案管理方面的發(fā)展。

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